การคำนวณค่าต่างๆ ของโปรแกรม excel

การคำนวณอย่างง่าย และฟังก์ชั่นเบื้องต้น การทำงานกับตัวเลข
  • เมื่อพิมพ์ตัวเลขลงในช่อง Cell ของ Worksheet เราสามารถนำมาประมวลผล หาผลลัพธ์ โดยการ นำตัวเลขมา บวก ลบ คูณ หาร กันได้ เครื่องหมายที่ใช้งาน มี ดังนี้
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
+
เครื่องหมายบวก
-
เครื่องหมายลบ
*
เครื่องหมายคูณ
/
เครื่องหมายหาร
^
เครื่องหมายยกกำลัง
  • การคำนวณทางคณิตศาสตร์อย่างง่าย
    การคำนวณ ใน Excel ทำได้ โดยการป้อนตัวเลขเข้าไปในช่อง cell แต่ละช่อง จากนั้น จึงกำหนดให้นำตัวเลขในแต่ละช่อง มา บวก ลบ คูณ หาร กัน ลองดูตัวอย่าง และทำตามต่อไปนี้
การบวกเลข 1. คลิกที่ ช่อง A1 2. พิมพ์เลข 20 3. แล้วกด Enter เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ ช่อง cell A2 ( ถ้าไม่เลื่อนลงมาตรง ๆ แสดงว่ามีการไปตั้งค่า ทิศทางการกด Enter ให้ท่านตั้งค่าใหม่ได้ 4. คลิกที่ช่อง A2 และพิมพ์เลข 30 แล้วกด Enter 5. เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ช่อง A3 ให้พิมพ์ = A1+A2 6. เครื่องหมายเท่ากับ ข้างหน้า เป็นการบอก Excel ว่า กำลังใช้สูตร ไม่ใช่เป็นการพิมพ์ข้อความธรรมดา และจะสังเกตสีของ ข้อความ A1 และ A2 แตกต่างไปจากสีธรรมดา และเมื่อขณะพิมพ์ A1 จะมีกรอบเกิดขึ้นที่ช่อง A1 ด้วย และขณะพิมพ์ A2 ก็จะมีกรอบเกิดที่ช่อง A2 แสดงขอบเขตที่ถูกเลือก 7. เมื่อพิมพ์เสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Enter กรอบจะเลื่อนไปยังตำแหน่ง A4 และจะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 50 ในช่อง A3 การลบ 1. คลิกที่ ช่อง C1 2. พิมพ์เลข 30 3. แล้วกด Enter เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ ช่อง cell C2 4. คลิกที่ช่อง C2 และพิมพ์เลข 20 แล้วกด Enter 5. เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ช่อง C3 ให้พิมพ์ = C1-C2 6. เมื่อพิมพ์เสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Enter กรอบจะเลื่อนไปยังตำแหน่ง C4 และจะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 10 ในช่อง C3 การคูณ 1. คลิกที่ ช่อง E1 2. พิมพ์เลข 3 3. แล้วกด Enter เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ ช่อง cell E2 4. คลิกที่ช่อง E2 และพิมพ์เลข 2 แล้วกด Enter 5. เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ช่อง E3 ให้พิมพ์ = E1*E2 6. เมื่อพิมพ์เสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Enter กรอบจะเลื่อนไปยังตำแหน่ง E4 และจะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 6 ในช่อง E3 การหาร 1. คลิกที่ ช่อง G1 2. พิมพ์เลข 30 3. แล้วกด Enter เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ ช่อง cell G2 4. คลิกที่ช่อง G2 และพิมพ์เลข 5 แล้วกด Enter 5. เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ช่อง G3 ให้พิมพ์ = G1/G2 6. เมื่อพิมพ์เสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Enter กรอบจะเลื่อนไปยังตำแหน่ง G4 และจะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 6 ในช่อง G3

การใช้ AutoSum
 เครื่องหมาย AutoSum
บน เมนูบาร์ ใช้สำหรับการบวกตามแนว คอร์ลัมน์ โดยอัตโนมัติ ซึ่งมี2.วิธีการใช้ ดังนี้

