วิธีจัดรูปแบบเซลล์ ในExcel - Office365 เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลอย่างรวดเร็ว

ในโปรแกรม Excel 2013 ของ Office365 มีฟังก์ชั่นที่น่าสนใจอยู่หลายฟังก์ชั่น และก็มีหนึ่งฟังก์ชั่นที่ถือว่าตอบโจทย์ และเป็นประโยชน์ของบรรดานักสถิติ นักวิจัย ไปจนถึงนักศึกษาที่กำลังทำโปรเจ็ค ศึกษาวิจัย โดยฟังก์ชั่นนี้จะเป้นตัวช่วยให้กลุ่มคนเหล่านี้ สามารถวิเคราะห์ข้อมูลในการศึกษาวิจัย ได้ง่ายดาย และรวดเร็วแบบคาดไม่ถึง

สิ่งที่Excel 2013 ในโปรแกรมชุดปฏิบัติการ Office 365 มีเหนือว่าเวอร์ชั่นอื่นๆ นั่นคือ เครื่องมือที่เรียกว่า “การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว”แบบใหม่ ที่แค่ลากคลุมข้อมูล และทำการคลิ๊กเพียงไม่กี่คลิ๊ก ก็สามารถคำนวณค่า หรือจัดการหาเซลล์ข้อมูลที่ต้องการ ได้ชนิดที่ว่าเร็วปานจรวด และไม่ต้องกลอกตาหาอยู่นานแสนนานเลย

โดยปกติแล้วการวิเคราะห์ข้อมูลนั้น เคยเป็นงานที่ค่อนข้างใช้เวลาพอสมควร เพราะกว่าจะหาข้อมูลที่เราต้องการ อย่างเช่นต้องการดูค่าผลรวมของรายการที่มากที่สุด จาก 100 กว่ารายการนั้น ก็อาจจะต้องเอาไม้บรรทัดทาบ และมองหา แต่เดี๋ยวนี้สามารถทำได้ในไม่กี่ขั้นตอนเท่านั้น แถมคุณสามารถสร้างแผนภูมิชนิดต่างๆ ได้ในทันที แบบไม่ต้องเสียเวลาหาเครื่องมือให้ยาก

เครื่องมือที่ชื่อว่า “การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว” นี้นี่แหละครับ ที่จะช่วยให้คุณสามารถแปลงข้อมูลไปเป็นแผนภูมิหรือตารางได้ภายในสองขั้นตอนหรือน้อยกว่า หรือแม้กระทั่งแสดงตัวอย่างข้อมูลของคุณด้วยการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เส้นประกายไฟ หรือแผนภูมิ และทำให้ตัวเลือกของคุณโดดเด่นขึ้นได้ในคลิกเดียว

วิธีการจัดรูปแบบเซลล์ตามเงื่อนไข เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลอย่างรวดเร็ว ในExcel Office365

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะช่วยให้คุณหาคำตอบที่เกี่ยวกับข้อมูลแบบเจาะจงได้ คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขกับช่วงของเซลล์ ตาราง Microsoft Excel หรือรายงาน PivotTable มีความแตกต่างที่สำคัญหลายอย่างที่ควรทำความเข้าใจเมื่อคุณใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในรายงาน PivotTable

ประโยชน์ของการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

ในการทำงานที่เกี่ยวข้องกับสถิติทั้ง ไม่ว่าจะเป็นการวิเคราะห์หาผลกำไร ดูยอดขาย หรือผลการวิจัยใดๆก็ตาม มีบ่อยครั้งที่คุณอาจตั้งคำถามกับตัวคุณเองว่า

- ข้อยกเว้นในสรุปกำไรของช่วงห้าปีที่ผ่านมา นั้นอยู่ช่องใด ตารางไหน
- แนวโน้มจากการสำรวจความคิดเห็นทางการตลาดในช่วงสองปีที่ผ่านมาเป็นอย่างไร
- ในเดือนนี้ ใครบ้างที่มียอดขายเกิน 50,000 ดอลลาร์
- การแจกแจงอายุโดยรวมของพนักงานเป็นอย่างไร
- ผลิตภัณฑ์ใดบ้างที่ทำรายได้เพิ่มขึ้น 10% ในแต่ละปี
- นักศึกษาคนใดที่มีผลการเรียนสูงสุดและต่ำสุดในชั้นเรียนของนักศึกษาเข้าใหม่

