8 ขั้นตอนในการเปลี่ยนแปลงองค์กรของ Kotter

 

การบริหารการเปลี่ยนแปลงต้องใช้ความคิดในการวางแผนควบคู่ไปกับการนำไปปฏิบัติโดยต้องมีการนำบุคคลภายนอกเข้ามามีส่วนร่วมและขอรับคำปรึกษาจากคนที่จะได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้  การบังคับให้เกิดการเปลี่ยนแปลงโดยที่ไม่มีการหารือมักจะมีปัญหาเกิดขึ้นตามมา เพราะการเปลี่ยนแปลงที่สามารถเกิดขึ้นได้จริงและเป็นรูปธรรมมีเกี่ยวเนื่องกับการบริหารการเปลี่ยนแปลงในตัวบุคคล

 ก่อนที่จะเริ่มการเปลี่ยนแปลงขององค์กรเราควรถามตัวเราก่อนว่า เราต้องการที่จะบรรลุเป้าหมายอะไรจากการเปลี่ยนแปลง  ทำไมถึงต้องเปลี่ยน   แล้วเราจะรู้ได้อย่างไรว่าเราทำสำเร็จตามเป้าหมายที่คาดการณ์ไว้  และใครคือผู้ที่ได้รับการเปลี่ยนแปลงและเขาจะตอบสนองอย่างไรกับการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้    เราสามารถที่จะรับมือกับการเปลี่ยนแปลงได้เท่าไร    และเราต้องการความช่วยเหลือในส่วนไหนสำหรับการเปลี่ยนแปลง ทั้งหมดนี้มีความเกี่ยวของกับการบริหารการเปลี่ยนแปลงขององค์กรและของบุคคลเป็นอย่างมาก

การเปลี่ยนแปลงนั้นจะต้องมีการเข้าใจและบริหารในทางที่ผู้คนสามารถยอมรับกับสภาพการเปลี่ยนแปลงได้อย่างแท้จริงโดยที่มีการสื่อสารแบบเข้าถึงตัวบุคคลเพื่อที่จะได้คุยกันในเรื่องที่ละเอียดอ่อนสำหรับการบริหารการเปลี่ยนแปลงขององค์กรและเราก็ต้องตรวจดูว่าผู้คนเข้าใจหรือได้รับผลกระทบจากข้อตกลงของการเปลี่ยนแปลงขององค์กรและควรจะนำเข้ามามีส่วนร่วมในการบริหารจัดการวางแผนการเปลี่ยนแปลง  สำหรับการเปลี่ยนแปลงที่มีความซับซ้อน เราก็ต้องปฏิบัติตามขั้นตอนของการบริหารตัวโครงการและยืนยันให้มีการปรึกษาหารือให้ได้ข้อตกลงและได้รับการสนับสนุนสำหรับเหตุผลของการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น การมีส่วนร่วมและการเผยแพร่ข้อมูลข่าวสารสามารถทำให้เกิดโอกาสในการที่ผู้อื่นเข้ามามีส่วนร่วมในการวางแผนและใช้การเปลี่ยนแปลงซึ่งจะส่งผลให้ลดกำแพงที่กั้นระหว่างความคิดและความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรและก่อให้เกิดความคุ้นเคยระหว่างคนในองค์กรเดียวกัน

ผู้นำที่ขาดการปรึกษาฟังความคิดเห็นของผู้อื่นและนำเข้ามามีส่วนร่วมมักจะโดนมองเป็นผู้ที่อ่อนแอและไร้ซึ่งคุณธรรม เราต้องกระทำกับผู้อื่นอย่างมีมนุษยธรรมและความเคารพในแต่ละบุคคล คนที่เป็นผู้บริหารอาวุโสมักจะไม่กลัวการเปลี่ยนแปลงของการบริหารขององค์กรแต่จะต้องการการเปลี่ยนแปลงนั้นให้เกิดขึ้น พนักงานและคนอื่นจะกลัวความไม่แน่นอนในฐานะการงานและความมั่นคงขององค์กร ดังนั้นเขาจึงกลัวการเปลี่ยนแปลง

ความรับผิดชอบสำหรับการบริหารการเปลี่ยนแปลง

พนักงานไม่ได้มีหน้าที่ในการบริหารการเปลี่ยนแปลง พนักงานมีหน้าที่แค่พยายามทำให้ดีที่สุดซึ่งก็ขึ้นอยู่กับปัจจัยของแต่ละบุคคล เช่น สุขภาพ ความมั่นคง ประสบการณ์ แรงดลใจ หรือ ลักษณะนิสัย หน้าที่ในการบริหารการเปลี่ยนแปลงขึ้นอยู่กับฝ่ายผู้บริหารขององค์กรซึ่งต้องบริหารไปในทิศทางที่พนักงานสามารถรับสภาพของการเปลี่ยนแปลงได้ ผู้บริหารมีหน้าที่ในการเอื้ออำนวยและทำให้สามารถเกิดการเปลี่ยนแปลง

