กลุยุทธ์การจัดซื้อจัดหาทางอุตสาหกรรม
การจัดซื้อจัดหา ไม่ใช่แค่เป็นเฉพาะการทำธุรกรรมด้านการจัดซื้อให้ถูกอย่างเดียวแต่รวมถึงการบริหารการจัดการทางด้านวัตถุดิบในการผลิต เป็นการทำให้มั่นใจได้ว่าโรงงานของเราจะต้องมีวัตถุดิบพร้อมใช้ตลอดเวลา และ ต้องมีคุณภาพที่ตรงตามความต้องการ
ว่าด้วยการจัดซื้อนั้น เป็นกิจกรรมที่สำคัญอย่างมากที่จะช่วยให้องค์กรนั้นๆได้เปรียบด้านต้นทุน
เช่น ถ้าคุณซื้อวัตถุดิบได้50บาท ในขณะที่คู่แข่งของคุณซื้อได้70บาท คุณจะมีต้นทุนต่ำกว่า20บาท และสามารถขายของได้กำไรมากกว่า หรือ จะขายให้ถูกกว่าอย่างไรก็ได้
ทั้งนี้ความได้เปรียบยังไม่ได้หยุดแค่ด้านต้นทุน ยังส่งผลถึง ด้านคุณภาพ บริการ และอื่นๆ ถ้าการซื้อของเราไม่ดีจะส่งผลกระทบเป็นลูกโซ่ไปทั้งหมด
เช่น โรงงาน A ต้องการซื้อถ่านหินราคา 3000บาท/ตัน จาก บริษัท ก. ซึ่งราคาถูกที่สุด แต่มีบริการขนส่งที่แย่มาก ไม่มีความตรงต่อเวลาเอาสะเลย สั่งไปวันที่ 1 กำหนดส่งถึงโรงงานวันที่ 3 กว่าสินค้าจะมาถึงก็วันที่4 การผลิตเราจะช้าไป 1วัน เต็มๆ ลูกค้าของโรงงานA ก็จะได้รับสินค้าช้าไปอีก1วัน โรงงานA อาจจะต้องเพิ่มOT หรือ จ้างเหมาช่วง เพื่อให้ผลิตทันต่อความต้องการของลูกค้า ทำให้ต้นทุนสูงขึ้นไปอีก
โรงงานB ต้องการซื้อถ่านหินราคา 3500บาท/ตัน จาก บริษัท ข. ราคาแพง แต่บริการดี และ สินค้ามีคุณภาพ ความชื้นต่ำ ก็จะทำให้โรงงานB สามารถผลิตสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณภาพของสินค้าก็ดีตามไปด้วย สินค้าก็ถึงมือลูกค้าได้ตรงตามกำหนด
ดังนั้น การที่ผู้บริหารจะกำหนดกลยุทธ์การจัดซื้ออย่างไรนั้นมีความสำคัญอย่างมาก เพราะ ถ้าตัดสินใจผิดพลาดจะส่งผลเสียหายต่อเนื่องต่อเนื่องเป็นลูกโซ่ ไปทั้งหมดอย่างที่กล่าวมา แต่ก็ใช่ว่าเราจะต้องเลือกซื้อแต่ของแพงของดี การซื้อสินค้าก็ต้องดูว่าเราซื้อมาใช้ในรูปแบบใด ไม่ใช้ซื้อของราคา 5000บาท มาผลิตสินค้าราคา 4000บาท มันก็ไม่คุ้มทุน กลุยุทธ์การจัดซื้อจึงควรที่จะวางรูปแบบให้เหมาะสมกับการใช้งานด้วย
ลองมาดูกันว่า การจัดซื้อควรมีขั้นตอนคร่าวๆอย่างไรบ้าง
1.การวิเคราะห์จากภายในองค์กร(Internal analysis)
- ทำการวิเคราะห์ให้เกิดความเข้าใจในบทบาทของการจัดซื้อจัดหาในแต่ละประเภทของผลิตภัณฑ์สินค้าที่มีต่อเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ทางธุรกิจ เมื่อเราทราบว่าสินค้าที่เราจะจัดซื้ออยู่ในประเภทไหน จะทำให้เราตัดสินใจเลือกใช้กลยุทธ์การจัดซื้อจัดหาได้เหมาะสม
- ทำการวิเคราะห์ตลาดผู้จัดจำหน่าย ว่า ผู้จัดจำหน่ายที่เราจะซื้อเขาเป็นอย่างไร เขาผูกขาดอยู่ หรือ มีผู้จัดจำหน่ายจำนวนมากที่ขายสินค้าอย่างเดียวกัน
