Ad hoc team ทีมเฉพาะกิจ
หมายถึงทีมที่ถูกจัดตั้งเพื่อใช้แก้ปัญหาหรือปฏิบัติการอย่างใดอย่างหนึ่ง
ซึ่งจะถูกจัดตั้งเป็นเวลาไม่นานมากนัก (เป็นการผสมกันระหว่าง
Problem-resolution teams กับ Tactical teams)
ซึ่งสมาชิกในทีมจะถูกเลือกมาจากพนักงานในองค์กร
และหลังจากที่ภารกิจบรรลุเป้าหมายแล้วทีมนี้ก็จะสลายตัว
ดังนั้นความเป็นสมาชิกในทีมจึงถูกจำกัดและไม่ยืนยาว
ซึ่งทีมประเภทนี้มักใช้กับสถานการณ์ที่องค์กรเจอสิ่งผิดปกติหรือปัญหาที่ไม่ธรรมดา
ถ้าเกิดปัญหาเหล่านี้กลับมาอีกก็อาจทำให้ต้องตั้งทีมใหม่ที่มีลักษณะถาวรขึ้นแทน
นอกจากนี้ในหนังสือบางเล่มอาจแบ่งประเภทของทีมออกเป็น
4 ประเภทดังนี้
Functional
Team คือ
ทีมที่ผู้จัดการทีมจะมีผู้ใต้บังคับบัญชาที่มาจากหรืออยู่สายงานเดียวกัน
เช่นทีมให้บริการรับคำร้องเรียนจากลูกค้า ทีมซ่อมบำรุง
ทีมผลิตเอกสาร
Self-Managed Team คือ
ทีมที่ไม่มีผู้จัดการหรือหัวหน้าทีม
จะต้องรับผิดชอบร่วมกันเองในการจัดการและปฏิบัติงาน เช่น การวางแผน
การจัดตารางปฏิบัติงาน การมอบหมายงาน การตัดสินใจ การควบคุม และการแก้ไขปัญหาต่างๆ
เช่น ทีมควบคุมเครื่องจักรในการผลิต หรือทีมพนักงานในสายการผลิต
ปัจจุบันองค์กรขนาดใหญ่จัดทีมในรูปแบบนี้ เช่น Xerox, General Motor, Pepsi
Co, Hewlett – Packard และ Federal Express
Virtual Team คือทีมทำงานที่เกิดจากเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่สมาชิกในทีมประสานงานกันด้วยเครื่องมือสื่อสารต่างๆ
ผ่านเครือข่าย การใช้ Videoconferencing, fax, e-mail แบะwebsite ที่สมาชิกในทีมเข้าไปหารือกัน
Virtual team จะปฎิบัติงานทุกอย่างได้เช่นเดียวกับทีมประเภทอื่นๆ
โดยเฉพาะการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร การปรึกษากัน
และตัดสินใจร่วมกันทำไม่มีข้อจำกัดด้านสถานที่และเวลา
ซึ่งปัจจัยหลักที่ทำให้ Virtual Teams มีประสิทธิภาพ คือ
ต้องใช้สื่อที่เหมาะสมกับตัวสาร และประเภทของงาน โดยที่งานที่มีความซับซ้อน
อย่างเช่นในการตัดสินใจยุทธศาสตร์
ต้องใช้เทคโนโลยีที่สามารถติดต่อกันได้ในเวลาเดียวกัน เช่น Audio,
videoconference เพื่อให้ไม่เกิดความเข้าใจที่ผิดพลาด ส่วนงานที่ไม่มีความซับซ้อน
ก็สามารถใช้เทคโนโลยีที่ไม่ต้องติดต่อกันในเวลาเดียวกัน เช่น Web
pages, e-mail ซึ่งมีข้อดีในการสะสมข้อมูล และเพิ่มเติม ideas
และบางครั้งก็ใช้ในการปรึกษาทางเทคนิค
และความขัดแย้งระหว่างบุคคล
แต่ข้อด้อยของทีมรูปแบบนี้คือ
สมาชิกอาจไม่ได้พบปะสังสรรค์กันจึงมีลักษณะเหมือนรูปแบบการจัดการแบบมุ่งงาน
(Task Oriented)
