เทคโนโลยีสารสนเทศกับกระบวนการจัดการความรู้

สวัสดีค่ะเพื่อนๆ วันนี้เราจะมาพูดถึงเรื่องการใช้เทคโนโลยัสำหรับกระบวนการจัดการความรู้กันนะค่ะ

การใช้เทคโนโลยีสำหรับกระบวนการจัดการความรู้ เป็นปัจจัยที่มีสำคัญเพื่อขับเคลื่อนการจัดการความรู้เพื่อให้ประสบความสำเร็จ ทั้งนี้เทคโนโลยีสารสนเทศที่ใช้ในกระบวนการจัดการความรู้มีอยู่ด้วยกันหลายประเภท ในที่นี้จะใช้แกนหลักเป็นกระบวนการจัดการความรู้ในแต่ละขั้นตอน และนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาสนับสนุนในแต่ละกระบวนการ

กระบวนการจัดการความรู้ออกเป็น 4 กระบวนการหลัก และมีการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในแต่ล่ะกระบวนการดังนี้

1. การสร้างความรู้

เทคโนโลยีสารสนเทศได้มีส่วนช่วยในกระบวนการสร้างความรู้ (Create Knowledge) เช่น โปรแกรมแคด (Computer Aided Design; CAD) ซึ่งเป็นโปรแกรมกราฟิกชั้นสูงที่ช่วยในการสร้างและแก้แบบ มีลักษณะเป็นสามมิติ หรือการใช้ระบบความจริงเสมือน (Virtual Reality Systems)ซึ่งเป็นโปรแกรมที่พัฒนาจากโปรแกรมแคด มีลักษณะโต้ตอบได้ (Interactive)ในการสร้างภาพจำลองใกล้เคียงกับความจริง โปรแกรมระบบความจริงเสมือนมีประโยชน์ในด้านการศึกษา วิทยาศาสตร์ และธุรกิจ หรือคอมพิวเตอร์ที่ใช้วิเคราะห์การลงทุน (Investment Workstation) เป็นพีซีที่มีความสามารถสูง ใช้วิเคราะห์สถานะทางการเงิน ซึ่งเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการสร้างองค์ความรู้ใหม่ๆ ดังแสดงในรูปที่ 5.2

นอกจากนี้การสร้างองค์ความรู้ยังเป็นปัจจัยสำคัญอีกอย่างหนึ่ง ที่เป็นรากฐานสำคัญของเศรษฐกิจพอเพียง โดยจะต้องมีความตระหนักถึง "ความต้องการความรู้"ที่เป็นความรู้ทั้งเชิงทฤษฎีและสามารถปฏิบัติได้จริง เราต้องการความรู้ที่ถูกต้องและถูกหลักการโดยไม่จำเป็นต้องเป็นความรู้จากในตำรา แต่เป็นความรู้ที่สามารถหาได้จากภูมิปัญญาชาวบ้าน ที่สามารถนำมากลั่นกรองวิเคราะห์ และสังเคราะห์ บวกกับหลักวิชาการลงไปด้วย เพื่อจะได้นำเอาความรู้ที่อยู่ในตำราที่เป็นความรู้ชัดแจ้ง และความรู้ที่ได้จากประสบการณ์และทักษะ รวมถึงความเชี่ยวชาญที่มาจากปราชญ์ชาวบ้านมาบูรณาการ เพื่อให้เป็นองค์รวม ทำให้สามารถนำองค์ความรู้ใหม่นั้นไปใช้ในการประกอบสัมมาอาชีพได้ต่อ