- วิเคราะห์ผู้จัดจำหน่ายแต่ละราย ดูว่าผู้จัดจำหน่ายมีความพร้อมมากพอที่จะSupplyให้เราขนาดไหน คุณภาพเป็นอย่างไรรับได้ไหม ราคาสูงเกินไปหรือไม่
1.1 ระบุรายชื่อผู้จัดจำหน่าย>>>เก็บรวบรวมข้อมูลของผู้จัดจำหน่าย>>>คัดกรองผู้จัดจำหน่ายที่ไม่ผ่านเกณฑ์ออก>>ทำบัญชีรายชื่อผู้จัดจำหน่าย แล้วนำมาวิเคราะห์เชิงลึก เช่น การขอส่งคนไปตรวจสอบวิธีการทำงานแล้วทำการประเมิน (ตัวอย่างใบประเมินผู้จัดจำหน่ายจะแนบมาในภาคผนวกด้านหลัง)
2. วางกลยุทธ์ในการกำหนดประเภทของผลิตภัณฑ์ในการจัดซื้อจัดหาทั้งหมดที่จะเป็นไปได้ และ จัดกลุ่มผลิตภัณฑ์ให้สอดคล้องกับแต่ละกลยุทธ์นั้นๆ เราอาจจะใช้แบบจำลองการจัดหาเชิงกลยุทธ์ (The four sourcing quadrants) มาประยุกต์ใช้ในการกำหนดกลยุทธ์การจัดซื้อในแต่ละผลิตภัณฑ์ได้
รูปที่ 1 แบบจำลองการจัดหารเฃิงกลยุทธ์
ที่มา รศ.ดร.สาธิต พะเนียงทอง , หลักการจัดการsupply : การจัดหาเชิงกลยุทธ์ , กทม.: สถาบันบัณฑิตบริหารธุรกิจศศินทร์ แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย, 2552.
จากรูปที่1 แบบจำลองการจัดหาเวิงกลยุทธ์ ก็เป็นแค่การบอกว่าให้รู้ว่าสินค้าที่ต้องการซื้อนั้นเป็นประเภทไหน ต้องไปใส่ใจอะไรกับมันขนาดไหน ปัจจัยก็มาจากเรื่องของ ราคา และความหายากของสินค้านั้นๆ เป็นหลัก เช่น ถ้าราคาแพง แต่ซื้อง่าย เราก็ควรจะหาวิธีในการเพิ่มอำนาจต่อรองให้ได้ของถูกที่สุด ใช้การบริหารการจัดการเชิงวัตถุดิบ
ความสำคัญของผลิตภัณฑ์สินค้าที่จัดซื้อ
- มูลค่าโดยรวมของผลิตภัณฑ์สินค้าที่จัดซื้อจัดหา
- ผลกระทบที่มีต่อคุณภาพของผลิตภัณฑ์สินค้า/บริการขององค์กรธุรกิจ
- ผลกระทบที่มีต่อการเติบโตขององค์กรธุรกิจ
- ผลกระทบที่มีต่อปัจจัยเชิงคุณภาพ (เช่น ความปลอดภัย สิ่งแวดล้อม ฯลฯ)
ความซับซ้อนของตลาดผู้จัดจำหน่าย
- ความยาก-ง่ายในการจัดซื้อจัดหา
- จำนวนของผู้จัดจำหน่ายที่มีอยู่ในตลาด
- ระดับความเสี่ยงของระยะเวลาในการส่งมอบ
- โอกาสที่จะใช้สินค้าอื่นทดแทนกันได้
- โอกาสที่สินค้าจะหมดอายุ ความเสี่ยงในการถือครอง
**แบบจำลองนี้จะบอกได้ว่า สิ่งที่ต้องการจัดหาของเรานั้นควรจะมีการบริหารจัดการอย่างไรถึงจะเหมาะสม
ต่อมาก็ทำการเปรียบเทียบกลยุทธ์การจัดซื้อจัดหาในลักษณะต่างๆ ดังตาราง รูปที่ 2
รูปที่2 การเปรียบเทียบกลยุทธ์การจัดซื้อจัดหาในลักษณะต่างๆ
ที่มา รศ.ดร.สาธิต พะเนียงทอง , หลักการจัดการsupply : การจัดหาเชิงกลยุทธ์ , กทม.: สถาบันบัณฑิตบริหารธุรกิจศศินทร์ แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย, 2552.
