ทำ Remote Office สู้วิกฤติน้ำท่วมใหญ่ ตอนที่ 1 "Writeboard"

Remote Office เพื่อให้บริษัทสามารถทำงาน back office ได้อย่างสะดวกไม่มีสะดุด

คุณผู้อ่าน…ท่านที่เคารพครับ

ในสถานการณ์น้ำท่วมกันเป็นเดือนแบบนี้ การเข้าทำงานในบริษัทเห็นจะเป็นเรื่องวุ่นวายมาก ทั้งการเดินทางและความปลอดภัย แต่ว่าธุรกิจมันไม่หยุดอยู่กับน้ำนี่ครับ มันยังคงดำเนินต่อไปตามวัฏจักรของการทำมาหากิน พวกเรามนุษย์ทำงานเองนี่แหละที่จะต้องหาวิธีปรับตัวทำงานให้ได้กับสถานการณ์แบบนี้ โดยเฉพาะงานออฟฟิตที่เรียกกันว่า Back Office ทั้งหลายที่ไม่ได้ยุ่งกับเครื่องจักรกลใด ๆ เลย นอกจากคอมพิวเตอร์และเอกสารต่าง ๆ เท่านั้นจึงสามารถจะทำงานที่ไหนก็ได้ เมื่อก่อนก็เคยมีแนวความคิดให้ทำงานที่บ้านบ้าง เข้างานเป็นเวลาบ้าง สิ่งที่น่าสนใจก็คือเมื่อต้องทำงานร่วมกับคนอื่นในบริษัท การแชร์ไฟล์ การใช้ข้อมูลร่วมกัน ที่เป็นสิ่งจำเป็น หากอยู่ในบริษัทเรามีเครื่องเซิร์ฟเวอร์ มีซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลที่ใช้ได้ แล้วทีนี้อยู่ที่บ้านเราจะมีข้อมูลร่วมกันกับคนอื่น เราจะเข้าถึงซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลนั้น ๆ ร่วมกันได้อย่างไร?

ทำงาน Remote Office สุขสบายกว่าเป็นไหนๆ

เอาหล่ะ ไหน ๆ ผมได้เสนอปัญหาให้คุณผู้อ่าน..ท่านที่เคารพได้เห็นภาพแล้ว อย่ากระนั้นเลยครับ ผมขอเสนอวิธีการที่่จะทำให้บริษัทของท่านได้ทำงาน backp office ในสถานการณ์น้ำท่วมขังแบบนี้ได้ โดยจะแบ่งเป็นสามหัวข้อที่เกี่ยวกับการทำงานในออฟฟิตมากทีสุดคือ

1.การทำงานร่วมกันที่ต้องแสดงความเห็นต่าง ๆ การสร้างแผนงาน การตามงาน การสรุปผลงานต่าง ๆ เช่น team, หัวหน้าสั่งงานลูกน้อง,ตามงานไปถึงไหนแล้วเป็นต้น

2.การต้องใช้แชร์ไฟล์ข้อมูลร่วมกัน เช่นการคีย์ข้อมูลในไฟล์เดียวกันเป็น work flow ของ process งานบางอย่างที่ต้องคีย์ลงไปในไฟล์เดียวกันจากหลายๆหน่วยงาน เป็นต้น

3.การใช้ Software ที่จำเป็นในออฟฟิตเช่น บุคคล,เงินเดือน,บัญชี,ERP ต่าง ๆเป็นต้น

โดยสมมุติฐานว่าท่านได้ปิด office แล้วแต่พนักงานยังต้องได้รับเงินเดือนและทำงานกันอยู่ แต่ต่างคนต่างอยู่ครับ การสั่งการทางโทรศัพท์ก็ดี ทางอีเมล์ก็ดี ทำมาหมดแล้ว งานก็ยังไม่ค่อยจะเดิน เดี๋ยวผมจะเสนอวิธีการที่เด็ดกว่านี้ให้ทราบครับ

