สมรรถนะและบทบาทของผู้บริหารในการติดต่อสื่อสาร

สมรรถนะที่จำเป็นสำหรับผู้บริหารการศึกษาในการติดต่อสื่อสาร

                 ผู้บริหารการศึกษาจะต้องเป็นผู้ที่มีความสามารถในการติดต่อสื่อสารเพื่อให้งานบรรลุเป้าหมายขององค์การจึงควรดำเนินการดังนี้
                 1. การเลือกเรื่องและข่าวสารข้อมูลในการติดต่อสื่อสาร ผู้บริหารจะต้องติดต่อสื่อสารกับบุคคลหรือกลุ่มที่แตกต่างกัน จึงต้องมีความเข้าใจและเลือกเรื่องที่จะติดต่อสื่อสารได้ถูกต้องและให้ประสบผลสำเร็จตามต้องการ
                 2. การเลือกวิธีการติดต่อสื่อสาร โดยคำนึงถึงสิ่งต่างๆ ได้แก่  เมื่อใด  กับใคร  เวลาใด  เรื่องใด  โดยใช้วิธีการพูดหรือการเขียน
                        2.1 การติดต่อสื่อสารด้วยการพูด  วิธีนี้จะรวดเร็วทันใจ ทันเวลา  จะต้องทำให้เกิดความรู้สึกเป็นกันเองเพื่อให้เกิดการยอมรับซึ่งกันและกัน
                        2.2 การติดต่อสื่อสารด้วยการเขียน เป็นการติดต่อสื่อสารที่เป็นทางการ มีลักษณะเป็นขั้นตอนจะต้องมีการติดตามผลการปฏิบัติงาน
                 3. การเลือกทิศทางการติดต่อสื่อสาร
                        3.1 การติดต่อสื่อสารจากบนลงล่าง (Downward) เป็นการส่งข้อมูลข่าวสารจากผู้บริหารไปยังผู้ปฏิบัติงานเพื่อการสื่อสาร  โดยผ่านรองผู้บริหาร  หัวหน้างาน  เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงาน  รับรู้และสามารถนำไปปฏิบัติให้บรรลุเป้าหมายที่องค์การต้องการ ส่วนมากเป็นการสั่งการชี้แจงนโยบายในส่วนราชการต่างๆ
                        3.2 การติดต่อสื่อสารจากล่างขึ้นบน (Upward) เป็นการส่งข้อมูลข่าวสารจากผู้ปฏิบัติงานไปยังผู้บริหารเพื่อการสื่อสาร  โดยผ่านรองผู้บริหาร  หัวหน้างาน เพื่อให้ผู้บริหารรับรู้และสั่งการได้ หรือเป็นการรายงานข้อมูล เสนอแนะความคิดเห็น วิธีนี้ทำให้ผู้ปฏิบัติเกิดขวัญและกำลังใจ
                        3.3 การติดต่อสื่อสารตามแนวนอน (Horizontal) เป็นการส่งข่าวสารจากผู้บริหารไปยังผู้ปฏิบัติโดยตรง ไม่ผ่านรองผู้บริหาร  หัวหน้างาน  วิธีนี้ทำให้เกิดความสัมพันธ์อันดีระหว่างผู้บริหารและผู้ปฏิบัติ
                  4. การเลือกกิจกรรมการติดต่อสื่อสาร ผู้บริหารต้องเลือกให้เหมาะสมกับบุคคล  เวลา สถานที่ โอกาสและสถานการณ์ เพื่อให้งานมีประสิทธิภาพ เกิดประสิทธิผล
                  5. การติดต่อสื่อสารเพื่อการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างผู้บริหารและผู้ปฏิบัติ
                  6. การติดต่อสื่อสารเพื่อบำบัดข้อข้องใจ และการร้องทุกข์

