การบริหารเวลา

การบริหารเวลา            วันนี้บังเอิญได้อ่านบทความของ ดร.สุทธิวรรณ  จันทรภูมรินทร์ ก็เลยเอามา ให้เราๆ ท่านๆลองอ่านกันดู..ดูซิว่าคุณบริหารเวลาดีแล้วหรือยัง...

 ดร. เล่าว่า..    เวลาเป็นทรัพยากรอย่างหนึ่ง  ที่ติดตัวคนมาตั้งแต่เกิด คนเรามีเวลาคนละ 24 ชั่วโมงต่อหนึ่งวันเท่า ๆ กัน แต่คนทำงานจะประสบผลสำเร็จหรือมีประสิทธิผลได้ไม่เท่าเทียมกัน            บางคนยิ่งทำยิ่งยุ่ง ยิ่งทำยิ่งมีงานเยอะมากขึ้น จนหน้าดำเคร่งเครียดแล้วก็ทำอะไรไม่สำเร็จอย่างน่าพอใจสักอย่างเดียว            บางคนทำงานไปสบาย ๆ ทุกอย่างเสร็จเรียบร้อยด้วยดีตามสมควร มีความสุขในการทำงาน มีเวลาให้ทุกอย่างแม้แต่การหาความสำราญได้อย่างสบายใจ     คนทั้งสองประเภทอาจมีงานที่จ้องทำหรือมีเรื่องที่ต้องยุ่งพอๆกัน แต่คนหนึ่งรู้จักบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ แต่อีกคนไม่ได้ทำเช่นนั้น    แล้วท่านล่ะ บริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพแล้วหรือยัง ?             ลองอ่านแนวความคิดที่จะบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพ เผื่อจะมีเวลาไปบริหารบุคคล บริหารเงิน   บริหาร... ทุกสิ่งทุกอย่างให้มันดียิ่งขึ้นด้วยขั้นตอนต่อไปนี้       

1. วางแผนเวลาของท่าน   ถามตัวท่านเองว่าอะไรที่ท่านหวังว่าคงจะทำสำเร็จในตอนปลายสัปดาห์หรืองานประจำวันทุกเช้าเมื่อมาถึงสำนักงาน  ลองแยกประเภทงานที่ต้องทำออกเป็น  3 ประเภท คือ
            ¤ งานเร่งด่วนที่ต้องทำทันที  เช่น  การลงชื่อในเอกสาร การโทรศัพท์นัดหมาย การเข้าประชุม
           ¤  งานประจำวัน เช่น การติดต่องาน งานพิมพ์เอกสาร งานบรรยายสอนหนังสือ
           ¤  งานที่รอได้ เช่น การเขียนรายงานต่าง ๆ งานจัดเอกสารเข้าแฟ้ม        

2. ทำงานที่ละเรื่อง  ตามลำดับความสำคัญมากที่สุดพัฒนานิสัยว่าเมื่อท่านเริ่มต้นทำอะไร จงทำให้เสร็จเรื่อง อย่ากระโดดข้าจากสิ่งหนึ่งไปสิ่งอื่น ละทิ้งสิ่งที่ไม่สำเร็จอยู่เบื้องหลังท่าน       

3. กำหนดตารางเวลา  ที่ใช้ในการทำงานแต่ละวันว่าเมื่อวานนี้    เมื่อวันก่อนใช้เวลาทำอะไรบ้างไม่ว่าจะเข้าประชุม เขียนรายงาน สอนหนังสือ ท่านอาจพบว่าวันหนึ่งๆจะหมดไปเพราะการประชุม การพูดคุย การดื่มกาแฟ การอ่านรายงาน บันทึกตารางเพื่อวิเคราะห์การใช้เวลาของท่านและติดนิสัยที่ไม่ดีในการใช้เวลาไปจากชีวิตท่าน           เมื่อท่านได้เขียนตารางการวางแผนการใช้เวลาส่วนตัวของท่านแล้ว ท่านก็ควรจะให้ผู้ร่วมงานของท่านได้รับรู้นโยบายที่เกี่ยวกับการวางแผนการใช้เวลาของท่าน    แต่จงจำไว้ “งานเป็นเพียง นโยบาย เท่านั้น นโยบาย เป็นเพียงแนวทางและสามารถจะเปลี่ยนแปลงได้” ถ้าท่านมีแขกที่มีความสำคัญเป็นอย่างมากและต้องการจะมาพบท่านในช่วงตอนเช้า ซึ่งอาจจะเป็นเจ้านายของท่านเอง  ท่านก็อาจต้องละเมิดนโยบายของท่านเป็นบางครั้ง แต่ท่านจะชินกับนิสัยที่จะกำหนดการรับแขก  การจัดการประชุม การอ่านจดหมายหรือเอกสารต่าง ๆ ให้เข้ากับตารางเวลาที่กำหนดไว้แล้วของท่านอย่างรวดเร็ว  

เราจะมาลองดูตัวอย่างตารางเวลาที่ใช้ไป..  