สั่งการด้วยเอกสาร แน่นอนกว่า ถ้าให้ดีมันต้องสื่อสารได้ทั้งสองทิศทาง

ใช่แล้วครับ ในการทำงานร่วมกันเป็นทีม การสื่อสารมีความสำคัญมาก ไม่ว่าคุณจะใช้วิธีสื่อแบบไหน เป้าหมายก็คือต้องให้ผู้รับสารเข้าใจและปฏิบัติได้ถูกต้องใช่หรือไม่ และในขณะที่สือสารออกไปนั้นผู้รับสารต้องมีช่องทางตอบกลับเพื่อยืนยันสารอย่างรวดเร็วอีกด้วย  จากสมมุติฐานข้างต้นที่ทุกๆคนมองไม่เห็นหน้ากันเหมือนอยู่ในออฟฟิต ผมอยากแนะนำให้ใช้ writeboard ในการสื่อสารในอีกช่องทางหนึ่งแทนโทรศัพท์และ E-Mail ทั่วไป

Writeboard เป็น web-based text document ที่สำหรับให้เขียนข้อความ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารทางธุรกิจ โบว์ชัวร์ soucce code  แล้วแชร์ให้กับ team เข้ามาร่วมเขียน แสดงความคิดเห็นในเอกสารนั้นได้ โดย save เอกสารนั้นเป็น release ย้อนกลับไปยังเวอร์ชั่นก่อนหน้า และเปรียบเทียบกันได้ และยัง export เอกสารที่ทำเสร็จแล้วไปเป็น textfile และ html ได้ด้วย ที่สำคัญที่สุดก็คือ Writeboard FREE และใช้งานง่ายมาก

โธ่..ถังกะอีแค่ web ให้เขียน text file ธรรมดาๆมันจะต่างอะไรกับ webboard ของเชยๆ แบบนี้จะแนะนำให้เอามาใช้กับ business เลยหรือ???

คุณอาจจะคิดแบบนี้ก็ได้ครับ ใช่แล้ว writeboard ก็เป็นพื้นที่ให้เขียน text  ธรรมดานี่เองหน้าตาออกจะเชยๆอย่างที่ว่ามานั่นแหละ แต่เดี๋ยวก่อน ใน writeboard เขาบอกว่าเหมาะสมกับบุคคลที่ทำอาชีพต่อไปนี้

Writeboard is perfect for… Authors, journalists, PR folks, editors, and publishers Bloggers or freelance/independent writers Letter writers, songwriters, poets, comedians, creatives Students, professors, and groups collaborating on a paper …and plenty more! Writeboard is great for personal and business use

ดูเหมือนอาชีพเหล่านี้จะเกี่ยวข้องกับการเขียน และเอกสารทั้งนั้น แล้วเจ้าเอกสารนี่ถ้าเขียนไปเรื่อย ๆ เหมือน microsoft word มันก็มีแต่เวอร์ชั่นเดียว หากต้องการ save ให้เป็นเวอร์ชั่นใหม่ต้องเลือก save as เป็นอีกไฟล์หนึ่ง ส่วน writeboard นี่ซิครับถ้าคุณจะ save เขาให้เลือกว่า save เป็นเวอร์ชั่นใหม่หรือจะ Minor edit เท่านั้นไม่ต้อง save เป็นเวอร์ชั่นใหม่  โปรแกรมเมอร์ที่ทำงานเป็น team จะเข้าใจเรื่อง release ดี ใครกันที่เขียน code ใหม่และ code ก่อนหน้าเป็นอะไร code ที่เขียนเข้าไปใหม่แตกต่างจาก code เดิมอย่างไร?

