งานพิมพ์ข่าวสารมหาวิทยาลัยเชียงใหม่รายสัปดาห์

ถอดบทเรียนการทำงานสิ่งพิมพ์ต่อเนื่องภาคกระบวนการทำงาน

 

 

 

การผลิตและเผยแพร่ข่าวสารขององค์กรในยุคปัจจุบันจะเน้นงานการบริหารสร้างสรรค์ประเด็นข่าว (Contents) มากกว่าการปักหลักที่กระบวนการ หรือช่องทางสื่อสารทำงาน แต่อย่างไรก็ตามในความเห็นของฉัน คิดว่าการสร้างฐานการทำงานให้แน่นหนามั่นคง คนมีความชำนาญการทำงาน บริหารความเสี่ยงให้ทำหน้าที่แทนกันได้ ให้มีช่องทางนำเสนอหลากหลายช่องทางได้ เมื่อนั้นคือความพร้อมที่จะลงมาเล่นเรื่องราวการประชาสัมพันธ์ยุคใหม่ได้ด้วยความสบายใจ และเวลาตลอด 5 ปีที่ผ่านมานี้ งานประชาสัมพันธ์มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ พ.ศ. 2560 (นับตามปีงบประมาณ) มีความพร้อมในระดับหนึ่ง ที่จะเปลี่ยนผ่านเพื่อการเข้าสู่ยุคใหม่ของการทำงานนอกกรอบ

งานประชาสัมพันธ์ กองกลาง สำนักงานมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ มีภารกิจในการดำเนินงานด้วยการเป็นศูนย์รวมข้อมูลข่าวสาร (Press Center) พร้อมทั้งมีการผลิต และพัฒนาสื่อประชาสัมพันธ์เพื่อการประชาสัมพันธ์เชิงรุก ซึ่งการจัดทำข่าวสารมหาวิทยาลัยเชียงใหม่รายสัปดาห์ เป็นสื่อสิ่งพิมพ์หลักที่รวบรวมข้อมูลข่าวสาร การดำเนินงาน กิจกรรมของผู้บริหาร บุคลากรและนักศึกษาของมหาวิทยาลัยได้เป็นอย่างดี และมหาวิทยาลัยได้ให้ความสำคัญมาโดยตลอด ด้วยเหตุนี้งานประชาสัมพันธ์จึงได้มีการพัฒนาปรับปรุงการดำเนินงานบริหารจัดการงานผลิตเผยแพร่ข้อมูลข่าวสารให้มีคุณภาพ ครอบคลุม นโยบายการบริหารและการดำเนินงานตามวิสัยทัศน์และพันธกิจของมหาวิทยาลัย การบริหารเนื้อหาข่าวสาร (Content) เป็นแหล่งข้อมูลข่าวสารมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ที่สามารถสืบค้นย้อนหลัง เป็นเอกสารอ้างอิงอีกช่องทางหนึ่งให้แก่หน่วยงานต่างๆ ของมหาวิทยาลัย

แนวทางดำเนินงานประชาสัมพันธ์

1. มีการบริหารความเสี่ยง บุคลากรภายในงานสามารถทำงานแทนกันได้
2. เน้นการใช้สื่อแบบบูรณาการ ทั้งสื่อสิ่งพิมพ์ สื่อกระจายเสียง สื่ออิเล็กทรอนิกส์ สื่อพิเศษ (เช่น โปสเตอร์ ป้าย สปอตวิทยุ)
3. สร้างเครือข่ายผู้ปฏิบัติงานด้านประชาสัมพันธ์ เพื่อการช่วยเหลือเกื้อกูลกัน
4. สร้างความสัมพันธ์อันดีกับสื่อมวลชนทั้งส่วนกลางและส่วนภูมิภาค

กลุ่มเป้าหมายงานประชาสัมพันธ์

ระดับบริหาร

1. นายกสภาและคณะผู้บริหารมหาวิทยาลัย
2. ผู้บริหารคณะ/สถาบัน/สำนัก/ศูนย์ ใน มช. (ตามโครงสร้างองค์กร)
3. กรรมการต่างๆ ของมหาวิทยาลัย (ตามโครงสร้างขององค์กร)

ประชาคมในมหาวิทยาลัย

1. นักศึกษามหาวิทยาลัย
2. บุคลากรมหาวิทยาลัย

กลุ่มบุคคลภายนอก
 

 

1. ประธานชมรมนักศึกษาเก่า มช. (จังหวัดต่างๆ)
2. ประชาสัมพันธ์มหาวิทยาลัยต่างๆ ทั้งภาครัฐและเอกชน
3. สื่อมวลชน
4. บุคคลทั่วไป (ผ่านสื่อมวลชนช่องทาง Social Network/การวางแจกเอกสารในสถานที่ต่างๆ )

 

 

