ระบบเบิกจ่ายวัสดุออนไลน์ สถาบันวิจัยและพัฒนา มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา
1. บทสรุป :
การพัฒนา “ระบบเบิกจ่ายวัสดุออนไลน์” ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถสามารถดำเนินการงานเบิกจ่ายวัสดุและยืม – คืน ครุภัณฑ์ได้ผ่านระบบ ได้ผ่านทางเว็บไซต์ ที่มีความสะดวก รวดเร็ว และสามารถดูรายงานได้ออนไลน์
ขั้นตอนในการดำเนินงานประยุกต์ใช้ ก.พ.ร. โมเดล ได้แก่ การบ่งชี้ความรู้, การสร้างและแสวงหาความรู้, การจัดความรู้ให้เป็นระบบ, การแบ่งปันและแลกเปลี่ยนความรู้, จัดเก็บและการเผยแพร่องค์ความรู้ และการเรียนรู้
2. คำสำคัญ :
วัสดุอุปกรณ์, เบิกจ่ายวัสดุ, ระบบสารสนเทศ
3. บทนำ (ที่มาและความสำคัญ) :
การบริหารจัดการงานต่าง ๆ ขององค์กร จำเป็นต้องใช้วัสดุอุปกรณ์ ซึ่งเป็นเครื่องมือให้การทำงานต่าง ๆ เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุผล การบริหารงานวัสดุอุปกรณ์จึงจำเป็นต้องให้เกิดความสะดวก รวดเร็ว และทันต่อการใช้งาน ซึ่งขั้นตอนประกอบไปด้วย การรับเข้าวัสดุ การเบิกจ่ายวัสดุ การยืม-คืนครุภัณฑ์ และการรายงานวัสดุคงเหลือประจำปี เป็นต้น (เทียมใจ สุขสภา, 2553)
สถาบันวิจัยและพัฒนา มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา เป็นหน่วยงานกลางของมหาวิทยาลัย ที่ทำหน้าที่หลักในการประสาน ส่งเสริม และสนับสนุนการวิจัย ทั้งแหล่งทุนภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย เพื่อพัฒนาศักยภาพนักวิจัย นำไปสู่การผลิตงานวิจัยที่มีคุณภาพ จึงกล่าวได้ว่า การจัดการงานด้านวัสดุอุปกรณ์จึงเป็นงานที่สำคัญ ที่คอยสนับสนุนโครงการต่าง ๆ ของหน่วยงาน ให้ดำเนินไปได้และมีความราบรื่น นำไปสู่การพัฒนาการวิจัยของมหาวิทยาลัยได้ (สถาบันวิจัยและพัฒนา มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา, 2561)
แต่จากกระบวนการบริหารจัดการงานด้านวัสดุอุปกรณ์ของสถาบันวิจัยฯ ตั้งแต่การรับเข้าวัสดุ การเบิกจ่ายวัสดุ การยืม-คืนครุภัณฑ์ และการรายงานวัสดุคงเหลือประจำปี พบว่ายังอยู่ในรูปของเอกสาร มีการจัดเก็บเป็นแฟ้มข้อมูลในโปรแกรมสำเร็จรูปไมโครซอฟต์เอ็กเซล (Microsoft Excel) และไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word) ทำให้ยากต่อการจัดเก็บ การสืบค้น รวมถึงการจัดทำรายงานเสนอต่อผู้บริหาร
จากปัญหาดังกล่าวข้างต้น จึงจำเป็นต้องมีการจัดการความรู้และพัฒนาระบบเบิกจ่ายวัสดุออนไลน์ ในรูปแบบของ Responsive Web โดยมุ่งหวังว่าระบบนี้จะช่วยสนับสนุนการบริหารจัดการงานวัสดุอุปกรณ์ให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เจ้าหน้าที่สามารถติดตามสถานะการเบิกจ่ายวัสดุและการยืมคืนครุภัณฑ์ของตนเองได้ ผู้บริหารสามารถที่จะดูรายงานสรุปต่าง ๆ ได้อย่างสะดวกและรวดเร็วขึ้น รองรับการทำงานแบบทันสถานการณ์ JITJIN (Just In Time and Just In Need)
4. วิธีการดำเนินงาน :
4.1 กระบวนการ ขั้นตอนและเครื่องมือ
1) ก.พ.ร. โมเดล
2) Storytelling
2) BAR (Before Action Review)
3) AAR (After Action Review)
4) Addie Model
4.2 การบ่งชี้หรือค้นหาความรู้
