การบริหารและควบคุมโครงการ

การบริหารและควบคุมโครงการ

ความสำเร็จของโครงการ  มี 3  ลักษณะ  คือ

1.  สำเร็จภายในระยะเวลา (Schedule)

2.  สำเร็จภายใต้งบประมาณ (Budget)

3.  สำเร็จตามวัตถุประสงค์ (Objective หรือ Goal)

กระบวนการบริหารโครงการ

1.  มีวัตถุประสงค์ของโครงการอย่างชัดเจน

2.  แบ่งขอบเขตของงานเป็นงานหลักและงานรอง

3.  นิยามกิจกรรมให้เฉพาะเจาะจง

4.  มีแผนภาพความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่าง ๆ

5.  มีการเวลาในการดำเนินโครงการ

6.  มีการประมาณการต้นทุนในทุกกิจกรรม

7.  คำนวณแผนการของโครงการและงบประมาณ

ผู้บริหารโครงการ  แบ่งออกเป็น  2  ระดับ  คือ

1.  ผู้บริหารโครงการระดับสูง

2.  ผู้บริหารโครงการระดับปฏิบัติการ

ความรู้และทักษะที่จำเป็นสำหรับผู้บริหารโครงการ

1.  ความรู้และทักษะด้านการวางแผน

2.  ความรู้และทักษะด้านการจัดหน่วยงาน

3.  ความรู้และทักษะด้านการควบคุมการปฏิบัติงานโครงการ

4.  ความรู้และทักษะด้านการงบประมาณ  บัญชี  กฎหมาย  จิตวิทยา

ปัจจัยที่ส่งผลต่อศักยภาพของการบริหารโครงการ

1.  ความสามารถและความมีอำนาจของผู้บริหารโครงการ

2.  ความเหมาะสมขององค์การของโครงการ

3.  ความสามารถและความเหมาะสมของบุคคลากร

4.  ความพอเพียงของงบประมาณ

5.  ความชัดเจนของแผนการควบคุมโครงการ

6.  ความเหมาะสมของสถานที่ดำเนินโครงการ

7.  ความพร้อมและความเหมาะสมของวัสดุอุปกรณ์

8.  ความเหมาะสมของระยะเวลาดำเนินโครงการ

9.  ความร่วมมือของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

10.  ความเหมาะสมของสภาพแวดล้อมต่อโครงการ

ขั้นตอนของวงจรการควบคุมโครงการ

1.  มาตรฐานการปฏิบัติงาน

2.  การวัดการปฏิบัติงาน

วัตถุประสงค์พื้นฐานของโครงการควบคุมโครงการ

1.  การควบคุมทรัพยากรทางกายภาพ

2.  การควบคุมทรัพยากรมนุษย์ของโครงการ

3.  การควบคุมทรัพยากรทางการเงินของโครงการ

คุณสมบัติของระบบการควบคุมที่มีประสิทธิภาพ  ได้แก่  ความเที่ยงตรง  ทันเวลา  ความประหยัด  ความยืดหยุ่น  ความเข้าใจง่าย  ความมีมาตรฐานที่สมเหตุสมผล  การกำหนดตำแหน่งยุทธศาสตร์  ใช้เครื่องมือกับส่วนที่เกินกว่าความรับผิดชอบ  การมีมาตรฐานที่หลากหลาย  การแก้ไขปรับปรุงระบบการควบคุมที่มีประสิทธิผล

การจัดการทรัพยากรโครงการ  การใช้ทรัพยากรโครงการอย่างมีประผล  ประกอบด้วย

1.  ในการพัฒนาเครือข่ายของแผนงาน

2.  กำหนดแผนการใช้ทรัพยากรให้สอดคล้องกับการดำเนินงาน

3.  แบ่งสรรการใช้ทรัพยากรเป็นไปตามต้องการ

4.  กำหนดตารางให้สั้นที่สุด

การวางแผนการใช้ทรัพยากรภายใต้ข้อจำกัด  การวางแผนที่ดี คำนึงถึงทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัด จะทำให้การวางแผนมีความรัดกุม เพราะได้คำนึงถึงทรัพยากรที่มีอยู่และความจำเป็นที่ต้องใช้ตั้งแต่เริ่มต้นจนกระทั่งเสร็จสิ้นโครงการ