        ผู้บริหารอาจจะมีนิสัยในการมาถึงที่ทำงานตอน 8.00 น. และใช้เวลาประมาณ 30 นาที ในการจัดงานหรือประสานงานให้เป็นระเบียบเรียบร้อย นั่นหมายถึงการตรวจดูงานที่ยังตงค้างอยู่ รวมทั้งการถ่ายเอกสารให้แก่ผู้ร่วมงานคนสำคัญหรือทำงานบางอย่างตามที่คิดเอาไว้  จากนั้นก็ทำการตรวจสอบแฟ้มติดตามงานดูว่างานหรือโครงการอันไหนที่จะต้องทำให้เสร็จในวันนั้นหรืออาจจะใช้เวลานี้ในการตรวจสอบตารางการทำงานประจำวัน      และทำความคุ้นเคยกับงานที่จะต้องทำต่อไป 

        ต่อไปก็จะถึงเวลาที่ปราศจากการรบกวนหรือชั่วโมงอันเงียบสงบ ระหว่าง 09.30 น. - 10.30 น. ซึ่งช่วงเวลานี้จะใช้สำหรับการทำงานสำคัญที่ได้รับการวางแผนมาก่อนแล้วในช่วงเวลานี้และพยายามที่จะไม่เข้าไปรบกวน  โทรศัพท์ที่เรียกเข้ามาจะต้องได้รับการตรวจสอบและถ้ามีการรบกวนก็จะต้องมีน้อยที่สุด เพราะว่านี่เป็นชั่วโมงการทำงานที่ผู้บริหารจะสร้างงานได้มากที่สุด           

         จากช่วงเวลา 10.30 น. - 12.00 น. ท่านอาจจะมีแขกหลายคนที่นัดหมายไว้   นอกจากนี้ยังต้องตอบโทรศัพท์หรือติดต่อไปยังที่งอื่น ๆ พบกับผู้ร่วมงานหรือทำงานประจำเล็ก ๆ น้อย ๆ และถ้ายังมีเวลาเหลือก็อาจจะทำงานสำคัญที่ยังเหลืออยู่           

         จากช่วงเวลา 12.00 น.- 12.30 น. ก็มานั่งอ่านจดหมายต่าง ๆ หรือทำอะไรเล็ก ๆ น้อย ๆ เช่น เดินเล่น ทำความสะอาดซอกมุมโต๊ะต่าง ๆ เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในช่วงบ่ายและหลังจากนี้ก็เป็นช่วงเวลารับประทานอาหารกลางวัน           

          สำหรับช่วงเวลา  2 ชั่วโมงต่อไป ก็จะดูถึงเวลาที่ใช้ไปในการทำงานที่ไม่จำเป็นจะต้องใช้พลังงานมากนัก            

         ในช่วงเวลาตอนท้าย ๆ  ของวันก็จะเป็นการพบปะจัดประชุมกับ   ผู้ร่วมงานหรือให้คำปรึกษากับพนักงานแต่ละคนหรืออาจจะกำหนดงานที่ต้องทำในวันรุ่งขึ้น  จัดตารางงานที่ต้องทำให้เสร็จและวางแผนสำหรับการทำงานวันต่อไปช่วงตอนบ่าย           

          ท่านอาจจะต้องทดลองดูบ้างก่อนที่จะคุ้นเคยกับการวางนโยบายเวลา   ลองมาพิจารณาดูว่าช่วงเวลาไหนที่ท่านจะทำงานได้มากที่สุด และช่วงไหนที่ท่านจะรู้สึกเฉื่อยชา   จงทำการตรวจสอบและปรับปรุงนโยบายเวลาของท่านทุก ๆ  2-3 เดือน   เพื่อดูว่าท่านจะสามารถเปลี่ยนแปลงเวลาเพื่อทำให้ท่านมีประสิทธิภาพสูงขึ้นหรือไม่               

4. ลดสิ่งที่ทำให้เสียเวลาด้วยการเขียนแผนแต่ละสัปดาห์ ถ้าจะให้ดีควรมีแผนการ 2 ส่วน
                -  ส่วนหนึ่งเป็นรายการตายตัวแน่นอนต้องทำ เช่น การนัดหมาย การประชุม
                -  ส่วนหนึ่งเป็นเป้าหมายที่คิดว่าจะทำในแต่ละวัน เช่น การตรวจสำนักงาน การสรุปรายงาน การทำรายการล่วงหน้าจะช่วยกำจัดเหตุฉุกเฉินที่เกิดขึ้นบ่อย ๆ ได้ ในชีวิตของท่าน               