2. การประมวลผลความรู้

หลักการของการประมวลผลความรู้ (Knowledge Processing) คือการแปลงความรู้ให้เป็นรูปแบบที่สามารถเข้าถึง และนำไปประยุกต์ใช้ได้อย่างสะดวก ซึ้งกิจกรรมที่มักเกี่ยวข้องกับการประมวลความรู้ ได้แก่ การจัดแยกหมวดหมู่ความรู้ การทำแผนที่ความรู้ การทำแบบจำลองความรู้และการสร้างแฟ้มความรู้ ทั้งนี้ประเด็นสำคัญของการประมวลความรู้ในองค์กรคือ ทำอย่างไรจึงจะไม่ให้คุณสมบัติเฉพาะของความรู้สูญเสียไป และทำอย่างไรไม่ให้ความรู้มีสภาพเพียงแค่สารสนเทศหรือข้อมูล หลักการที่สำคัญในการประมวลผลความรู้จำแนกได้ 4 ประการ ดังนี้

1. จะต้องตัดสินใจให้ได้ว่า จะประมวลความรู้เพื่อเป้าหมายอะไร

2. จะต้องสามารถแยกแยะความรู้ต่างๆ ที่มีอยู่แล้วในรูปแบบต่างๆ ที่เหมาะสมกับการบรรลุเป้าหมายเหล่านั้น

3. จะต้องรู้จักประเมินค่าความรู้ในด้านประโยชน์ที่ได้รับ และความเหมาะสมสำหรับการประมวล

4. จะต้องมีสื่อกลางที่เหมาะสมสำหรับการประมวลและเผยแพร่ออกไป

จากหลักการ 4 ประการข้างต้นของดาเวนพอร์ดและพรูแซคชี้ให้เห็นว่า จำเป็นต้องมีผู้ทำหน้าที่รับผิดชอบทั้งโดยตรงแล้วโดยอ้อมคือ เป็นทั้งผู้ลงมือปฏิบัติ และผู้ประสานงานหรือที่เรียกว่า แรงงานความรู้ (Knowledge Worker) ด้านการจัดการความรู้อย่างจริงจัง โดยแรงงานความรู้จะเป็นผู้กำหนดขอบเขตประโยชน์ของการนำความรู้ไปใช้ จัดทำโครงการประมวลความรู้ หรือจัดทำระบบระเบียบความรู้ จัดหาแหล่งความรู้ และผู้รู้ โดยจัดทำแผนที่ความรู้ และจำลองความรู้ และแฟ้มความรู้ ประเมินคุณค่าของความรู้ จัดทำฐานความรู้ การให้บริการความรู้ และประสานงานกับหน่วยงานต่างๆ ในด้านความรู้ (Davenport &Prusak, 1998)

การประมวลผลความรู้ที่ซ่อนเร้นในองค์กร มักจำกัดอยู่เพียงการหาคนที่มีความรู้ให้เจอ นำคนที่อยากได้ความรู้ไปหาคนเหล่านั้น แล้วมาพูดคุยกันอย่างวิสาสะ ปัจจุบันจึงได้มีความพยายามใช้โครงการหรือระบบเข้าถึงผู้ที่มีความรู้ซ่อนเร้น ดีกว่าพยายามจัดเก็บและประมวลความรู้นั้นด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ การเก็บรักษาความรู้ซ่อนเร้นไว้ในองค์กร จำเป็นต้องมียุทธศาสตร์สำหรับป้องกันและสูญเสียความรู้ เมื่อเจ้าของความรู้ได้ออกจากองค์กรไป มาตรการป้องกันทางหนึ่งคือ ความพยายามถ่ายทอดความรู้นั้นไปให้บุคคลที่ยังอยู่ในองค์ให้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้โดยอาศัยการฝึกงาน หรือการสั่งสอนงาน และอาศัยเทคโนโลยีที่ทันสมัย เก็บรักษาความรู้อันทรงคุณค่าของผู้เชี่ยวชาญไว้ และสามารถเรียกนำมาใช้ใหม่ได้อีกในภายหลัง ทำให้ความรู้ซ่อนเร้นในตัวบุคคลกลายเป็นความรู้ที่เปิดเผย สิ่งที่สำคัญคือ ความพยายามนำความรู้นั้นปลูกฝังลงไปในผลิตภัณฑ์ และการบริการขององค์กร ซึ่งกลายเป็นความรู้ที่มั่นคงขององค์กร