1.. ไปที่ ช่อง H1

2.. พิมพ์ 5 แล้วกด Enter

3. พิมพ์ 5 แล้วกด Enter

4. พิมพ์ 5 แล้วกด Enter

5. ขณะนี้ เคอร์เซอร์ จะมาอยู่ที่ช่อง H4

6. คลิกปุ่ม บนเมนูบาร์ จะเห็นว่า ช่อง H1 ถึง H3 ถูกเลือก

7. ให้กดปุ่ม Enter เพื่อตอบตกลง จะได้ผลออกมา

การคำนวณโดยอัตโนมัติ เมื่อมีการกรอกตัวเลขลงในช่อง cell และมีการสั่งให้คำนวณ Exell จะคำนวณให้ แต่ถ้าเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงค่าในช่อง cell ถ้าไม่ตั้งให้ excel คำนวณโดยอัตโนมัติ excel ก็จะไม่คำนวณให้ การตั้งค่าให้คำนวณโดยอัตโนมัติ ทำได้ดังนี้ 1. ไปที่เมนู Tools > Options 2. คลิกเลือก แถบ Calculation 3. ถ้าลงกลมหน้าคำว่า Automatic ไม่ถูกเลือก แสดงว่าจะไม่มีการคำนวณอัตโนมัติ 4. ให้คลิก เลือกดังภาพ   5. โดยปกติ โปรแกรมจะตั้งค่าให้คำนวณโดยอัตโนมัติไว้แล้ว นอกจากจะมีการเปลี่ยนแปลง   การคลิกเลือก Cell ในการคำนวณ การคำนวณนอกจากจะพิมพ์เข้าไปแล้ว เรายังสามารถใช้การคลิกที่ ช่อง cell เพื่อระบุตำแหน่งที่จะนำมาใช้ในการคำนวณ ได้อีกด้วย ลองทำตามตัวอย่างต่อไปนี้ 1. ไปที่ช่อง B1 พิมพ์ 2 แล้วกด Enter 2. ไปที่ช่อง B2 พิมพ์ 3 แล้วกด Enter 3. ไปที่ช่อง B3 พิมพ์ 4 แล้วกด Enter 4. ไปที่ช่อง C1 พิมพ์ 11 แล้วกด Enter 5. ไปที่ช่อง C2 พิมพ์ 12 แล้วกด Enter 6.ไปที่ช่อง C3 พิมพ์ 16 แล้วกด Enter 7. ขณะนี้ ท่านจะอยู่ที่ช่อง C4 8. พิมพ์เครื่องหมาย = 9. จะเห็นที่ช่องสำหรับเขียนสูตร หรือ formula bar จะเกิดเครื่องหมายเท่ากับด้วย 10. ใช้เมาส์คลิกที่ช่อง B3 จะเกิดเส้นประล้อมรอบช่อง B3 11. พิมพ์เครื่องหมาย + 12. ใช้เมาส์คลิก ช่อง C3 13. พิมพ์เครื่องหมาย - 14. ใช้เมาส์คลิก ช่อง C1 15. จะเห็นดังภาพข้างล่าง   16. ให้ท่านกด Enter โปรแกรม Excel จะคำนวณให้ ถ้านำเมาส์มาคลิกทีช่อง C4 ฟังก์ชั่น เราอาจจะพูดได้ว่า ฟังก์ขั่นของ Excel ก็คือสูตรสำเร็จรูปที่โปรแกรมจัดทำไว้ให้แล้ว เพียงแต่เราใส่ค่าที่ต้องการเข้าไปเท่านั้น หน้าที่ของฟังก์ชั่น ก็คือ เอาข้อมูลที่เราใส่เข้าไป กระทำการ บวก ลบ คูณ หาร กัน เช่น ฟังก์ชั่น SUM ก็จะนำค่าที่เราระบุมารวมกัน ได้ผลรวมออกมา
ถ้าไม่มีฟังก์ชั่น เราจะต้องเสียเวลาในการพิมพ์สูตรจำนวนมาก เช่น ถ้าเราต้องการรวมตัวเลขใน B5 ถึง B8 เราต้องเขียนใน Formular bar ดังนี้
=B5+B6+B7+B8
แต่ถ้าเราใช้ฟังก์ชั่น SUM ซึ่งเป็นการรวมตัวเลขใน cell เราจะเขียนสั้น และง่ายขึ้น ดังนี้ =SUM(B5:B8)
โปรแกรม Excel มีฟังก์ชั่นจำนวนมาก ทั้งฟังก์ชั่นทางคณิตศาสตร์ การเงิน การคิดค่าทางสถิติ เป็นต้น ฟังก์ชั่นเหล่านี้ ทำให้เราสามารถหาค่าต่าง ๆ ได้โดยไม่ยากเย็น เช่น หาผลรวม หาค่าเฉลี่ย นับจำนวนความถี่ หรือแม้แต่การหาผลรวมย่อย ( Subtotal) ก็สามารถทำได้ การใช้ฟังก์ชั่นจำเป็นต้องมีการอ้างอิงถึงข้อมูลที่จะนำมาใช้ในฟังก์ชั่น จึงควรเรียนรู้การอ้างอิงข้อมูลใน cell ต่าง ๆ เสียก่อน การอ้างอิงถึงข้อมูลใน cell การจะใช้ฟังก์ได้ถูกต้อง ก็ต้องมีการระบุตำแหน่งของ cell ว่าจะเอาตำแหน่งใดบ้าง การอ้างอิง แบ่งออกเป็น 3 ลักษณะ คือ Relative, Absolute และ Mixed Referencing 1. การอ้างอิงแบบ Relative Referencing การอ้างอิง แบบ Relative สามารถทำได้ ดังนี้ - อ้างอิง แบบ cell เดียว เช่น A1 - อ้างอิงแบบช่วง หรือ range reference เป็นการอ้างอิงตำแหน่งข้อมูลใน cell ที่ต้องการ ตั้งแต่ cell แรกที่ระบุ จนถึง cell สุดท้ายที่ระบุ รวมทั้ง cell อื่น ๆ ที่อยู่ในระหว่างนั้นด้วย รูปแบบในการเขียน ใช้เครื่องหมาย : คั่นกลางระหว่างชื่อตำแหน่งของ cell เช่น
