Productivity Improvement by Lean Management

ในการผลิตสินค้าหรือบริการ สิ่งที่สำคัญคือ สามารถส่งมอบคุณค่าได้ตรงตามความต้องการของลูกค้าหรือไม่ ซึ่งในทางปฏิบัติ กิจกรรมที่ทำ จะประกอบไปด้วย 3 ส่วน คือ 1.กิจกรรมที่ทำเพื่อให้เกิดสิ่งที่ลูกค้าต้องการ 2.กิจกรรมทำในสิ่งที่ลูกค้าไม่ต้องการแต่จำเป็นต้องทำ เช่น การปรับตั้งเครื่องจักร การเคลื่อนย้าย เป็นต้น และ 3.กิจกรรมที่เกิดขึ้นทั้งๆที่ลูกค้าไม่ได้ต้องการแต่อย่างใด เช่น การแก้ไขงานเสีย เป็นต้น ดังจะเห็นว่า งานในส่วนที่ 1 เราควร มุ่งมั่นทำให้เกิดขึ้นและหาทางพัฒนาให้ตอบสนองความต้องการลูกค้าให้ดียิ่งๆขึ้นไป เช่น การวิคราะห์คุณค่าในสายตาลูกค้า การเพิ่มคุณค่าด้วยนวัตกรรม ส่วนกิจกรรมในส่วนที่ 2 ควรลดในส่วนที่เป็นความสูญเปล่าลง และกิจกรรมในส่วนที่ 3 ถ้าสามารถตัดทอนออกได้ก็ควรตัดออกทันที ถ้าตัดไม่ได้ก็ต้องพยายามลดให้เหลือน้อยที่สุด

ความสูญเปล่ามีอยู่ในทุกกระบวนการ ไม่มากก็น้อย การลดความสูญเปล่าจึงเป็นเรื่องจำเป็นสำหรับการลดต้นทุน เพื่มผลผลิต โดยสามารถจำแนกความสูญเปล่าออกได้เป็น 8 เรื่องเขียนเป็นอักษรย่อว่า WORMPIIT ได้แก่ wait,over-production, rework, motion, processing, inventory, intellect, transportation

การที่จะเข้าไปค้นหาความสูญเปล่า เราอาจต้องเริ่มจากการเข้าไปเข้าใจสภาพปัจจุบันของกระบวนการผลิต/การให้บริการ ด้วยหลัก 5W1H (Why, What, Who, When,Where และ  How)ประกอบกับการเขียนผังกระบวนการ Process mapping

เมื่อเข้าใจสภาพปัจจุบันแล้ว อาจเริ่มปรับปรุงอย่างง่ายๆ ด้วย ECRS โดย Eliminate Combine Re-arange และ Simplify โดยอาจขยายไปสู่การสร้างไอเดียใหม่ๆ ด้วย Model SCAMPER ซึ่งตัว S แทนที่จะเป็น Simplify ก็เปลี่ยนเป็น Substitute และเพิ่ม Adapt /Modify /Put to anather use เข้ามาก็ได้ไอเดียปรับปรุงเพิ่มขึ้นอีก

สำหรับแนวทาง LEAN นั้น นิยมให้เขียน Value Stream Mapping หรือ VSM ขึ้นมา เพื่อเป็น แผนภาพที่มีสัญลักษณ์ที่เป็นมาตรฐาน เพื่อทำความเข้าใจกระบวนการอย่างลึกซึ้งขึ้น โดยเขียนจากการรวบรวมข้อมูลต่างๆอย่างละเอียดตามความเป็นจริงในปัจจุบัน เรียกว่า Present VSM หลังจากนั้น ก็ระดมสมอง ศึกษาหาโอกาสปรับปรุงโดยใช้เครื่องมือต่างๆ ตามที่กล่าวมาแล้ว หรือเครื่องมือการปรับปรุงอื่นๆ เพื่อ ลดเวลา ลดขั้นตอน ลดความสูญเปล่า แล้วเขียนขึ้นมาอีกชุดหนึ่งเป็นแผนงานสำหรับการปรับปรุงในอนาคต เรียกว่า Future-State VSM

สำหรับแนวทางการปรับปรุงด้วย LEAN System นั้น ได้เสนอเครื่องมือปรับปรุงที่ผ่านการพิสูจน์มาแล้วว่าได้ผล อีกหลายเรื่องมือ เช่น 5S, Visual control, Layout, ECRS, Mistake-Proof,TPM(AM-PM), Demand, SMED, Small lot, FIFO, Pull system, Kanban ซึ่งจะได้อธิบายเครื่องมือแต่ละตัวให้เข้าใจ พร้อมตัวอย่างการใช้งาน ในโอกาสต่อไป

อย่างไรก็ตาม ในยุคดิจิทัล ก็มีความนิยมในการนำเทคโนโลยี เช่น Software หรือ Mobile Application เข้ามาช่วยปรับปรุงกระบวนการเพื่อลดความสูญเปล่า ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตัวอย่างเช่น
- ลดการรอคอย เช่น การป้อนข้อมูล การตรวจสอบความผิดพลาด การตัดสินใจตามเงื่อนไข การค้นหาและเชื่อมโยงข้อมูล เป็นต้น
- ลดความเป็น Batch เช่น workflow software ทำให้งานไหลทีละชิ้น เป็นต้น
- ลดความผิดพลาด เช่น ให้ลูกค้าตรวจสอบการทำรายการด้วยตนเอง ให้ลูกค้ายืนยันตัวตนเอง ใช้ Robotic Process Automation(RPA)ทำให้การทำงานเป็นอัตโนมัติมากขึ้น เป็นต้น
- ปรับเรียบ demand เช่น ระบบจองคิวล่วงหน้า ระบบแจ้งสถานะความหนาแน่นของผู้เข้ามาใช้บริการ ระบบปรับราคาตาม demand เป็นต้น

เมื่อทำการปรับปรุงได้ตามแผนแล้ว  ให้จัดทำเป็นมาตรฐานการปฏิบัติเพื่อถ่ายทอดให้ผู้ที่เกี่ยวข้องได้ปฏิบัติตามมาตรฐานใหม่นี้อย่างสม่ำเสมอ  พร้อมกับเตรียมวางแผนสำหรับการปรับปรุงในรอบต่อไป โดยหาโอกาสหรือไอเดียใหม่ๆจาก ปัญหาในกระบวนการ ความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนไป การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี รวมทั้งการ Benchmark กับกระบวนการหรือหน่วยงานที่เป็นเลิศ เป็นต้น

อ้างอิง
1. แปลงร่างธุรกิจด้วยลีน
2.อ่านธุรกิจใน 69 แผนภาพ