การจัดสรรการใช้ทรัพยากรให้เหมาะสม  (Resource Leveling or Smoothing)  ได้แก่  การกำหนดแผนการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัด

ระบบซอฟท์แวร์สำหรับการบริหารโครงการ  ซอฟท์แวร์สำหรับการบริหารโครงการเป็นอุปกรณ์ที่มีประสิทธิภาพ  จะช่วยให้ผู้บริหารสร้างสรรค์และดำรงรักษารายการของทรัพยากร  บันทึกค่าใช้จ่ายสำหรับทรัพยากรตั้งแต่จุดเริ่มต้นของโครงการ  และสามารถกำหนดช่วงห่างให้คงที่หรือจนกระทั้งเสร็จสิ้นโครงการ  จัดทำปฏิทินในการจัดหาทรัพยากรแต่ละชนิดให้ทราบล่วงหน้าได้อย่างเป็นระบบ

การติดตามผลและการประเมินผลโครงการ

1.  ประสิทธิผล (Effectiveness)

2.  ความสำคัญ (Significance)

3.  ประสิทธิภาพ (Efficiency)

ระบบการติดตามผลหรือการกำกับงาน

1.  ระบบการเก็บรวบรวมข้อมูล  กระทำได้หลายวิธี  ได้แก่  การตรวจสอบ (inspection)  การควบคุม   

     (Controlling)  การนิเทศ (supervising)  และการตรวจสอบการบริหารภายใน (operation audit)

2.  ระบบรายงาน

ขั้นตอนการติดตามผลหรือการกำกับงาน

1.  ขั้นกำหนดข้อมูลที่ต้องการจัดเก็บ

2.  ขั้นวิเคราะห์ข้อมูลหรือจัดทำข้อมูลให้พร้อมที่จะนำไปใช้

3.  ขั้นจัดทำรายงาน

4.  ขั้นวินิจฉัยสั่งการ

วัตถุประสงค์ของการประเมินโครงการ

1.  เพื่อดูว่าวัตถุประสงค์ยังเป็นเป้าหมายปัจจุบัน

2.  เพื่อค้นพบการบรรลุวัตถุประสงค์

3.  เพื่อพิจารณาเหตุผลของความสำเร็จ

4.  เพื่อแสดงถึงหลักการของแผนงานที่สำเร็จผล

5.  เพื่ออำนวยการบริหารงานโดยการใช้เทคนิคสำหรับเพิ่มประสิทธิผล

6.  เพื่อเป็นพื้นฐานสำหรับการวิจัยต่าง ๆ ที่จะมีขึ้นในระยะต่อไป

7.  เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจของผู้บริหารสำหรับปฏิบัติในระยะต่อไป

ประโยชน์ของการประเมินผล

1.  เพื่อการวางแผนอย่างต่อเนื่อง

2.  จัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัด

3.  สารสนเทศของผู้บริหารในการตัดสินใจ

4.  เกิดความรอบคอบในการปฏิบัติมากขึ้น

5.  ประโยชน์ในการปรับปรุงแผนการปฏิบัติงาน

6.  แนวทางในการแก้ปัญหา

7.  สร้างขวัญและกำลังใจให้แก่ผู้ปฏิบัติงาน

ประเภทของการประเมินผลโครงการ

1.  การแบ่งตามลำดับเวลาการบริหารโครงการ

2.  การแบ่งตามลักษณะการตัดสินใจ

3.  การแบ่งตามสิ่งที่ถูกประเมิน หรือ CIPP

4.  การแบ่งตามวัฏจักรของการวางแผน

ขั้นตอนในการประเมินโครงการ

1.  กำหนดหลักการ เหตุผล และความสำคัญของการประเมินผลโครงการ

2.  วิเคราะห์โครงการที่จะมุ่งประเมิน

3.  กำหนดวัตถุประสงค์ของการประเมินผลโครงการ

4.  ออกแบบประเมินผลโครงการ

5.  เก็บรวบรวมข้อมูล

6.  วิเคราะห์ข้อมูล

7.  การเขียนรายงาน

 

อ้างอิงจาก

http://www.takkabutr.com/EAU/sw_Project49/project_plan1.htm