ภายหลังจากที่ได้ระบุกำหนดตำแหน่งประเภทผลิตภัณฑ์ที่ต้องการซื้อลงในแกนมิติของแบบจำลองแล้ว เราอาจเลือกแนวทางในการจัดซื้อในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งดังแสดงไว้ในรูปที่ 3 การกำหนดแนวทางการจัดซื้อจัดหาขึ้นอยู่กับลักษณะของจุดมุ่งเน้นในการจัดซื้อ ตัวผู้จัดจำหน่าย ระยะเวลาของกลยุทธ์ ดังในรูปที่ 2 ที่แสดงให้เห็นถึงการจัดหมวดหมู่ตามลำดับความซับซ้อนของตลาดผู้จำหน่าย และ ระดับความสำคัญของสินค้าที่ต้องซื้อ
รูปที่ 3 แนวทางการเลือกกระบวนการจัดหาเชิงกลยุทธ์ในรูปแบบต่างๆ
ที่มา รศ.ดร.สาธิต พะเนียงทอง , หลักการจัดการsupply : การจัดหาเชิงกลยุทธ์ , กทม.: สถาบันบัณฑิตบริหารธุรกิจศศินทร์ แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย, 2552.
ตัวอย่างการกำหนดกลยุทธ์การจัดซื้อของสหกรณ์อิฐแดง
สหกรณ์จะจัดการเรื่องจัดซื้อ จัดหา ให้ความรู้ ช่วยพัฒนา และ ขายให้กับโรงอิฐที่เป็นสมาชิก เรียกได้ว่าครบวงจร โดยเราจะตั้งกลยุทธ์การจัดซื้อไห้สอดคล้องกับผลิตภัณฑ์ที่ต้องการจะซื้อก่อนโดยดูจากรูปที่ 1 โดยผมจะขอยกมา2สินค้าตัวอย่างที่สหกรณ์ และมีกลยุทธ์การจัดซื้อแตกต่างกัน คือ
- อิฐจากสมาชิกสหกรณ์ เราแทบเรียกได้ว่าผูกขาดการค้ากับสมาชิก แต่อิฐนั้นมีความสำคัญมากๆกับสหกรณ์ของเรา เป็น Core business เลย ราคาก็แพงด้วยเนื่องจากต้องช่วยเหลือสมาชิก อิฐตรงนี้จึงอยู่ในตำแหน่งขวาบน คือมัน ทั้งสำคัญ และ แพง ควรจะใช้วิธีการบริหารจัดการเชิงซัพพลาย เราจึงต้องใช้ข้ออ้างความสมาชิกสหกรณ์ ความเป็นหุ้นส่วนมาขอให้ โรงอิฐส่งอิฐมาขายเราตลอดไป และ เราก็ช่วยเหลือเขาทุกๆเรื่องเช่นกัน
แนวทางคือ
1.1 ร่วมพัฒนาไปพร้อมๆกัน เราจะส่งคนไปช่วยสอนวิธีผลิตที่มีประสิทธิภาพ จัดหาเทคโนโลยีมาใช้เพิ่มผลผลิต ลดของเสียในการผลิต ช่วยจัดวัตถุดิบ และ ขายให้ในราคาถูก
1.2 เทคนิคการเป็นหุ้นส่วนกัน โดยการชวนมาเป็นสมาชิกสหกรณ์ แล้วก็ปันผลให้ทุกปี สร้างผลประโยชน์ร่วมกัน ชาวบ้านก็ได้ทั้งกำไรที่เพิ่มขึ้น แล้วยังได้ปันผลจากสหกรณ์ด้วย
- ซื้อบริการขนส่งโดยรถขนาดเล็ก และแรงงาน เพื่อนำอิฐให้ไปถึงมือลูกค้า การขนส่งโดยรถขนาดเล็กเข้ากรุงเทพนั้นมีความสำคัญมาก เพราะต้องคอยควบคุมให้สินค้าเราถึงมือลูกค้าอย่าปลอดภัยแล้ว ต้องจัดส่งให้ทันเวลาอีกด้วย แต่ราคาขนส่งโดยรถเล็กและค่าแรงงานขนอิฐนั้นแพงเท่าไร การขนส่งจึงจัดอยู่ตำแหน่ง ซ้ายบน ใช้การบริหารในเชิงจัดหา คือ จะต้องทำสัญญากันระยะยาวกับผู้บริการขนส่งเฉพาะรายไปเลย
จะเห็นได้ว่า ทั้ง2สิ่งที่ยกตัวอย่างมานั้นเป็นสิ่งที่ผู้บริหารต้องจัดหาและต้องใช้กลยุทธ์การจัดซื้อจัดหาที่แตกต่างกัน
3.การกำหนดกลยุทธ์ในการร่วมดำเนินงานกับผู้จัดจำหน่ายในแต่ละราย ซึ่ง รูปแบบ และความต้องการใช้งานของผลิตภัณฑ์ที่เราต้องการซื้อนั้นมีความแตกต่างกันไป จึงจำเป็นต้องกำหนดกลยุทธ์การจัดซื้อที่ต่างกัน การกำหนดกลยุทธ์นี้จะส่งผลต่อ
- การจำกัดจำนวนของSupplierหลักที่เหมาะสม (number of supplier)
- การมุ่งเน้นในการทำใบขอเสนอราคา (Request for proposal-RFP)
- กระบวนการในการเจรจาต่อรอง (Negotiation process)
รูปที่ 4 แนวทางการเลือกผู้จัดจำหน่าย
ที่มา รศ.ดร.สาธิต พะเนียงทอง , หลักการจัดการsupply : การจัดหาเชิงกลยุทธ์ , กทม.: สถาบันบัณฑิตบริหารธุรกิจศศินทร์ แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย, 2552.
