ข้อมูลสารสนเทศ เพื่อการบริหารทรัพยากรทางการศึกษา

 

          ในปัจจุบันเป็นที่ยอมรับกันว่าข้อมูลสารสนเทศเป็นทรัพยากรที่จำเป็นอย่าง ยิ่ง  ผู้ใดได้ข้อมูลสารสนเทศที่ถูกต้อง รวดเร็วกว่าจะเป็นผู้ได้เปรียบ เพราะสามารถใช้สารสนเทศเหล่านั้นในการตัดสินใจเรื่องต่าง ๆ ได้ อย่างถูกต้อง รวดเร็ว ดังนั้น ข้อมูลสารสนเทศจึงมีความสำคัญต่อการตัดสินใจดำเนินการต่าง ๆ โดยเฉพาะการวางแผนการศึกษา และการกำหนดนโยบายต้องมีระบบข้อมูลสารสนเทศที่มีคุณภาพ มีความละเอียด ครบถ้วน ถูกต้อง ตรงตามความต้องการ และทันสมัย จึงช่วยให้การวางแผนการบริหารจัดการและ การตัดสินใจดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ ในทางตรงกันข้าม หากหน่วยงานใดไม่ได้มีการนำข้อมูลสารสนเทศไปใช้ในการปฏิบัติงานก็ย่อมเสี่ยง ต่อความผิดพลาดสูงและผลการดำเนินงานก็จะไม่เป็น ไปอย่างมี ประสิทธิภาพ ซึ่งการจัดการระบบสารสนเทศนั้น ต้องอาศัยองค์ประกอบหลายอย่าง และมีความสัมพันธ์กัน เช่น นโยบายหรือการวางแผนกลยุทธ์ที่ดี บุคลากรที่มีความรู้ความสามารถ ความ ซื่อสัตย์สุจริต เทคโนโลยีที่ทันสมัย ตลอดจนมีงบประมาณอย่างเพียงพอและที่สำคัญ ต้องพร้อมด้วยองค์ประกอบของการจัดการที่ดี คือ  มีการวางแผน การจัดองค์กร การจัดบุคลากรเข้าทำงาน การสั่งการ และการควบคุม ดังนั้น ข้อมูล และสารสนเทศจึงมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งต่อการตัดสินใจ นับตั้งแต่การวางแผน การปฏิบัติงาน และการควบคุม เพื่อให้เกิดผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ของงาน ซึ่งหน่วยงานจำเป็นต้องสร้าง จัดและพัฒนาระบบสารสนเทศให้มีคุณภาพ มีความ เที่ยงตรงตามเรื่องที่ต้องการใช้ สะดวก รวดเร็ว ทันต่อเวลา โดยข้อมูลดังกล่าวจะรวบรวมได้จากการปฏิบัติงานภายในหน่วยงานและจากแหล่ง ข้อมูลภายนอกที่เกี่ยวข้อง การจัดระบบสารสนเทศที่ดีจะช่วยให้การบริหารงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ 

          อดีตมนุษย์ยังไม่มีภาษาที่ใช้สำหรับการสื่อสาร เมื่อเกิดมีเหตุการณ์ (Event) อะไรเกิดขึ้น ก็ไม่สามารถถ่ายทอด หรือเผยแพร่แก่บุคคลอื่น หรือสังคมอื่นได้ อย่างถูกต้องตรงกัน ระหว่างผู้ส่งสารกับผู้รับสาร จึงมีการคิดใช้สัญลักษณ์ (Symbol) หรือเครื่องหมาย ทำหน้าที่สื่อ ความหมายแทนเหตุการณ์ดังกล่าว จึงมีการใช้กฎ และสูตร (Rule & Formulation) มาใช้เพื่ออธิบายเหตุการณ์ดังกล่าวว่าเกิดมาจากสาเหตุใด หรือเกิดมาจากสาร ใดผสมกับสารใด เป็นต้น จากนั้นเมื่อ มนุษย์มีภาษา สำหรับการสื่อสารแล้ว  ก็เกิดมีข้อมูล (Data) เกี่ยวกับเหตุการณ์ดังกล่าว เกิดขึ้นมามากมาย ทั้งจากภายในสังคมเดียวกัน หรือจากสังคมอื่นๆ เพื่อให้ได้คำตอบที่ถูกต้อง ทำให้ต้องมีการวิ เคราะห์ หรือประมวลผล ข้อมูลให้มีสถานภาพเป็นสารสนเทศ (Information) ที่จะเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้ หรือผู้บริโภค เมื่อผู้บริโภคมีการสะสม เพิ่มพูน สารสนเทศมากๆเข้าและมีการเรียนรู้ (Learning) จนเกิดความเข้าใจ (Understanding) ก็จะเป็นการพัฒนา สารสนเทศที่มีอยู่ในตนเองเป็นองค์ความรู้ (Knowledge) เนื่องจากมนุษย์เป็นผู้ที่มีสติ (สัมปชัญญะ) (Intellect) รู้จักใช้ เหตุและผล (Reasonable) กับความรู้ที่ตนเองมีอยู่ก็จะมีการพัฒนาความรู้เป็นปัญญา (Wisdom) ในที่สุด

