PRCMU Model นวัตกรรมที่ฉันภูมิใจลึกๆเล็กๆ


 

 

 

จากบันทึกวัดตัวตัดเย็บโครงสร้างงาน ที่ฉัน เริ่มต้นฝันจะเป็นศูนย์สื่อสารองค์กรเหมือนอย่างมหาวิทยาลัยไทยต่างๆ แต่จนแล้วจนรอดกับเนื้องาน อัตรากำลังที่มีอยู่เดิมๆ และบุคลากรที่แบกรับภาระงานทำเหมือนกันทั้งหมด ไม่รู้ว่าใครคือผู้เชี่ยวชาญงานไหนกันแน่ เพื่อหา Best Practice สำคัญหนึ่งเดียว จากแต่ละบุคคล รวมแล้วหลายภารกิจประชาสัมพันธ์ เพราะผลการประเมินอย่างคร่าวๆพบว่ามี "คนเดียว" ที่ "หัวหน้างานเดิม" มอบหมายให้ทำเพราะใช้งานง่าย ปฏิเสธไม่เป็น

ทั้งที่มีทีมงานร่วมกันทำงานตั้งมากมาย ทำให้หนทางออก ที่ฉันค้นพบคือ การสร้างตารางใหญ่ให้เป็นเหมือนแปลนบ้าน ก่อนจะคิดถึง การสร้างงานที่เป็นเลิศ ก่อนที่จะคิดแปลงงานประชาสัมพันธ์เป็นศูนย์สื่อสารองค์กร
 

การได้กลับไปทบทวนความรู้ในการบริหารจัดการ อย่างเรื่อง การทำ Service Quality เพื่อเตรียมจัดทำ Best Practice ให้งานประชาสัมพันธ์ การสร้าง Blueprint หรือ แผนผังของกิจการทั้งหมดในการให้บริการจนจบกระบวนการ แต่ฉันชอบจะเรียกมันว่า พิมพ์เขียวหน่วยงาน ซึ่งในการกลับไปทบทวนนั้น ฉันก็ยังคงยืนยันความคิดเดิมว่า การทำ Service Blueprint ไม่ยาก ทั้งยังน่าสนุกหากพร้อมจะลงมือทำ แต่ ณ ขณะนี้ (พ.ศ. 2556) เรายังขาดขั้นตอนของการเรียนรู้งานไปพร้อมๆ กันในทีมงานทั้ง 9 คน (พ.ศ. 2557 เพิ่มอัตรากำลังเป็น11 คน)

ในรอบปีงบประมาณ 2556 การรวบรวมปัญหาการดำเนินงาน ในงานประชาสัมพันธ์ มีจุดอ่อนและมองแนวทางแก้ไจซึ่งบางเรื่องก็ลงมือทำได้เลยในงาน และบางเรื่องจะต้องรอการนำเสนอ ปี พ.ศ. 2557-2558 งานประชาสัมพันธ์โดยหัวหน้างานที่คือฉัน จึงมีเป้าหมายดำเนินการปรับปรุงกระบวนการดำเนินงาน ซึ่ง 1 นั้น ได้แก่ การสร้าง PRCMU Model

จุดอ่อน แนวทางแก้ไข
  • การพัฒนาบุคลากรให้มีโอกาสวางแผน พัฒนาจัดการงานและประเมินผลการดำเนินงานด้วยตนเอง
สร้างกระบวนการบริหารจัดการอย่างมีส่วนร่วมและมีการทำงานเป็นทีม
  • ไม่มีคู่มือปฏิบัติงาน จัดเก็บไว้ในงาน
พัฒนาเครื่องมือ Mindmap และ flowchart
  • เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ที่ใช้งานไม่ทันสมัย ชำรุดบ่อย
เสนอให้มีการจัดทำแผน ICT ของกอง (ทำไม่ได้)
  • การสื่อสารระหว่างงานที่เกี่ยวข้อง
นำระบบการจัดการความรู้เข้ามาใช้ในการบริหารจัดการ
  • ยังไม่มีการประเมินผลสัมฤทธิ์ของงาน เพื่อนำไปพิจารณาปรับกลยุทธ์ในปีต่อไป
จัดให้มีการประเมินผลสัมฤทธิ์ของงาน
  • มุมมองการทำงานเชิงรุกของผู้บริหาร
ปรับปรุงกระบวนการดำเนินงานที่เกี่ยวข้อง

 

