การคำนวณค่าExcel

คีย์ลัดควบคุม Toolbars /Menu bar

F 10 หรือ Alt	เปิด/ปิดการเลือกเมนู
tab หรือ Shift+Tab	เลือกคำสั่งต่างๆ ของเมนู
Ctrl+Tab หรือ Ctrl+Shift+Tab	เลือกแถบเครื่องมือต่างๆ
Enter	สั่งงาน
Shift+F 10	แสดงคำสั่งลัด
Alt+Spacebar	เปิด Control Menu ของหน้าต่างโปรแกรม
ปุ่มลูกศร	เลื่อนรายการตามทิศทาง
Home หรือ End	เลื่อนไปคำสั่งแรก, คำสั่งสุดท้าย
Esc	ปิดเมนูคำสั่ง, ยกเลิกการเลือกคำสั่ง
Ctrl+ 7	เปิด/ปิดการแสดง Standard Toolbar

สูตรปัดตัวเลข

• สูตรปัดตัวเลขขึ้น ได้แก่
• RoundUp ปัดตัวเลขขึ้น ให้เหลือจำนวนหลักตัวเลขตามต้องการ
• =ROUNDUP( ตัวเลข , จำนวนหลัก)
• =ROUNDUP(1.23,1) 1.3
• =ROUNDUP(1.23,0) 2
• =ROUNDUP(12.3,-1) 20
• Ceiling ปัดตัวเลขขึ้น สู่ตัวเลขเท่ากับ จำนวนเท่าคูณค่าทวีคูณ
• = CEILING( ตัวเลข , ค่าทวีคูณ)
• = CEILING( 1.23 ,. 25) 1.25
• = CEILING( 1.23 ,. 5) 1.5
• = CEILING( 1.23,1) 2
• = CEILING( 12.3,2) 14
• ค่าทวีคูณ หมายถึง ตัวเลขซึ่งจะเพิ่มหรือลดเป็นจำนวนเท่าตัวของค่าเดิม เช่น
• ค่าทวีคูณ = .5 มีค่า 0 > 0.5 > 1.0 > 1.5 > 2 >>>
• สูตรปัดตัวเลขลง ได้แก่
• RoundDown ปัดตัวเลขลง ให้เหลือจำนวนหลักตัวเลขตามต้องการ
• =ROUNDDOWN( ตัวเลข , จำนวนหลัก)
• =ROUNDDOWN(1.23,1) 1.2
• =ROUNDDOWN(1.23,0) 1
• =ROUNDDOWN(12.3,-1) 10
• Floor ปัดตัวเลขลง สู่ตัวเลขเท่ากับ จำนวนเท่าคูณค่าทวีคูณ
• =FLOOR( ตัวเลข , ค่าทวีคูณ)
• =FLOOR(1.23,.25) 1
• =FLOOR(1.23,.5) 1
• =FLOOR(1.23,1) 1
• =FLOOR(12.3,2) 12
• Int ปัดตัวเลขลง เป็นเลขจำนวนเต็มที่น้อยลง
• =INT( ตัวเลข)
• =INT(1.23) 1
• =INT(-1.23) -2
• Trunc ตัดตัวเลข ให้เหลือจำนวนหลักตัวเลขตามต้องการ
• = TRUNC( ตัวเลข , จำนวนหลัก)
• = TRUNC( 1.23) 1
• = TRUNC(- 1.23) -1
• = TRUNC( 1.23,1) 1.2
• = TRUNC( 12.3,0) 12
• = TRUNC( 12.3 ,- 1) 10
• ข้อสังเกต สูตร Trunc จะตัดตัวเลขทิ้งเลย ส่วนสูตร Int จะตัดตัวเลขทิ้งให้เป็นค่าที่น้อยลง ทำให้ Int(-1.23) กลายเป็น - 2
• สูตรปัดตัวเลข ขึ้นก็ได้ ลงก็ได้ ได้แก่
• Round ใช้เลข 5 เป็นเกณฑ์ ในการปัดตัวเลขขึ้นหรือลง
• =ROUND( ตัวเลข , จำนวนหลัก)
• =ROUND(1.23,1) 1.2
• =ROUND(1.25,1) 1.3
• =ROUND(14.2,-1) 10
• =ROUND(15.2,-1) 20
• สูตร Round จะปัดลงเมื่อตัวเลขหลักถัดไปน้อยกว่า 5 และปัดขึ้นเมื่อตัวเลขหลักถัดไปมากกว่าหรือเท่ากับ 5
• Round พิเศษ ใช้ค่าทวีคูณเป็นเกณฑ์ ปัดตัวเลขใกล้เคียง เข้าสู่ค่าทวีคูณ
• =ROUND( ตัวเลข/ค่าทวีคูณ ,0)* ค่าทวีคูณ
• =ROUND(10.125/.05,0)*.05 10.15
• =ROUND(10.125/.10,0)*.10 10.10
• =ROUND(10.124/.25,0)*.25 10.00
• =ROUND(10.125/.25,0)*.25 10.25
• สูตร Round ดัดแปลงนี้มีประโยชน์มากจะปัดลง เมื่อตัวเลขมีค่า ไม่ถึงครึ่งของค่าทวีคูณ จะปัดขึ้น เมื่อตัวเลขมีค่า มากกว่าหรือเท่ากับครึ่งหนึ่งของค่าทวีคูณ
• MRound ใช้ค่าทวีคูณเป็นเกณฑ์ ปัดตัวเลขใกล้เคียง เข้าสู่ค่าทวีคูณ