          โลกหมุนเปลี่ยนไปทุกวัน ความเปลี่ยนแปลงจึงเกิดตลอดเวลา ไม่มีอะไรในโลกนี้ที่จะคงอยู่เหมือนเดิม อัลวิน ทอฟเฟลอร์ (Alvin Toffler) ได้อรรถาธิบายถึงคลื่นสังคมของโลกไว้ในหนังสือ  ชื่อ The Third Wave ว่าการเปลี่ยนแปลงยุคสมัยจากคลื่นลูกที่ 1  ยุคเกษตรกรรม ยุคนี้เป็นยุคแรกของมนุษย์ ที่รู้จักการรวมตัว กันอยู่เป็นกลุ่ม ๆ ทำให้มีพฤติกรรมการอยู่ร่วมกัน โดยใช้เกษตรกรรมซึ่งเป็นปัจจัยในการยังชีพมาเป็นหลัก ผ่านเข้าสู่คลื่นลูกที่ 2 ยุคอุตสาหกรรม ยุคนี้โลกได้พัฒนาขึ้นมาอีกขั้นหนึ่ง มนุษย์คิดค้นเครื่องมือการเกษตรโดยใช้เทคโนโลยีมาช่วยแรงงานมนุษย์ แล้วเยื้องย่างเข้าสู่คลื่นลูกที่ 3 ซึ่งเป็นยุคแห่งเทคโนโลยีสารสนเทศ หรือยุคสารสนเทศ  ที่รู้จักกันดีในนามยุคไอที (IT) อำนาจและอิทธิพลของการดำเนินชีวิตถูกควบคุมด้วยระบบสารสนเทศ ใครไม่มีข้อมูลข่าวสารที่เพียงพอก็จะดำรงตนอยู่ในสังคมลำบากขึ้น สารสนเทศเป็นทั้งอาวุธที่ใช้ต่อสู้กับการดำเนิน ชีวิตประจำวันและยังใช้เป็นเครื่องมือในการหาโอกาสเพื่อสร้างฐานะได้ด้วย ในยุคสารสนเทศนี้คุณภาพเป็นสิ่งจำเป็น ใครที่ผลิตหรือบริการด้วยระบบคุณภาพต่ำอย่างแต่ก่อนจะไม่มีโอกาสแข่งขันใน ตลาดหรือสังคมขนาดใหญ่

          สารสนเทศเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การดำเนินงานต่าง ๆ ทั้งในภาครัฐและเอกชน  ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน     ลดค่าใช้จ่าย ประหยัดเวลาและเพิ่มศักยภาพในการแข่งขัน หน้าที่ทั้งหมดของการจัดการ ซึ่งได้แก่การวางแผน การดำเนินการและการควบคุม สารสนเทศเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จในการดำเนินงานขององค์กร เป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่า ข้อมูลสารสนเทศเป็นสิ่งสำคัญยิ่งสิ่งหนึ่งในการบริหารหรือการจัดการทั้งใน ปัจจุบันและอนาคต ทั้งนี้ก็เพราะว่า การบริหาร งานในปัจจุบันและอนาคต มีความยุ่งยากซับซ้อนขึ้นกว่าในอดีตมาก ขนาดขององค์กรที่ดำเนินการใหญ่กว่าในอดีตมาก การเปลี่ยนแปลงทางด้านเทคโนโลยีเป็นไปอย่างรวดเร็ว การกระจายข่าวสารข้อมูลเป็นไปอย่างรวดเร็วและกว้าง ขวาง มีการทำงานในลักษณะระบบควบคุมย้อนกลับ ซึ่งคุณสมบัติของสารสนเทศที่ดีคือ ถูกต้อง ทันสมัย ครบถ้วนสมบูรณ์ และตรงกับความต้องการ ทำให้ผู้บริหารวางแผนงานและตัดสินใจได้ถูกต้อง แม่นยำ ทันกาลมากขึ้น และติดตามความก้าวหน้าของ งานว่าเป็นไปตามเป้าหมายหรือไม่ และสามารถปรับแผนให้เป็นไปตามความเป็นจริง ผู้บริหารจะปฏิบัติหน้าที่การงานได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น นอกจากจะอาศัยความสามารถของผู้บริหารในส่วนบุคคลแล้ว ยังต้องอาศัย สารสนเทศมาสนับสนุนการปฏิบัติงาน ซึ่งยังผลให้การบริหารองค์การมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ ถ้าผู้บริหารไม่มีสารสนเทศที่เหมาะสมก็อาจจะไม่สามารถสนองตอบและแก้ไข สถานการณ์ตามความจำเป็น งานที่ได้จะไม่มีค่าและทำให้เกิดการสูญเสียค่าใช้จ่ายสูงมากด้วย   สารสนเทศจึงเป็นเครื่องช่วยในการดำเนินงานทุกสาขาวิชาชีพให้ประสบผลสำเร็จและเจริญก้าวหน้า

