การจัดทำบันทึกข้อความ

ความหมายของการเขียนบันทึก

ในที่นี้ต้องเข้าใจถึงความหมายของ "บันทึก" และ "การเขียนบันทึก" เพื่อให้เกิดความเข้าใจ ดังนี้

1.1 บันทึก คือข้อความหรือข้อมูลที่เป็นประสบการณ์ความรู้หรือสาระสำคัญของเรื่องราวที่ต้องการเก็บรักษาไว้เพื่อประโยชน์อย่างใดอย่างหนึ่งเช่น เพื่อเตือนความจำ เพื่อเป็นหลักฐานในการทำงานต่างๆ หรือเพื่อประโยชน์ในด้านอื่นๆเช่น เพื่อการถ่ายทอดต่อ หรือเพื่อนำไปแสวงหาผลตอบแทน เป็นต้น

เดิมบันทึกมักจะมีลักษณะข้อมูลที่เขียนเป็นลายลักษณ์อักษรไว้ในวัสดุต่างๆเช่น กระดาษ ไม้ไผ่ หลักหิน แผ่นดินเหนียว ผืนผ้า เป็นต้นแต่ในปัจจุบันสามารถเก็บรักษาข้อมูลได้หลายรูปแบบ เช่นเป็น เสียง รูปภาพ สัญลักษณ์เป็นต้น นอกจากนั้นยังใช้วัสดุได้หลากหลายประเภทเพื่อเก็บข้อมูล เช่นการบันทึกเสียงผ่านแผ่น CDการบันทึกภาพทั้งในรูปถ่ายภาพและสัญญาณต่างๆเป็นต้น แต่ในที่นี้จะเน้นเรื่องการบันทึกข้อมูลที่เป็นภาษาเขียน เป็นหลัก

1.2 การเขียนบันทึกเป็นการเก็บรักษาข้อมูลหรือบันทึกผ่านการเขียนซึ่งผู้เขียนอาจใช้การบรรยายหรือพรรณนา โดยใช้เฉพาะภาษาเขียนหรือใช้สื่ออย่างอื่นประกอบในบางครั้งเพื่อความสะดวกรวดเร็วอาจใช้คำย่อหรือสัญลักษณ์อื่นๆ ประกอบการเขียนได้แต่ควรมีข้อมูลสำคัญครบถ้วน เช่น แหล่งที่มา หรือวันเวลาที่เกิดเหตุการณ์และวันเวลาที่บันทึกเหตุการณ์

2.วัตถุประสงค์ของการเขียนบันทึก

2.1 เพื่อเก็บรักษาข้อมูลให้มีความคงทนชัดเจนและสะดวกในการนำกลับมาได้สามารถอ้างอิงหรือนำไปใช้ประโยชน์ได้ในเหตุการณ์อื่นๆ ในลักษณะ

ทางการและไม่เป็นทางการโดยทำให้เกิดความเข้าใจตรงกันให้ได้รับทราบและใช้ปฏิบัติงานได้

2.2เพื่อบันทึกข้อมูลที่บุคคลใดบุคคลหนึ่งต้องการเก็บรักษาด้วยเหตุผลส่วนตัวหรือเหตุผลเรื่องหน้าที่การงาน เช่น เพื่อความภาคภูมิใจ เพื่อกันลืมเพื่อความถูกต้อง และประสิทธิภาพในการใช้ข้อมูล ตัวอย่างเช่น

(1)ติดต่อบุคคลหลายคนในเวลาเดียวกัน

(2) สามารถถ่ายทอดข้อมูลต่อเนื่องได้โดยสาระสำคัญไม่สูญหายหรือถูกเปลี่ยนแปลง

2.3ใช้เป็นข้อมูลเพื่อการติดต่อชี้แจงหรือกำหนดแนวทางในการปฏิบัติงานหรือการติดต่อระหว่างบุคคลโดยบุคคลที่เกี่ยวข้องไม่ต้องติดต่อกันโดยตรงแต่ใช้บันทึกเป็นเครื่องมือแทน