สถาบันวิจัยและพัฒนา มรภ.สงขลา ได้จัดตั้งคณะทำงาน และทำเป็นเอกสารคำสั่งแต่งตั้ง “คณะกรรมการการจัดการความรู้ ประจำปีการศึกษา 2562” ขึ้น และได้ร่วมกันคิดประเด็นการจัดการความรู้ คือ “ระบบเบิกจ่ายวัสดุออนไลน์ สถาบันวิจัยและพัฒนา มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา” ซึ่งสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ ประเด็นยุทธศาสตร์ที่ 3 พัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นแหล่งบริการข้อมูลตามพันธกิจของสถาบันวิจัยและพัฒนา
4.3 การสร้างและแสวงหาความรู้
1) ค้นคว้าและรวบรวมความรู้ที่เกี่ยวข้องกับประเด็นการจัดการความรู้จากแหล่ง ข้อมูลภายในและภายนอก ซึ่งจำแนกองค์ความรู้ได้ดังนี้
ความรู้จากภายใน
- การเขียนโปรแกรมบนเว็บ โดย คุณธนภัทร เจิมขวัญ นักวิชาการคอมพิวเตอร์
- การออกแบบฐานข้อมูล โดย คุณธนภัทร เจิมขวัญ นักวิชาการคอมพิวเตอร์
- ประเภทของวัสดุอุปกรณ์ โดย นางสาวสุภาพร ขุนทอง เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป
ความรู้จากภายนอก
- แบบรายงานการเบิกจ่ายวัสดุ จากเว็บไซต์
- ประเภทวัสดุอุปกรณ์ จากเว็บไซต์
2) จัดประชุมให้ความรู้จากผู้มี Tacit Knowledge และแลกเปลี่ยนเรียนรู้ประสบการณ์จากคณะกรรมการการจัดการความรู้ในรูปแบบของ Storytelling
4.4 การจัดความรู้ให้เป็นระบบ
1) ทำกิจกรรม BAR (Before Action Review) โดยจะให้บุคลากรทุกคนในสถาบันวิจัยฯ ได้ใส่ข้อเสนอแนะ และความต้องการในระบบสารสนเทศที่จะพัฒนาขึ้น ลงในแบบฟอร์ม BAR
2) ถอดบทเรียนจากกิจกรรมในข้อ 1) มาสรุปเป็น “ความต้องการของระบบสารสนเทศใหม่ (Requirements)”
3) ออกแบบระบบสารสนเทศใหม่ที่จะพัฒนา ได้แก่ ออกแบบ User Interface, ER-Diagram และ DFD เป็นต้น
4) ลงมือพัฒนาระบบ ขั้นตอนและวิธีการใช้ตัวแบบ ADDIE Model ซึ่งมีขั้นตอนสำคัญ 5 ขั้น ดังนี้ (มนต์ชัย เทียนทอง, 2548) Analysis, Design, Develop, Implement และ Evaluation
5) ทดสอบและแก้ไขเบื้องต้นโดยผู้พัฒนาระบบ
4.5 การประมวลและกลั่นกรองความรู้
1) ทำกิจกรรม AAR (After Action Review) โดยจะนำเสนอผลการพัฒนาระบบ และให้บุคลากร ทดลองใช้งาน พร้อมทั้งทำการประเมินและให้ข้อเสนอแนะในแบบสอบถาม
2) แก้ไข ปรับปรุง ตามข้อเสนอในข้อ 1)
4.6 การเข้าถึงความรู้
1) จัดทำ Account (Username และ Password) ในการเข้าใช้งานระบบ เพื่อให้บุคลากรทุกคนของสถาบันวิจัยฯ เข้าใช้งานจริง
2) จัดทำคู่มือการใช้งาน
4.7 การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้
1) กองพัฒนานักศึกษา และคณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มีการขอระบบไปใช้งาน และมีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เพิ่มเติม
2) แก้ไข ปรับปรุง ระบบเพิ่มเติม จากข้อเสนอในข้อ 1)
4.8 การเรียนรู้
ขอความร่วมมือบุคลากรสถาบันวิจัยฯ ทุกคน เข้าไปใช้งานระบบดังกล่าว
5. สรุปและอภิปรายผลการดำเนินงาน :
5.1 สรุปผลการดำเนินงาน
1) มีระบบสารสนเทศเพื่อบริหารจัดการงานวัสดุอุปกรณ์ ที่สามารถใช้งานได้ผ่านระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ตแบบ Real Time ตามสิทธิ์การเข้าถึง (เจ้าหน้าที่พัสดุ, บุคลากร, ผู้บริหาร) ซึ่งมีการอัปโหลดไปยังเครื่องแม่ข่ายของมหาวิทยาลัยตามที่อยู่ http://ird.skru.ac.th/Inventor...
