จากการพัฒนาคุณภาพโรงพยาบาลสิ่งหนึ่งที่เราต้องจัดทำอย่างเหมาะสมเพื่อให้สามารถดำรงไว้ซึ่งการทำงานที่มีคุณภาพมาตรฐาน การจัดทำเอกสารคุณภาพหรือDocument เป็นแนวทางหรือคู่มือการทำงานที่เป็นมาตรฐาน (Standard Operating Procedure) แบ่งออกเป็นกลุ่มที่ง่ายต่อการจัดทำ จัดเก็บ ได้ 6 กลุ่ม คือ
- Quality Manual คู่มือคุณภาพ บทบัญญัติหลักของการทำงานของหน่วยงาน
- Quality Procedure ระเบียบปฏิบัติ เป็นแนวทางการทำงานที่หลายคนช่วยกันทำจึงจะสำเร็จ
- Work Instruction วิธีปฏิบัติ เป็นแนวทางการทำงานที่สามารถทำได้โดยคนๆเดียวได้
- Clinical practice guideline เป็นแนวทางกว้างๆในการดูแลในกลุ่มผู้ป่วยหรือโรคใดโรคหนึ่งในลักษณะของการผสมผสานทั้งส่งเสริมสุขภาพ ป้องกันควบคุมโรค รักษาพยาบาลและฟื้นฟูสภาพ
- Supportive document เอกสารสนับสนุน ที่เป็นเอกสารช่วยในการทำงานให้ทำงานง่ายขึ้นหรือเป็นคู่มือสนับสนุนการทำงานที่จัดทำเป็นรูปเล่ม
- Temporary document เอกสารชั่วคราว เป็นเอกสารที่นำมาทดลองใช้โดยที่ยังไม่ได้เขียนในรูปแบบการเขียนเอกสารที่สมบูรณ์
ในการเขียนเอกสารคุณภาพควรจะสั้น กะทัดรัด ได้ใจความ นำมาใช้ได้สะดวก ควรมีองค์ประกอบ ดังนี้
๑. ชนิด/ชื่อเอกสาร เรื่องอะไร
๒. วัตถุประสงค์ เพื่อป้องกันความเสี่ยงอะไร เพื่อให้ได้จุดคุณภาพอะไร
๓. วิธีปฏิบัติ ทำอย่างไรบ้าง
๔. ตัวชี้วัดความสำเร็จ ถ้าทำตามวิธีนี้แล้วผลดีที่ได้คืออะไร
๕. ใครทำ ใครใช้บ้าง
๖. วันที่ประกาศใช้ ผู้ประกาศ วันปรับปรุง ฉบับที่(หากมีการปรับปรุง)
แต่เดิมสมัยเริ่มทำใหม่ๆในช่วง 2-3 ปีก่อน เราจะเขียนกันยุ่งยากมาก
ต้องมีรูปแบบ แบบฟอร์ม มีหัวกระดาษท้าย กระดาษ ทำให้คนไม่อยากเขียน
กลายเป็นยาขมหม้อใหญ่ของการทำคุณภาพ
มาตอนนี้เราจึงพยายามทำให้ง่ายขึ้น เพื่อสะดวกในการเขียน
การใช้และการจัดเก็บรวมทั้งประหยัดกระดาษด้วย
แต่แปลกคนทำบางส่วนก็ยังชอบเขียนตามตำรากันอยู่ดี
ทั้งที่น่าจะเขียนตามสิ่งที่ปฏิบัติจริง
การที่จะเขียนเรื่องอะไรบ้างก็ควรเป็นเรื่องที่เป็นความเสี่ยงลำดับต้นๆก่อนเพราะถือเป็นความเสี่ยงสำคัญ และการจะเปลี่ยนเวอร์ชั่นเอกสารก็ควรผ่านการคิดพัฒนาหรือการทำCQIหรือKaizenแล้วจึงปรับ ไม่ใช่อยากจะปรับก็ปรับตามใจ อย่างนั้นจะไม่เป็นการพัฒนาอย่างต่อเนื่องของจริงครับ