2.4 เพื่อเป็นหลักฐานชี้แจงที่มาและความสำคัญของเรื่องที่จำเป็น เช่น บันทึกแจ้งความประจำสถานีตำรวจ เป็นต้น

3.ประเภทของบันทึก

3.1 บันทึกส่วนตัว คือการจดบันทึกเหตุการณ์หรือเรื่องราวที่เกิดขึ้นในชีวิตประจำวัน ถ้าผู้เขียนบันทึกทุกวันก็เรียกบันทึกประจำวัน บันทึกส่วนตัวแบ่งเป็นประเภทย่อยๆ ได้ดังนี้

3.1.1 บันทึกเหตุการณ์ประจำวัน ปกติจะบันทึกข้อมูลส่วนตัวตามระยะเวลาที่เกิดเหตุการณ์

3.1.2 บันทึกเหตุการณ์สำคัญเป็นการสรุปข้อมูลความรู้จากการอ่าน การดู และการฟัง ควรมีรายละเอียดดังนี้

หัวข้อเรื่อง ผู้แต่ง ชื่อหนังสือ และรายละเอียดของหนังสือ(ข้อมูลแบบบรรณานุกรม) และข้อความที่จะบันทึก (เป็นใจความสำคัญที่น่าสนใจ)

3.1.3 บันทึกช่วยความจำเป็นบันทึกที่ช่วยความจำในกิจธุระประจำวัน เช่น การบันทึกชื่อบุคคล ที่อยู่เบอร์โทรศัพท์ หรือบันทึกเกี่ยวกับการนัดหมาย การประกอบกิจธุระต่างๆ หากมีการบันทึกหลายวัน ให้ระบุวันที่บันทึก เช่นวันอาทิตย์ที่ 11 มีนาคม 2550

3.1.4 บันทึกประสบการณ์ มีลักษณะคล้ายบันทึกช่วยจำแต่บันทึกอย่างละเอียดกว่าบันทึกช่วยความจำ และสอดแทรกความคิดเห็นความรู้สึกไว้ด้วย

3.2 บันทึกข้อความ เป็นการบันทึกข้อมูลที่มีแบบแผนค่อนข้างชัดเจน ส่วนใหญ่ใช้เพื่อการปฏิบัติงาน เช่นการติดต่อสื่อสาร การถ่ายทอดข้อมูล ใช้ได้ทั้งกรณีแบบเป็นทางการและแบบกึ่งทางการ แบ่งเป็น

3.2.1 บันทึกการติดต่อสื่อสาร ใช้เพื่อการติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคลต่างๆ กรณีเป็นทางการต้องมีรูปแบบชัดเจน มีสาระสำคัญครบถ้วน ที่สำคัญควรมีรายละเอียดเช่น วันที่ เดือน พ.ศ. ถึง จาก ข้อความผู้รับ เวลาที่รับ

3.2.2 บันทึกความรู้เป็นบันทึกที่มุ่งประโยชน์ทางวิชาการอาจมีไว้เพื่อเตรียมสอบเพื่อเตรียมเขียนรายงาน หรือเพื่อประดับความรู้ เป็นต้น การเขียนบันทึกความรู้แบ่งออกเป็น 2 ลักษณะ คือ การเขียนบันทึกจากการอ่านและการเขียนบันทึกจากการฟัง

การเขียนบันทึกจากการอ่าน

ควรจัดทำอย่างเป็นระเบียบเพื่อสะดวกในการค้นคว้า จึงควรใช้กระดาษขนาดเดียวกันอาจใช้กระดาษสมุดธรรมดาตัดครึ่ง หรือซื้อจากที่เขาตัดไว้แล้ว ซึ่งมีหลายขนาด

