Lean 5 การรายงานวิธีแก้ปัญหาด้วยกระดาษ A3

Lean 5

การรายงานวิธีแก้ปัญหาด้วยกระดาษ A3

A3 Problem Solving Report

พันเอก มารวย ส่งทานินทร์

[email protected]

21 กุมภาพันธ์ 2558

บทความเรื่อง Lean ในตอนที่ 5 นี้ เกี่ยวกับการทำรายงานที่เรียกว่า One page summary คือสรุปเรื่องราวการพัฒนาทั้งมวลให้อยู่ในหน้ากระดาษเดียวคือ ขนาด A3 (ใหญ่กว่า A4 เป็นสองเท่า) หรือที่เรียกว่า A3 Problem Solving Report

ผู้ที่สนใจเอกสารแบบ PowerPoint (PDF file) สามารถ Download ได้ที่ http://www.slideshare.net/maruay/lean-5-31361970

What is an A3?

• "A3" หมายถึงกระดาษที่มีขนาด 11 คูณ 17 นิ้ว
• แต่สำหรับ Toyota และองค์กรที่ทำ lean นั้น A3 จะมีความหมายมากกว่านั้น
• A3 เปรียบเสมือนสูตรที่มีแบบแผน สามารถประยุกต์ใช้ให้เข้ากับบริบทต่าง ๆ ได้
• A3 มีความต่อเนื่องอย่างมีเหตุผล ตั้งแต่การระบุปัญหา หาสาเหตุรากเหง้า เป้าประสงค์ที่ต้องการบรรลุ ที่ง่ายต่อความเข้าใจ
• A3 คือ การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ไม่ใช่เป็นเพียงข้อมูลที่อยู่ใน A3 เท่านั้น
• A3 คือ การตัดสินใจ การวางแผน ข้อเสนอ และวิธีการไขปัญหา
• เป็นวิธีการปฏิบัติมากกว่าทฤษฎี

What A3 is NOT?

• A3 ไม่ใช่แค่ template
• ทุกปัญหาไม่ได้แก้ได้โดยวิธีเดียว
• การเติมในช่องว่างอย่างเดียวทำให้คิดไม่เป็น

A3 Format Guidelines รูปแบบและเป้าประสงค์ A3 ควรตอบคำถามเหล่านี้:

1. อะไรคือปัญหา หรือประเด็นสำคัญ?

2. ใครคือเจ้าของ?

3. อะไรคือปัญหารากเหง้า?

4. วิธีแก้ปัญหามีอะไรบ้าง?

5. การเลือกวิธีแก้ปัญหาคืออะไร?

6. ทุกคนที่เกี่ยวข้องเห็นด้วยหรือไม่?

7. การนำแผนไปปฏิบัติ who, what, when, where, how?

8. รู้ได้อย่างไรว่าได้ผล?

9. มีการติดตามงานอย่างไร? อะไรคือปัญหาที่อาจเกิดขึ้น?

10. จะมีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ได้อย่างไร?

Standardized Storytelling

• A3 ควรเล่าเรื่องราวอย่างเรียบง่าย โดยเริ่มจากด้านบนซ้าย สิ้นสุดมุมล่างขวา
• A3 เล่าเรื่องราวได้อย่างสมบูรณ์ในหน้าเดียว (บางครั้งเรียกได้ว่าเป็น one-page summary)

หลักพื้นฐานของ A3:

• Gemba คือสถานที่เกิดงานที่สร้างคุณค่า นั่นคือที่หน้างาน (ปรัชญาคือการอาศัยประสบการณ์ตรง)
• Genhci Genbutsu Shugi หมายถึงการได้รู้เห็น ณ สถานที่จริง
• ถามทำไม 5 ครั้ง (Five Why's)
• ถามคำถามที่สำคัญ
• ใช้ Value Stream Map
• Nemawashi คือใช้ความเห็นร่วมเพื่อเป้าประสงค์หลักขององค์กร
• ใช้กระบวนการ PDCA
• Hansei: เป็นการวิวัฒนาการการเรียนรู้
• Value Stream Map (VSM) is a high- level view of a process. And the A3 is a focused look at a specific problem within the value Stream.

A3 Dos and Don'ts

• ไม่ต้องกังวลว่าต้องใช้ดินสอ ปากกา หรือใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ในการทำ
• อย่ายึดติดแน่นกับรูปแบบ
• สื่อให้ทุกคนเข้าใจ
• ไม่ต้องกลัวว่าจะสกปรก
• ใช้ A3 เป็นหลักการประชุม
• ใช้ A3 ในการตกลงใจ
• รวบรวมความรู้เพื่อแลกเปลี่ยน

สรุปอย่างย่นย่อ (โปรดจำไว้ให้ดี)

• อย่าขี่ช้างจับตั๊กแตน
• อย่าแสนสมบูรณ์จนลุ้นไม่ไหว
• อย่ามักง่ายจนไร้เหตุผล
• อย่าทำคนเดียวจะแห้งเหี่ยวหัวใจ

Key Questions to Ask?

