ใช้ข้อมูลเพื่อความสำเร็จขององค์กร

องค์กรโดยเฉพาะอย่างยิ่งภาคราชการ มักจะได้รับการกล่าวขวัญว่าเต็มไปด้วยข้อมูล ออกจะเป็นสำเนียงในทางลบ กล่าวคือเต็มไปด้วยข้อมูล แต่ไม่ใช้ประโยชน์จากข้อมูล หรือใช้ข้อมูลอย่างไม่มีประสิทธิภาพ จะด้วยเหตุใดก็ตามที แม้ว่าจะลงทุนกันทุกปีเพื่อใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ ซึ่งก็จะเป็นที่ประจักษ์ว่า หน่วยงานราชการมีจำนวนเครื่องคอมพิวเตอร์เพิ่มขึ้น ใครที่ไปติดต่อราชการจะสังเกตได้ว่ามีเครื่องคอมพิวเตอร์ตั้งอยู่บนโต๊ะเจ้าหน้าที่จากเพียงไม่กี่เครื่องเมื่อหลายปีที่ผ่านมา ปัจจุบันเกือบทุกโต๊ะจะมีเครื่องคอมพิวเตอร์ตั้งอยู่ ผู้เขียนไม่ปฏิเสธว่าการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือในการทำงานหนังสือหรือเอกสาร เพราะมีประสิทธิภาพกว่าการใช้พิมพ์ดีด มากกว่าการใช้ประดาษ ปากกา ดินสอ รวมทั้งการใช้ในเชิงบูรณาการกับการสื่อสารข้อมูล แลกเปลี่ยนเอกสารไปในตัว เพราะเราใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร(Information and Communication Technology: ICT) แต่แค่นี้ไม่คุ้มกับการลงทุน แม้ว่าเราจะเห็นว่าหน่วยงานราชการจะมีการนำระบบงานประยุกต์ (Specific Application Software) มาใช้งาน ได้แก่ระบบบุคลากร ระบบการเงินและบัญชี ระบบพัสดุ ระบบต่างๆ ล้วนแต่ชื่อสวยหรู และเป็นระบบที่ช่วยในการทำงานของเจ้าหน้าที่ในกระบวนการที่ต้องบวก ลบ คูณ หาร ใช้ผลลัพธ์ในการออกเอกสารแบบอัตโนมัติบ้าง สะสมค่าไว้จัดทำรายงานตามงวดบ้าง ซึ่งก็คือการประมวลผลการเปลี่ยนแปลง (Operation and Transaction Processing) นั่นเอง แล้วก็เก็บข้อมูลไว้ในฐานข้อมูล เพื่อทำสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System: MIS) หลายหน่วยงานภูมิใจกับระบบ MIS กันเหลือเกิน เพราะมีข้อมูลที่จะแสดงหรือตอบคำถามได้ว่า งานก้าวหน้าไปถึงไหน สัดส่วนของงบประมาณทั้งหมดเป็นอย่างไร จำแนกข้อมูลสำคัญต่างๆได้ชัดเจน ราวกับว่ารู้หมดทุกอย่าง ก็คงไม่แปลก เพราะใครที่เป็นผู้จัดการ หรือเป็นผู้อำนวยการ เป็นหัวหน้าฝ่าย หัวหน้างาน ก็ย่อมต้องรู้เรื่องเหล่านี้อย่างถ่องแท้ ใครไม่รู้ก็ต้องเปลี่ยนซะ

แต่จะตอบได้หรือไม่ว่า หน่วยงานนี้ ภารกิจของหน่วยงานนี้ ณ ปัจจุบันมีสถานะเป็นอย่างไร กำลังจะแย่ จะวิกฤติ กำลังมีปัญหาจากอะไร มีสัญญาณบอกเหตุว่ากำลังจะเกิดอะไรขึ้นหรือไม่ ถ้าจะแก้ไขด้วยวิธีนี้จะได้ผลหรือไม่ ผู้เขียนเชื่อว่าระบบ MIS ไม่มีศักยภาพพอจะให้คำตอบได้ หลายท่านคงเคยได้ยินระบบสนับสนุนการตัดสินใจ(Decision Support System) ระบบผู้เชี่ยวชาญ(Expert Systems - in context of Artificial Intelligence) ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหาร(Executive Information System) ซึ่งชื่อของระบบเหล่านี้ก็บอกอยู่ในตัวว่าจะเป็นระบบที่ประมวลข้อมูลแล้วให้คำตอบกับหน่วยงานได้ เป็นการใช้ข้อมูลสนับสนุนให้ผู้รับผิดชอบต่อหน่วยงานหรือภารกิจนำพาหน่วยงานหรือปฎิบัติภารกิจให้สำเร็จลุล่วงตามเป้าหมายได้

ในปัจจุบันมีการพูดถึง BI (Business intelligence) กันอย่างกว้างขวาง ก็เป็นเรื่องของการวิเคราห์ เรื่องของการใช้ dashboard เหมือนเคยเป็นเรื่องปกติที่ภาคธุรกิจหรือเอกชนที่ตื่นตัวในการนำ ICT มาช่วยให้ตัวเองได้เป็นผู้ชนะ เป็นผู้นำ ในการแข่งขันด้านธุรกิจ แต่ภาครัฐจะยังคงนิ่งไว้ก่อน ราวกับว่ามันเป็นเรื่องของธุรกิจงั้นแหละ ภาครัฐไม่มีเป้าหมายเชิงธุรกิจจะตื่นเต้นไปด้วยได้ไง  แต่ผู้เขียนเห็นว่าเรื่องของ BI เป็นเรื่องของการทำความสำเร็จให้กับองค์กร ไม่ว่าจะเป็นองค์กรภาครัฐ ที่ต้องแข่งกับตัวเอง และกับองค์กรภาคเอกชน ที่ต้องแข่งกับผู้ประกอบธุรกิจด้วยกัน และได้อ่านความเห็นของผู้เชี่ยวชาญของเว็บไซต์ต่างประเทศพูดถึง BI และ Dashboard ที่น่าสนใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง จะเป็นประโยชน์กับหน่วยงานราชการที่คิดจะนำข้อมูลมาสนับสนุนให้หน่วยงานที่ตนรับผิดชอบประสบผลสำเร็จในการปฏิบัติภารกิจได้อย่างเป็นวิทยาศาสตร์ มีทิศทาง มีเหตุมีผล ไม่ใช่อาศัยโชคช่วย หรือขึ้นอยู่กับดวง และที่สำคัญยังชอบใจที่เขาบอกว่าจะใช้ spread sheet และ free dashboard ทำได้ เพราะหน่วยงานภาครัฐจะได้ลองทำดู ก่อนที่จะลงทุนจริงๆจังๆ  หากสนใจเชิญอ่านเอกสารนี้ดู