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขช่วยในการตอบคำถามเหล่านี้ และจะช่วยให้คุณสามารถเน้นส่วนของข้อมูลได้โดยการเพิ่มเติมสิ่งต่างๆ เช่น แถบข้อมูลและสี ซึ่งช่วยให้คุณสามารถมองเห็นค่าสูงหรือต่ำท่ามกลางค่าอื่นๆ ได้อย่างรวดเร็ว
วิธีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

หลังจากที่คุณได้มีการกรอกข้อมูลอันมากมายมหาศาลเรียบร้อยแล้ว ทีนี้ก็มาสู่วิธีการจัดรูปแบบเซลล์ และคัดกรองข้อมูลที่จะช่วยให้คุณวิเคราะห์ได้ง่ายขึ้น โดย

1. เลือกเซลล์ข้อมูลที่คุณต้องการวิเคราะห์ โดยการลากคลุมในพื้นที่เซลล์ที่คุณต้องการทั้งหมด

2.เมื่อคลุมพื้นที่เซลล์ข้อมูลแล้ว ปุ่ม'การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว' ก็ขึ้นมาโดยอัตโนมัติที่มุมขวาล่างของพื้นที่เซลล์ที่ทำการเลือกไว้

3.ทำการคลิกปุ่ม 'การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว' (หรือกด CRTL + Q) หลังจากคลิกปุ่มแล้ว โปรแกรมก็จะทำการแสดงหน้าต่างให้เราเลือกเครื่องมือการจัดการเซลล์ข้อมูลที่เราเลือกนั้นว่าจะทำอะไร

4. ในแถบเครื่องมือ การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว จะปรากฏฟังก์ชั่น โดยแยกเป็นแท็บ เพื่อให้คุณเลือกใช้เครื่องมือที่ต้องต้องการจะทำ ตัวอย่างเช่น เลือกจัดรูปแบบเซลล์ เพื่อค้นหาข้อมูลและทำให้ข้อมูลนั้นโดดเด่นตามเงื่อนไขที่คุณต้องการ หรือเลือกใช้แผนภูมิ ทำกราฟสถิติ เป็นต้น

5. แต่ในกรณี การจัดรูปแบบเซลล์ เพื่อให้ง่ายในการหาคำตอบของข้อมูล คุณจะต้องเลือกแท็บ การจัดรูปแบบ และหลังจากนั้นก็เลือกฟังก์ชั่นในการจัดรูปแบบเซลล์ที่คุณต้องการ (ในกรณีที่คุณไม่มั่นใจว่าฟังก์ชั่นไหนจะวิเคราะห์ข้อมูลให้คุณอย่างไร คุณสามารถวางเม้าส์ที่ฟังก์ชั่นนั้นๆ โปรแกรมจะแสดงตัวอย่างให้คุณดูก่อนที่จะคลิ๊กเลือก)

6.โดยฟังก์ชั่นต่างๆ จะสามารถเป็นตัวช่วยให้คุณได้ดังนี้

a.ฟังก์ชั่นจัดรูปแบบเซลล์แบบแถบข้อมูล
เป็นฟังก์ชั่นที่จะปรากฏแถบสีแนวนอนในเซลล์ เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ใหนส่วนของลำดับค่ามาก-น้อย ถ้าหากเซลล์ในบริเวณที่คุณเลือก เซลล์ใดมีค่ามากที่สุด แถบสีก็จะปรากฏกว้างเต็มช่องเซลล์ และเซลล์ที่มีค่าน้อยกว่า ความกว้างของแถบสีก็จะลดหลั่นลงมาตามลำดับ

โดยวิธีการทำคือ ให้คุณคลิ๊กปุ่มลัด การวิเคราะห์ข้อมูลอย่างรวดเร็ว > คลิ๊ก 'แถบการจัดรูปแบบเซลล์' > คลิ๊ก 'ฟังก์ชั่นแถบสี' ระบบก็จะแสดงผลแุถบสีในช่องเซลล์แต่ละเซลล์ให้โดยทันที

