เกษียนหนังสือ แปลว่า เขียนหนังสือ แยกเป็น เกษียน (เขียน) + หนังสือ   (คำแผลงในภาษาไทย) http://www.budpage.com เพื่อใช้ในความหมายว่าข้อความที่เขียนแทรกไว้นั่นเอง http://www.aksorn.com

 วิธีการเกษียนหนังสือราชการ           

 1. ย่อเรื่องจากข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์ให้ตัดทอนส่วนที่ไม่จำเป็นออก 

2.  แยกส่วน          หมายถึง การแยกส่วนของข้อความที่จะเกษียณ ซึ่งต้องมี    ส่วนประกอบ 3 ส่วน  คือ ส่วนเนื้อหา  ส่วนข้อมูลเพิ่มเติม และส่วนเสนอแนะ

3.  ตรวจสอบ    ความสมบูรณ์ครบถ้วนในด้านข้อมูลและเนื้อหา การเรียบเรียงการใช้ภาษา

4.   ลงลายมือชื่อ     ของผู้เกษียณและบรรทัดถัดไปตอนล่างแนวเดียวกับลายมือชื่อให้กำกับด้วย วัน เดือน ปี ไว้ด้วย  

วิธีการเกษียนหนังสือของผู้บังคับบัญชา แบ่งได้ 3 ส่วน คือ

1.  ส่วนที่เป็นคำวินิจฉัยสั่งการ  เช่น ทราบ ดำเนินการ เห็นชอบ  อนุมัติ จัดและแจ้ง

2.   ส่วนที่เป็นความเห็น นอกจากผู้บังคับบัญชาจะเกษียนสั่งการอย่างเดียวอาจให้ความเห็นเพิ่มเติมซึ่งถือเป็นคำสั่งการด้วย เช่น อนุมัติ(คำวินิจฉัยสั่งการ) และให้รายงานผลการปฏิบัติงานให้รับทราบทุก 6 เดือน (ความเห็นเพิ่มเติม)

3.  ส่วนที่ลงลายมือชื่อ เป็นลักษณะเดียวกับเจ้าหน้าที่เกษียนหนังสือ 

ข้อควรคำนึงถึงในการวิเคราะห์และเกษียนหนังสือราชการ

1.       ความถูกต้องในข้อมูล โดยเฉพาะข้อมูลจากหนังสือต้นฉบับ 

2.  ภาษาที่ใช้ในการเกษียนให้ใช้ภาษาที่สั้น กระชับ

3. การเกษียนจะพิมพ์หรือเขียนด้วยลายมือก็ได้แต่ต้องชัดเจนอ่านง่าย

4.การระบุ วัน เดือน ปี ในส่วนล่างของการลงลายมือชื่อต้องตรงกับความเป็นจริงไม่ควร ย้อนหลังหรือล่วงหน้า เว้นไว้แต่มีเหตุผลจำเป็นจริง ๆ

5.   รูปแบบของการเกษียน ใช้รูปแบบเดียวกับการบันทึก คือ ถึงใคร ข้อความอย่างไร ลงชื่อผู้เขียนและวัน เดือน ปีที่เขียน 

เทคนิคการเกษียนหนังสือราชการ/คลังความรู้จาก CoP ธุรการ

1. กำหนดหมายเลข  ‚ ƒ ในวงกลมกำกับเรื่องที่เสนอขึ้นมาตามลำดับ

2.การเกษียนหนังสือ ให้เริ่มจากตรงบริเวณช่วงประมาณครึ่งหน้ากระดาษลงไปและจากซ้าย ไปขวา หากที่ไม่พอเกษียนให้เขียน คำว่า โปรดพลิก และพลิกหน้าถัดไปเริ่มเกษียนจากส่วนบนสุดของกระดาษ ไล่ลำดับลงล่างและจากซ้ายไปขวาเช่นกัน

3. ขีดเส้นใต้ในส่วนที่เป็นใจความสำคัญ

4.  ไม่ใช้ปากกาเน้นข้อความในกรณีที่ต้องสำเนาหนังสือแจ้งผู้อื่นต่อไป เพราะจะทำให้ความชัดเจนของตัวหนังสือลดลงไม่น่าอ่าน

5. สรุปให้ได้ใจความครบถ้วน โดยนำหลักของการบันทึกมาใช้