Cross-Functional Team คือทีมที่ประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญในด้านต่างๆ หลายๆ ด้านมาร่วมทีมทำงานกัน เช่น
ทีมงานของบริษัทที่ปรึกษา
ที่จะแก้ไขปัญหาการดำเนินงานที่ล้มเหลวของบริษัทลูกค้าคงประกอบด้วยที่ปรึกษาที่มีความชำนาญด้านต่างๆกัน
บริษัท Hewlett – Packard
จัดตั้งทีมผู้เชี่ยวชาญหลายด้านเพื่อจัดกระบวนการทำงานใหม่ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ความจำเป็นในการใช้ทีมงาน
เนื่องการทำงานโดยทั่วไปในองค์กรในองค์กร
จะเป็นการทำงานตามลำพังเพียงคนเดียว
เช่นในการให้พนักงานขายประเมินความต้องการสินค้าในพื้นที่ของเค้า
ไม่จำเป็นต้องทำเป็นทีมเพราะ
เป็นที่แต่ละคนสามารถทำได้ด้วยตัวเองเพราะจะรู้เรื่องดีที่สุด
หรือธนาคารก็ไม่จำเป็นต้องใช้ทีมในกระบวนการสมัครขอสินเชื่อ
ซึ่งเป็นเป็นงานที่มีอยู่ประจำไม่ค่อยมีการเปลี่ยนแปลงในตัวงานมากนัก
ดังนั้นสิ่งที่ธนาคารต้องมีคือขั้นตอนการทำงานที่ออกแบบมาอย่างดี
อีกทั้งกระบวนการทำงานที่ดีก็จะทำงานดำเนินอย่างรวดเร็วซึ่งสำคัญกับงานประเภทนี้
การทำงานเป็นทีมไม่จำเป็นสำหรับงานที่ไม่ซับซ้อนและต้องทำเป็นกิจวัตร
และงานที่ไม่ต้องการประสานงานกับระหว่างพนักงาน
หรือต้องอาศัยทักษะในการทำงานหลายด้าน
อย่างไรก็ตามการทำงานเป็นทีมจะเป็นวิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพที่ดีที่สุดในกรณี
1.
ไม่มีพนักงานคนใดใส่วนผสมลงตัวของความรู้ความชำนาญ
และทัศนวิสัยในการมองภาพของการทำงานสำหรับการปฏิบัติภารกิจนั้นๆ
2.
พนักงานต้องทำงานร่วมกันและพึ่งพากันในระดับสูง
3.
เป็นภารกิจซึ่งมีเป้าหมายท้าทายและแตกต่างจากงานอื่น
ข้อดี-ข้อด้อยของการทำงานเป็นทีม
ข้อดี
1.
ช่วยให้บริษัทได้รับคำตอบหรือทางออกอย่างสร้างสรรค์
2.
ทุกคนมีส่วนในการตัดสินใจทำให้สามารถปฏิบัติได้โดยไม่มีการขัดแย้งกับการตัดสินใจนั้น
3.
สมาชิกในทีมมีบทบาทต่างกันไป
ทำให้สามารถดึงเอาทักษะที่แตกต่างกันของสมาชิกแต่ละคนมาใช้ในการแก้ไขปัญหา
4.
ทีมได้รับข้อมูลและความรู้ในการทำงานมากขึ้นจากเครือข่ายของสมาชิก
5.
ทีมช่วยให้เกิดการสื่อสารและประสานงานภายในองค์กรได้ดีขึ้น
ข้อดีของทีมนี้เป็นผลดีมาจากการผสมทักษะและประสบการณ์ที่หลากหลายของสมาชิกเข้าด้วยกัน
ทำให้เกิดกระบวนการสื่อสารซึ่งแก้ปัญหาได้อย่างต่อเนื่องได้อีกด้วย
และข้อดีสำคัญก็คือ คนจำนวนมากชอบการทำงานเป็นทีม
การทำงานเป็นทีมจึงเป็นแรงจูงใจในการทำงาน
ทำให้พนักงานสามารถสร้างผลงานที่ดีที่สุดเท่าที่เขาจะสามารถทำได้
ซึ่งต่างจากการทำงานทั่วไปที่หัวหน้าตั้งระบบขึ้นมาแล้วก็ไม่ต้องดูแลมากนัก
ข้อด้อย
1.