กระบวนการดำเนินงานผลิตข่าวสาร มช. รอบสัปดาห์

1. งานประชาสัมพันธ์เปิดรับข้อมูลข่าวสารเพื่อการประชาสัมพันธ์ผ่านช่องทางต่างๆ โดยเฉพาะข้อมูลที่ได้รับจากผู้ปฏิบัติงานประชาสัมพันธ์ประจำคณะ สถาบัน สำนักและส่วนงานต่างๆ ของมหาวิทยาลัยที่ประสงค์เผยแพร่ผ่านข่าวสาร มช. รอบสัปดาห์ จะถูกส่งเข้ามาทางระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ และช่องทางการติดต่อสื่อสารอย่างเป็นทางการ
2. บุคลากรในงานประชาสัมพันธ์ที่ได้รับมอบหมายทำหน้าที่เป็นหัวหน้าทีมผลิตข่าวสาร มช.รอบสัปดาห์ นัดประชุมกองบรรณาธิการ ทุกต้นสัปดาห์ เพื่อนำเสนอ คัดเลือกข่าวสารที่ได้รับจากคณะ สถาบัน สำนักและส่วนงานต่างๆ รวมทั้งประเด็นข่าวที่ติดตามเสาะแสวงหาข้อมูล เพื่อการผลิตขึ้นเอง
3. กองบรรณาธิการจัดเตรียมต้นฉบับที่ผ่านความเห็นชอบจากกองบรรณาธิการ (2 วัน)
4. เจ้าหน้าที่ช่างศิลป์รับข้อมูลข่าวสารไปดำเนินการผลิตงานศิลปกรรม
5. กองบรรณาธิการร่วมตรวจงาน Artwork โดยมีนโยบายให้เจ้าหน้าที่ช่างศิลป์จากโรงพิมพ์มานั่งทำงานที่ห้องทำงาน (2 วัน)
6. นำเสนอต้นฉบับงานข่าวสารให้บรรณาธิการข่าวอ่าน ตรวจสอบและอนุมัติจัดพิมพ์ ในระบบพิมพ์ออฟเซ็ต
7. โรงพิมพ์จัดพิมพ์เอกสารข่าวในระบบออฟเซ็ท เรียงหน้า (1วัน) ภายหลังจากที่บรรณาธิการได้ตรวจสอบและแก้ไขแล้ว และส่งไฟล์ PDF ข่าวให้กองบรรณาธิการ
8. นำข้อมูลข่าวทั้งหมดเก็บลงใน Server งานเพื่อใช้เป็นต้นฉบับการขยายผลการเผยแพร่ในสื่อและช่องทางต่างๆ ได้แก่ รายการวิทยุ ข่าวในเว็บไซต์ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ PDF File สำหรับอัพโหลดในเว็บไซต์ งานประชาสัมพันธ์ และช่องทาง Application : CMU Bookshelf ระบบ IOS (ระบบ Andriod อยู่ในระหว่างเสนอขออนุมัติดำเนินการ สิงหาคม 2559) และส่งข่าวเข้า Group e-mail สื่อมวลชน วันศุกร์ (พิจารณาจังหวะเวลาการส่งตามความเหมาะสม)
9. เจ้าหน้าที่งานประชาสัมพันธ์นำส่งสิ่งพิมพ์ 1,200 ฉบับให้กลุ่มเป้าหมาย โดยพิจารณาจากกำหนดวันที่โรงพิมพ์ได้จัดพิมพ์เอกสารข่าว วันศุกร์หรือวันจันทร์
10. เจ้าหน้าที่ประชาสัมพันธ์ร่วมตรวจสอบข่าวที่เผยแพร่ในสื่อมวลชน (หนังสือพิมพ์ เว็บไซต์ เป็นต้น) ทุกวันทำการ และนำเผยแพร่บนเว็บไซต์
11. นำเสนอคลิปปิ้งข่าว (ประจำวันเสาร์-ศุกร์) ให้ผู้บริหารทุกวันจันทร์หรือวันทำการแรกของสัปดาห์ และแจ้งผู้ปฏิบัติงานประชาสัมพันธ์ในเครือข่ายPRCMU ทราบข่าวที่เกี่ยวข้อง ตามที่ปรากฏในข่าวสารเพื่อทราบ
12. รวบรวมสถิติข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์ ปรับกระบวนการทำงาน และประเมินผลการดำเนินงาน ตลอดจนความพึงพอใจของกลุ่มเป้าหมาย

ผลที่ได้รับ (Output)

1. สามารถพัฒนางานบริหารจัดการงานผลิตเผยแพร่ข้อมูลข่าวสารเชิงรุกให้เป็นระบบมากยิ่งขึ้น
2. สนับสนุนให้เกิดการทำงานเป็นทีมภายในงานประชาสัมพันธ์ และบุคลากรมีความชำนาญเฉพาะงานที่ได้มอบหมายมากขึ้น
3. เกิดการบูรณาการการใช้สื่อที่เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย

ผลพลอยได้ที่ได้รับ (Outcome)

1. การดำเนินงานประชาสัมพันธ์ภายในมหาวิทยาลัยเป็นไปอย่างต่อเนื่องและทั่วถึง
2. ส่งเสริมสร้างความสัมพันธ์และความเข้าใจอันดีภายในองค์กร อันส่งผลต่อการสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้แก่องค์กร
3. สามารถใช้สิ่งพิมพ์เป็นเครื่องมือในการสร้างความสัมพันธ์ (relationship) ระหว่างมหาวิทยาลัยกับสังคม/ชุมชน
4. สามารถต่อยอดการทำแผนที่ความรู้ (Knowledge Mapping) ได้ว่าภายในมหาวิทยาลัยและภาคีพันธมิตร มีความรู้/ผลงานวิจัยอะไรบ้าง ที่จะนำออกสื่อให้แก่สาธารณชนได้ ในโอกาสที่เหมาะสม และเป็นสื่อกลางในการติดต่อประสานงานหากมีสื่อมวลชนต้องการความรู้/ผลงานวิจัย/นวัตกรรมไปขยายการเผยแพร่