การวางแผนกลยุทธ์ (3)

3.2 การวิเคราะห์สถานการณ์ทั้งภายในและภายนอกองค์การ

1) การวิเคราะห์สถานการณ์ภายในองค์การ  โดยปกติจะใช้หลัก “SWOT”
ในการวิเคราะห์   ซึ่งจะเป็นการประเมินจุดเด่นหรือจุดแข็ง(Strengths)  หรือศักยภาพของการดำเนินงานขององค์การที่ผ่านมาทั้งในอดีตและปัจจุบันว่าประสบความสำเร็จเพียงใดเช่น ตรวจสอบศักยภาพด้านทรัพยากรในการบริหาร  อาทิ  คน  เงิน  วัสดุอุปกรณ์  สื่อการสอน  เทคโนโลยีสมัยใหม่  วิธีการจัดการหลักสูตร
  วิเคราะห์จุดอ่อน(Weakness)  ขององค์การว่ามีปัญหาอะไรบ้าง
ตลอดจนวิเคราะห์โอกาส(Opportunity)  ที่จะสนับสนุนให้มีการแก้ไขปัญหาหรือพัฒนาองค์การให้เติบโตหรือมีความเป็นเลิศ และวิเคราะห์ว่ามีอุปสรรค/ข้อจำกัดหรือภาวะคุกคาม (Threat)  อะไรบ้างที่อาจเกิดขึ้นเมื่อเราดำเนินโครงการแล้ว
ทั้งนี้เพื่อจะได้ใช้ตรวจสอบสภาวะความเสี่ยง(Risks)  และใช้ประกอบการพิจารณาตัดสินใจเลือกทางเลือกในการวางแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตลอดจนทำให้องค์การมีความเข้มแข็งในการปฏิบัติงานให้สำเร็จลุล่วงตามจุดหมายที่กำหนดไว้ในที่สุด การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายใน ควรครอบคลุมประเด็นต่อไปนี้    ความเหมาะสมของโครงสร้างองค์การและความชัดเจนของนโยบายที่หน่วยงานกำหนด ประสิทธิผลในระดับผลลัพธ์ (ผลประโยชน์ต่อกลุ่มเป้าหมาย) ในช่วงเวลาที่ผ่านมาและประสิทธิภาพในระดับผลผลิต (เชิงปริมาณ เชิงคุณภาพตามมาตรฐานเชิงเวลา และเชิงต้นทุน) ในช่วงเวลาที่ผ่านมา รวมทั้งความคุ้มค่า (B/C Ratio หรือ Cost Effectiveness) ของภารกิจในช่วงเวลาที่ผ่าน การบริหารบุคคลและการพัฒนาบุคลากร (อัตรากำลัง คุณภาพบุคลากร การคัดเลือกบุคลากร การให้รางวัลและการลงโทษ ขวัญและกำลังใจ การฝึกอบรมระหว่างการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ การฝึกอบรมผู้บริหารระดับต่างๆ การถ่ายทอดภูมิความรู้ก่อนเกษียณอายุเป็นต้น)ประสิทธิภาพทางการเงินและการระดมทุน การบริหารพัสดุ (การจัดซื้อจัดจ้าง ความพร้อมใช้ของครุภัณฑ์ การใช้ครุภัณฑ์ได้อย่างสมประโยชน์การบำรุงรักษาครุภัณฑ์และอาคารสถานที่การจัดหาวัสดุสิ้นเปลือง เป็นต้น)  การบริหารจัดการ (การวางแผนปฏิบัติการ การวิจัยและพัฒนา การติดตามผลการปฏิบัติงาน  การประเมินผล การจัดทำฐานข้อมูลและระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ การสื่อสารภายในหน่วยงาน วัฒนธรรมองค์การและภาวะผู้นำ เป็นต้น)   

