Lean 5 การรายงานวิธีแก้ปัญหาด้วยกระดาษ A3

A3 เล่าเรื่องราวได้อย่างสมบูรณ์ในหน้าเดียว (บางครั้งเรียกได้ว่าเป็น one-page summary)

Lean 5

การรายงานวิธีแก้ปัญหาด้วยกระดาษ A3

A3 Problem Solving Report

พันเอก มารวย ส่งทานินทร์

[email protected]

21 กุมภาพันธ์ 2558

บทความเรื่อง Lean ในตอนที่ 5 นี้ เกี่ยวกับการทำรายงานที่เรียกว่า One page summary คือสรุปเรื่องราวการพัฒนาทั้งมวลให้อยู่ในหน้ากระดาษเดียวคือ ขนาด A3 (ใหญ่กว่า A4 เป็นสองเท่า) หรือที่เรียกว่า A3 Problem Solving Report

ผู้ที่สนใจเอกสารแบบ PowerPoint (PDF file) สามารถ Download ได้ที่ http://www.slideshare.net/maruay/lean-5-31361970

What is an A3?

  • "A3" หมายถึงกระดาษที่มีขนาด 11 คูณ 17 นิ้ว
  • แต่สำหรับ Toyota และองค์กรที่ทำ lean นั้น A3 จะมีความหมายมากกว่านั้น
  • A3 เปรียบเสมือนสูตรที่มีแบบแผน สามารถประยุกต์ใช้ให้เข้ากับบริบทต่าง ๆ ได้
  • A3 มีความต่อเนื่องอย่างมีเหตุผล ตั้งแต่การระบุปัญหา หาสาเหตุรากเหง้า เป้าประสงค์ที่ต้องการบรรลุ ที่ง่ายต่อความเข้าใจ
  • A3 คือ การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ไม่ใช่เป็นเพียงข้อมูลที่อยู่ใน A3 เท่านั้น
  • A3 คือ การตัดสินใจ การวางแผน ข้อเสนอ และวิธีการไขปัญหา
  • เป็นวิธีการปฏิบัติมากกว่าทฤษฎี

What A3 is NOT?

  • A3 ไม่ใช่แค่ template
  • ทุกปัญหาไม่ได้แก้ได้โดยวิธีเดียว
  • การเติมในช่องว่างอย่างเดียวทำให้คิดไม่เป็น

A3 Format Guidelines รูปแบบและเป้าประสงค์ A3 ควรตอบคำถามเหล่านี้:

1. อะไรคือปัญหา หรือประเด็นสำคัญ?

2. ใครคือเจ้าของ?

3. อะไรคือปัญหารากเหง้า?

4. วิธีแก้ปัญหามีอะไรบ้าง?

5. การเลือกวิธีแก้ปัญหาคืออะไร?

6. ทุกคนที่เกี่ยวข้องเห็นด้วยหรือไม่?

7. การนำแผนไปปฏิบัติ who, what, when, where, how?

8. รู้ได้อย่างไรว่าได้ผล?

9. มีการติดตามงานอย่างไร? อะไรคือปัญหาที่อาจเกิดขึ้น?

10. จะมีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ได้อย่างไร?

Standardized Storytelling

  • A3 ควรเล่าเรื่องราวอย่างเรียบง่าย โดยเริ่มจากด้านบนซ้าย สิ้นสุดมุมล่างขวา
  • A3 เล่าเรื่องราวได้อย่างสมบูรณ์ในหน้าเดียว (บางครั้งเรียกได้ว่าเป็น one-page summary)

หลักพื้นฐานของ A3:

  • Gemba คือสถานที่เกิดงานที่สร้างคุณค่า นั่นคือที่หน้างาน (ปรัชญาคือการอาศัยประสบการณ์ตรง)
  • Genhci Genbutsu Shugi หมายถึงการได้รู้เห็น ณ สถานที่จริง
  • ถามทำไม 5 ครั้ง (Five Why's)
  • ถามคำถามที่สำคัญ
  • ใช้ Value Stream Map
  • Nemawashi คือใช้ความเห็นร่วมเพื่อเป้าประสงค์หลักขององค์กร
  • ใช้กระบวนการ PDCA
  • Hansei: เป็นการวิวัฒนาการการเรียนรู้
  • Value Stream Map (VSM) is a high- level view of a process. And the A3 is a focused look at a specific problem within the value Stream.

A3 Dos and Don'ts

  • ไม่ต้องกังวลว่าต้องใช้ดินสอ ปากกา หรือใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ในการทำ
  • อย่ายึดติดแน่นกับรูปแบบ
  • สื่อให้ทุกคนเข้าใจ
  • ไม่ต้องกลัวว่าจะสกปรก
  • ใช้ A3 เป็นหลักการประชุม
  • ใช้ A3 ในการตกลงใจ
  • รวบรวมความรู้เพื่อแลกเปลี่ยน

สรุปอย่างย่นย่อ (โปรดจำไว้ให้ดี)

  • อย่าขี่ช้างจับตั๊กแตน
  • อย่าแสนสมบูรณ์จนลุ้นไม่ไหว
  • อย่ามักง่ายจนไร้เหตุผล
  • อย่าทำคนเดียวจะแห้งเหี่ยวหัวใจ

Key Questions to Ask?

