ประเภทและคุณลักษณะเฉพาะของโครงการ

ประเภทและคุณลักษณะเฉพาะของโครงการ มี 3 ประเภท

ก.       โครงการปรับปรุงหรือแก้ไขปัญหาต่าง ๆ (Improvement Project)

- เป็นโครงการที่เกิดขึ้นเสมอเพราะเป็นการปรับปรุง และการแก้ไขปัญหาต่าง ๆ เช่น การแก้ปัญหาทำงานล่าช้า การปรับปรุงสถานที่ทำงาน การจัดหน่วยบริการประชาชนนอกพื้นที่ การฝึกอบรมพนักงาน

ข.      โครงการเริ่ม หรือ นวัตกรรม (Innovation Project)

  - มุ่งเสนอผลิตภัณฑ์ใหม่ (New Product)

                 หรือ- เปลี่ยนแปลงวิธีการใหม่ (New Methods)

เช่น การสร้างอาคารสำนักงาน หรือโครงการใหม่ การใช้อุปกรณ์ เครื่องมือ เครื่องจักร หรือ เทคโนโลยีที่ทันสมัยยิ่งขึ้น หรือโครงการให้บริการลูกค้า หรือผู้รับบริการโดยผ่าน Internet

ค.      โครงการวิจัยและพัฒนา (Research and Development Project)

  - เป็นโครงการบุกเบิก (Pioneering Project) เช่น โครงการนำร่อง (Pilot Project) โครงการค้นคว้าทดลอง (Experimental Project)

                หรือ - โครงการวิจัยเพื่อจัดหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาในองค์การ

         - โครงการวิจัยเพื่อสะสมองค์ความรู้ เพื่อสร้างความเป็นเลิศทางวิชาการ หรือการวิจัยเพื่อสร้างต้นแบบ (Prototype)

 

                คุณลักษณะที่สำคัญของโครงการทั้ง 3 ประเภท มีดังนี้

1. ขอบข่ายงาน (Scope) มีลักษณะเป็นเอกเทศ หรือมีลักษณะเฉพาะ (Unique) ที่แตกต่างไปจากงานประจำ

                - มีวัตถุประสงค์เฉพาะ (Specified Objective)

                - โครงการมีผลลัพธ์ (Outcome) คาดหมายไว้ล่วงหน้าชัดเจน

                - มีผลงาน (Output) เป้าหมายที่ระบุตัวชี้วัดไว้ โดยชัดเจน

2. มีองค์กร (Organization) รับผิดชอบในการจัดการโดยเฉพาะ และทำหน้าที่เป็นการชั่วคราว (Temporary)

                * โครงการทุกประเภทมีระยะเวลาการดำเนินงาน ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงสิ้นสุดที่ชัดเจน

                - โครงการองค์กรมีระยะเวลารับผิดชอบอย่างแน่นอน ตายตัว

                - งานโครงการถือเป็นงานชั่วคราว

3. เกิดการเปลี่ยนแปลงที่เป็นประโยชน์ (Beneficial) โดยผลลัพธ์ (Outcome or Results) ของโครงการตอบสนองความต้องการต่อกลุ่มเป้าหมาย

                ผลประโยชน์ของโครงการ ควรพิจารณาดังนี้

-                   คิดเป็นตัวเงินได้ หรือจับต้องได้ (Tangible benefits)

-                   ไม่อาจคิดเป็นตัวเงินได้ หรือไม่อาจจับต้องได้ (Intangible benefits)

ต้องเปรียบเทียบกับค่าใช้จ่าย หรือการลงทุนที่ใช้จะคุ้มค่าหรือไม่ เมื่อเปรียบเทียบกับการไม่มีโครงการ หรือไปลงทุนในโครงการอื่น

4. ในการจัดการโครงการ ผู้บริหารและทีมงานโครงการต้องพร้อมที่จะเผชิญ กับความไม่แน่นอน และความเสี่ยงต่าง ๆ เสมอ เช่น

                - ผู้มีส่วนได้เสีย (Shareholders) อาจยอมรับหรือต่อต้านคัดค้าน

- การเปลี่ยนแปลงด้านต่าง ๆ การเมือง การบริหาร เศรษฐกิจ สังคม ภูมิศาสตร์กายภาพ สภาวะแวดล้อม

ผู้จัดโครงการและทีมงานที่รับผิดชอบ จำเป็นต้องมีข้อมูลที่ดีพอ เพื่อประเมินความเสี่ยงและความไม่แน่นอน

5. ในการจัดการโครงการผู้บริหารโครงการต้องคำนึงถึงข้อจำกัดด้านเวลา (Time) ค่าใช้จ่าย (Cost) คุณภาพ (Quality) ตามที่กำหนดไว้ในเงื่อนไขของโครงการ ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญในการวางแผนโครงการ การจัดวางระบบการควบคุมที่แน่นอนและชัดเจน คือ

                ก. ในด้านเวลา ต้องผลักดันให้มีการเริ่มต้นโครงการอย่างถูกต้องตามเวลาที่กำหนด และสำเร็จเสร็จสิ้นในระยะเวลาที่วางไส้

                ข. ในด้านค่าใช้จ่าย ต้องผลักดันให้มีการบริหาร และวางระบบการจัดการด้านตัวเงิน งบประมาณ อย่างเข้มงวดกวดขัน และให้เกิดประโยชน์สูงสุด

                ค. ในด้านคุณภาพ ผลงานต้องได้มาตรฐานตรงตามคุณลักษณะงาน (Specification) มีค่าบกพร่อง เป็นศูนย์ (Zero effect)

6. ในการจัดการโครงการ จำเป็นต้องเป็นความสำคัญของการบูรณาการ (Integration) กับองค์การหลักหรือหน่วยงานของเจ้าของโครงการ

                -  การวางหมุดเชื่อโยง ต่าง ๆ (Linking Pins) เช่น ตัวบุคคล (Personal interfaces) องค์กร (Organizational interfaces) ระบบงาน (System interfaces)

                - เพื่อความชัดเจน ลดความขัดแย้ง หรือความเข้าใจไขว้เขว สับสน

 

                สถาบันการบริหารโครงการ (Project Management Institute) เป็นองค์กรทางวิชาชีพ ของอเมริกา ถือว่าสิ่งที่สำคัญที่สุด มี 2 เรื่อง คือ

ก.      ลักษณะงานเป็นเอกเทศ หรือ ลักษณะงานพิเศษ (Unique) คือ ผลผลิต หรือ บริการที่เป็นผลงานของโครงการ มีความแตกต่างในด้านของผลผลิต หรือบริการต่าง ๆ ที่มีอยู่เดิม

ข.      การชั่วคราว (Temporary) คือ โครงการ มีระยะเวลา เริ่มต้นและสิ้นสุดที่แน่นอน