การอ้างอิง แบบช่วง หมายถึง
A1:A3 A1, A2 และ A3
A1:C3 A1, A2 , A3, B1, B2 , B3, C1, C2 และ C3
- การอ้างอิงแบบยูเนี่ยน เป็นการอ้างอิง การอ้างอิงแบบช่วงตั้งแต่ 2 ขึ้นไป การเขียนให้คั่นด้วยเครื่องหมายคอมม่า เช่น
การอ้างอิงแบบ ยูเนี่ยน หมายถึง
A1, A3, A5 A1, A3 และ A5
(A1:C3), C7 A1, A2 , A3, B1, B2 , B3, C1, C2 , C3 และ C7
(A1:C3), (D1:D3) A1, A2 , A3, B1, B2 , B3, C1, C2 , C3, D1, D2 และ D3
การอ้างอิงแบบ Relative นี้ เป็นการระบุชื่อ Cell เฉย ๆ เวลามีการ copy สูตรการคำนวณไปไว้ใน Cell อื่น Excel จะเปลี่ยนค่า ให้ตรงกับ Cell ใหม่ที่ copy สูตรไปใช้ เช่น - จากภาพข้างล่างนี้ จะเห็นรายการสิ่งของ ราคาต่อหน่วย จำนวน และรวมเิงิน โดยในช่อง D2 เป็นการใช้สูตรคำนวณ โดยให้เอาข้อมูลในข่อง B2 ไปคูณกับข้อมูลในช่อง C2 หรือเขียนเป็นสูตรว่า = B2*C2 - เราต้องการคัดลอกสูตร ในช่อง D2 มาไว้ที่ช่อง D3 และ D4 ตามลำดับ ให้นำเมาส์มาที่มุมล่างด้านขวาของช่อง D2 แล้วกดค้างไว้ และลากไปจนถึงช่อง D4 - เมื่อปล่อยเมาส์ จะเห็นผลคูณของ - ถ้าตรวจสอบดูสูตรที่โปรแกรม Excel คัดลอกมาวางที่ช่อง D3 และ D4 จะเห็นว่า Excel เปลี่ยนสูตรเป็น = B3+C3 และ = B4+D4 ตามลำดับ - ที่เป็นเช่นนี้ เพราะ cell ต้นแบบ คือ D2 ใช้การอ้างอิงแบบ Relative Referencing เมื่อเปลี่ยนตำแหน่ง การอ้างอิงจึงเปลี่ยนไปด้วย การอ้างอิงแบบ Relative เป็นการอ้างอิงที่ยึด cell ตำแหน่งปัจจุบันเป็นหลัก เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งหลัก การอ้างอิงจึงเปลี่ยนไปด้วย   2. การอ้างอิงแบบแน่นอน หรือ Absolute Referencing การอ้างอิงแบบ Absolute เป็นการระบุ cell ที่แน่นอน ไม่ว่าจะมีการคัดลอก หรือ copy สูตรไปไว้ที่ไหนก็ตาม การอ้างอิงก็ยังอ้างอิงถึง cell เดิม การอ้างอิงแบบนี้ เราใช้เครื่องหมาย $ นำหน้า ทั้งแนวนอนและแนวตั้ง เช่น $C$1 หมายถึง ช่อง C1 -          การอ้างอิงแบบ Absolute สามารถนำไปใช้ได้ในหลายสถานการณ์ เช่น ในการขายสินค้าทุกรายการ จะต้องคิดภาษี ร้อยละ 7 ในการคิดภาษี เราเอา 0.07 ไปคูณกับราคาทั้งหมดของสินค้าและตัว ดังนั้น เพื่อให้สะดวก เราอาจจะ นำค่า 0.07 ไปไว้ใน cell ใด cell หนึ่ง แล้วเมื่อมีการ copy สูตร ก็ให้อ้างถึง cell ที่เป็นอัตราภาษี โดยไม่มีการเปลี่ยนตำแหน่ง -          ทำการคัดลอก หรือ copy สูตรในช่อง E2 มาไว้ที่ช่อง E3 และ E4 โดยการลากที่มุมล่างด้านขวาของช่อง E2 -          จะเห็นว่า สูตรของช่อง E2 เป็นการระบุถึง อัตราภาษี ในช่อง F1 ว่า $F$1 ซึ่งเป็นการอ้างอิงแบบ Absolute Referencing เมือมีการคัดลอก สูตรในข่อง E2 ไปยัง E3 และ E4 ข้อมูลอัตราภาษี จะใช้ข้อมูลจากช่อง F1