  • ใครคือผู้รับผิดชอบ?
  • ใครคือเจ้าของกระบวนการ (หรือผู้จัดการโครงการ)?
  • สำคัญกับธุรกิจอย่างไร? ตัดสินใจแก้ปัญหาอย่างไร?
  • รู้ได้อย่างไร และรู้ได้โดยวิธีใด?
  • การรวบรวมข้อเท็จจริง ไม่เพียงแค่ข้อมูลหรือแค่ตัวอย่างที่เกิดของสถานการณ์ปัจจุบัน?
  • ได้รวบรวมผู้ที่เกี่ยวข้อง?
  • อะไรคือปัญหาที่แท้จริง ? สามารถระบุสถานการณ์ปัจจุบันที่รับรู้ได้?
  • ไปดูมาแล้วหรือยัง (gemba)?
  • ระบุปัญหาที่แท้จริง?
  • สามารถแสดงช่องว่างระหว่างเป้าหมายอนาคตกับปัจจุบัน?
  • แน่ใจว่าเป็นวัตถุประสงค์ธุรกิจ?
  • มีข้อมูลข่าวสารรองรับการวิเคราะห์?
  • ระบุปัญหารากเหง้าที่ทำให้เกิดช่องว่าง?
  • สามารถแสดงถึงความชัดแจ้งได้ทุกกระบวนการ?
  • หาหนทางแก้ไขอย่างถ้วนทั่วแล้ว?
  • ได้ปรึกษาหารือกับทุกคนที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน? กับลูกค้าของกระบวนการ? กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย?
  • ข้อเสนอการแก้ไขตรงกับปัญหารากเหง้าที่ระบุ?
  • ให้เหตุผลว่าวิธีการแก้ไขเหมาะสม?
  • มีการเข้าไปดูของจริงอีกครั้ง (gemba) เพื่อหาวิธีการแก้ปัญหาใหม่ ๆ?
  • การแก้ปัญหาอย่างถาวร ไม่ใช่ชั่วคราว?
  • A3 ที่เป็นปัจจุบัน เกิดจากการมีส่วนร่วมของผู้ปฏิบัติงาน?
  • วิธีการแก้ปัญหาได้รับความร่วมมือ? A3 มีความสอดคล้องกับ A3 ของผู้อื่นหรือหน่วยอื่น?
  • A3 ยังมีการพัฒนาต่อไปอีก จากการทดลองโดยวิธีแก้ปัญหาอื่น ๆ?
  • มีการใช้ PDCA cycle เพื่อพัฒนา และรวบรวมความรู้ที่ได้จากการทดลอง?
  • มีความพยายามขยายการเรียนรู้สู่คนอื่น หรือหน่วยอื่นๆ?
  • ทีมมีการรวบรวมความรู้และสื่อสารรายละเอียดที่สำคัญ ?
  • มีการศึกษาผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง และการติดตามอย่างต่อเนื่อง?
  • คิดว่าน่าจะมีการทำ PDCA อีกสักรอบ? จะมุ่งเน้นไปที่จุดใด?
  • ทีมได้เรียนรู้วิธีการของ A3 thinking?
  • ทีมมีการนำเสนอปัญหาเองหรือว่าต้องรอให้มีคำสั่ง?
  • ปัญหาหรือประเด็นสำคัญ ยังมีการหยิบยกขึ้นมาพูดคุยกันอีก?
  • ทีมยังมีการสรุปวิธีแก้ปัญหาอีกโดยไม่ทำตามขั้นตอน?

A3 สามารถยืดหยุ่นได้

  • ไม่มีรูปแบบที่ถูกที่สุด เป็นจิตวิญญาณการเล่าเรื่อง ไม่สำคัญที่กระดาษ
  • ตราบใดที่ยังใช้ A3 เล่าเรื่อง จะใช้รูปแบบใดก็ได้ที่เห็นสมควร
  • เป้าประสงค์ไม่ใช่เติมคำในช่องว่าง แต่เป็นประโยชน์ของการนำแนวคิดมาใช้