ผู้บริหารต้องเอาใจใส่
และใช้ทักษะในการบริหารสูงขึ้น เพื่อสร้างทีมที่ลงตัวในส่วนของผู้นำทีม
และการใช้ทรัพยากรของทีม
2.
มีความเสี่ยงที่สมาชิกไม่สามารถรวมมือกันได้
โดยเฉพาะอย่างยิ่งความแตกต่างและความสนใจส่วนตัวของสมาชิกในทีมสมารถจะเป็นตัวบ่อนทำลายความร่วมมือร่วมใจกันภายในทำงานซึง่เป็นสิ่งจำเป็นต่อความสำเร็จของทีม
3.
ไม่สามารถกำหนดความสำเร็จของทีมล่วงหน้าได้
การพิจารณาความเหมาะสมในการนำวิธีการทำงานเป็นทีมมาใช้
ศาสตราจารย์เจฟฟรีย์โพลเซอร์(Jeffrey Polzer)
แห่งมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ดได้เสนอ
สิ่งที่ผู้บริหารพิจารณาในการวิเคราะห์ภารกิจที่ต้องปฏิบัตมีอยู่ด้วยกัน 3
ด้านคือ
1.
ความซับซ้อนของงาน
(Task
Complexity)
งานที่มีความซับซ้อนสูง
ต้องใช้การทำงานเป็นทีมเพราะมักเป็นงานที่ต้องจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก
มีความไม่แน่นอนสูง
และมีชิ้นงานจำนวนมากแยกย่อยออกมาจากภารกิจนั้นโดยงานย่อยแต่ละอันต้องารผู้ที่มีทักาะความรู้เฉพาะทาง
นอกจากนี้งานที่มีความซับซ้อนยังเป็นงานที่ไม่มีระเบียบวิธีปฏิบัติที่เป็นมาตรฐานอีกด้วย
2.
ความเกี่ยวโยงกันของเนื้องาน
(Task
interdependence)
ผู้บริหารควรพิจารณว่างานย่อยต่างมีความเกี่ยวโยงกัยอย่างไร
ถ้ามีความเกี่ยวโยงกันมากยิ่งเหมาะกับการทำงานเป็นทีม
ซึ่งคำจำกัดความของความเชื่อมโยงของเนื้องานหมายถึงขอบข่ายการทำงานที่แบ่งภารกิจออกเป็นงานย่อยๆหลายๆงาน
และภารกิจนั้นสมบูรณ์ได้ด้วยการรวมงานย่อยๆแต่ละส่วนเข้าด้วยกัน
ซึ่งพนักงานต้องพึ่งพาอาศัยกันในระดับสูง
ทำให้ต้องมีการสื่อสารและปรานงานกันระดับสูงด้วย ดังตัวอย่างต่อไปนี้
ทีมวิศวกร
และผู้เชี่ยวชาญด้านการออกแบบอุตสาหกรรม
มีหน้าทำการออกแบบภายในรถตู้ขนาดเล็กรุ่นใหม่
โดยทีมประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญด้านที่นั่งภายในรถยนต์ 2 คน และสมาชิกอีก 2 คน
เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านกลศาสตร์ สมาชิกในทีมอีก 3 คนมีหน้าดูแลวัสดุที่ใช้ในรถ เช่น
พรมรองพื้น ที่บุผนังทั้งด้านข้างและเพดาน
ซึ่งช่วยลดเสียงรบกวนในท้องถนนและเพิ่มความปลอดภัยในการขับขี่
นอกจากนี้ยังมีวิศกรไฟฟ้าดูแลเรื่องระบบไฟ ระบเสียงและอื่นๆที่เกี่ยวข้อง
สุดท้ายคือผู้นำทีม ซึ่งเป็นวิศวกรยานยนต์ที่มีประสบการณ์สูง
ทั้งนี้ผู้นำทีมจะต้องประสานงานภายในทีมและประสานงานเกี่ยวกับทีมที่ดูแลด้านโครงสร้างรถยนต์ซึ่งรับผิดชอบเกี่ยวกับโครงสร้างภายนอกรถยนต์
จากตัวอย่างจะเห็นได้ว่าสมาชิกในทีมไม่สามารถทำให้สำเร็จได้ถ้าไม่มีการประสานงานกัน
เช่นถ้าวิศวกรไฟฟ้าไม่ประสานงานกับฝ่ายกลศาตร์ก็ไม่สามารถกำหนดตำแหน่งอุปกรณ์ไฟฟ้าได้
ประเด็นสำคัญก็คือ
ผู้ยริหารต้องบอกได้ว่ามีความจำเป็นในการรวมงานชิ้นย่อยๆในระดับใด
ถ้าอยู่ในระดับสูงก็ควรใช้การทำงานเป็นทีม
3.
