การจัดทำเอกสารคุณภาพอย่างง่ายๆ

จากการพัฒนาคุณภาพโรงพยาบาลสิ่งหนึ่งที่เราต้องจัดทำอย่างเหมาะสมเพื่อให้สามารถดำรงไว้ซึ่งการทำงานที่มีคุณภาพมาตรฐาน การจัดทำเอกสารคุณภาพหรือDocument เป็นแนวทางหรือคู่มือการทำงานที่เป็นมาตรฐาน (Standard Operating Procedure) แบ่งออกเป็นกลุ่มที่ง่ายต่อการจัดทำ จัดเก็บ ได้ 6 กลุ่ม คือ

-          Quality Manual คู่มือคุณภาพ บทบัญญัติหลักของการทำงานของหน่วยงาน

-          Quality Procedure ระเบียบปฏิบัติ เป็นแนวทางการทำงานที่หลายคนช่วยกันทำจึงจะสำเร็จ

-          Work Instruction วิธีปฏิบัติ เป็นแนวทางการทำงานที่สามารถทำได้โดยคนๆเดียวได้

-          Clinical practice guideline เป็นแนวทางกว้างๆในการดูแลในกลุ่มผู้ป่วยหรือโรคใดโรคหนึ่งในลักษณะของการผสมผสานทั้งส่งเสริมสุขภาพ ป้องกันควบคุมโรค รักษาพยาบาลและฟื้นฟูสภาพ

-          Supportive document เอกสารสนับสนุน ที่เป็นเอกสารช่วยในการทำงานให้ทำงานง่ายขึ้นหรือเป็นคู่มือสนับสนุนการทำงานที่จัดทำเป็นรูปเล่ม

-          Temporary document เอกสารชั่วคราว เป็นเอกสารที่นำมาทดลองใช้โดยที่ยังไม่ได้เขียนในรูปแบบการเขียนเอกสารที่สมบูรณ์

ในการเขียนเอกสารคุณภาพควรจะสั้น กะทัดรัด ได้ใจความ นำมาใช้ได้สะดวก ควรมีองค์ประกอบ ดังนี้

๑.                  ชนิด/ชื่อเอกสาร เรื่องอะไร

๒.                 วัตถุประสงค์ เพื่อป้องกันความเสี่ยงอะไร  เพื่อให้ได้จุดคุณภาพอะไร

๓.                 วิธีปฏิบัติ ทำอย่างไรบ้าง

๔.                 ตัวชี้วัดความสำเร็จ ถ้าทำตามวิธีนี้แล้วผลดีที่ได้คืออะไร

๕.                 ใครทำ ใครใช้บ้าง

๖.                  วันที่ประกาศใช้ ผู้ประกาศ วันปรับปรุง ฉบับที่(หากมีการปรับปรุง)

            แต่เดิมสมัยเริ่มทำใหม่ๆในช่วง 2-3 ปีก่อน เราจะเขียนกันยุ่งยากมาก ต้องมีรูปแบบ แบบฟอร์ม มีหัวกระดาษท้าย กระดาษ ทำให้คนไม่อยากเขียน กลายเป็นยาขมหม้อใหญ่ของการทำคุณภาพ มาตอนนี้เราจึงพยายามทำให้ง่ายขึ้น เพื่อสะดวกในการเขียน การใช้และการจัดเก็บรวมทั้งประหยัดกระดาษด้วย แต่แปลกคนทำบางส่วนก็ยังชอบเขียนตามตำรากันอยู่ดี ทั้งที่น่าจะเขียนตามสิ่งที่ปฏิบัติจริง

            การที่จะเขียนเรื่องอะไรบ้างก็ควรเป็นเรื่องที่เป็นความเสี่ยงลำดับต้นๆก่อนเพราะถือเป็นความเสี่ยงสำคัญ และการจะเปลี่ยนเวอร์ชั่นเอกสารก็ควรผ่านการคิดพัฒนาหรือการทำCQIหรือKaizenแล้วจึงปรับ ไม่ใช่อยากจะปรับก็ปรับตามใจ อย่างนั้นจะไม่เป็นการพัฒนาอย่างต่อเนื่องของจริงครับ

[sureeporn thitipraphunkul]

เรียน Dr.Pihichet Banyati

ขอขอบคุณมากนะค่ะ รู้สึกเป็นประโยชน์อย่างมากที่ได้อ่านเจอข้อความของท่าน ตอนนี้ดิฉันทำงานอยู่แผนกศูนย์คุณภาพของ รพ.บางโพ เริ่มทำ HA.เข้าปีที่ 2 แล้ว ยังสับสนอยู่เลยค่ะ

ขอบคุณค่ะ สุรีพร

[Dr. Phichet Banyati]

เรียนคุณสุรีพร

ขอบคุณที่แวะมาอ่านครับ และขอส่งกำลังใจฝากไปให้ชาวโรงพยาบาลบางโพในการพัฒนาคุณภาพโรงพยาบาลด้วยครับ

[นาย เพชร พรหมสูตร์]

ขอบคุณครับ ผมกำลังต้องการทำเอกสารประกอบดูแลระบบเว็บไซต์ภายในโรงพยาบาลแต่ยังไม่มีแนวเลย...ตั้งใจเอาไปประยุกต์ครับ