          ดังนั้นจะเห็นว่า สารสนเทศเปรียบเสมือนกับเส้นเลือดของระบบ จึงเป็นส่วนสำคัญในการบริหารวันต่อวันในองค์การ สารสนเทศกลายเป็นทรัพยากรที่มีค่ามากสำหรับการวางแผนการควบคุมงาน และการตัดสินใจ สำหรับผู้บริหารในปัจจุบัน ซึ่งกำลังเผชิญหน้าอยู่กับความสลับซับซ้อนของธุรกิจที่มีมากขึ้นทุกที ตามความเจริญเติบโตทางธุรกิจทั้งในขนาดขององค์การ ปฏิสัมพันธ์กับปัจจัยต่างๆ และการแข่งขันทางธุรกิจที่เพิ่มมากขึ้น เพื่อให้การดำเนินงานขององค์การบรรลุเป้าหมายตาม ที่วางไว้ จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้บริหารองค์การจะต้องพัฒนากลยุทธ์ต่างๆ ไว้ใช้ในการบริหารองค์การ เพื่อที่จะได้รับกับสถานการณ์ต่างๆ ที่จะเกิดขึ้น และปัจจัยสำคัญที่จะนำมาใช้ในการพัฒนากลยุทธ์ของผู้บริหาร ก็คือ สารสนเทศ และสารสนเทศได้เข้ามาช่วยผู้บริหารการศึกษาในด้านการตัดสินใจ การวางแผนงานและการดำเนินงาน ซึ่งการที่ผู้บริหารคิดวางแผนเชิงกลยุทธ์ในการปฏิบัติงาน เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ (Efficiency) และประสิทธิผล (Effectiveness) สูงสุดของงานได้จะต้องรู้ปัญหา รู้สาเหตุของปัญหาอย่างดีมาก่อน ต้องมีข้อมูลอย่างรอบด้าน ทั้งข้อมูลที่เป็นจุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรค ตลอดจนผลกระทบจากปัญหานั้นด้วย ดังนั้น การรู้ข้อมูลอย่างรอบด้านที่มีการจัดกระทำให้ เป็นสารสนเทศ จะช่วยให้ผู้บริหารมองปัญหา มองสาเหตุของปัญหาที่ชัดเจน ซึ่งจะทำให้สามารถคิดหาทางเลือกในการแก้ปัญหาได้สอดคล้องกันมากขึ้น 

          ในยุคของการเปลี่ยนแปลงเช่นใน ปัจจุบัน ผู้บริหารทุกระดับมีหน้าที่ต้องบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น โดยเฉพาะภายใต้การพัฒนาการบริหารราชการที่เน้นประชาชนเป็นศูนย์กลาง และเน้นการพัฒนาประเทศในสภาพที่มีการแข่งขันสูง และความไม่เท่าเทียมกันในเชิงเศรษฐกิจสังคมและกฎกติการะดับโลก สารสนเทศที่มีคุณภาพและเป็นปัจจุบันจึงเป็นปัจจัยที่จำเป็นยิ่งสำหรับผู้บริหาร

          สารสนเทศที่มีคุณภาพ หมายถึง สารสนเทศที่ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ และมีความถูกต้องเชื่อถือได้ ครบถ้วนสมบูรณ์ ทันสมัย และให้ผู้ใช้เรียกใช้ได้ตามความต้องการอย่างสะดวกรวดเร็วในรูปแบบที่เหมาะสม ในการสร้างหรือพัฒนาสารสนเทศนั้น เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และการสื่อสารมักจะได้รับความสนใจมากเป็น พิเศษ ในขณะที่องค์ประกอบอีกสองประการคือส่วนของข้อมูลและการประยุกต์ใช้สารสนเทศ เป็นส่วนที่มักได้รับความสนใจในลำดับหลัง ๆ หรืออีกนัยหนึ่ง การพิจารณาความต้องการใช้สารสนเทศของผู้บริหารในหน่วยงานซึ่งจะเป็นเครื่อง กำหนดว่าระบบสารสนเทศที่จะพัฒนานั้นมีลักษณะอย่างไร และต้องสร้างสารสนเทศอะไรบ้าง รวมทั้งเรื่องของข้อมูลว่าจะมีข้อมูลที่มีคุณภาพดีอยู่ในระบบได้อย่างไร หรือการทำให้ผู้บริหารมีความเข้าใจ รู้จักใช้ข้อมูลและสารสนเทศให้ เป็นประโยชน์ได้อย่างคุ้มค่า ยังได้รับความสนใจน้อยกว่าโดยเปรียบเทียบ ทั้ง ๆ ที่เป็นส่วนที่เป็นความจำเป็นที่ขาดไม่ได้ และมีความยุ่งยากกว่าในการดำเนินงาน

          ระบบข้อมูลสารสนเทศจะช่วยผู้บริหารในการค้นหาปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในระบบ โดยการค้นหาจากข้อมูลและสารสนเทศภายในและภายนอกองค์การ เพื่อดูว่ามีอาการของสถานการณ์เสี่ยงที่จะมีปัญหาเกิดขึ้นหรือไม่ และวิเคราะห์เกี่ยวกับปัญหานั้น ระบบสารสนเทศจะต้องเอื้อต่อการค้นหาข้อมูลในระบบฐาน

          การดำเนินงานเกี่ยวกับระบบสารสนเทศเพื่อให้เอื้อประโยชน์ต่อการนำไปใช้ให้ มากที่สุด แนวคิดในการพัฒนาระบบสารสนเทศ จึงต้องเริ่มต้นด้วยการกำหนดผู้ใช้ระบบว่าเป็นผู้ใด และผู้นั้นต้องการอะไรจากระบบ หลังจากนั้น จึงกำหนดวัตถุประสงค์ของระบบว่าต้องการสร้างสารสนเทศเพื่อใช้ในการบริหาร หรือตัดสินใจเกี่ยวกับเรื่อง อะไรบ้าง แล้วจึงพิจารณาว่าสารสนเทศที่จะสร้างนั้นจะต้องใช้ข้อมูลอะไร และวิธีการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อสร้างสารสนเทศจะต้องกระทำอย่างไร และจะนำเสนอสารสนเทศในรูปแบบใด นอกจากนี้ ยังต้องคำนึงถึงการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และการสื่อสาร อันได้แก่ ระบบคอมพิวเตอร์ ทั้งฮาร์ดแวร์ และซอฟแวร์ การจัดการข้อมูลและการสื่อสารข้อมูล

