PRCMU Model นวัตกรรมที่ฉันภูมิใจลึกๆเล็กๆ

 

 

 

จากบันทึกวัดตัวตัดเย็บโครงสร้างงาน ที่ฉัน เริ่มต้นฝันจะเป็นศูนย์สื่อสารองค์กรเหมือนอย่างมหาวิทยาลัยไทยต่างๆ แต่จนแล้วจนรอดกับเนื้องาน อัตรากำลังที่มีอยู่เดิมๆ และบุคลากรที่แบกรับภาระงานทำเหมือนกันทั้งหมด ไม่รู้ว่าใครคือผู้เชี่ยวชาญงานไหนกันแน่ เพื่อหา Best Practice สำคัญหนึ่งเดียว จากแต่ละบุคคล รวมแล้วหลายภารกิจประชาสัมพันธ์ เพราะผลการประเมินอย่างคร่าวๆพบว่ามี "คนเดียว" ที่ "หัวหน้างานเดิม" มอบหมายให้ทำเพราะใช้งานง่าย ปฏิเสธไม่เป็น

ทั้งที่มีทีมงานร่วมกันทำงานตั้งมากมาย ทำให้หนทางออก ที่ฉันค้นพบคือ การสร้างตารางใหญ่ให้เป็นเหมือนแปลนบ้าน ก่อนจะคิดถึง การสร้างงานที่เป็นเลิศ ก่อนที่จะคิดแปลงงานประชาสัมพันธ์เป็นศูนย์สื่อสารองค์กร
 

การได้กลับไปทบทวนความรู้ในการบริหารจัดการ อย่างเรื่อง การทำ Service Quality เพื่อเตรียมจัดทำ Best Practice ให้งานประชาสัมพันธ์ การสร้าง Blueprint หรือ แผนผังของกิจการทั้งหมดในการให้บริการจนจบกระบวนการ แต่ฉันชอบจะเรียกมันว่า พิมพ์เขียวหน่วยงาน ซึ่งในการกลับไปทบทวนนั้น ฉันก็ยังคงยืนยันความคิดเดิมว่า การทำ Service Blueprint ไม่ยาก ทั้งยังน่าสนุกหากพร้อมจะลงมือทำ แต่ ณ ขณะนี้ (พ.ศ. 2556) เรายังขาดขั้นตอนของการเรียนรู้งานไปพร้อมๆ กันในทีมงานทั้ง 9 คน (พ.ศ. 2557 เพิ่มอัตรากำลังเป็น11 คน)

ในรอบปีงบประมาณ 2556 การรวบรวมปัญหาการดำเนินงาน ในงานประชาสัมพันธ์ มีจุดอ่อนและมองแนวทางแก้ไจซึ่งบางเรื่องก็ลงมือทำได้เลยในงาน และบางเรื่องจะต้องรอการนำเสนอ ปี พ.ศ. 2557-2558 งานประชาสัมพันธ์โดยหัวหน้างานที่คือฉัน จึงมีเป้าหมายดำเนินการปรับปรุงกระบวนการดำเนินงาน ซึ่ง 1 นั้น ได้แก่ การสร้าง PRCMU Model

จุดอ่อน	แนวทางแก้ไข
การพัฒนาบุคลากรให้มีโอกาสวางแผน พัฒนาจัดการงานและประเมินผลการดำเนินงานด้วยตนเอง	สร้างกระบวนการบริหารจัดการอย่างมีส่วนร่วมและมีการทำงานเป็นทีม
ไม่มีคู่มือปฏิบัติงาน จัดเก็บไว้ในงาน	พัฒนาเครื่องมือ Mindmap และ flowchart
เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ที่ใช้งานไม่ทันสมัย ชำรุดบ่อย	เสนอให้มีการจัดทำแผน ICT ของกอง (ทำไม่ได้)
การสื่อสารระหว่างงานที่เกี่ยวข้อง	นำระบบการจัดการความรู้เข้ามาใช้ในการบริหารจัดการ
ยังไม่มีการประเมินผลสัมฤทธิ์ของงาน เพื่อนำไปพิจารณาปรับกลยุทธ์ในปีต่อไป	จัดให้มีการประเมินผลสัมฤทธิ์ของงาน
มุมมองการทำงานเชิงรุกของผู้บริหาร	ปรับปรุงกระบวนการดำเนินงานที่เกี่ยวข้อง

 