การเขียนบันทึกจากการอ่านทำได้ 3รูปแบบ คือ

1.คัดลอกให้ใส่ไว้ในเครื่องหมายอัญประกาศ "________"โดยข้อความนั้นต้องเหมือนต้นฉบับเดิมทุกประการโดยคัดลอกมาเฉพาะส่วนที่เห็นว่าจำเป็นเท่านั้น

2. ย่อ ต้องได้ใจความเหมือนเดิม

3. สรุป เอามาเฉพาะหัวข้อสำคัญ

3.2.3 บันทึกที่เป็นทางการอาจเป็นบันทึกของหน่วยงานต่างๆ หรือบันทึกของราชการ เช่น หนังสือติดต่อราชการ รายงานการประชุม บันทึกการตรวจการอยู่เวรยาม เป็นต้น

บันทึกเป็นทางการที่สำคัญและนิยมใช้ทั่วไปคือ บันทึกการประชุม ซึ่งมีหัวข้อสำคัญคือ

1)การเขียนบันทึกการประชุม บางครั้งเรียกว่ารายงานการประชุม

การประชุมคือการที่บุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไปมาร่วมปรึกษาหารือกัน เพื่อพิจารณากิจการงานโดยเฉพาะกลุ่มไปจนถึงการประชุมระดับชาติ เช่น

คณะกรรมการนักเรียนประชุมกันเพื่อทำกิจกรรมกีฬาสี

คณะอาจารย์ประชุมเพื่อพิจารณากิจกรรมโรงเรียน

คณะรัฐมนตรีและสมาชิกสภาผู้แทนราษฎรประชุมเพื่อร่างกฎหมาย เป็นต้น

2) วิธีการเขียนบันทึกการประชุม

1)จดอย่างละเอียดทุกคำพูด พร้อมด้วยมติของที่ประชุม

2)จดย่อเรื่องที่พิจารณาและย่อเฉพาะประเด็นสำคัญที่นำไปสู่มติของที่ประชุมพร้อมมติของที่ประชุม

3)จดสรุปสาระสำคัญของเรื่องที่พิจารณา พร้อมด้วยมติของที่ประชุม

4.ประโยชน์ของการเขียนบันทึก

4.1เพื่อช่วยเพิ่มการจดจำเก็บรักษาข้อมูลให้มีความคงทนชัดเจนและสะดวกในการนำกลับมาได้สามารถอ้างอิงหรือนำไปใช้ประโยชน์ได้ในเหตุการณ์อื่นๆ ลดโอกาสความคลาดเคลื่อนของข้อมูลจากการถ่ายทอดข้อมูลหลายๆ ครั้ง

4.2 เพื่อใช้ติดต่อสื่อสารทั้งในกรณีเป็นทางการและไม่เป็นทางการ ว

4.3 เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานหรือเพื่ออ้างอิงในอนาคต เช่น บันทึกรับแจ้งความประจำสถานีตำรวจ เป็นต้น

4.4 เพื่อฝึกทักษะการเขียนและเพิ่มความสามารถในการสื่อสารได้กว้างขวางยิ่งขึ้น

4.5เพื่อเก็บรักษาความรู้หรือถ่ายทอดความรู้อย่างยั่งยืนและเป็นระบบ สามารถต่อยอดความรู้ได้ในช่วงเวลายาวนาน เช่น การเขียนศิลาจารึก เป็นต้น

4.6เพื่อรวบรวมความรู้ให้เป็นหมวดหมู่สำหรับนำไปค้นคว้า ถ่ายทอดหรือนำไปพัฒนาต่อไป เช่น สถิติน้ำฝน สถิติการกีฬา สถิติราคาสินค้าเกษตร เป็นต้น

4.7เพื่อความเพลิดเพลิน คลายเครียด หรืออาจเป็นงานอดิเรกของบางคน

4.8เพื่อประโยชน์อื่น ๆ เช่น เขียนบันทึกเพื่อพิมพ์ขายสร้างรายได้ เขียนข่าวเพื่อเป็นอาชีพ