 

การคำนวณค่า

โปรแกรม Microsoft Excel มีความสามารถเด่นในด้านการคำนวณ ซึ่งมีลักษณะการคำนวณ 2 รูปแบบใหญ่ๆ ได้แก่

• การคำนวณด้วยสูตร (Formula)
• การคำนวณด้วยฟังก์ชันสำเร็จรูป (Function)

การคำนวณด้วยสูตร (Formula)

• เลื่อน Cell Pointer ไปไว้ ณ เซลล์ที่ต้องการวางผลลัพธ์
• สร้างสูตรการคำนวณแล้วกดปุ่ม <Enter> โดยสูตรจะมีรูปแบบดังนี้

= ค่าที่1 เครื่องหมาย ค่าที่ 2 ...ค่าที่ใช้ในการคำนวณ

• ค่าคงที่ เช่น 500
• ตำแหน่งเซลล์ เช่น A5 จะหมายถึงนำค่าที่ถูกเก็บไว้ในเซลล์ ณ ตำแหน่งแถวที่ 5 คอลัมน์ A มาคำนวณ

ลำดับความสำคัญของเครื่องหมายการคำนวณการคำนวณด้วยคอมพิวเตอร์ จะมีรูปแบบที่แน่นอนเฉพาะตัว โดยอาศัยลำดับความสำคัญของเครื่องหมายการคำนวณ ตัวอย่างสูตรการคำนวณ=500*2% หมายถึง เอา 2 หารด้วย 100 แล้วนำผลลัพธ์ไปคูณกับ 500=5+5*8 หมายถึง เอา 5 คูณ 8 แล้วนำผลลัพธ์ไปบวกกับ 5=(5+5)*8 หมายถึง เอา 5 บวกกับ 5 แล้วนำผลลัพธ์ไปคูณกับ 8=A2/100 หมายถึง เอาค่าในเซลล์ A2 หารด้วย 100=A2+A3+A4+A5 หมายถึง เอาค่าในเซลล์ A2 บวกด้วยค่าในเซลล์ A3 บวกด้วยค่าในเซลล์ A4 บวกด้วยค่าในเซลล์ A5

 

คำนวณหาอายุ, อายุงาน (ปี)

จากตัวอย่าง สามารถใช้ฟังก์ชันของ Excel ช่วยคำนวณหาอายุงาน และอายุตัวได้ง่ายๆ ดังนี้ การคำนวณหาอายุงาน กระทำได้โดย

• คลิกเมาส์ที่คอลัมน์ J เลือกเมนูคำสั่ง "Insert, Columns" เพื่อแทรกคอลัมน์ว่าง ป้อนชื่อคอลัมน์เป็น "อายุงาน (ปี)"
• คลิกเมาส์ในเซลล์ J2
• พิมพ์สูตร =YEAR(TODAY())-YEAR(I2)
  
• คัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่นๆ
• ถ้าปรากฏค่าเป็นรูปแบบวันที่ ให้คำสั่ง "Format, Cells..." แล้วเลือกบัตรรายการ Number จากนั้นเลือก Category ชื่อ General โปรแกรมจะแสดงค่าตัวเลขปี ที่ถูกต้อง

คำอธิบาย=YEAR(TODAY())-YEAR(I2) เป็นสูตรผสมในการค่าอายุงาน หน่วยเป็น "ปี" โดย·         today() เป็นฟังก์ชันหาค่าวันที่ปัจจุบัน (วันที่ของเครื่อง) ·         year(today()) เป็นฟังก์ชันผสม โดยฟังก์ชัน Year() จะหาค่า "ปี ค.ศ." ของฟังก์ชัน Today() เช่น ถ้าวันที่ของเครื่องเป็น 21 มกราคม 2545 ฟังก์ชัน Today() จะมีค่าเป็น 1/1/70 เมื่อนำมาผ่านฟังก์ชัน Year(today()) จะได้ค่าเป็น 2002 นั่นเอง ·         year(I2) เป็นการหาค่าปี ค.ศ. ของข้อมูลในเซลล์ I2 จากตัวอย่างข้อมูลใน I2 คือ 7 พฤษภาคม 2537 เมื่อผ่านฟังก์ชัน Year() จะได้ค่าปี ค.ศ. เป็น 1991 ·         ดังนั้น =YEAR(TODAY())-YEAR(I2) ก็จะเป็นการนำค่า 2002 ลบด้วยค่า 1991 ซึ่งเท่ากับ 11 (ปี) นั่นเอง เพิ่มเติมการหาอายุตัว (ปี) ก็ใช้หลักการลักษณะเดียวกันสรุปสูตรคำนวณเกี่ยวกับอายุ

=YEAR(TODAY())-YEAR(ตำแหน่งเซลล์ของวันที่ที่ต้องการคำนวณ)

การหาผลรวมอัตโนมัติ (AUTOSUM)

การคำนวณหาค่าผลรวมด้วย MS-Excel สามารถกระทำได้สะดวก ง่าย และรวดเร็ว โดยอาศัยความสามารถที่เรียกว่า "ผลรวมอัตโนมัติ" หรือ Auto Sum ซึ่งการทำงานเกี่ยวกับ Auto Sum มีหลายวิธี ขึ้นอยู่กับรูปแบบข้อมูลใน Sheet ตัวอย่างที่ 1 ต้องการหาผลรวมค่าใช้จ่ายในเดือนมกราคม โดยนำผลลัพธ์ไปไว้ในเซลล์ B7 วิธีการคือ

• ระบายแถบสีให้กับช่วงเซลล์ B3 : B6
• Click ที่ไอคอน Auto Sum
• ผลลัพธ์ปรากฏในเซลล์ B7

ตัวอย่างที่ 2 ต้องการหาผลรวมทุกรายการ (ทั้งแนวนอน และแนวตั้ง) วิธีการคือ

• ระบายแถบสีคลุมข้อมูลการคำนวณทั้งหมด รวมพื้นที่เซลล์ที่ต้องการวางผลลัพธ์
  
• Click ที่ไอคอน Auto Sum
• ปรากฏผลลัพธ์จากการคำนวณทุกค่าในเซลล์ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ
  

คำนวณอัตโนมัติ และรวดเร็ว

ข้อมูลตัวเลขที่ป้อนลงไป สามารถคำนวณได้อย่างรวดเร็ว โดย

• กำหนดช่วงให้กับข้อมูลที่ต้องการคำนวณ
  
• ดูผลลัพธ์จาก Status Bar
  
• สามารถคำนวณค่าอื่นๆ ได้โดยนำเมาส์ไปชี้ที่ตำแหน่งยอดรวมบน Status bar แล้วกดปุ่มขวาของเมาส์ เลือกฟังก์ชันคำนวณที่ต้องการ
  
• Average ค่าเฉลี่ย
• Count นับจำนวน รวมเซลล์ข้อความ
• Count Nums นับจำนวนเฉพาะเซลล์ตัวเลข
• Max ค่าสูงสุด
• Min ค่าต่ำสุด
• Sum ผลรวม

เอกสารอ้างอิงwww.google.comwww.nectee.or.th