การวางแผน

ความหมายของการวางแผน

การวางแผนเป็นกระบวนการซึ่งบุคคลหรือองค์การทำการตัดสินใจไว้ล่วงหน้าเกี่ยวกับงานบางอย่างที่จะกระทำในอนาคต

คุณประโยชน์ของการวางแผน  มีดังนี้

1.  ช่วยค้นหาหรือชี้ให้ทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้น

2.  ช่วยปรับปรุงและยกระดับคุณภาพกระบวนการตัดสินใจ

3.  ช่วยในการปรับทิศทางอนาคตขององค์การ

4.  ช่วยให้เเต่ละบุคคลสามารถปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อม

5.  ช่วยเหลือผู้บริหารให้สามารถมั่นใจที่จะนำองค์การให้อยู่รอดได้

ความจำเป็นที่ต้องมีการวางแผน  ได้แก่  เพื่อความก้าวหน้าของเทคนิควิทยาการสมัยใหม่  และการเปลี่ยนแปลงทางสังคมที่เป็นไปอย่างรวดเร็ว  เพื่อการเกี่ยวพันกันขององค์การในสมัยปัจจุบัน  และเพื่อการเปลี่ยนแปลงของหน้าที่งานในสังคมที่ซับซ้อนและยุ่งยาก

ประโยชน์ของการวางแผนที่จะมีผลต่อการบริหารภายในองค์การ  เพื่อเป็นเครื่องกำหนดทิศทางขององค์การ  และเพื่อใช้วัดความสำเร็จ และประสานกำลังความพยายามภายในองค์การ

วิวัฒนาการของการวางแผนที่นำมาใช้กับการบริหารงานด้านต่าง ๆ  :  การวางแผนได้มีวิวัฒนาการมาช้านานแล้ว  และได้มีการนำเอามาใช้กับการบริหารด้านต่าง ๆ  ทั้งในภาครัฐบาลและเอกชน  แม้แต่ในประเทศสังคมนิยมการวางแผนก็ได้มีการกระทำอย่างจริงจังเช่นกัน  แต่อาจมีบ้างที่นำเอาการวางแผนมาใช้ช้ากว่าที่ควร  ซึ่งสาเหตุอาจเป็นเพราะไม่เห็นความจำเป็น  และเชื่อมั่นว่าตนเป็นนักปฏิบัติที่สามารถทำงานของตนวันต่อวันได้ดีอยู่แล้ว  และยังสามารถแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าที่เกิดขึ้นได้ไม่ยากนัก  ความจำเป็นของการวางแผนจึงมีน้อย

ข้อจำกัดของการวางแผน  :  สำหรับความเชื่อในกระบวนการวางแผนนั้นหากจะมีได้  โดยมากมักจะต้องมาจากกรณีที่ผู้บริหารผู้นั้นได้เคยมีประสบการณ์ที่ดี  โดยสามารถประสบความสำเร็จอันเนื่องจากการทำแผนโดยตรง  ดังนั้น  เพื่อที่ผู้บริหารจะได้มีโอกาสประสบความสำเร็จได้  ก็ควรที่ผู้บริหารจะต้องยอมหันมาทดลองทำการวางแผน  โดยอาจนำมาทดลองทำกับบางส่วนหรือบางหน่วยงานขององค์การของตนก่อนก็ได้

บทบาทของการวางแผนในกระบวนการบริหาร  :  เพื่อการจูงใจคน หรือการชักจูงบุคคลในองค์การ  เพื่อการสื่อสารภายในองค์การและการสื่อความกับภายนอกองค์การ  เพื่อการดำเนินการตัดสินใจ  เพื่อการควบคุมองค์การโดยอาศัยข้อมูลที่ได้รับ  เพื่อการสร้างความสมดุลในองค์การ  และเพื่อการค้นหาโอกาสใหม่ ๆ

กระบวนการวางแผนมีส่วนช่วยกระบวนการจูงใจได้ดังนี้  คือ  การมีโอกาสเห็นถึงความก้าวหน้าและสามารถบรรลุถึงวัตถุประสงค์ในระยะยาวของตนเองนั้นจะกลายเป็นเครื่องมือที่มีอิทธิพลใช้จูงใจได้อย่างมาก

กระบวนการวางแผนมีส่วนช่วยกระบวนการติดต่อสื่อสารได้ดังนี้  คือ  เอื้ออำนวยให้มีช่องทางการติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ  เพื่อสำหรับการกำหนดวัตถุประสงค์ของบริษัท  เป้าหมาย  และการตัดสินใจต่าง ๆ  ภายในองค์การ

          กระบวนการวางแผนจะช่วยกระบวนการการตัดสินใจดังนี้  คือ  ช่วยเสริมสร้างโครงร่างหรือกรอบการวิเคราะห์  ซึ่งสามารถกลายเป็นมาตรฐานหรือแนวทางที่จะใช้พิจารณาว่า  การตัดสินใจที่พวกเขาได้ทำไปนั้นมีความสอดคล้องเข้ากันได้กับแผนขององค์การหรือไม่