                  7. การติดต่อสื่อสารเพื่อตอบสนองข้อซักถาม  ผู้บริหารต้องตอบคำถามเพื่อให้เกิดความชัดเจนต่องานในหน้าที่
                  8. การติดต่อสื่อสารเพื่อการออกคำสั่ง เป็นบทบาทหน้าที่ของผู้บริหารจะต้องเข้าใจและเรียนรู้ แต่ควรพึงระวัง พิจารณาให้รอบคอบก่อนออกคำสั่ง การออกคำสั่งจะใช้โดยวิธีการทางวาจาหรือลายลักษณ์อักษร และมีการติดตามผลเมื่อได้ออกคำสั่งแล้ว ระลึกว่าแต่ละคนมีความแตกต่างกัน

บทบาทผู้บริหารการศึกษาในการติดต่อสื่อสาร

                การติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมีความสำคัญต่อผู้บริหารเป็นอย่างมาก  ด้วยเหตุผล 2 ประการ ดังนี้
                       ประการแรก  การติดต่อสื่อสารเป็นกระบวนการที่จำเป็นต่อความสำเร็จของการปฏิบัติหน้าที่
                      ประการสอง  การติดต่อสื่อสารเป็นกิจกรรมที่ใช้เวลาของผู้บริหารค่อนข้างมาก
                ดังนั้นผู้บริหารจึงจำเป็นที่ต้องมีบทบาทในการติดต่อสื่อสาร  ดังนี้
                      1. บทบาททางความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล (Interpersonal Roles) ผู้บริหารที่เป็นผู้นำของหน่วยงานจะต้องติดต่อกับบุคคลต่างๆทั้งภายในและภายนอกองค์การ
                      2. บทบาททางข่าวสาร (Informational Roles) ผู้บริหารต้องแสวงหาข่าวสารจากเพื่อนร่วมงาน  ผู้ใต้บังคับบัญชา และบุคคลอื่นๆ เกี่ยวกับเรื่องต่างๆ ที่อาจจะมีผลกระทบต่องานและความรับผิดชอบ
                      3. บทบาททางการตัดสินใจ (Decisional Roles) ผู้บริหารต้องดำเนินการโครงการใหม่ๆ จัดการความยุ่งยากต่างๆ และจัดสรรทรัพยากรให้กับสมาชิก ผู้บริหารต้องติดต่อสื่อสารการตัดสินใจเรื่องดังกล่าวนี้ไปยังบุคคลอื่น

                จากบทบาทสามารถพิจารณาถึงการติดต่อสื่อสารภายในองค์การได้
4 ประการ
                 ประการแรก จะต้องทำความเข้าใจถึงแบบจำลองของการติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคล ชี้ให้เห็นถึงอุปสรรคต่างๆ และเสนอแนะแนวทางเพื่อเอาชนะอุปสรรคเหล่านั้น
                 ประการที่สอง จะต้องแสดงให้เห็นถึงช่องทางของการติดต่อสื่อสารแบบต่างๆ ภายในองค์การที่ทีอิทธิพลต่อตัวแปรผันต่างๆ เช่น ผลการปฏิบัติงานของกลุ่ม

                  ประการที่สาม จะต้องพิจารณาถึงปัญหาของการติดต่อสื่อสาร ทั้งการติดต่อสื่อสารจากเบื้องบนสู่เบื้องล่างและเบื้องล่างสู่เบื้องบนตามสายการบังคับบัญชาขององค์การ
                  ประการที่สี่ จะต้องกล่าวถึงช่องทางของการติดต่อสื่อสารที่ไม่เป็นทางการภายในองค์การ
                  ประการที่ห้า จะต้องพิจารณาถึงแนวทางต่างๆ เพื่อเอาชนะอุปสรรคของการติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

                  จากบทบาทของผู้บริหารในการติดต่อสื่อสารมีความจำเป็นสำคัญ เพื่อประโยชน์ในการปฐมนิเทศสมาชิกใหม่ให้รู้จักหน่วยงานดีขึ้น  การอำนวยการและบังคับบัญชา การประสานกิจกรรมต่างๆในหน่วยงาน การช่วยให้คนในหน่วยงานได้มีสัมพันธ์อันดีต่อกันเพื่อความสำเร็จขององค์การ