          จากการนำระบบสารสนเทศดังกล่าวเข้ามาใช้งานในองค์กรจนเป็นที่ยอมรับว่า สารสนเทศเป็นทรัพยากรอย่างหนึ่งขององค์กร ระบบสารสนเทศในปัจจุบันช่วยให้องค์กรทำงานในเชิงบูรณาการ สามารถดูข้อมูลจากการทำงานได้นาทีต่อนาทีและทำงานแบบออนไลน์ได้ ยิ่งทำให้ปริมาณการใช้ระบบสารสนเทศในองค์กรทุกระดับเพิ่มมาก ขึ้นอย่างรวดเร็ว ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อองค์กรในด้านต่าง ๆ  เช่น   

                   1) โครงสร้างองค์กร ระบบสารสนเทศทำให้ความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลทำได้อย่างรวดเร็ว ข้อมูลมีคุณภาพมากขึ้น ทำให้ผู้บริหารเพิ่มความสามารถในการ ควบคุมบังคับบัญชา ทำให้โครงสร้างองค์กรแบบราบลงจากเดิม

                   2) ต้นทุนค่าใช้จ่ายที่ลดลง ระบบสารสนเทศและเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้ประสิทธิภาพขององค์กรเพิ่มขึ้น ลดต้นทุนในการดำเนินงานและเพิ่มรายได้ขององค์กร โดย ไม่จำเป็นต้องเพิ่มบุคลากรให้มากขึ้น

                   3) การบริหารทรัพยากรมนุษย์  ระบบสารสนเทศและเทคโนโลยีทำให้บุคลากรในองค์กรมีการพัฒนาทักษะความชำนาญได้ รวดเร็วขึ้น ลดการสื่อสารโดยตรงระหว่างคนกับคนลง และอาจเป็นสาเหตุ ที่ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในองค์กร หลายประการ เช่น

                             (1) การเปลี่ยนแปลงในโครงสร้างขององค์กร ซึ่งจะแบบราบลงจากโครงสร้างเดิม หรืออาจมีการปรับไปสู่โครงสร้างใหม่ตามที่ผู้บริหารเห็นสมควร

                             (2) การเปลี่ยนแปลงในวัฒนธรรมของ องค์กร ซึ่งเกิดจากพัฒนาการในกฎเกณฑ์และขั้นตอนการทำงาน การประสานงานในองค์กรที่มีต่อเนื่องมาเป็นระยะเวลาอันยาวนานและปฏิบัติสืบ ต่อกันมา เมื่อระบบสารสนเทศถูกนำเข้ามาสู่องค์กร การปรับเปลี่ยนขั้นตอนการ ทำงาน การปฏิบัติย่อมเกิดขึ้นอันส่งผลต่อวัฒนธรรมขององค์กร ระดับของการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมขององค์กรจะมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับความ รู้สึกของบุคลากรที่มีต่อขั้นตอนการทำงาน

                             (3) การเปลี่ยนแปลงในสภาพการเมืองในองค์กร การ ปรับเปลี่ยนโครงสร้างย่อมทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในอำนาจอย่างเป็นทางการของ บุคคล จากเดิมที่อำนาจในการบริหารสั่งการจะอยู่ที่ผู้บริหารในแต่ละระดับตามโครง สร้างที่มีการถ่ายโอนอำนาจจากผู้บริหารระดับสูงลงมาตามลำดับ แม้ แต่การปฏิบัติก็ยังได้รับการถ่ายโอนอำนาจมอบหมายกิจกรรมการตัดสินใจ ทั้งนี้เพราะองค์กรสามารถใช้ระบบสารสนเทศในกระบวนการทำงาน จัดทำระบบงานให้เป็นอัตโนมัติเพิ่มมากขึ้น

                             (4) การเปลี่ยนแปลงในการทำงานภายในองค์กร

          การนำระบบสารสนเทศมาใช้งานภายในองค์กร โดยเฉพาะกับงานในระดับปฏิบัติการ ทำให้มีการปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยใช้ระบบสารสนเทศเป็นเครื่องมือในการทำงาน ทำให้เกิดการออกแบบกระบวนการงานใหม่ที่มีขั้นตอนการทำงานลดน้อยลงจากเดิม ขั้นตอนการทำงานน้อยลง การทำงานใช้เวลาเร็วขึ้น เช่น การทำบัตรประชาชน เดิมใช้เวลา 3 วัน ปัจจุบันเหลือใช้เวลาเพียง 15 นาที อันเป็นผลมาจากการใช้ระบบสารสนเทศเป็นเครื่องมือ

