เครื่องมือจัดการความรู้ : 4 คำถาม 7 ขั้นตอนกับ AAR

เครื่องมือจัดการความรู้ : 4 คำถาม 7 ขั้นตอนกับ AAR

AAR หรือ After Action Review หรือชื่อภาษาไทยเรียกว่า "การทบทวนหลังกิจกรรม" เป็นขั้นตอนหนึ่งในวงจรการทำงาน เป็นการทบทวนวิธีการทำงาน ทั้งด้านความสำเร็จและปัญหาที่เกิดขึ้่น ทั้งนี้ ไม่ใช่เพื่อค้นหาคนที่ทำงานผิดพลาด ไม่ใช่การกล่าวโทษใครทั้งสิ้น แต่เป็นการทบทวนเพื่อแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นไม่ให้เกิดขึ้นอีก ในขณะเดียวกันก็คงไว้ซึ่งวิธีการที่ดีอยู่แล้ว

AAR มีใช้ครั้งแรกในกองทัพของสหรัฐอเมริกา เมื่อประมาณปี 1970 โดยมีวัตถุประสงค์ในขณะนั้นเพื่อพัฒนาศักยภาพของกองทัพ แก้ไขช่องโหว่ที่อาจทำให้เป็นรองฝ่ายตรงข้าม หรือทำให้สูญเสียทหารฝีมือดีในการทำศึกสงคราม และ สิ่งที่สำคัญคือการได้ฝึกการทำงานเป็นทีมไปพร้อมกันด้วย จนกระทั่งปี 1990 ภาคธุรกิจซึ่งเป็นภาคส่วนที่มีภาวะการแข่งขันสูงและแข่งขันตลอดเวลาเพื่อความอยู่รอดขององค์กร ได้เริ่มนำเทคนิคนี้มาใช้ในการทำงานเพื่อพัฒนาองค์กร เพื่อครองส่วนแบ่งการตลาดสูงขึ้นหรือเพื่อทำกำไรมากขึ้น ซึ่งจุดนี้เองที่ทำให้เทคนิคนี้ได้รับความสนใจอย่างมากมายต่อเนื่องมาจนถึงปัจจุบัน

ทำไม AAR จีึงได้รับความสนใจมากมายนัก ลองมาดูกันว่าจุดเด่นของ AAR มีอะไรบ้าง

1. ทำให้เรียนรู้ว่าในการทำงานต่างๆ ไม่ควรชื่นชมความสำเร็จแต่เพียงด้านเดียว ต้องยอมรับปัญหาที่เกิดขึ้นด้วย และควรให้ความสนใจมากกว่าความสำเร็จด้วยซ้ำ เพราะ ปัญหาคือโอกาสในการพัฒนาคนเพื่อพัฒนางานนั่นเอง
2. ฝึกการรับฟังความคิดเห็นหรือคำแนะนำของเพื่อนร่วมงาน ที่อาจทำให้คุณได้รู้ว่า "ทุกปัญหามีทางออก" นั้นเป็นอย่างไร
3. ฝึกการทำงานเป็นทีม
4. สามารถใช้เทคนิคนี้กับงานทุกอย่าง ไม่ว่าจะเป็นงานประจำที่ดูเหมือนว่าไม่สำคัญ เช่น การรับโทรศัพท์ การจัดประชุม ไปจนถึงโครงการระยะยาวที่ได้รับเงินสนับสนุนหลายพันล้านบาท
5. ผู้ที่เข้าร่วมคือเพื่อนร่วมงาน เพื่อนร่วมแผนก หรือทีมงาน ซึ่งเป็นจุดที่แตกต่างจาก Peer Assist ที่เป็นการขอคำแนะนำจากผู้รู้ภายนอกกลุ่ม

วิธีการในการทำ AAR ก็ไม่ยุ่งยากหรือซับซ้อนแต่อย่างใด เพียงแต่คุณตอบคำถาม 4 ข้อนี้ และทำให้ครบ 7 ขั้นตอนเท่านั้นเอง

4 คำถามกับ AAR คือ
1. สิ่งที่คาดว่าจะได้รับจากการทำงานคืออะไร
2. สิ่งที่เกิดขึ้นจริงคืออะไร
3. ทำไมจึงแตกต่าง
4. สิ่งที่ได้เรียนรู้และวิธีการลด/แก้ความแตกต่างคืออะไร

7 ขั้นตอนกับ AAR คือ
1. ควรทำ AAR ทันทีหรือเร็วที่สุดหลังจากจบงานนั้นๆ
2. ไม่มีการกล่าวโทษ ซ้ำเติม ตอกย้ำซึ่งกันและกัน ไม่มีความเป็นเจ้านายหรือลูกน้อง มีแต่บรรยากาศที่เป็นกันเอง
3. มี "คุณอำนวย" คอยอำนวยความสะดวก กระตุ้น ตั้งคำถามให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็น ข้อเสนอแนะของตน
4. ถามตัวคุณเองว่าผลที่คาดว่าควรได้รับคืออะไร
5. หันกลับมาดูว่าสิ่งที่เกิดขึ้นจริงคืออะไร
6. ความแตกต่างคืออะไร ทำไมจึงแตกต่าง
7. จดบันทึก เพื่อเตือนความจำว่า วิธีการใดบ้างที่คุณได้เคยนำมาแก้ปัญหาแล้ว อย่างไรก็ตามคุณต้องเข้าใจว่า คำตอบหรือวิธีแก้ปัญหาที่ได้จากการทำ AAR คงไม่ใช่คำตอบสุดท้่ายสำหรับงานของคุณ เพราะ เมื่อเวลาเปลี่ยนไป บริบทเปลี่ยนไป ย่อมทำให้เกิดปัญหาใหม่ได้ตลอดเวลา ซึ่งวิธีการแก้ปัญหาย่อมเปลี่ยนแปลงไปด้วย

---

ขอบคุณบทความจาก: เว็บไซด์สถาบันส่งเสริมการจัดการความรู้เพื่อสังคม (สคส.)