การสร้าง PRCMU Model
 

การปรับเปลี่ยนรูปแบบและแนวทางดำเนินงานโดยสร้าง PRCMU Model เฉพาะของงานประชาสัมพันธ์ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ ได้เริ่มต้นในต้นปีงบประมาณ 2557 ปรับทดลองถึงปีงบประมาณ 2558 ปรับปรุงปรับเปลี่ยนตามความเหมาะสม แจกจ่ายงานหมุนเวียนรับผิดชอบ (Rotate) จนกว่าจะค้นพบความเหมาะสมและความถนัดในการทำงานของแต่ละบุคคล จนกระทั่งในปีงบประมาณ 2559 ทีมงานประชาสัมพันธ์ได้เห็นชอบยึดใช้เป็นแนวทางการดำเนินหน้าที่ในรายบุคคลโดยคุณสมบัติลูกทีมที่พร้อมรับการมอบหมายให้เป็น Data Owner เพื่อสามารถปักธงมุ่งมั่นพัฒนางานนั้นๆ อย่างเต็มที่ และฝึกฝนความเป็นผู้นำในเนื้องานที่ไม่ได้โดดเดี่ยวทำคนเดียวตลอดไป การสร้าง PRCMU Model ที่มาพร้อมการทบทวนสม่ำเสมอ เช่นในปัจจุบัน (ปีงบประมาณ 25560) บุคลากรเกษียณ ยากหาอัตรากำลังมาทดแทน จึงหันมาเกลี่ยการทำงานกันทั้งที่การขยายงานก็ยังเป็นไปอย่างต่อเนื่อง

PRCMU Model ในระยะเริ่มแรก ยึดตามมุมมองการบริหารกลยุทธ์ นโยบาย ยุทธศาสตร์ มช. และโครงสร้างงานประชาสัมพันธ์ ประกอบด้วยงานสำคัญ 4 ส่วนใหญ่

  1. PR CMU Network & Information Center บริหารจัดการงานเครือข่ายและการสื่อสารภายในองค์กร การบริการข้อมูลข่าวสาร
  2. PR CMU Alert บริหารจัดการเนื้อหาสาระข่าวสารรายวัน/รายสัปดาห์ ผ่านสื่อบูรณาการ โดยมีการแปลงสารให้เหมาะสมกับสื่อ
  3. PR Presentation บริหารจัดการชิ้นงานที่นำเสนอเผยแพร่ในรูปแบบสื่อต่างๆ และงานศิลปกรรมทั้งหมดของงาน ตลอดจนรูปแบบสื่อใหม่ทันสมัย (New Media : Interactive e-Magazine e-Book)
  4. การบริหารจัดการงบประมาณและการประเมินผล

ต่อมาผู้บริหารให้ความสำคัญ จัดสรรอัตรากำลังเพิ่มขึ้นอีกสองอัตรา เข้ามารับภาระงานที่เป็นงานใหม่สื่อใหม่ๆ PRCMU Model จึงสามารถให้ความสำคัญกับ Contents หรือ เนื้อหาสาระ เต็มที่ชัดเจนยิ่งขึ้น PR CMU Alert จึงจัดแบ่งประเภทการบริหารจัดการข้อมูลสำหรับงานสื่อดั้งเดิม และสื่อใหม่ (New Media) และผู้รับผิดชอบที่เหมาะสมลงตัว

 

 

 

การสร้าง PRCMU Model ในความคิดของฉันนั้น อยากมองว่ามันเป็นนวัตกรรมหนึ่งที่ฉันคิดพัฒนาเป็นแปลนห้องทำงานต่างๆในงานประชาสัมพันธ์ บ้านหลังที่มีฉันเป็นหัวหน้าครอบครัว ครบวาระสี่ปี แม้ผู้ทรงภูมิรู้ด้านการบริหารจัดการหรืองานวิชาการในสำนักวิชาการประกันคุณภาพ จะมองแล้วไม่เห็นด้วยหรือเห็นเป็นเรื่องเล็กๆ ที่น่าจะก้าวกระโดดไปได้ให้เติบโตเป็นศูนย์สื่อสารองค์กรในความฝัน แต่ความรู้สึกอย่างภูมิใจลึกๆ เล็กๆ กลับบังเกิดมีขึ้นในหัวใจที่เริ่มสนุกกับการสร้างความท้าทายในการบริหารคน 9 – 10 คนเพื่อให้ทุกคนแข็งแรงมี Best Practice ในเรื่องราวของพวกเขาเอง และเป้าหมายการปักวางธงผืนใหม่ที่จะต้องไปให้ถึงในเรื่องของ Service Blueprint , Service Quality ก่อนที่ฉันจะอำลาจากตำแหน่งในปี หรือสองปีข้างหน้า

 

หมายเลขบันทึก: 617758เขียนเมื่อ 1 พฤศจิกายน 2016 16:50 น. ()แก้ไขเมื่อ 30 มิถุนายน 2021 15:25 น. ()สัญญาอนุญาต: ครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง


ความเห็น (0)

ไม่มีความเห็น

พบปัญหาการใช้งานกรุณาแจ้ง LINE ID @gotoknow
ขอแนะนำ ClassStart
ระบบจัดการการเรียนการสอนผ่านอินเทอร์เน็ต
ทั้งเว็บทั้งแอปใช้งานฟรี