          เมื่อสังคมเกิดการเปลี่ยนแปลงและการเปลี่ยนแปลงนั้นส่งผลกระทบต่อสังคมหรือ บุคลากรในสังคมนั้น ๆ ย่อมมีการต่อต้านการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในองค์กรอย่างแน่นอน ส่วนระดับความรุนแรงจะมากหรือน้อยเพียงใดนั้นขึ้นอยู่กับระดับผลกระทบที่แต่ ละบุคคลหรือสังคมนั้นได้รับ ซึ่งสาเหตุที่ทำให้เกิดการต่อต้านการเปลี่ยนแปลง มีดังนี้

                   1) การถูกคุกคามต่อเศรษฐกิจ เมื่อมีการนำระบบสารสนเทศมาใช้งานก็จะช่วยให้บุคลากรทำงานได้อย่างมี ประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น นั่นคือ ถ้าภาระงานขององค์กรเท่าเดิม บุคลากรที่ทำงานในองค์กรน้อยลง และในบางองค์กรสามารถนำระบบสารสนเทศมาช่วยในการทำงานเป็นอัตโนมัติมากขึ้น เกิดการยุบบางตำแหน่ง ปลดพนักงาน ทำให้บุคลากรเสียรายได้ จึงเกิดผลกระทบทำให้บุคลากรนั้นต่อต้านการเปลี่ยนแปลงและนำระบบสารสนเทศมาใช้

                   2) การคุกคามต่อสถานภาพในองค์กร เมื่อมีการนำระบบสารสนเทศมาใช้ในองค์กร อาจมีการปรับให้ทำงานด้านอื่นหรือยุบตำแหน่งงาน เป็นเหตุให้บุคลากรเกิดความรู้สึกว่าสถานภาพตนเองไม่มั่นคงและกำลังถูกคุก คาม อาจจะมีต่อต้านการเปลี่ยนแปลง

                   3) ความเข้าใจไม่ถูกต้อง พนักงานหรือบุคลากรไม่เข้าใจระบบสารสนเทศหรือประโยชน์ ข้อดี ข้อเสียอาจมีการต่อต้านได้

                   4) ความยุ่งยากซับซ้อนของงาน การปฏิบัติงานที่มีระบบสารสนเทศเป็นเครื่องมือสนับสนุนย่อมมีกระบวนการ วิธีการที่แตกต่างไปจากระบบงานเดิม ซึ่งอาจซับซ้อนมากขึ้น ทำให้พนักงานต้องอบรมใหม่ ทำให้เกิดความรู้สึกสูญเสียความสะดวกสบายในวิธีการทำงานแบบเดิม

                   5) การเปลี่ยนแปลงในความสัมพันธ์ระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา ระบบสารสนเทศช่วยเพิ่มอำนาจความสามารถในการทำงานของบุคลากร ผู้ปฏิบัติงานมีความเป็นอิสระ การพึ่งพิงผู้บังคับบัญชาลดลง ผู้ใต้บังคับบัญชาอาจขอคำแนะนำจากระบบสารสนเทศได้ ทำให้ผู้บังคับบัญชาลดความน่าเชื่อลง อาจมีการต่อต้านจากผู้บังคับบัญชาได้ ดังนั้น เพื่อให้การนำระบบสารสนเทศเข้ามาใช้งานในองค์กรประสบความสำเร็จตามเป้าหมาย ไม่เกิดการต่อต้านการใช้ระบบสารสนเทศ องค์กรควรมีแนวทางในการปฏิบัติเพื่อหลีกเลี่ยงการต่อต้านที่อาจจะเกิดขึ้น

          ซึ่งแนวทางเพื่อหลีกเลี่ยงการต่อต้านการเปลี่ยนแปลงมีดังนี้

                   1) การสร้างบรรยากาศในการเปลี่ยนแปลง โดยองค์กรสามารถสร้างบรรยากาศให้บุคลากรได้รับทราบและเตรียมรับการเปลี่ยน แปลงที่จะเข้ามาหรือเกิดขึ้น เช่น การให้ข่าวสารกับบุคลากรถึงเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ผลดี ประโยชน์ที่องค์กรและบุคลากรจะได้รับ การให้บุคลากรได้มีโอกาสเสนอความคิดเห็นในข้อดี ข้อเสีย ข้อแตกต่างของระบบงานเก่าและใหม่

                   2) กำหนดตัวแทนในการจัดการเปลี่ยนแปลง เป็นการให้ผู้ใช้งานเข้ามามีส่วนร่วมในการเปลี่ยนแปลง โดยกำหนดตัวแทนจากหน่วยงานที่ได้รับผลกระทบจากการนำระบบสารสนเทศเข้ามาใช้ใน องค์กรซึ่งเป็นบุคคลได้รับการยอมรับในหน่วยงาน