                                     

ขององค์กรโดยที่จะต้องเข้าใจจุดประสงค์ของสถานการณ์และผู้บริหารก็จะต้องมีจุดยืนเป็นของตัวเอง หลังจากนั้นผู้บริหารก็จะมีหน้าที่ในการช่วยสร้างความเข้าใจของเหตุผล จุดประสงค์และกระบวนการทำงานที่ต้องปรับเปลี่ยนไปในทางที่ดีตามสถานการณ์และความสามารถของพนักงานแต่ละคน บทบาทที่เพิ่มขึ้นของผู้บริหารคือจะต้องสื่อสาร   ไม่ใช่สั่งการและบังคับใช้

องค์ประกอบของการบริหารการเปลี่ยนแปลง

1.   การมีส่วนร่วมและยอมรับจากผู้คนในกรอบของ สภาพแวดล้อม ขั้นตอน วัฒนธรรม ความสัมพันธ์และลักษณะ

2.   เข้าใจและรู้ว่าองค์กรยืนอยู่ที่จุดไหน

     3.  รู้เป้าหมายที่ต้องการจะไปถึง   และอะไรที่จะใช้วัดผลให้เรารู้ว่าเราได้เดินมาถึงจุดมุ่งหมายของเราแล้ว

     4. การวางแผนเพื่อที่จะได้บรรลุเป้าหมาย

     5. การเปิดโอกาสให้ผู้คนในองค์กรได้แสดงความคิดเห็น

แปดขั้นตอนสู่ความสำเร็จของการเปลี่ยนแปลง John P Kotter

     1. การกระตุ้นให้ผู้คนเคลื่อนไหวสร้างเป้าหมายจุดประสงค์ที่เป็นจริง (Establishing a greater sense of urgency)

     2. สร้างทีมงานที่เข้มแข็ง (Creating the guiding coalition) โดยการนำคนที่เหมาะสม  มีความเชี่ยวชาญ  มีอารมณ์ร่วมกับงานและมีความสามารถฝีมือที่จะเข้ามาทำงานที่ได้รับมอบหมาย

     3. มีวิสัยทัศน์ที่ถูกต้อง (Developing a vision and strategy)นำพาทีมงานมาร่วมกำหนดวิสัยทัศน์และกลยุทธ์ในการทำงาน และควรที่จะตั้งมั่นบนความรู้สึกและสิ่งสร้างสรรค์เพื่อที่เป็นปัจจัยสำคัญที่จะก่อให้เกิดประสิทธิผล

     4.การสื่อสารต้องมีการให้คนเข้ามามีส่วนร่วมให้ได้มากที่สุด(Communicating the change vision) สื่อสารในสิ่งที่เป็นประโยชน์ได้ใจความเข้าใจง่ายและตอบสนองความต้องการของผู้คน

     5. ให้อำนาจในการตัดสินการกระทำ (Empowering others to act) โดยการกำจัดอุปสรรคที่ขัดขวาง ต้องทำให้เกิดผลตอบรับและได้รับการสนับสนุนจากผู้นำ ต้องมีผลตอบแทนเมื่อสำเร็จและการรับรู้ต่อความคืบหน้าและสิ่งที่ประสบผลสำเร็จ

     6. ต้องสร้างชัยชนะในระยะสั้น (Creating short-term wins) กำหนดเป้าหมายที่สามารถบรรลุได้ง่าย ต้องมีการเริ่มบริหารสิ่งใหม่ๆและต้องประสบผลสำเร็จให้ได้ระดับหนึ่งก่อนที่จะไปเริ่มทำสิ่งใหม่เป็นอันดับต่อไป

     7. ต้องสร้างแรงบันดาลใจและมีความเพียรพยายามที่จะเปลี่ยนแปลง(Consolidating gains and producing even more change)  มีการสนับสนุนให้ทำรายงานความก้าวหน้า

     8. ต้องสร้างวัฒนธรรมการเปลี่ยนแปลง (Institutionalizing changes in the culture) ต้องมีการตอกย้ำค่านิยมของความสำเร็จจากการเปลี่ยนแปลงผู้นำใหม่ โดยการตอกย้ำการเปลี่ยนแปลงในวัฒนธรรมขององค์กร

องค์ประกอบที่ก่อให้เกิดความสำเร็จของการเปลี่ยนแปลงจึงไม่ใช่เรื่องง่าย ผู้นำจะต้องพยายามที่จะโน้มน้าวให้ผู้อื่นคำนึงถึงคุณธรรมของการอยู่ร่วมกันในองค์กร  ความรับผิดชอบต่อองค์กร รับผิดชอบต่อสังคม ร่วมกันสร้างองค์กรที่มีคุณภาพให้เกิดขึ้น ซึ่งจะส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงต่อองค์กรและอนาคตของพนักงาน

แหล่งที่มา

http://strategyacademy.blogspot.com/2008/07/8-8-step-process-of-transformation.html

 

http://file.siam2web.com/cmmba/johnpaulkotter.pdf