คำแนะนำการจัดทำจดหมายเหตุของหน่วยงาน
1) หลายหน่วยงานคาดหวังว่าข้อมูลต่างๆ ของหน่วยงานเพื่อจัดทำจดหมายเหตุ จะสามารถสืบค้นได้จากหอจดหมายเหตุแห่งชาติ … อันนี้ค่อนข้างน่ากลัวพอสมควร เพราะข้อมูลของหน่วยงานท่าน จะต้องมีกระบวนการจัดเก็บ รวบรวม และจัดส่งให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติเป็นระยะๆ เพื่อให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติจัดทำทะเบียน ดังนั้นหากหน่วยงานท่านยังไม่ได้รวบรวม ก็คงยากที่จะไปหาอะไรพบในหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
2) หน่วยงานจำนวนมาก ไม่เคยจัดเก็บรวบรวมข้อมูล ดังนั้นงานแรกของการจัดทำจดหมายเหตุเหน่วยงาน ก็น่าจะเริ่มจากตั้งคณะกรรมการ คณะทำงานรวบรวมข้อมูลต่างๆ ของหน่วยงานย้อนหลัง รวมทั้งอาจจะต้องดำเนินการเก็บเพิ่มเติมจากการสัมภาษณ์ และนำ้้ข้อมูลต่างๆ มาเ้ข้าระบบที่ออกแบบอย่างเหมาะสม
ระบบที่น่าจะรองรับการจัดการข้อมูลจดหมายเหตุ แนะนำเป็นซอฟต์แวร์ในกลุ่ม Wiki เช่น Dokuwiki, MediaWiki จะดีกว่าครับ โดยนำข้อความ จดหมายเหตุ ภาพ video และอื่นๆ ที่เก็บรวบรวมมาเขียนผ่าน Wiki กำหนดกลุ่มคณะทำงานที่มีสิทธิ์เข้าไปอ่าน ตรวจสอบ แก้ไขตามเหมาะสม เพราะส่วนมากแล้วผู้จัดทำข้อมูลจดหมายเหตุ มักจะไม่มีความรู้เกี่ยวกับเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นเท่ากับคนเก่าคนแก่
เมื่อได้ระบบที่จัดเก็บ รวบรวมข้อมูลแล้ว ก็พิจารณาต่อว่าข้อมูลดังกล่าว ตกหล่นส่วนใด ส่วนใดต้องสัมภาษณ์แล้วถอดเทป ส่วนใดต้องไปสืบค้นจากระบบข่าว หอสมุดแห่งชาติ หอจดหมายเหตุ และอื่นๆ แล้วนำมา
ข้อมูลภาพดิจิทัล แฟ้มเอกสารดิจิทัล ควรบรรจุ Digital Metadata ให้เหมาะสมฝังไปกับเอกสาร แล้วจึงนำเข้าระบบ
- ฟอร์แมตเอกสารสแกน …. 150 – 300dpi, CMYK หรือ RBG Color Mode, TIF หรือ JPG หรือ PDF
- Metadata …. EXIF, IPTC, PDF Metadata
- ฟอร์แมตสื่อเสียง วีดิทัศน์ … WAV, MP3, MPG, AVI, ….
- คำอธิบายข้อมูลสื่อเสียง วีดิทัศน์
- คำสั่งต่างๆ ของหน่วยงาน
- ภาพ/ประวัติผู้บริหาร บุคคลสำคัญของหน่วยงาน
- ข่าว/เอกสารเผยแพร่สำคัญของหน่วยงาน
- กิจกรรมเด่นของหน่วยงาน
- …
3) ตั้งคณะทำงานฯ ศึกษาข้อมูลที่เก็บรวบรวมจากข้อมูล สะสาง และแปลงสภาพสื่อให้อยู่ในฟอร์แมตที่เหมาะสม แล้วจึงจัดทำต้นฉบับเอกสารจดหมายเหตุ โดยกำหนด
- รูปแบบการนำเสนอ … หนังสือเล่ม, หนังสืออิเล็กทรอนิกส์, เว็บไซต์
- หนังสือเล่ม มี Layout อย่างไร ขนาดหนังสือ รูปแบบต่างๆ ลักษณะกระดาษ การจัดวางเนื้อหาและรูปภาพในหนังสือ
- หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ มีรูปแบบการนำเสนออย่างไร นำเสนอเป็น PDF, Auto Scroll PDF, Flip eBook, Multimedia eBook
- เว็บไซต์ มีรูปแบบและระบบการจัดการ การเข้าถึงอย่างไร
- ข้อมูลที่นำเสนอ
- ผู้ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในสื่อทุกรูปแบบ
อย่างไรก็ดี หน่วยงานที่พอจะกำหนดแนวทางดำเนินการได้ หากเริ่มต้นพัฒนาระบบบริหารจัดการเสียตอนนี้ โดยไม่ต้องรอ 10 ปี 20 ปี น่าจะเป็นแนวปฏิบัติที่ดีกว่าครับ เพราะตอนนี้มีข้อมูลในมือ แ่ต่ยังไม่ได้ดำเนินการจัดเก็บ พอถึงเวลาที่ต้องการข้อมูลอาจจะหาย หรือหายากก็ได้นะครับ ฝากพิจารณากันครับผม
ความเห็น (1)
ขอบคุณมากค่ะ
เป็นการแนะนำ การทำงานที่ดีมาก "เรื่องราว" ถ้าไม่ "จารึก" ต่อไป ก็ลืมเลือนนะคะ
เห็นด้วยกับการทำจดหมายเหตุ ขององค์กร ค่ะ