2) มีการใช้งานระบบสารสนเทศที่ได้พัฒนาขึ้นแบบออนไลน์
3) คุณภาพของระบบ จากการประเมินประสิทธิภาพของระบบ ในกิจกรรม AAR (After Action Review) จากผู้ใช้งานจำนวน 9 คน (เจ้าหน้าที่สถาบันวิจัยฯ) และการเปรียบเทียบปริมาณการใช้กระดาษ ดังตารางที่ 1
ตารางที่ 1 การเปรียบเทียบปริมาณการใช้กระดาษ
| ปริมาณกระดาษก่อนพัฒนาระบบ | ปริมาณกระดาษหลังพัฒนาระบบ |
จำนวนกระดาษที่ลดลง | |
| แบบเบิกจ่ายวัสดุ 1 รายการ ใช้กระดาษ 1 แผ่น ซึ่งวัสดุมีอยู่ 161 รายการ | 161 แผ่น | 0 แผ่น | 161 แผ่น |
6. ข้อเสนอแนะและการนำองค์ความรู้ไปใช้ประโยชน์ :
ระบบบที่พัฒนาขึ้นนี้ สามารถนำไปใช้งานกับหน่วยงานสถาบันอุดมศึกษาได้ทุกที่ เพราะรองรับการจัดการข้อมูลวัสดุอุปกรณ์ในทุกกระบวนการ ตั้งแต่ การรับเข้าวัสดุอุปกรณ์ การเบิกจ่ายวัสดุ การยืม-คืนครุภัณฑ์ การติดตามสถานะการเบิกจ่ายและสถานะการยืม-คืนครุภัณฑ์ และรายงานข้อมูลวัสดุคงเหลือได้ และหากมีการศึกษาและพัฒนาในส่วนของรายงานให้มีความหลากหลายตรงกับความต้องการของผู้บริหาร ก็จะเป็นประโยชน์ในการใช้งานได้มากยิ่งขึ้น
7. กลยุทธ์หรือปัจจัยที่นำไปสู่ความสำเร็จ
1) ผู้บริหาร (ผู้อำนวยการ, รองผู้อำนวยการ และหัวหน้าสำนักงาน) มีการสนับสนุนให้บุคลากรได้คิดสร้างสรรค์งานเอง และกำหนดเป้าหมายและทิศทางที่ชัดเจนในการจัดการความรู้ของสถาบันวิจัยฯ ซึ่งสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ของหน่วยงาน
2) บุคลากรในสถาบันวิจัยฯ ให้ความร่วมมือในการปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรที่เอิ้อต่อการเรียนรู้
3) ความพร้อมทางด้านฮาร์ดแวร์ และซอร์ฟแวร์ ซึ่งจะช่วยในการพัฒนาระบบสารสนเทศได้อย่างง่ายและสะดวกขึ้น
8. บรรณานุกรมและการอ้างอิง :
กนิษฐา ปิติฤทธิ์ และเพ็ญศรี อมรศิลปชัย. (2559). ระบบคลังพัสดุ กรณีศึกษาฝ่ายบริหารทั่วไป สำนักงานพัฒนาที่ดินเขต 3 จังหวัดนครราชสีมา. การประชุมวิชาการและเสนอผลงานวิจัยระดับชาติ ครั้งที่ 3 ก้าวสู่ทศวรรษที่ 2: บูรณาการงานวิจัย ใช้องค์ความรู้ สู่ความยั่งยืน. วิทยาลัยนครราชสีมา.
เทียมใจ สุขสภา, (2553). ระบบการบริหารพัสดุ. คณะศึกษาศาสตร์. มหาวิทยาลัยเชียงใหม่.
ประเสริฐ สีแก้ว และเมษา สินทบทอง. (2547). “การพัฒนาระบบคลังพัสดุศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์”, ใน วารสาร PULINET Journal, 1(2), 66-84.
มนต์ชัย เทียนทอง. (2548). สถิติและวิธีการวิจัยทางเทคโนโลยีสารสนเทศ. กรุงเทพมหานคร : รวยบุญการพิมพ์จํากัด.
วิเชียร เปรมชัยสวัสดิ์. (2551). ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ. กรุงเทพฯ : สำนักพิมพ์ ส.ส.ท.
สถาบันวิจัยและพัฒนา มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา. (2561). รายงานการประเมินตนเอง ปีการศึกษา 2560. สงขลา : มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา.
สถาบันวิจัยและพัฒนา มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา. (20 ธันวาคม 2561). เว็บไซต์ระบบบริหารคลังวัสดุอุปกรณ์. สืบค้นจาก http://ird.skru.ac.th/Inventory
สุภาพร ยอดธรรมมา. (2547). การพัฒนาการดำเนินงานการควบคุมภายในงานพัสด ุวิทยาลัย
สารพัดช่างชัยภูมิ. วิทยานิพนธ์การศึกษามหาบัณฑิต สาขาการบริหารการศึกษา,มหาวิทยาลัยมหาสารคาม .
ความเห็น (1)
น่าจะไปปรับใช้ระดับมหาวิทยาลัย เพราะเชื่อว่า ยังไง น่าจะโปรเสสเดียวกัน ต่างกันแค่ ตัวรายการวัสดุแค่นั้น เยี่ยม….ครับ