โดยการใช้เครื่องมือแถบข้อมูลนี้ ก็จะช่วยให้คุณวิเคราะห์ได้ง่ายขึ้นว่า ในตารางสถิติที่คุณดูอยู่นั้น ช่องในมีค่าน้อยที่สุด ช่องไหนมีค่ามากที่สุด

b. ฟังก์ชั่น จัดรูปแบบเซลล์โดยใช้ระดับสี

ระดับสีคือตัวช่วยด้านการมองให้คุณเข้าใจการแจกแจงข้อมูลและรูปแบบข้อมูลที่แตกต่างกันได้ง่ายขึ้น โดยคุณสามารถระบุได้ว่าจะใช้สีกี่สีในการแบ่งข้อมูล ช่วยให้คุณเปรียบเทียบช่วงของเซลล์โดยใช้ลำดับของสีได้

อย่างกรณีของการจัดรูปแบบเซลล์แบบสองสี เฉดของสีจะแสดงค่าที่สูงกว่าหรือต่ำกว่า ตัวอย่างเช่น ในระดับสีเขียวและสีเหลือง ดังแสดงด้านล่าง คุณสามารถระบุได้ว่าเซลล์ที่มีค่าที่สูงกว่าจะมีสีเขียวมากกว่าและเซลล์ที่มีค่าที่ต่ำกว่าจะมีสีเหลืองกว่า

การเลือกเงื่อนไขของระดับสีนั้น สามารถทำได้โดยการ เลือกที่แถบเมนูหน้าแรก ที่อยู่ด้านบนของโปรแกรม > คลิ๊ก 'การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข' > คลิ๊ก 'ระดับสี' > คลิ๊กเลือกเงื่อนไขของสีที่คุณต้องการแบ่งช่วงของค่าในเซลล์ ดังภาพด้านล่าง

เคล็ดลับ ถ้าเซลล์ใดๆ ในช่วงมีสูตรที่ส่งกลับข้อผิดพลาด การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะไม่ถูกนำไปใช้กับเซลล์ดังกล่าว เพื่อให้แน่ใจว่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะถูกนำมาใช้กับเซลล์ดังกล่าว ให้ใช้ฟังก์ชัน IS หรือ IFERROR เพื่อให้ส่งกลับค่าที่ไม่ใช่ค่าความผิดพลาด

c. ฟังก์ชั่นการจัดรูปแบบ โดยชุดไอคอน
การจัดรูปแบบ แบบชุดไอคอน จะเป็นการใช้ไอคอนสัญลักษณ์ แทนค่า หรือทิศทางของข้อมูลสถิติ อย่างในกรณีของการพิจารณารายได้ หรือต้องการวิเคราะห์ค่าสถิติขององค์กร และต้องการรู้ว่าในรอบ 1 วัน 1 เดือน 1ไตรมาส หรือ ในช่วงระยะเวลาที่คุณต้องการวิเคราะห์ข้อมูลนั้น แต่ละเดือนมีทิศทางเป็นอย่างไร หรือเดือนไหนมากขึ้น น้อยลง

ยกตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการพิจารณาค่าใช้จ่ายใน 1 ไตรมาส ว่าเพิ่มขึ้นหรือลดลง และเดือนไหนมากที่สุด

ให้คุณ คลิ๊กเลือกการจัดรูปแบบเซลล์ตามเงื่อนไข > คลิ๊กเลือก 'การจัดรูปแบบด้วยชุดไอคอน' และ > และคลิ๊กเลือกว่า คุณต้องการวิเคราะห์ข้อมูลในลักษณะของ ทิศทางของค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือนว่า เพิ่มขึ้น หรือ ลดลง รวมถึงการใช้ไอคอนแทนการจัดอันดับของค่าใช้จ่ายในรอบไตรมาสนั้นๆได้ โดยที่คุณไม่จำเป็นต้องนั่งพิจารณาทีละเซลล์ข้อมูลให้เสียเวลา และไม่ต้องมานั่งวิเคราะห์ข้อมูลใหม่ทุกรอบ

