เมื่อถึงเวลาต้องเด่น ต้องเป็นอย่างประทับใจ
เมื่อหลายเดือนที่ผ่านมา หนังสือพิมพ์ลงข่าวสะเทือนขวัญ มีการยิงกันตายในที่ประชุมขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นแห่งหนึ่ง เนื่องเพราะการอภิปรายที่รุนแรงในเรื่องของการบริหารงบประมาณขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นแห่งนั้น ทำให้ผู้ที่ถูกอธิปรายทนไม่ได้ บันดาลโทสะใช้อาวุธปืนกระหน่ำยิงประธานที่ประชุม และผู้เข้าร่วมประชุมอีกหลายรายกลางที่ประชุม ตาย และบาดเจ็บไปตาม ๆ กัน ...
จากสถานการณ์ข้างต้นนี้ วิเคราะห์ได้ว่า มีสาเหตุ 2 สาเหตุด้วยกัน คือ สาเหตุแรกมาจากการควบคุมอารมณ์ของผู้ถูกอภิปราย ที่ไม่สามารถควบคุมอารมณ์ตนเองได้ โกรธง่าย หุนหันพลันแล่น หวั่นไหวง่าย ทางจิตวิทยาเรียกว่า บุคลิกภาพแปรปรวน (personality disorder) ไม่ใช่เป็นโรคประจำตัว แต่อาจจะมาจากการเรียนรู้ และการสั่งสมสิ่งที่ผิด ๆ(ทางสังคมจิตวิทยา)จากสภาพแวดล้อมเดิม สาเหตุที่สอง น่าจะมาจาก การควบคุมสถานการณ์การประชุมโดยประธานในที่ประชุมที่ไม่สามารถควบคุมการประชุมให้เป็นไปอย่างสันติวิธีได้ จึงเป็นเรื่องจำเป็น ที่ผู้บริหารต้องรับทราบบทบาทหน้าที่ของประธานในการประชุม และนำไปฝึกปฏิบัติให้กลายเป็นเรื่องปกตินิสัย เพราะอย่าไรเสียท่านก็ไม่สามารถที่จะหลีก เหลี่ยงการไม่เป็นประธานในที่ประชุมได้ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องทั่วไป ๆ หรือเรื่องที่จะสร้างสถานการณ์ที่ตึงเครียดให้แก่ท่าน เช่น เรื่อง การพิจารณางบประมาณ ฯ การพิจารณาความดีความชอบ การบริหารงานตามนโยบายฯ เป็นต้น เริ่มต้นจากตัวท่านเองต้องทราบบทบาท หน้าที่ และเทคนิควิธีในการเป็นประธานในที่ประชุม คือ
1)การตรงต่อเวลา (หรือมาก่อนเริ่มการประชุมเล็กน้อย) ทั้งนี้ นอกจากจะแสดงตนเป็นตัวอย่างที่ดีแล้ว ท่านยังมีเวลาได้ทบทวนวาระ ประเด็นที่จะพูดคุยในที่ประชุม เป็นการเตรียมความพร้อมนั่นเอง
2)ใช้ความเป็นกันเองในการดำเนินการประชุม (แต่ไม่ปล่อยจนขาดความศักดิ์สิทธิ์ด้วยความลำเอียง)
3)พูดสั้นไม่เยิ่นเย้อ กระชับได้ใจความ และมีการยกย่องกล่าวชม กล่าวขอบคุณผู้ให้ข้อเสนอแนะเพื่อเป็นการให้เกียรติ เมื่อมีโอกาส
4)ทบทวนวาระการประชุมทุกครั้งที่เริ่ม
5)สร้างบรรยายกาศที่ดี ที่จะทำให้ทุกคนมีความรู้สึกว่าไม่อึดอัด และให้ทุกคนมีความรู้สึกว่าตนเองก็มีความสำคัญในการประชุม
ครั้งนั้น ๆ
6)การใช้คำถามที่เร้าใจให้สมาชิกมีความสนใจตลอดเวลา และพร้อมที่จะให้ความคิดเห็น