                   3) ปรับปรุงโครงสร้างองค์กรและระบบสารสนเทศให้สอดคล้องกับความต้องการของคนใน องค์กร เป็นความพยายามที่จะนำเสนอระบบสารสนเทศให้ตรงกับความต้องการขององค์กร และผู้ใช้คือบุคลากรในองค์กร โดยมีแนวคิดว่าถ้าผู้ใช้ได้รับการเสนอในสิ่งที่ตรงกับความต้องการของตนแล้ว การต่อต้านย่อมไม่น่าจะเกิดขึ้น
          ด้วยกระแสโลก ยุคภาวะของการแข่งขันในปัจจุบันและปัจจัยคุกคามต่อหน้าที่การงาน ยิ่งทวีความรุนแรงเพิ่มมากขึ้นตามลำดับ ทำให้ต้องเล็งเห็นถึงความสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศมากขึ้น   “ใครมีสารสนเทศอยู่ในมือมากกว่า ผู้นั้นย่อมได้เปรียบในเชิงของการแข่งขัน” ดังนั้น สารสนเทศ คือ อำนาจ (Information is power) จากคำกล่าวนี้ถือว่าให้ความสำคัญต่อสารสนเทศเป็นอย่างมาก เพราะเรากำลังวิ่งตามกระแสการเปลี่ยนแปลงของกระแสโลก ที่เรียกว่า โลกาภิวัฒน์  เมื่อเทคโนโลยีและนวัตกรรมใหม่หลั่งไหลเข้ามา ความเป็นอยู่ของคนเปลี่ยนไปตามค่านิยมที่เป็นสังคมแห่งการบริโภค นั่นหมายถึงว่า ผู้มีสารสนเทศมากกว่าย่อมเป็นผู้ได้เปรียบ แต่สารสนเทศที่มีอยู่จะต้องเป็นสารสนเทศที่มีคุณภาพ มีความถูกต้อง ทันต่อการใช้งาน มีความสมบูรณ์ กะทัดรัด และตรงกับความต้องการมากที่สุด สารสนเทศนับได้ว่ามีความจำเป็นและมีผู้ใช้อย่างกว้างขวางและยังมีแนวโน้มว่า จะต้องการมากขึ้นเรื่อย ๆ โดยเฉพาะผู้บริหารต้องการสารสนเทศเพื่อใช้หาประสิทธิภาพการทำงานและ ประสิทธิผลขององค์กร จะขึ้นอยู่กับสารสนเทศ ซึ่งแต่ละคนก็มีหน้าที่รับผิดชอบต่อการดำเนินงานขององค์กรแตกต่างกันไป และเป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่า

          สารสนเทศเป็นเครื่องมือที่จะช่วยในการดำเนินงานต่าง ๆ ทั้งในภาครัฐและเอกชน ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดค่าใช้จ่าย ประหยัดเวลา และเพิ่มศักยภาพในการแข่งขัน หน้าที่ทั้งหมดของการจัดการซึ่งได้แก่ การวางแผน การดำเนินการและการควบคุม สารสนเทศเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จในการดำเนินการขององค์กร ข้อมูลและสารสนเทศเป็นสิ่งที่สำคัญยิ่งในการบริหารหรือการจัดการทั้งใน ปัจจุบันและอนาคต จะเห็นได้จากปัจจุบันนี้ความซับซ้อนในการบริหารงานมีเพิ่มมากขึ้น เพราะว่า องค์กรขนาดใหญ่ขึ้น สภาพเศรษฐกิจและสังคมแบบโลกาภิวัฒน์จะต้องตัดสินใจและแก้ปัญหาด้วยความรวด เร็วในการดำเนินงานให้สามารถปรับเปลี่ยนตัวเองให้เข้ากับสถานการณ์ปัจจุบัน ได้ ซึ่งมีสภาพการแข่งขันที่ค่อนข้างรุนแรง การที่จะปรับตัวให้ก้าวทันต่อการเปลี่ยนแปลงที่เพิ่มทวีขึ้นได้อย่างมี ประสิทธิภาพนั้น สารสนเทศ นับได้ว่าเป็นหัวใจสำคัญในการนำมาใช้เพื่อการดำเนินงาน เพื่อสนองตอบต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องและให้เกิดประโยชน์อย่างสูงสุด แต่ถึงแม้ว่า        ผู้บริหารในยุคปัจจุบันนี้ มุ่งบริหารโดยใช้เทคโนโลยีและสารสนเทศอย่างหลากหลาย หรือลดต้นทุนการผลิต เพิ่มปริมาณและคุณภาพสิ่งผลิต และการบริการที่ดี ให้กระจายไปอย่างขว้างขวางได้ โดยใช้บุคลากรน้อย         การบริหารจัดการ ควบคุมดูแลไม่มากนักก็ตาม เรื่องของการพัฒนาบุคลากรให้รู้เท่าทัน และสามารถใช้เครื่องมือที่ช่วยอำนวยความสะดวกต่างๆ บนฐานของจิตใจที่เป็นไปทางสร้างสรรค์มากกว่าการเอาเปรียบ     นั่นคือ “คุณธรรม” ยังเป็นเรื่องสำคัญมาก   แม้ในอนาคตสำคัญที่สุด ผู้บริหารที่เก่งและเป็นมืออาชีพจริงนั้นน่าจะได้แก่ผู้บริหารที่มีวิสัย ทัศน์ สามารถคาดการณ์ไกลได้ชัดเจน ถูกต้อง แม่นยำ ทำงานให้สำเร็จโดยลงทุนพอสมควร ใช้ยุทธศาสตร์และเทคโนโลยีที่เหมาะสม ทำลายทรัพยากรธรรมชาติและสิ่งแวดล้อมน้อยที่สุด แต่งานนั้นให้ประโยชน์ทางสร้างสรรค์แก่องค์กรของตนเองและส่วนรวมมากที่สุด

 

ความหมายและขอบข่ายของการบริหารทรัพยากรการศึกษา 

 