• ใครคือผู้รับผิดชอบ?
• ใครคือเจ้าของกระบวนการ (หรือผู้จัดการโครงการ)?
• สำคัญกับธุรกิจอย่างไร? ตัดสินใจแก้ปัญหาอย่างไร?
• รู้ได้อย่างไร และรู้ได้โดยวิธีใด?
• การรวบรวมข้อเท็จจริง ไม่เพียงแค่ข้อมูลหรือแค่ตัวอย่างที่เกิดของสถานการณ์ปัจจุบัน?
• ได้รวบรวมผู้ที่เกี่ยวข้อง?
• อะไรคือปัญหาที่แท้จริง ? สามารถระบุสถานการณ์ปัจจุบันที่รับรู้ได้?
• ไปดูมาแล้วหรือยัง (gemba)?
• ระบุปัญหาที่แท้จริง?
• สามารถแสดงช่องว่างระหว่างเป้าหมายอนาคตกับปัจจุบัน?
• แน่ใจว่าเป็นวัตถุประสงค์ธุรกิจ?
• มีข้อมูลข่าวสารรองรับการวิเคราะห์?
• ระบุปัญหารากเหง้าที่ทำให้เกิดช่องว่าง?
• สามารถแสดงถึงความชัดแจ้งได้ทุกกระบวนการ?
• หาหนทางแก้ไขอย่างถ้วนทั่วแล้ว?
• ได้ปรึกษาหารือกับทุกคนที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน? กับลูกค้าของกระบวนการ? กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย?
• ข้อเสนอการแก้ไขตรงกับปัญหารากเหง้าที่ระบุ?
• ให้เหตุผลว่าวิธีการแก้ไขเหมาะสม?
• มีการเข้าไปดูของจริงอีกครั้ง (gemba) เพื่อหาวิธีการแก้ปัญหาใหม่ ๆ?
• การแก้ปัญหาอย่างถาวร ไม่ใช่ชั่วคราว?
• A3 ที่เป็นปัจจุบัน เกิดจากการมีส่วนร่วมของผู้ปฏิบัติงาน?
• วิธีการแก้ปัญหาได้รับความร่วมมือ? A3 มีความสอดคล้องกับ A3 ของผู้อื่นหรือหน่วยอื่น?
• A3 ยังมีการพัฒนาต่อไปอีก จากการทดลองโดยวิธีแก้ปัญหาอื่น ๆ?
• มีการใช้ PDCA cycle เพื่อพัฒนา และรวบรวมความรู้ที่ได้จากการทดลอง?
• มีความพยายามขยายการเรียนรู้สู่คนอื่น หรือหน่วยอื่นๆ?
• ทีมมีการรวบรวมความรู้และสื่อสารรายละเอียดที่สำคัญ ?
• มีการศึกษาผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง และการติดตามอย่างต่อเนื่อง?
• คิดว่าน่าจะมีการทำ PDCA อีกสักรอบ? จะมุ่งเน้นไปที่จุดใด?
• ทีมได้เรียนรู้วิธีการของ A3 thinking?
• ทีมมีการนำเสนอปัญหาเองหรือว่าต้องรอให้มีคำสั่ง?
• ปัญหาหรือประเด็นสำคัญ ยังมีการหยิบยกขึ้นมาพูดคุยกันอีก?
• ทีมยังมีการสรุปวิธีแก้ปัญหาอีกโดยไม่ทำตามขั้นตอน?

A3 สามารถยืดหยุ่นได้

• ไม่มีรูปแบบที่ถูกที่สุด เป็นจิตวิญญาณการเล่าเรื่อง ไม่สำคัญที่กระดาษ
• ตราบใดที่ยังใช้ A3 เล่าเรื่อง จะใช้รูปแบบใดก็ได้ที่เห็นสมควร
• เป้าประสงค์ไม่ใช่เติมคำในช่องว่าง แต่เป็นประโยชน์ของการนำแนวคิดมาใช้