2) การวิเคราะห์สถานการณ์ภายนอกองค์การ เป็นการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมต่างๆ   ที่อยู่ภายนอกองค์การ แต่อาจมีผลกระทบต่อการดำเนินงานขององค์การทั้งทางตรงและทางอ้อม เช่น สภาพแวดล้อมทางด้าน เศรษฐกิจ สังคม การเมือง กลุ่มผลประโยชน์ คู่แข่งขัน ความก้าวหน้าด้านเทคโนโลยี ฯลฯ ปัจจัยต่าง ๆ เหล่านี้องค์การควบคุมได้ยาก ดังนั้นในการวางแผนกลยุทธ์ ผู้วางแผนจะต้องให้ความสำคัญกับการวิเคราะห์สถานการณ์ภายนอกองค์การเพื่อนำมาใช้เป็นข้อมูลในการวางแผนกลยุทธ์ให้มีประสิทธิภาพ การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายนอก ควรครอบคลุมประเด็นต่อไปนี้                                                   — ปัจจัยเอื้อ/ปัจจัยอุปสรรคด้านสังคมและวัฒนธรรม                                   - ปัจจัยเอื้อด้านสังคมในประเด็นที่เกี่ยวกับความต้องการของประชาชน หรือปัญหาของสังคมหรือข้อเรียกร้องของกลุ่มบุคคลที่มีส่วนได้ส่วนเสีย รวมทั้งเครือข่ายความร่วมมือระหว่างหน่วยงานภาครัฐและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ภาคเอกชน ตลอดจนโครงสร้างประชากร การศึกษา อนามัย อาชีพ ความรู้ เจตคติ พฤติกรรม แนวคิดอนุรักษ์ กระแสวัฒนธรรมจากต่างประเทศ  ค่านิยมความเชื่อ ขนบธรรมเนียม และประเพณี เป็นต้น

ปัจจัยเอื้อ/ปัจจัยอุปสรรคด้านเทคโนโลยี (นวัตกรรม และความมีอยู่ของเทคโนโลยี เป็นต้น)

 ปัจจัยเอื้อ/ปัจจัยอุปสรรคด้านเศรษฐกิจ (ภาวะทางเศรษฐกิจ ภาวะการจ้างงาน อัตราดอกเบี้ย และอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราระหว่างประเทศเศรษฐกิจระหว่างประเทศ เป็นต้น)

 ปัจจัยเอื้อ/ปัจจัยอุปสรรคด้านการเมืองและกฎหมายภายในประเทศและระหว่างประเทศ                                                                                      - แนวนโยบายพื้นฐานแห่งรัฐตามรัฐธรรมนูญและกฎกระทรวงเกี่ยวกับการแบ่งอำนาจหน้าที่ของหน่วยงานภายในกระทรวง ปี 2545 และพระราชกฤษฎีกาจัดตั้งหน่วยงาน                                     
- เป้าประสงค์ที่กำหนดในแผนยุทธศาสตร์กระทรวง     

 -อุปสรรคเกี่ยวกับการประสานงานระหว่างหน่วยงานภาครัฐ

- อุปสรรคหรือข้อจำกัดที่เกิดจากกฎหมายหรือระเบียบ     

- อุปสรรคหรือข้อจำกัดที่เกิดจากโครงสร้างส่วนราชการ

- อุปสรรคหรือข้อจำกัดที่เกิดจากมาตรฐานการปฏิบัติงานเพื่อให้เกิดการยอมรับในระดับนานาประเทศ

3.3 การประเมินสถานภาพของหน่วยงาน ควรครอบคลุมประเด็นต่อไปนี้

  • ความโน้มเอียงระหว่างจุดแข็งและจุดอ่อน

  • ความโน้มเอียงระหว่างโอกาสและภัยอุปสรรค

  • สรุปความเป็นไปได้ที่จะมียุทธศาสตร์เชิงรุก  เชิงรักษาสถานภาพความเชี่ยวชาญ เชิงปรับปรุงส่วนด้อยและเชิงตัดทอนภารกิจ  เป็นต้น