ทรัพยากร หมายถึง สิ่งที่เป็นตัวกลาง ซึ่งอาจจะอยู่ในรูปของคน วัสดุ เงิน หรืออื่นๆ ที่จะเป็นเครื่องช่วยในการดำเนินงานขององค์การสำเร็จได้

ทรัพยากรในการบริหาร ที่สำคัญคือ 4 Ms ได้แก่ คน (Man) เงิน (Money) วัสดุสิ่งของ (Materials) และ การจัดการ (Management)

ทรัพยากรการศึกษา ก็คือ คน (Man) เงิน (Money) วัสดุสิ่งของ (Materials) และ การจัดการ (Management) ที่นำมาใช้ในการจัดการศึกษา

การบริหารทรัพยากรการศึกษา คือการพยายามใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ให้มีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลสูงสุดแก่สถานศึกษา

แนวคิดทางด้านเศรษฐศาสตร์ แบ่งทรัพยากรเพื่อการดำเนินกิจกรรมด้านเศรษฐกิจออกเป็น 4 ประเภท คือ

          1.ทรัพยากรมนุษย์

          2.ทรัพยากรทางกายภาพ ประกอบด้วย ที่ดิน เครื่องอำนวยความสะดวก เครื่องมือ และ วัสดุ/หรือพลังงาน

          3.ทรัพยากรการเงิน

          4.ข้อสนเทศ เช่น ข้อมูล ความรู้ Software Hardware

แนวคิดทางการบริหาร มีแนวคิดที่แตกต่างกัน 3 แนวคิด คือ

แนวคิดที่หนึ่ง มี 4 ประการ เรียกว่า “4 Ms” ได้แก่ คน (Men) เงิน (Money) วัสดุสิ่งของ (Materials) และ การจัดการ (Management)

แนวคิดที่สอง มี 3 ประการ เรียกว่า “3 Ms” ได้แก่ คน (Men) เงิน (Money) และ การจัดการ (Management)

แนวคิดที่สาม มี 6 ประการ เรียกว่า “6 Ms” ได้แก่ คน (Men) เงิน (Money) วัสดุสิ่งของ (Materials) วิธีการ (Method) ตลาด (Market) และ เครื่องจักรกล (Machine)

 

 

 

ความสำคัญของทรัพยากรการศึกษา

 

            1.ทำให้สถานศึกษาดำเนินการเรียนการสอนหรือพัฒนาคนให้มีคุณภาพ และได้ผลตามความมุ่งหมายของการจัดการศึกษา

2.เป็นการช่วยส่งเสริมงานวิชาการให้มีคุณภาพ

3.เป็นการช่วยส่งเสริมการดำเนินงานด้านอื่นๆในสถานศึกษา

4.เป็นตัวกลางหรือตัวกระตุ้นที่ทำให้กิจกรรมของสถานศึกษาดำเนินไปได้

5.มีบทบาทต่อกิจกรรมหรือการดำเนินภารกิจของสถานศึกษาทั้งด้านของปริมาณและคุณภาพ

แหล่งทรัพยากรทางการศึกษา

 

1.งบประมาณแผ่นดิน เช่น  หมวดเงินเดือนค่าจ้าง หมวดที่ดินและสิ่งก่อสร้าง

2.เงินนอกงบประมาณ รายได้ของสถานศึกษา เช่น เงินบำรุงการศึกษา เงินบริจาค ขายผลิตผลของสถานศึกษา

3.เงินจากการลงทุน สถานศึกษาเอกชนได้จากเจ้าของกิจการลงทุน อาจเป็นเอกชน มูลนิธิ สมาคม

4.ทรัพยากรจากชุมชน เช่น บุคคล ภูมิปัญญาชาวบ้าน องค์กรต่างๆ เช่น บริษัท ธนาคาร สมาคม มูลนิธิ กลุ่มเกษตรกร กลุ่มผลิตภัณฑ์

บทบาทหน้าที่ของผู้บริหารในการบริหารทรัพยากรทางการศึกษา

 

      1. การกำหนดนโยบาย และแผนของสถานศึกษา โดยจัดให้มีการทำแผนงานของสถานศึกษาของตนขึ้น เพื่อจะได้ทราบว่าจะต้องทำกิจกรรมอะไรบ้าง

     2. กำหนดทรัพยากรที่ต้องการ โดยรวบรวมความต้องการด้านทรัพยากรจากแผนงาน มี

การจำแนกเป็นหมวดหมู่ที่ต้องการอย่างชัดเจน

3. การแสวงหาทรัพยากร โดยแสวงหาจากแหล่งทรัพยากรต่างๆ เช่น งบประมาณ เงินรายได้ เงินบริจาค ทรัพยากรจากชุมชน

4. การจัดสรรทรัพยากร โดยจัดเรียงลำดับความสำคัญ หรือความพร้อมของโครงการที่จะทำ

5. การใช้ทรัพยากร โดยมีการวางแผนการใช้ เช่นจะใช้กระดาษในกิจกรรมใด เพื่อมิให้เก็บไว้โดยเปล่าประโยชน์ และควบคุมการใช้อย่างประหยัดและมีประสิทธิภาพ

6. การประเมินการใช้ เช่นประเมินผลประสิทธิภาพ ประสิทธิผล ความเพียงพอ ปัญหาและอุปสรรค

ความหมายและความสำคัญของข้อมูล สารสนเทศ

 