ข้อดีของการแก้ปัญหาโดยใช้ A3

  • เป็นแนวทางการแก้ปัญหาได้ทุกประเภท
    (เมื่อบอกว่าใช้ A3 แก้ปัญหา ทุกคนรู้ว่าหมายถึงให้ช่วยกันหาสาเหตุรากเหง้า โดยไม่ต้องคิดหาวิธีใหม่อีก)
  • ส่งเสริมให้ทุกคนนำปัญหาขึ้นมาถก
    (แทนที่จะซุกไว้ใต้พรม แล้วบอกว่าไม่มีปัญหา)
  • กระตุ้นให้กลุ่มแก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์ และใช้ข้อมูลจริง
    (ตรงข้ามกับใครคนใดคนหนึ่งเสนอวิธีแก้ปัญหาอย่างเบ็ดเสร็จ)
  • ทำให้ไม่ด่วนสรุปวิธีแก้ปัญหาก่อนหาสาเหตุรากเหง้า
    (และป้องกันข้ารู้เพียงผู้เดียว แทนที่จะช่วยกันหาวิธีป้องกัน)
  • มอบอำนาจให้ผู้ทำงานจริง ทำให้เกิดความรับผิดชอบและเกิดการพัฒนางาน
    (แทนที่ระบบสั่งจากเบื้องบน ที่ทำให้คนไม่ต้องคิด ไม่ต้องแคร์)
  • ทำให้ผู้จัดการสามารถจัดการได้อย่างถึงลูกถึงคน
    (แทนที่จะดูแต่ผลลัพธ์เพียงอย่างเดียว ไม่สนวิธีการ ตามที่สอน ๆ กันไว้ในโรงเรียนบริหารจัดการ)
  • ปลูกฝังค่านิยมในองค์กรเรื่อง เรียนเพื่อเรียนรู้
    (ไม่ใช่ทำตามสั่ง เป็นการเรียนรู้ร่วมกันที่มีประสิทธิภาพ)
  • เพาะผู้นำรุ่นใหม่อย่างเป็นระบบ
    (เป็นการแสดงถึงการนำ และการเป็นพี่เลี้ยงที่ดี)

The A3 Problem Solving Method

1.ระบุปัญหา Problem or Issue
- ทำไมต้องเปลี่ยนแปลง หน้าที่และขอบเขตของทีม รวมทั้งระบุระยะเวลาดำเนินการที่เจาะจง

2.สถานการณ์ปัจจุบัน Current Conditions
- การนำเสนอด้วยกราฟ

3. ปัญหารากเหง้า Root Cause Analysis
- ใช้ผังก้างปลา หรือระบุว่าสาเหตุว่าทำไมจึงเกิด

4.วัตถุประสงค์ การวัด และเป้าหมาย Objectives, Measures, and Targets
- รวมถึงขอบเขตต่างจากการพัฒนาก่อนหน้านี้

5.เครื่องมือและวิธีการที่ใช้ Tools & Methods Used
- สรุปเครื่องมือและวิธีการที่ใช้

6.วันเริ่มโครงการ Improvements Implemented
- ใช้การนำร่อง โดยมากมักจะเริ่มก่อนการอบรมสิ้นสุด (เริ่มทันที)

7.ผลที่ต้องการ After Condition
- ระบุเป้าหมายในกราฟเฉกเดียวกับก่อนเริ่มโครงการ

8.แผนการลงมือทำ Implementation Plan
- แผน 30 วัน กรณีที่ยังทำไม่สำเร็จ ระบุอุปสรรคต่อความยั่งยืน และแนวทางแก้ไข

9.ประเด็น และแนวคิด Issues & Ideas
- ประเด็นและแนวคิดที่เกิดขึ้นระหว่างโครงการที่ยังไม่ได้ทำในครั้งนี้ ที่สมควรทำในอนาคตต่อไป

10.สมาชิกทีม Team Members
- การเห็นความสำคัญบุคลากรเป็นรางวัลอย่างหนึ่ง

11.ผลลัพธ์ Success Measures Results Metrics
- รวมก่อนหน้า ความคาดหวัง และสิ่งที่เกิดขึ้นจริง กรณีที่สำเร็จหรือยังไม่สำเร็จตามเป้าหมาย ให้มีติดตามผลทุก 30 วันจนกระทั่งสำเร็จและเกิดความยั่งยืน

Concepts behind A3 thinking - สถานภาพในอุดมคติ

  • ไร้ข้อบกพร่อง
  • ไม่มีของเสีย (สับสน เคลื่อนไหว การรอ การประมวลผล สินค้าคงคลัง ข้อบกพร่อง ผลิตมากเกินไป)
  • สนองทีละหนึ่ง
  • ทันตามความต้องการ
  • ตอบสนองปัญหาทันที

กฎ 4 ข้อของ A3

1.ระบุกิจกรรมทั้งหมดของการทำงานให้เห็นได้ชัด

2.ขั้นตอนทั้งหมดของคำขอความต้องการรับสินค้าหรือบริการ ทำให้เป็นที่เรียบง่าย

3.วิถีการผลิตตามคำขอ เป็นเรียบง่ายและตรงไปตรงมา

4.ปัญหาทั้งหมดอยู่ใกล้เคียงกับเวลาและบุคคล เท่าที่เป็นไปได้

สรุป A3 Report

  • A3 Report คือการบอกเล่ากระบวนการพัฒนาในกระดาษหนึ่งแผ่นที่มีขนาด 11x17 นิ้ว
  • A3 Report ด้านซ้ายระบุปัญหา ด้านขวาระบุแนวทางแก้ไข
  • A3 Report ควรเล่าเรื่องราวอย่างเรียบง่าย โดยเริ่มจากด้านบนซ้าย สิ้นสุดมุมล่างขวา
  • A3 Report เล่าเรื่องราวได้อย่างสมบูรณ์ในหน้าเดียว (บางครั้งเรียกได้ว่าเป็น one-page summary)

******************************************************

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน Work Process



ความเห็น (0)