วัตถุประสงค์ของภารกิจ
(Task
Objective)
การปฏิบัติงานของทีมจำเป็นที่ต้องมีเป้าหมายชัดเจนอย่างน้อย
1 เป้าหมาย เช่น
วัมยก่อนองค์การนาซ่ามีเป้าหมายว่าเพื่อนำมนุษย์ไปเหยีบบนดวลจันทร์และนำเขากลับลงมาสู่พื้นโลกได้อย่างปลอดภัยภายใน
10 ปีข้างหน้า ซึ่งถ้ามีเป้าหมายชัดเจนเช่นนี้ก็สามารถใช้การทำงานเป็นทีมมาใช้ได้
โดยที่บุคคลทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับทีมร่วมกันกำหนดทำความเข้าใจเป้าหมายนั้น
แต่ถ้าไม่มีเป้าหมายที่ชัดเจนแล้วหละก็การทำงานลักษณะที่เป็นกิจวัตรหรืองานประจำวันจะดูเหมาะสมกว่า
หลักการของทีม
(Principle of
team)
หลักการข้อที่ 1 Members provide feedback
to and accept it from one another.ทีมต้องยอมรับในความแตกต่างของกันและกันและต้องให้feedbackกันและกันในการทำงาน ต้องบอกเขาว่าเราชองอะไรไม่ชอบอะไร
ซึ่งสังคมไทยทำได้ยาก
หลักการข้อที่ 2 The willingness
preparedness and proclivity to back fellow members up during operations.ต้องมีความเหนียวแน่นมีความตั้งใจที่จะเป็นสมาชิกที่ดีในกรทำงาน
มีความเต็มใจ มีการเตรียมตัว ที่จะสนับสนุนเพื่อร่วมทีมในขณะปฏิบัติงาน เช่น
หน่วยSWAT
จะมีฝ่ายที่คอยคุมกันเพื่อนร่วมทีม
หลักการข้อที่ 3 Members’ collectivity
viewing of themselves as a group whose success depends on
their interaction. การทำงานเป็นทีมมีความเกี่ยวข้องกับสมาชิกในกลุ่มที่มีความคิดเห็นรวมกันเพราะความสำเร็จของทีมขึ้นอยู่กับการปฏิสัมพันธ์ภายในแม้ว่าความสำเร็จของทีมขึ้นอยู่กับการกระทำของสมาชิกแต่ละคน
แต่สมาชิกก็ต้องมองถึงจุดเชื่อมระหว่างตนกับสมาชิกคนอื่น ไม่ใช้ต่างคนต่างทำ
ดังนั้นทีมที่มีประสิทธิภาพจะประกอบด้วยคนรู้ว่าประสิทธิของทีมคือผลรวมการกระทำของสมาชิกในทีมทั้งหมด
หลักการข้อที่ 4 Team means fostering
within team interdependence. การทำงานเป็นทีมต้องมีสนับสนุนการพึ่งพาอาศัยกันภายในทีม
หลักการข้อที่ 5 Team leadership makes a
difference with respect to the performance of the team. หัวหน้าทีมสร้างความแตกต่างภาวะ และควรเป็นแบบอย่างที่ดีแก่สมาชิก
ผู้นำของทีมมีส่วนทำให้ทีมดีหรือไม่ดีได้มาก
ไม่มีความเห็น