เห็นไหมครับ wirteboard เหมาะกับ programmer เป็นไหนๆ  นักข่าวที่ต้องส่งข่าวให้บอกอก็ดี นักเรียนที่ต้องเขียนรายงานร่วมกันเพื่อนก็ดี นักประพันธ์ นักกลอน นักๆๆๆๆ….. ก็ดี ถ้าต้องการเขียนเอกสารและตรวจสอบเวอร์ชั่นย้อนกลับได้ ว่าที่ฉบับที่่ผ่านมากับฉบับปัจจุบัน แตกต่างกันอย่างไร writeboard นี่แหละเหมาะสมแล้วครับ

แล้วจะมาประยุกต์ใช้ในการทำงาน office ยุคมหาวิกฤตนี้ได้ยังไง

ท่านลองคิดดูครับว่า ท่านสั่งการเป็น e-mail การ feedback กลับมาเป็นไงบ้าง? ส่งเมล์แล้วหายวับ… หลายวันจึงตอบกลับมา  หรือส่งเมล์แล้วท่านก็ต้องโทรศัพท์ตามและสั่งการด้วยวาจาอีกรอบ...

ลำพังแค่แชร์ให้เพื่อนร่วมงานมาดูและแก้ไขเอกสารได้ พร้อมกับสามารถเก็บเวอร์ชั่นให้ตรวจสอบย้อนหลังได้อีก ก็น่าจะเพียงพอแล้วนะ.. แต่ wrieboard ยังไม่หมดเท่านั้นนะซิครับ ยังประยุกต์ใช้ในแบบ business เต็มตัวด้วยการทำงานเป็น collaborative โดยพ่วงกับ backpackit ที่คุณ ๆสามารถสร้างการทำงานเป็นทีมโดยมี ปฏิทินเวลา , บันทึก , แผนงานที่จะทำในแต่ละวัน , file shareing และ document ด้วย writeboard นี้ ทำให้การทำงานเป็นทีมไม่ตกหล่น และตรวจสอบแผนงาน เสนอความคิด โต้แย้ง แก้ไขกันได้ในปัจจุบันทันด่วนทีเดียว  แต่ backpackit นั้นเสียตังค์ค่าบริการรายเดือนนะครับ มีฟรีบ้างเหมือนกันแต่ใช้ได้แค่สองคนเท่านั้น

ผมว่าในการทำงานที่เป็นการสั่งงาน การเขียนโปรแกรมร่วมกันเพียงเท่านี้ใช้ writeboard ให้ถนัด ๆ คล่อง ๆ ก็น่าจะเพียงพอ สำหรับปฏิทินและการแชร์ไฟล์ร่วมกันนั้นผมจะแนะนำให้ใช้ tools อีกตัวหนึ่งในบทความถัดไป

รับรองว่าท่านไม่เสียตังค์แม้แต่บาทเดียวครับ…

วิธีการใช้ writeboard

1. เข้าเว็บไซต์ http://www.writeboard.com
2. บรรเลงงานลงไปได้เลยครับ ที่ Creae a writeboard

2.1 เขียนหัวข้องานหรือเอกสารที่ 1. Name the writeboard
2.2 ใส่พาสเวิร์ดที่ต้องการ ให้จำด้วยนะที่ 2. Assign it a password เอาไว้ให้ท่านเข้ามาแก้ไขเอกสารคราวหน้าครับ
2.3 Enter your email address จากนั้นตอน I agree to the terms. 

แล้วเริ่ม Create the Writeboard ได้เลย

หน้าตาของ board สำหรับเขียนข้อความก็จะประมาณนี้ครับ

เสร็จแล้วคุณจะแชร์งานกับใครก็คลิกเลือก Invite People ที่มุมขวาด้านบนครับ คนที่ได้รับคำเชิญจะสามารถเข้ามาดูและแก้ไขงานได้โดยไม่ต้องมีพาสเวิร์ด

หรือจะให้คนรับเชิญมา comment ซึ่งตรง comment นี่แหละครับ เอามาประยุกต์สั่งการและติดตามงานกับเพื่อนร่วมทีมได้ ชี้โพรงให้แล้ว... ขอให้สนุกกับการใช้ให้ลืมว่าน้ำท่วมอยู่กันไปเลยนะครับ

อิอิ
https://www.facebook.com/#!/pages/Thin-Solution-Systems-Co-Ltd/212015452200712