วงจรการบริหารโครงการขององค์การภาครัฐ

     วงจรการบริหารโครงการ  (Project life cycle)  หรือ  การบริหารโครงการมีวงจร  (life cycle)  หรือ  วงจรโครงการ  (Project life cycle)  วงจรชีวิตของโครงการ  ผู้บริหารโครงการต้องมีความรู้  ความเข้าใจ  บริหารตามวงจรของโครงการตามขั้นตอนแตกต่างกันตามบริบทของโครงการ  แต่จะคล้ายกันในประเด็นหลัก  คือ  การวางแผนโครงการ  (Project Planning)  การปฏิบัติตามโครงการ  (project implement action)  และการควบคุมโครงการ  (project controlling)  แต่จะแตกต่างกันในรายละเอียด  เช่น  องค์การภาครัฐมีวงจรที่มีการวิเคราะห์  กำหนดนโยบายของรัฐเป็นแกนหลักกำหนดหรือบริหารโครงการเพื่อนำไปสู่วงจรโครงการในขั้นแรก  คือ  การวางแผน  การประเมินค่าและการจัดทำข้อเสนอโครงการ  การคัดเลือก  การอนุมัติและการเตรียมความพร้อม  การปฏิบัติการ  การควบคุมและการรับมอบงาน  การประเมินและการปรับปรุงแก้ไข  องค์การภาคเอกชน  ขั้นแรกเป็นการกำหนดแนวคิดของโครงการ  โดยยึดนโยบายเจ้าของกิจการหรือผู้บริหารขององค์การที่มีอำนาจสูงสุด  (คณะกรรมการบริหาร)  เปรียบแนวคิดนี้เสมือนเป้าหมายที่เป็นภาพอนาคตที่พึงปรารถนา  นำไปสู่การวางแผนและวิเคราะห์โครงการ  การดำเนินงานโครงการ  การยุติ  และส่งมอบโครงการ

     วงจรการบริหารโครงการ  ได้แก่  วงจรการบริหารโครงการขององค์การภาครัฐ  วงจรการบริหารโครงการภาคเอกชน  และวงจรการบริหารโครงการของธนาคารโลก

๑.  วงจรการบริหารโครงการขององค์การภาครัฐ

     มีวงจรโครงการที่ค่อนข้างสลับซับซ้อนกว่าเอกชน  จากหลากหลายแนวคิดตามสภาพปัญหา  ความต้องการของสาธารณชน  ที่ผ่านการวิเคราะห์และกำหนดเป็นแนวนโยบายของรัฐบาล  เพื่อให้กระทรวง  ทบวง  กรม  ดำเนินตาม  เป็นจุดศูนย์กลางของวงจรโครงการ  แล้วดำเนินการตามขั้นตอน  ดังนี้

     ๑.  การวางแผน  การประเมินและการจัดทำข้อเสนอโครงการ  (Planning, Appraisaland Design)  ประกอบด้วย

          (๑)  การกำหนดแนวคิดโครงการ  (Project identification and formulation) นำเอานโยบายของรัฐบาลมาแปลงเป็นแนวคิดโครงการ  ประเมินความเป็นไปได้และความเหมาะสมเบื้องต้นในการพิจารณาลู่ทางการลงทุน  กำหนดเงื่อนไขที่สำคัญของโครงการ  (terms of reference)  ประกอบด้วย  วัตถุประสงค์  เป้าหมาย  ทางเลือกในการดำเนินงานที่ควรสนใจ  ระบุประมาณการใช้ทรัพยากร  พร้อมทั้งแหล่งที่มา  อายุโครงการ

        (๒)  ศึกษาความเป็นไปได้และประเมินโครงการ  (feasibility studies and

appraisal)  ข้อเท็จจริง  ความเป็นไปได้ในด้านต่าง ๆ  และนำผลการศึกษาทั้งหมดมาประเมินความเหมาะสมที่จะเป็นประโยชน์สำหรับผู้บริหารในการตัดสินใจว่าควรจะลงทุนหรือไม่