5.ข้อควรคำนึงในการเขียนบันทึก

การเขียนบันทึกทุกชนิดควรคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้คือ

5.1 ความถูกต้องในเนื้อหาสาระสำคัญบันทึกแต่สิ่งที่ถูกต้องไม่บิดเบือนความจริง

5.2 ความถูกต้องในเนื้อหาประกอบปลีกย่อย เช่น ตัวอย่างประกอบ ตัวเลข ฯลฯ

5.3 ความถูกต้องในการอ้างแหล่งที่มาของข้อมูล

5.4 มีความชัดเจนในการเขียนหรือการพิมพ์

5.5 มีความชัดเจนในเนื้อความ คือการเลือกใช้คำที่เหมาะสม ข้อความกระชับรัดกุม เข้าใจง่าย

แหล่งอ้างอิง: กุลทรัพย์ เกษแม่นกิจ. หนังสือเรียนภาษาไทยรายวิชา ท ๐๘๑ การศึกษาค้นคว้าเบื้องต้น. พิมพ์ครั้งที่ ๘ กรุงเทพฯ : ไทยวัฒนาพานิช , ๒๕๓๔. คณะกรรมการกลุ่มผลิตชุดวิชาไทยคดีศึกษา มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช. บันทึกรายงานการประชุม. กรุงเทพฯ : มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช , ๒๕๒๓. คณะอาจารย์จากโรงเรียนเตรียมอุดมศึกษาพัฒนาการ. ภาษาที่ใช้ในกิจกรรมการประชุม. กรุงเทพฯ : สำนักพิมพ์ไทยวัฒนาพานิช , ๒๕๒๖. ชนะ เวชกุล. การเขียนสร้างสรรค์. กรุงเทพฯ:โอเดียนสโตร์, ๒๕๒๔. บัณฑิตวิทยาลัย มหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ. คู่มือการเขียนบทนิพนธ์ รายงาน ภาคนิพนธ์และปริญญานิพนธ์. กรุงเทพฯ : ศรีสมบัติการพิมพ์ , ๒๕๓๑. บุญยงค์ เกศเทศ, ผศ. เขียนไทย. กรุงเทพฯ:โอเดียนสโตร์, ม.ป.ป. บุญยงค์ เกศเทศ, รศ.ดร. ภาษาวิทยานิพนธ์ กรุงเทพฯ: ต้นอ้อ จำกัด, ๒๕๓๔. ปรีชา หิรัญประดิษฐ์ , เรือเอกหญิง. การใช้ภาษาไทยในวงราชการ. พิมพ์ครั้งที่ ๒ กรุงเทพฯ: โอเดียนสโตร์, ๒๕๓๒. วัชระ ขยัน. การพิมพ์รายงานการประชุม. กรุงเทพฯ : แสงจันทร์การพิมพ์ , ม.ป.ป. วิชาการ , กรม. กระทรวงศึกษาธิการ. คู่มือนักเขียน. แปลและเรียบเรียง โดย ทองสุก เกตุโรจน์ กรุงเทพฯ : โรงพิมพ์คุรุสภาลาดพร้าว , ๒๕๒๘. สนิท ตั้งทวี, ผศ. การใช้ภาษาเชิงปฏิบัติ. สำนักพิมพ์โอเดียนสโตร์, ๒๕๒๙. สาขาวิชาศิลปะศาสตร์ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช. เอกสารการสอนชุดวิชาการใช้ภาษาไทย หน่วยที่ ๙-๑๕. กรุงเทพฯ : อมรินทร์การพิมพ์ , ๒๕๒๖. สุภรณ์ ประดับแก้ว. การเก็บหนังสือราชการประกอบด้วยคู่มือการเก็บหนังสือราชการทะเบียน จัดระบบการเก็บ หนังสือราชการ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ พร้อมแบบต่าง ๆ. กรุงเทพฯ : สำนักพิมพ์วัฒนาพานิช , ๒๕๓๐.