ข้อดีของการแก้ปัญหาโดยใช้ A3

• เป็นแนวทางการแก้ปัญหาได้ทุกประเภท
  (เมื่อบอกว่าใช้ A3 แก้ปัญหา ทุกคนรู้ว่าหมายถึงให้ช่วยกันหาสาเหตุรากเหง้า โดยไม่ต้องคิดหาวิธีใหม่อีก)
• ส่งเสริมให้ทุกคนนำปัญหาขึ้นมาถก
  (แทนที่จะซุกไว้ใต้พรม แล้วบอกว่าไม่มีปัญหา)
• กระตุ้นให้กลุ่มแก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์ และใช้ข้อมูลจริง
  (ตรงข้ามกับใครคนใดคนหนึ่งเสนอวิธีแก้ปัญหาอย่างเบ็ดเสร็จ)
• ทำให้ไม่ด่วนสรุปวิธีแก้ปัญหาก่อนหาสาเหตุรากเหง้า
  (และป้องกันข้ารู้เพียงผู้เดียว แทนที่จะช่วยกันหาวิธีป้องกัน)
• มอบอำนาจให้ผู้ทำงานจริง ทำให้เกิดความรับผิดชอบและเกิดการพัฒนางาน
  (แทนที่ระบบสั่งจากเบื้องบน ที่ทำให้คนไม่ต้องคิด ไม่ต้องแคร์)
• ทำให้ผู้จัดการสามารถจัดการได้อย่างถึงลูกถึงคน
  (แทนที่จะดูแต่ผลลัพธ์เพียงอย่างเดียว ไม่สนวิธีการ ตามที่สอน ๆ กันไว้ในโรงเรียนบริหารจัดการ)
• ปลูกฝังค่านิยมในองค์กรเรื่อง เรียนเพื่อเรียนรู้
  (ไม่ใช่ทำตามสั่ง เป็นการเรียนรู้ร่วมกันที่มีประสิทธิภาพ)
• เพาะผู้นำรุ่นใหม่อย่างเป็นระบบ
  (เป็นการแสดงถึงการนำ และการเป็นพี่เลี้ยงที่ดี)

The A3 Problem Solving Method

1.ระบุปัญหา Problem or Issue
- ทำไมต้องเปลี่ยนแปลง หน้าที่และขอบเขตของทีม รวมทั้งระบุระยะเวลาดำเนินการที่เจาะจง

2.สถานการณ์ปัจจุบัน Current Conditions
- การนำเสนอด้วยกราฟ

3. ปัญหารากเหง้า Root Cause Analysis
- ใช้ผังก้างปลา หรือระบุว่าสาเหตุว่าทำไมจึงเกิด

4.วัตถุประสงค์ การวัด และเป้าหมาย Objectives, Measures, and Targets
- รวมถึงขอบเขตต่างจากการพัฒนาก่อนหน้านี้

5.เครื่องมือและวิธีการที่ใช้ Tools & Methods Used
- สรุปเครื่องมือและวิธีการที่ใช้

6.วันเริ่มโครงการ Improvements Implemented
- ใช้การนำร่อง โดยมากมักจะเริ่มก่อนการอบรมสิ้นสุด (เริ่มทันที)

7.ผลที่ต้องการ After Condition
- ระบุเป้าหมายในกราฟเฉกเดียวกับก่อนเริ่มโครงการ

8.แผนการลงมือทำ Implementation Plan
- แผน 30 วัน กรณีที่ยังทำไม่สำเร็จ ระบุอุปสรรคต่อความยั่งยืน และแนวทางแก้ไข

9.ประเด็น และแนวคิด Issues & Ideas
- ประเด็นและแนวคิดที่เกิดขึ้นระหว่างโครงการที่ยังไม่ได้ทำในครั้งนี้ ที่สมควรทำในอนาคตต่อไป

10.สมาชิกทีม Team Members
- การเห็นความสำคัญบุคลากรเป็นรางวัลอย่างหนึ่ง

11.ผลลัพธ์ Success Measures Results Metrics
- รวมก่อนหน้า ความคาดหวัง และสิ่งที่เกิดขึ้นจริง กรณีที่สำเร็จหรือยังไม่สำเร็จตามเป้าหมาย ให้มีติดตามผลทุก 30 วันจนกระทั่งสำเร็จและเกิดความยั่งยืน

Concepts behind A3 thinking - สถานภาพในอุดมคติ

• ไร้ข้อบกพร่อง
• ไม่มีของเสีย (สับสน เคลื่อนไหว การรอ การประมวลผล สินค้าคงคลัง ข้อบกพร่อง ผลิตมากเกินไป)
• สนองทีละหนึ่ง
• ทันตามความต้องการ
• ตอบสนองปัญหาทันที

กฎ 4 ข้อของ A3

1.ระบุกิจกรรมทั้งหมดของการทำงานให้เห็นได้ชัด

2.ขั้นตอนทั้งหมดของคำขอความต้องการรับสินค้าหรือบริการ ทำให้เป็นที่เรียบง่าย

3.วิถีการผลิตตามคำขอ เป็นเรียบง่ายและตรงไปตรงมา

4.ปัญหาทั้งหมดอยู่ใกล้เคียงกับเวลาและบุคคล เท่าที่เป็นไปได้

สรุป A3 Report

• A3 Report คือการบอกเล่ากระบวนการพัฒนาในกระดาษหนึ่งแผ่นที่มีขนาด 11x17 นิ้ว
• A3 Report ด้านซ้ายระบุปัญหา ด้านขวาระบุแนวทางแก้ไข
• A3 Report ควรเล่าเรื่องราวอย่างเรียบง่าย โดยเริ่มจากด้านบนซ้าย สิ้นสุดมุมล่างขวา
• A3 Report เล่าเรื่องราวได้อย่างสมบูรณ์ในหน้าเดียว (บางครั้งเรียกได้ว่าเป็น one-page summary)

******************************************************