การสร้าง PRCMU Model
 

การปรับเปลี่ยนรูปแบบและแนวทางดำเนินงานโดยสร้าง PRCMU Model เฉพาะของงานประชาสัมพันธ์ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ ได้เริ่มต้นในต้นปีงบประมาณ 2557 ปรับทดลองถึงปีงบประมาณ 2558 ปรับปรุงปรับเปลี่ยนตามความเหมาะสม แจกจ่ายงานหมุนเวียนรับผิดชอบ (Rotate) จนกว่าจะค้นพบความเหมาะสมและความถนัดในการทำงานของแต่ละบุคคล จนกระทั่งในปีงบประมาณ 2559 ทีมงานประชาสัมพันธ์ได้เห็นชอบยึดใช้เป็นแนวทางการดำเนินหน้าที่ในรายบุคคลโดยคุณสมบัติลูกทีมที่พร้อมรับการมอบหมายให้เป็น Data Owner เพื่อสามารถปักธงมุ่งมั่นพัฒนางานนั้นๆ อย่างเต็มที่ และฝึกฝนความเป็นผู้นำในเนื้องานที่ไม่ได้โดดเดี่ยวทำคนเดียวตลอดไป การสร้าง PRCMU Model ที่มาพร้อมการทบทวนสม่ำเสมอ เช่นในปัจจุบัน (ปีงบประมาณ 25560) บุคลากรเกษียณ ยากหาอัตรากำลังมาทดแทน จึงหันมาเกลี่ยการทำงานกันทั้งที่การขยายงานก็ยังเป็นไปอย่างต่อเนื่อง

PRCMU Model ในระยะเริ่มแรก ยึดตามมุมมองการบริหารกลยุทธ์ นโยบาย ยุทธศาสตร์ มช. และโครงสร้างงานประชาสัมพันธ์ ประกอบด้วยงานสำคัญ 4 ส่วนใหญ่

1. PR CMU Network & Information Center บริหารจัดการงานเครือข่ายและการสื่อสารภายในองค์กร การบริการข้อมูลข่าวสาร
2. PR CMU Alert บริหารจัดการเนื้อหาสาระข่าวสารรายวัน/รายสัปดาห์ ผ่านสื่อบูรณาการ โดยมีการแปลงสารให้เหมาะสมกับสื่อ
3. PR Presentation บริหารจัดการชิ้นงานที่นำเสนอเผยแพร่ในรูปแบบสื่อต่างๆ และงานศิลปกรรมทั้งหมดของงาน ตลอดจนรูปแบบสื่อใหม่ทันสมัย (New Media : Interactive e-Magazine e-Book)
4. การบริหารจัดการงบประมาณและการประเมินผล

ต่อมาผู้บริหารให้ความสำคัญ จัดสรรอัตรากำลังเพิ่มขึ้นอีกสองอัตรา เข้ามารับภาระงานที่เป็นงานใหม่สื่อใหม่ๆ PRCMU Model จึงสามารถให้ความสำคัญกับ Contents หรือ เนื้อหาสาระ เต็มที่ชัดเจนยิ่งขึ้น PR CMU Alert จึงจัดแบ่งประเภทการบริหารจัดการข้อมูลสำหรับงานสื่อดั้งเดิม และสื่อใหม่ (New Media) และผู้รับผิดชอบที่เหมาะสมลงตัว

 

 

 

การสร้าง PRCMU Model ในความคิดของฉันนั้น อยากมองว่ามันเป็นนวัตกรรมหนึ่งที่ฉันคิดพัฒนาเป็นแปลนห้องทำงานต่างๆในงานประชาสัมพันธ์ บ้านหลังที่มีฉันเป็นหัวหน้าครอบครัว ครบวาระสี่ปี แม้ผู้ทรงภูมิรู้ด้านการบริหารจัดการหรืองานวิชาการในสำนักวิชาการประกันคุณภาพ จะมองแล้วไม่เห็นด้วยหรือเห็นเป็นเรื่องเล็กๆ ที่น่าจะก้าวกระโดดไปได้ให้เติบโตเป็นศูนย์สื่อสารองค์กรในความฝัน แต่ความรู้สึกอย่างภูมิใจลึกๆ เล็กๆ กลับบังเกิดมีขึ้นในหัวใจที่เริ่มสนุกกับการสร้างความท้าทายในการบริหารคน 9 – 10 คนเพื่อให้ทุกคนแข็งแรงมี Best Practice ในเรื่องราวของพวกเขาเอง และเป้าหมายการปักวางธงผืนใหม่ที่จะต้องไปให้ถึงในเรื่องของ Service Blueprint , Service Quality ก่อนที่ฉันจะอำลาจากตำแหน่งในปี หรือสองปีข้างหน้า