หลักที่สำคัญของการจัดองค์การ

การบริหารงานบุคคล

หลักที่สำคัญของการจัดองค์การมีดังต่อไปนี้

          การกำหนดหน้าที่การงาน

                    การกำหนดหน้าที่ของงาน (function)  นั้นขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ขององค์การหน้าที่การงานและภารกิจจึงหมายถึงกลุ่มของกิจกรรมที่ต้องปฏิบัติที่ต้องเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ   หน้าที่การงานจะมีอะไรบ้างและมีกี่กลุ่มขึ้นอยู่กับเป้าหมายขององค์การ  ลักษณะขององค์การ  และขนาดขององค์การด้วย

 

          การแบ่งงาน

                    การแบ่งงาน  (division  of  work)  หมายถึงการแยกงานหรือรวมหน้าที่การงานที่มีลักษณะเดียวกันหรือใกล้เคียงกันไว้ด้วยกัน   หรือแบ่งงานตามลักษณะเฉพาะของงาน  แล้วมอบงานนั้นๆ ให้แก่บุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่มีความสามารถหรือความถนัดในการทำงานนั้นๆ  โดยตั้งเป็นหน่วยงานขึ้นมารับผิดชอบ

          หน่วยงานสำคัญขององค์การ

        หน่วยงานย่อยที่สำคัญขององค์การ  ได้แก่  หน่วยงานหลัก (line)  หน่วยงานที่ปรึกษา (Staff)  และหน่วยงานอนุกร (auxiliary)  การแบ่งหน่วยงานเช่นนี้ทำให้เห็นลักษณะของงานเด่นชัดขึ้น

        หน่วยงานหลัก  หมายถึง หน่วยงานที่ทำหน้าที่โดยตรงกับวัตถุประสงค์ขององค์การ  และบุคคลที่ปฏิบัติงานที่ขึ้นตรงต่อสายบังคับบัญชา  องค์การทุกแห่งจะต้องประกอบด้วยหน่วยงานหลักซึ่งเป็นหน่วยงานปฏิบัติดงานเพื่อผลประโยชน์โดยตรงต่อความสำเร็จขององค์การ

ในธุรกิจขนาดเล็กมักจะมีแต่หน่วยงานหลักเท่านั้น  อำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบทุกอย่างอยู่กับผู้เป็นเจ้าของหรือผู้จัดการ  สมาชิกทุกคนอยู่ภายใต้การควบคุมและสั่งการจากผุ้จัดการแต่เพียงผู้เดียว  ในบริษัทผู้ผลิตหน่วยงานหลักคือฝ่ายผลิต   ในห้างสรรพสินค้าหน่วยงานหลักคือฝ่ายขาย  ส่วนหน่วยงานประกอบที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้แก่หน่วยงานหลัก

        หน่วยงานที่ปรึกษา   หมายถึง  หน่วยงานที่ช่วยให้หน่วยงานหลักปฏิบัติงานได้ดียิ่งขึ้น  ส่วนใหญ่จะเป็นลักษณะผู้เชี่ยวชาญเฉพาะงาน  หรือเป็นรูปคณะกรรมการที่ปรึกษาในบริษัทต่างๆ  ได้แก่  คณะกรรมการบริหาร  ฝ่ายวิจัยวางแผน  ฝ่ายตรวจสอบ

          หน่วยงานอนุกร  หมายถึง  หน่วยงานที่ช่วยบริการแก่หน่วยงานหลักและหน่วยงานที่ปรึกษา  หน่วยงานอนุกรมักเป็นงานด้านธุรการและงานอำนวยความสะดวกเป็นส่วนใหญ่  ไม่มีหน้าที่บริการลูกค้าขององค์การโดยตรง  หรือไม่ได้ปฏิบัติงานอันเป็นงานหลักขององค์การในบริษัททั่วไป  ได้แก่  ฝ่ายการเงิน  ฝ่ายบุคคล  เป็นต้น

          สายการบังคับบัญชา

                    สายการบังคับบัญชา  ( chain  of  command)  หมายถึงความสัมพันธ์ตามลำดับขั้นระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา   เพื่อให้ทราบว่าการติดต่อสื่อสารมีทางเดินอย่างไร  มีการควบคุมและรับผิดชอบอย่างไร  สายการบังคับบัญชาที่ดีควรมีลักษณะดังนี้

                    1.   จำนวนระดับชั้นแต่ละสายไม่ควรให้มีจำนวนมากเกินไป  จะทำให้ไม่สะดวกแก่การควบคุม  อาจทำให้งานคั่งค้างได้

                    2.   สายบังคับบัญชาควรมัลักษณะชัดแจ้งว่าใครเป็นผู้มีอำนาจสั่งการและสั่งไปยังผู้ใด  ในทำนองเดียวกัน  ถ้าจะมีการรายงานจะต้องรายงานต่อใคร  มีทางเดินไปในทิศทางใด

                    3.    สายการบังคับบัญชาไม่ควรให้มีการก้าวก่ายกันหรือซ้อนกัน  งานอย่างหนึ่งควรให้มีผู้รับผิดชอบเพียงคนเดียว  ถ้ามีผู้สั่งงานได้หลายคนหลายตำแหน่งในงานเดียวกันจะทำให้การปฏิบัติงานสับสน

          ช่วงการควบคุม

         ช่วงการควบคุม  (Span  of  control)  หมายถึงสิ่งที่แสดงให้ทราบว่าผู้บังคับบัญชาคนหนึ่งมีขอบเขตความรับผิดชอบเพียงใด  มีผู้ใต้บังคับบัญชากี่คน  หรือมีหน่วยงานที่อยู่ใต้ความควบคุมรับผิดชอบกี่หน่วยงาน  แต่เดิมเชื่อกันว่าผู้บังคับบัญชาคนหนึ่งควรมีผู้ใต้บังคับบัญชารองลงไปไม่เกิน  10  ถึง  20  คน  ปัจจุบันเชื่อกนว่าจะมีผู้ใต้บังคับบัญชากี่คนก็ได้  ทั้งนี้  ขึ้นอยู่กับความสามารถของผู้บังคับบัญชาและคุณภาพของผู้ใต้บังคับชา