          ในปัจจุบันมีการแข่งขันกันสูงในด้านต่างๆ และเป็นที่ยอมรับกันว่าข้อมูลสารสนเทศเป็นทรัพยากรที่จำเป็นอย่างยิ่ง ผู้ใดได้ข้อมูลสารสนเทศที่ ถูกต้อง รวดเร็วกว่าจะเป็นผู้ได้เปรียบ เพราะสามารถใช้สารสนเทศเหล่านั้นในการตัดสินใจเรื่องต่างๆ ได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว ดังนั้นข้อมูลสารสนเทศที่ดี จึงมีความสำคัญมากที่จะทำให้ผู้บริหารวางแผนงานและตัดสินใจได้ถูกต้อง แม่นยำ  ทันกาลมากขึ้น โดยเฉพาะการวางแผนการศึกษาและการกำหนดนโยบายต้องมีระบบข้อมูลสารสนเทศที่มีคุณภาพ มีความละเอียด ครบถ้วน ถูกต้อง ตรงตามความต้องการและทันสมัย 

ผู้บริหารจะปฏิบัติหน้าที่การงานได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น นอกจากจะอาศัยความสามารถของผู้บริหาร ในส่วนบุคคลแล้วยังต้องอาศัยสารสนเทศมาสนับสนุนการปฏิบัติงานซึ่งยังผลให้การบริหารองค์การมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ (ผ่องศรี วาณิชย์ศุภวงศ์. 2537: 255)

            สารสนเทศที่มีคุณภาพ หมายถึง สารสนเทศที่ ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ และมีความถูกต้องเชื่อถือได้ ครบถ้วนสมบูรณ์ ทันสมัย และให้ผู้ใช้เรียกใช้ได้ตามความต้องการอย่างสะดวกรวดเร็วในรูปแบบที่เหมาะสม ในการสร้างหรือพัฒนาสารสนเทศนั้น เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และการสื่อสารมักจะได้รับความสนใจมากเป็นพิเศษ ในขณะที่องค์ประกอบอีกสองประการคือส่วนของข้อมูลและการประยุกต์ใช้สารสนเทศเป็นส่วนที่มักได้รับความสนใจในลำดับหลัง ๆ หรืออีกนัยหนึ่ง การพิจารณาความต้องการใช้สารสนเทศของผู้บริหารในหน่วยงานซึ่งจะเป็นเครื่องกำหนดว่าระบบสารสนเทศที่จะพัฒนานั้นมีลักษณะอย่างไร และต้องสร้างสารสนเทศอะไรบ้าง รวมทั้งเรื่องของข้อมูลว่าจะมีข้อมูลที่มีคุณภาพดีอยู่ในระบบได้อย่างไร หรือการทำให้ผู้บริหารมีความเข้าใจ รู้จักใช้ข้อมูลและสารสนเทศให้ เป็นประโยชน์ได้อย่างคุ้มค่า ยังได้รับความสนใจน้อยกว่าโดยเปรียบเทียบ ทั้ง ๆ ที่เป็นส่วนที่เป็นความจำเป็นที่ขาดไม่ได้ และมีความยุ่งยากกว่าในการดำเนินงาน

ระบบข้อมูลสารสนเทศจะช่วยผู้บริหารในการค้นหาปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในระบบ โดยการค้นหาจากข้อมูลและสารสนเทศภายในและภายนอกองค์การ เพื่อดูว่ามีอาการของสถานการณ์เสี่ยงที่จะมีปัญหาเกิดขึ้นหรือไม่ และวิเคราะห์เกี่ยวกับปัญหานั้น ระบบสารสนเทศจะต้องเอื้อต่อการค้นหาข้อมูลในระบบฐาน

          การดำเนินงานเกี่ยวกับระบบสารสนเทศเพื่อให้เอื้อประโยชน์ต่อการนำไปใช้ให้มากที่สุด แนวคิดในการพัฒนาระบบสารสนเทศ จึงต้องเริ่มต้นด้วยการกำหนดผู้ใช้ระบบว่าเป็นผู้ใด และผู้นั้นต้องการอะไรจากระบบ หลังจากนั้น จึงกำหนดวัตถุประสงค์ของระบบว่าต้องการสร้างสารสนเทศเพื่อใช้ในการบริหารหรือตัดสินใจเกี่ยวกับเรื่องอะไรบ้าง แล้วจึงพิจารณาว่าสารสนเทศที่จะสร้างนั้นจะต้องใช้ข้อมูลอะไร และวิธีการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อสร้างสารสนเทศจะต้องกระทำอย่างไร และจะนำเสนอสารสนเทศในรูปแบบใด นอกจากนี้ ยังต้องคำนึงถึงการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และการสื่อสาร อันได้แก่ ระบบคอมพิวเตอร์ ทั้งฮาร์ดแวร์ และซอฟแวร์ การจัดการข้อมูลและการสื่อสารข้อมูล

          จากการนำระบบสารสนเทศดังกล่าวเข้ามาใช้งานในองค์กรจนเป็นที่ยอมรับว่าสารสนเทศเป็นทรัพยากรอย่างหนึ่งขององค์กร ระบบสารสนเทศในปัจจุบันช่วยให้องค์กรทำงานในเชิงบูรณาการ สามารถดูข้อมูลจากการทำง