d. ฟังก์ชั่นการวิเคราะห์ข้อมูลที่มีค่ามากกว่า
ทุกครั้งที่คุณต้องการหาว่าเซลล์ไหนมีจำนวน หรือ ค่า มากกว่าค่าที่คุณกำหนดไว้ คุณอาจจะต้องมานั่งไล่หาทีละบรรทัด ซึ่งหากคุณใช้เครื่องมือลัด การจัดรูปแบบเซลล์ แบบกำหนดหาค่ามากกว่า คุณก็จะใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาทีในการหาค่านั้นๆได้อย่างรวดเร็ว
โดยหลังจากเลือกกลุ่มเซลล์ที่คุณต้องแล้วคลิ๊กปุ่ม วิเคราะห์ข้อมูลอย่างรวดเร็ว เรียบร้อยแล้ว ให้คุณเลือกฟังก์ชั่น มากกว่า โปรแกรมก็จะมีหน้าต่างขึ้นมาให้คุณกรอกจำนวนที่คุณกำหนดเป็นพื้นฐานไว้ และเมื่อกดตกลง โปรแกรมก็จะปรากฏจำนวนที่คุณต้องการหาให้ทันที
ยกตัวอย่างเช่น คุณต้องการหาข้อมูลค่าใช้จ่ายในรอบปี ที่มากกว่า200

ให้คุณคลิ๊กปุ่มลัด การวิเคราะห์ข้อมูลอย่างรวดเร็ว > คลิ๊ก 'แถบการจัดรูปแบบเซลล์' > คลิ๊ก ฟังก์ชั่น 'มากกว่า >' กรอกตัวเลข 200 (หรือ ค่าใช้ที่คุณต้องการกำหนดเป็นพื้นฐาน ว่าจะให้โปรแกรมแสดงค่าใช้จ่ายที่มากกว่าค่าใช้จ่ายเท่าใด)> เลือก'ลักษณะของข้อมูลที่จะให้แสดงผล' > คลิ๊กปุ่ม 'ตกลง' เท่านี้ระบบก็จะแสดงผลการวิเคราะห์ข้อมูลค่าใช้จ่ายที่มากกว่าดังภาพ

และไม่เพียงแต่การหาค่าที่มากกว่าจำนวนที่กำหนดเท่านั้น คุณยังสามารถตั้งกฎ เพื่อหาค่าที่น้อยกว่า เท่ากับ หรือกฎอื่นๆได้ โดย คลิ๊ก 'แถบเมนูหน้าแรก' > เลือก'การจัดรูปแบบเซลล์ตามเงื่อนไข' > คลิ๊ก 'เน้นกฎของเซลล์' และเลือกเงื่อนไขที่คุณต้องการ

e. ฟังก์ชั่นวิเคราะห์ข้อมูล 10 % แรก
นอกจากเลือกวิเคราะห์เงื่อนไข จำนวนที่มากกว่า น้อยกว่า เท่ากับ หรือเงื่อนไขอื่นๆ แล้ว ในปุ่มลัด การวิเคราะห์ข้อมูล ยังคัดกรองข้อมูล ที่เป็น10 % แรกได้ด้วย
โดย ให้คุณคลิ๊กปุ่มลัด 'การวิเคราะห์ข้อมูลอย่างรวดเร็ว' > คลิ๊ก 'แถบการจัดรูปแบบเซลล์' > คลิ๊ก 'ฟังก์ชั่น 10% แรก'

จากนั้นระบบก็จะแสดงผลข้อมูลที่มีค่า10%ในกลุ่มเซลล์ที่คุณเลือก

ใช้งานง่าย สะดวก และรวดเร็วมากขึ้นกว่าเดิมเป็นไหนไหน สำหรับExcel 2013 ของชุดโปรแกรม Office 365 นี้ ซึ่งจะทำให้ประหยัดเวลาการทำงานของคุณไปได้กว่าครึ่ง
ด้วยขั้นตอนที่น้อยกว่า ประหยัดเวลาและไม่ซับซ้อน... Office 365 นี้ควรเป็นชุดโปรแกรมที่องค์กรต้องมองหามาใช้อย่างด่วนๆเลยครับ