4. ทำการวางกลยุทธ์การเจรจาต่อรองบนพื้นฐานแห่งข้อเท็จจริง
- กำหนดกลยุทธ์ในการเจรจา เราต้องมีจุดยืนของเราก่อนว่าจะซื้อของแบบไหน อย่างไร แล้วทำการส่งใบขอข้อมูลที่สำคัญๆไปให้กับผู้จัดจำหน่ายทุกๆราย(Request for information-RFI)
- ดูปฏิกิริยาของSupplier ว่าเป็นอย่างไรกับจุดยืนของเรา เราอาจจะมีการคาดการณ์ไว้ล่วงหน้าสำหรับการตอบโต้ของSupplierแต่ละราย
- วางแผนการเจรจาต่อรอง ไตร่ตรอง และ หาข้อสรุป กระบวนการนี้เป็นการเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับองค์กรผู้จัดหาในการเจรจาต่อที่เกิดขึ้นจริง
- เมื่อรู้แล้วผู้จัดจำหน่ายเจ้าไหนที่ผ่านการคัดเลือกเรื่องบ้างก็จัดทำการใบเสนอราคา(Request for quotation-RFP,RFQ)
- ทำการคัดเลือก และ ประเมินผลผู้จัดจำหน่าย ซื้อเราอาจจะทำเป็นการให้คะแนนตามเกณฑ์ที่ตั้งไว้ โดยแต่ละเกณฑ์จะมีค่าน้ำหนักแตกต่างกันไป เช่น
ตารางการคัดเลือกผู้จัดจำหน่าย
จากตารางการคัดเลือกผู้จัดจำหน่ายด้านบนจะเห็นได้ชัดเจนว่า เราควรจะเลือกซื้อจากบริษัท ก. เนื่องจากได้รับคะแนนสูงกว่า บริษัท ข. นั้นเอง
การจัดซื้อ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบที่สุด เพื่อได้สินค้าที่เหมาะสมกับความต้องการของโรงงานมากที่สุด (ไม่ใช่เพื่อได้สินค้าที่ดีที่สุด) ผู้ซื้อจำเป็นต้องทราบรายละเอียดของสินค้าเป็นอย่างดีเพื่อให้ได้สินค้าที่ตรงความต้องการ ซึ่งปัจจุบันมั่กจะมีปัญหาอยู่บ่อยๆคือ คนซื้อไม่รู้เรื่อง ซื้อมาแต่ถูกๆ คุณภาพห่วยแตก เอามาผลิตก็ไม่ได้เรื่อง คนที่โดนด่าก็มักจะเป็นฝ่ายผลิตสะส่วนใหญ่
และสิ่งที่สำคัญอีกอย่าง สำหรับประเทศไทยก็คือ การจัดซื้อมักจะมีผลประโยชน์เข้ามาเกี่ยวข้อง หรือไม่ก็ ซื้อกับคนรู้จัก ไม่รู้จักข้าไม่ซื้อ เราก็รู้ๆกันอยู่ แต่ถ้าคนไทยเปลี่ยนนิสัย แบ่งเรื่องงานกับเรื่องส่วนตัวบ้างก็คงจะดีไม่น้อยเลย
หวังว่าคงเป็นประโยชน์ไม่มากก็น้อย นะครับ
ผิดพลาดประการใดเม้นมาได้เลยครับ
อภิชิต มณีงาม
อ้างอิง
Prof. Dr. Arjan J. van Weele , Purchasing and Supply chain Management , Eindhoven University of Technology, The Netherland
รศ.ดร.สาธิต พะเนียงทอง , หลักการจัดการsupply : การจัดหาเชิงกลยุทธ์ , กทม.: สถาบันบัณฑิตบริหารธุรกิจศศินทร์ แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย, 2552.
ความเห็น (4)
สวัสดีครับ....
ผมชอบบันทึกที่แสดงถึงความมุ่งมั่นในการค้นคว้าข้อมูล
ชื่นชมมากครับ
สวัสดีครับ คุณ ทิมดาบ
ขอบคุณที่เข้ามาเยี่ยมชม
ผมจะมุ่งมั่นต่อไปครับ
อยากทราบรายละเอียดแผนปฏิบัติงาน KPI ของฝ่ายจัดซื้อจังเลยค่ะ
ชอบที่แสดงกลยุทธ์ทางฝ่ายจัดซื้อได้อย่างชัดเจนคะ