กระบวนการวางแผนจะมีส่วนช่วยต่อกระบวนการการควบคุมได้โดยตรง  คือ  การวางแผนทำให้เกิดวิธีที่เป็นระเบียบแบบแผนในการกำหนดมาตรฐานผลงานต่าง ๆ  ที่ซึ่งจะสามารถนำมาใช้เปรียบเทียบข้อมูลเกี่ยวกับผลการดำเนินการที่ทำได้จริง

ความลึกและความกว้างของการวางแผน  :  การวางแผนไม่ควรจะจัดทำลึกลงไปถึงรายละเอียดมากเกินไป  และหากจะต้องมีข้อมูลรายละเอียดประกอบแล้ว  ก็ควรจะจำกัดให้มีข้อมูลเฉพาะที่มีความสำคัญต่อการบรรลุเป้าหมายของส่วนรวมเท่านั้น                      

ลักษณะและขอบเขตของการวางแผน

กระบวนการวางแผน  :   กระบวนการวางแผนเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจที่กระทำในปัจจุบัน  เพื่อที่จะทำการจัดสรรทรัพยากรสำหรับทำงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ต่าง ๆ  ในอนาคต

ขอบเขตการวางแผนและผู้บริหาร  :  ขอบเขตของการวางแผน  จะสามารถแยกพิจารณาได้เป็นการวางแผนทั้งองค์การ  และการวางแผนภายในหน่วยงาน  ซึ่งไม่ว่าจะเป็นการวางแผนในแบบใด  หรือขอบเขตกว้างแค่ไหนก็ตาม  ในทางปฏิบัติแล้วผู้บริหารที่อยู่ในระบบต่าง ๆ  กัน  ในองค์การต่างก็จะต้องเข้าเกี่ยวข้องกับการวางแผนมากน้อยแตกต่างกันไป

1.  การวางแผนทั้งองค์การ  หมายถึง  การวางแผนที่มีขอบเขตการปฏิบัติที่กว้างขวางทั่วทั้งองค์การ

ข้อดี  คือ  ช่วยให้สามารถมีแผนงานเป็นเครื่องมือสำหรับการบริหารพร้อมกันได้ทั้งระบบ  การวางแผนนี้จะเปิดโอกาสให้ทุกๆคนมีโอกาสแสดงความคิดเห็น  ช่วยในการขยายขอบเขตของกิจกรรมของผู้บริหารในระดับที่ต่ำกว่า

2.  การวางแผนภายในหน่วยงาน  หมายถึง  การวางแผนที่จัดทำขึ้นเองภายในหน่วยงานต่าง ๆ  โดยที่องค์การมิได้มีการกำหนดให้มีการวางแผนอย่างเป็นทางการขึ้นใช้

          ข้อดี  คือ  ของการวางแผนที่ปรากฏส่วนมากมักจะส่งผลที่ช่วยให้เกิดความสำเร็จในหน่วยงานต่าง ๆ  ที่จัดทำแผนขึ้นใช้เองภายใน  และในระยะยาวมักจะมีผลไปถึงฝ่ายบริหารระดับสูง  รวมทั้งหน่วยงานอื่น ๆ  ที่จะเห็นความสำคัญของการวางแผน

รูปแบบของกระบวนการวางแผน

          องค์การส่วนมากต่างก็ได้มีการวางแผนมากบ้างน้อยบ้าง  และบางครั้งการวางแผนก็มีการเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร  แต่บ่อยครั้งมักจะเป็นเรื่องที่ฝากเอาไว้ในหัวของผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น

ขั้นตอนกระบวนการวางแผน

1.  การตั้งข้อสมมติฐานเกี่ยวกับอนาคต  :  เป็นกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ข้อมูลและการตัดสินใจ

     เป็นสำคัญ

2.  การกำหนดวัตถุประสงค์  :  เป็นข้อความที่เกี่ยวกับค่านิยมของผู้ประกอบการ  และเกี่ยวกับความตั้งใจของ 

     องค์การ

3.  การพัฒนากลยุทธ์  :  การอาศัยวิธีวิเคราะห์อิทธิพลการเปลี่ยนแปลงทั้งจากภายในและภายนอกเพื่อ

     สามารถไปสู่วัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ได้

4.  การสร้างเป้าหมายระยะปานกลาง  :  เป็นการระบุเป้าหมายที่ชัดแจ้ง  โดยระบุเป็นจำนวนที่สามารถวัดได้

5.  การกำหนดแผนปฏิบัติงาน  :  เพื่อให้มีทรัพยากรขององค์การเพื่อที่จะให้สามารถบรรลุถึงเป้าหมายของ

     องค์การได้

6.  การปฏิบัติตามแผน  :  การดำเนินการหรือปฏิบัติตามแผนที่กำหนดไว้

7.  กลไกของข้อมูลย้อนกลับ  :  ความรู้หรือผลจากการเปรียบเทียบ

อ้างอิงจาก

http://www.takkabutr.com/EAU/sw_Project49/project_plan1.htm