7)สามารถควบคุมอารมณ์ตนเองไว้ได้เสมอไม่ว่าจะมีกรณีใด ๆ เกิดขึ้น
8)มีเทคนิคในการโยนคำถามช่วยในบางครั้ง เพื่อเสนอทางออกด้วยคำตอบจากหลายฝ่ายในกรณีที่เหมาะสม
9)มีการสรุปมติที่ประชุมอย่างชัดเจน
ในเรื่องนี้ ดิฉันซึ่งทำหน้าที่เลขานุการการประชุม พบว่า ประธานที่ประชุมมักจะ ไม่มีการสรุปมติที่ประชุม กล่าวคือ
หลังจบการประชุมตามหัวข้อ ประธานจะกล่าวในหัวข้อต่อไปเลย
โดยไม่มีการสรุปมติอีกครั้ง ประเด็นนี้เป็นสิ่งสำคัญ ไม่ใช่เป็นหน้าที่ของผู้จดรายงานการประชุมฯ เพียงคนเดียวที่ต้องสรุปมติ สำหรับบางเรื่องที่มีการถกเถียง มีการเปิดให้ผู้เข้าประชุมอภิปรายอย่างกว้างขวาง ทำให้สรุปประเด็นได้ยาก และมีหลากหลายประเด็น เพราะฉะนั้น ประธานที่ประชุมควรให้ความสำคัญ และควรมีการสรุปมติที่ประชุมอย่างชัดเจน ในทุกข้อการประชุม และเมื่อเร็วนี้ ดิฉันได้เข้าร่วมประชุมกับคณะกรรมการบริหารฯ ชุดหนึ่ง โดยไปในฐานะผู้เข้าประชุม เห็นประธานที่ประชุม สรุปมติที่ประชุมเป็นรายข้อ แล้วซักถามว่าใครเห็นด้วยหรือไม่ ถ้าเห็นด้วยก็ให้ยกมือขึ้น หากมีผู้ไม่เห็นด้วย ท่านจะเปิดการอภิปรายอีกครั้งจนกระจ่าง แล้วทวนมติอีกครั้ง พร้อมสรุปมติอย่างชัดเจน ผู้เข้าร่วมประชุมก็ทราบมติอย่างชัดเจน และผู้จดรายงานการประชุม ก็ได้มติที่ชัดเจน
10)สร้างอารมณ์ขัน(บ้าง) เพื่อสร้างบรรยายกาศ
หรือลดความขัดแย้ง
11)มีบุคลิกภาพขอความเป็นผู้ยุติธรรม เช่น การใช้สายตาอย่างทั่วถึงตามความเหมาะสมเมื่อจำเป็น
12)รับฟังข้อเสนอแนะ และฟังอภิปรายด้วยความจริงใจ และใช้วาจาที่สุภาพ
13)เป็นผู้กล่าวปิดการประชุมอย่างชัดเจน และเป็นผู้ย้ำนัดประชุมครั้งต่อไป เพียงเท่านี้ ทำไม่ยากใช่ไหมคะ หลายคนได้ทำไปแล้วและอาจมากกว่าที่ดิฉันได้นำเสนอนี้ และการประชุมแต่ละคณะก็แตกต่างกันไป คราวนี้ก็ขึ้นอยู่เทคนิควิธีที่ท่านต้องเรียนรู้เองแล้วค่ะ แต่พื้นฐานก็ไม่พ้นไปจากในเรื่องที่กล่าวข้างต้น หวังเป็นอย่างยิ่งที่ผู้บริหารจะได้นำเทคนิควิธีฯ ไปใช้ประโยชน์ได้บ้างไม่มากก็น้อย แล้วการประชุมของท่านก็จะจบอย่างประทับใจ
หมายเหตุ: ข้อมูลนี้ ได้จากการที่ดิฉันไปเข้ารับการอบรม “หลักสูตรการจัดสำนักงานยุคใหม่” หัวข้อ การจัดการประชุม โดย อ.ประภาภรณ์ พนัสพรประเสริฐ เห็นว่าเป็นประโยชน์ และเกี่ยวข้องกับผู้บริหารจึงนำมาเผยแพร่ให้ทราบค่ะ
ความเห็น (1)
- น่ากลัวจังเลยนะคะ
- ปัจจุบันสังคมอ่อนแอ ใช้ความรุนแรงมากขึ้น
- สถาบันครอบครัว มีบทบาทสำคัญในการหล่อหลอม