        (๓)  จัดทำข้อเสนอ  หรือออกแบบโครงการ  (Project design)  ทำรายละเอียดของแผนดำเนินงาน  ทรัพยากรที่ใช้  ปัจจัยต่าง ๆ  ได้แก่  บุคลากร  ทักษะเครื่องมือต่าง ๆ  ประมวลสถานการณ์แวดล้อม  เงื่อนไขทางสังคม  เทคโนโลยีที่จำเป็น  ขั้นตอนการดำเนินงานที่สำคัญ  แบบการก่อสร้างหรือพิมพ์เขียว  (blueprints)  คุณลักษณะงาน  (Specification)  มาตรฐานอุปกรณ์  สิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ

     ๒.  การคัดเลือก  อนุมัติ  เตรียมความพร้อม  (Selection, Approval and Activation)  ประกอบด้วย

        (๑)  การคัดเลือก  อนุมัติโครงการ  (Selection and approval)  นำรายละเอียดโครงการมาพิจารณาเปรียบเทียบกับโครงการอื่น ๆ  รายละเอียดต่าง ๆ  จะได้รับการประเมินจากผู้มีอำนาจในการตัดสินใจอีกครั้งหนึ่ง  โดยมีแนวทาง  คือ 

             ๑)  ตรวจสอบความสมบูรณ์ของข้อเสนอโครงการ

             ๒)  กลั่นกรองข้อเสนอโครงการเบื้องต้นในประเด็น  เหตุผลความจำเป็น  วัตถุประสงค์  ความสอดคล้องกับนโยบายของรัฐ  แผนพัฒนาประเทศ  มติ  คำสั่ง  ระเบียบ  แผนปฏิบัติการของหน่วยงาน  แผนงาน  โครงการอื่น ๆ  ที่เกี่ยวข้อง  ความเหมาะสมของการศึกษาความเป็นไปได้ของแผนดำเนินงาน  วิธีการดำเนินงาน  ประสิทธิภาพโครงการ  แหล่งทุนที่ใช้

             ๓)  ความเหมาะสมทางเลือก

             ๔)  การอนุมัติโครงการ

        (๒)  การเตรียมความพร้อม  (Activation)  ในด้านการจัดทำแผนดำเนินงาน  แผนงบประมาณ  แผนกำลังคน  การคัดเลือกผู้บริหารโครงการ  ทีมงาน  การจัดองค์การ  แนวทางการประสานงานกับหน่วยงานต่าง ๆ  ที่เกี่ยวข้อง  ซึ่งจะมีความสัมพันธ์โดยตรงกับการคัดเลือกและอนุมัติโครงการโดยเฉพาะการกำหนดเงื่อนไขที่สำคัญของโครงการกับรายละเอียดโครงการ

     ๓.  การปฏิบัติการ  การควบคุม  และการยุติ  ส่งมอบ  (Operation, Control and Hand-over)  ประกอบด้วย

        (๑)  การนำโครงการไปปฏิบัติ  (implementation)  ผู้บริหารโครงการจะมอบหมายรายงานให้สมาชิกกลุ่มต่าง ๆ  ในองค์กร  ตัดสินใจจัดซื้อ  จัดหาอุปกรณ์  ทรัพยากรด้านต่าง ๆ  จัดวางระบบควบคุม  ระบบสนับสนุนต่าง ๆ

        (๒)  การนิเทศและควบคุมโครงการ  (Supervision and Control)

        (๓)  การยุติและการส่งมอบโครงการ  (Hand-over)  จะสัมพันธ์กับงานการเตรียมความพร้อมของโครงการ  และเชื่อมโยงการวางแผนโครงการ

     ๔.  การประเมินผลและปรับปรุงแก้ไข  (Evaluation and Refinement)  ประกอบด้วย

        (๑)  การติดตามและประเมินผล  (Follow-up and Evaluation)

        (๒)  การปรับนโยบายและแผน  (Refinement of Policy and Planning)  วัดความสำเร็จหรือประเมินความล้มเหลวของโครงการ  โดยนำผลการประเมินไปปรับปรุงนโยบาย  และแผนงานต่าง ๆ  ต่อไป

อ้างอิงจาก

เจริญวิชญ์  สมพงษ์ธรรม.  (2554).  การบริการและประเมินโครงการ = Project Management and

             Evaluation.  มปท. : มนตรี.