5. การแบ่งงาน  ลองถามตัวเองว่า
                -  งานนี้แบ่งให้ผู้อื่นทำได้บ้างหรือไม่ ทำไมท่านต้องทำคนเดียว
                -  งานนี้รีบด่วนหรือสำคัญเพียงใดงานเร่งด่วนอาจไม่สำคัญ ไม่ต้องทำเช่น ตอบจดหมาย ปฏิเสธการไปร่วมงานกฐินทอดผ้าป่า แต่งานสำคัญอาจไม่เร่งด่วนต้องทำ               

6. กำหนดเวลาแล้วเสร็จของงานแต่ละชิ้น  ให้แน่นอน  กำหนดขอบเขตเวลาของงานทุกอย่างที่ท่านรับมา และใช้เวลาทำในสิ่งที่ถูกต้อง ครั้งแรกท่านจะไม่ต้องสงสัยเวลาที่จะทำมันอีก               

7. รู้จักปฏิเสธคำขอร้องของผู้อื่นบ้าง   เพื่อที่ท่านจะได้มีเวลาเป็นของตนเอง ถ้าเป็นเรื่องเดียวกับงานต้องอธิบายให้เข้าใจว่าเหตุที่ปฏิเสธงานนี้   เพื่อเอาเวลาไปทำงานอย่างอื่นที่ให้ประโยชน์มากกว่า               

8. รู้จักใช้โทรศัพท์ติดต่อ  ลองจดเบอร์โทรศัพท์ที่ต้องติดต่อบ่อย ๆ ไว้ให้เป็นระเบียบใช้โทรศัพท์แทนการเดินทางไปพบปะติดต่อถ้าทำได้               

9. รู้จักหาชั่วโมงที่เงียบที่สุดในแต่ละวัน   หาชั่วโมงที่ไม่มีการขัดจังหวะสำหรับงานที่สำคัญที่สุดของท่าน และจงแน่ใจว่าชั่วโมงแรกของการทำงานจะมีประโยชน์มาก               

10. จัดเก็บเอกสารบนโต๊ะให้เป็นระเบียบ   เพื่อช่วยให้เริ่มทำงานได้อย่างดีในวันรุ่งขึ้นและควรใช้เวลาเล็กน้อยก่อนเลิกงานในตอนเย็นวางแผนการทำงานสำหรับวันรุ่งขึ้นไว้ล่วงหน้า                แนวความคิดการบริหารเวลาที่พูดมานั้น  เป็นการบริหารเวลาเพื่อผลประโยชน์ของงาน แต่ ชีวิตเป็นของท่านเองไม่ใช่ของงานทั้งหมด ดังนั้น ท่านอย่ามุ แต่งานเพียงอย่างเดียว ควรให้เวลากับตัวเองบ้าง 
            ท่านควรใช้เวลาสำหรับอะไรบ้าง
       J  ใช้เวลาเพื่อสุขภาพ เช่น การออกกำลังกาย เล่นกีฬา ฟังธรรม นั่งสมาธิ ฯลฯ
            J  ใช้เวลาเพื่อครอบครัว ต้องมีวันหยุดงานทุกอย่างเพื่อได้ร่วมกิจกรรมกับครอบครัวอันเป็นที่รัก
            J  ใช้เวลาเพื่อสังคม ต้องมีเวลาพบปะสังสรรค์กับเพื่อนกับญาติ งานบุญ งานบวช งานศพ งานวิวาห์ กันบ้าง            ดังนั้น ทุกท่านควรจะถามตนเองอยู่เสมอว่าควรจะใช้เวลาตอนนี้ทำอะไรเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด ”              

แก้ไข : 18/05/50 08:19

 

[มะปรางเปรี้ยว]

เป็นประโยชน์อย่างมากค่ะ  เขียนบ่อย ๆ นะค่ะ

[สุข..คติ]

• บทความส่วนใหญ่ ที่เห็นในบล็อก "สุข..คติ" ผู้เขียนจะนำมาจากท่านผู้รู้ หรือบทความที่น่าสนใจเสียส่วนใหญ่ อาจมีบางส่วนที่ผู้เขียนสอดแทรกอารมณ์ ความรู้สึกลงไป  

• ขอบคุณคุณมะปรางเปรี่ยว..แล้วจะนำมาลงบ่อยๆ

[ครูยิ่ง]

ขอบคุณที่มีสิ่งดีๆมาแบ่งปัน

ขอบคุณครับ