การประชุม
เทคนิคการประชุม
โดย...ดร.สุทธิชัย ปัญญโรจน์
การประชุมมีความสำคัญมากสำหรับ หน่วยงาน องค์กร สถาบันต่างๆ ไม่ว่าระดับท้องถิ่น ระดับภูมิภาค ระดับประเทศ และระดับสากล เพราะการประชุมจะทำให้ทราบข้อมูลข่าวสาร การประชุมจะทำให้เกิดความคิดใหม่ๆ ในการแก้ปัญหาและการประชุมจะทำให้เกิดการตัดสินใจร่วมกัน
การประชุมแต่ละครั้งจะประสบความสำเร็จมากน้อยเพียงใด มักขึ้นอยู่กับ 3 ปัจจัยด้วยกัน คือ ตัวประธาน ตัวของบุคลลที่เข้าร่วมประชุม และเทคนิคต่างๆที่นำมาใช้
ปัจจัยแรก ตัวประธาน ประธานมีความสำคัญมากๆ เพราะประธานเป็นผู้นำในการประชุม ถ้าประธานมีทักษะหรือประสบการณ์ในการนำประชุม มักจะทำให้การประชุมประสบความสำเร็จ ตัวประธานจะต้องเป็นคนที่เชื่อมั่นในตนเอง มีความยุติธรรม ประธานที่ดีต้องเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมแสดงความคิดเห็นอย่างเสมอภาค ต้องมีทักษะในการสื่อสาร การวิเคราะห์ และมีอารมณ์หนักแน่น ไม่หวั่นไหวง่ายคือสามารถควบคุมอารมณ์ของตนเองได้
ปัจจัยที่สอง คือ ตัวของบุคคลที่เข้าร่วมประชุม ต้องรู้จักแสดงความคิดเห็นไม่ใช่นั่งนิ่ง ฟังอย่างเดียว หรือ บางคนชอบพูดก็มักจะผูกขาดการพูด ควรรู้จักเปิดโอกาสให้ผู้อื่นแสดงความคิดเห็นบ้าง สิ่งที่ควรรู้และศึกษาสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม ต้องรู้จักศึกษารายละเอียดของกฎระเบียบในการประชุม ไม่ควรสูบบุหรี่ในห้องประชุม ควรแต่งกายสุภาพเรียบร้อย ไม่ควรคล้อยตามผู้อื่นอยู่ตลอดเวลา ควรมีความคิดที่ดีๆเสนอต่อที่ประชุมบ้าง และควรปฏิบัติตามมติที่ประชุม ถ้าที่ประชุมมอบหมายงานให้ก็ควรปฏิบัติตาม
ปัจจัยที่สาม คือ เทคนิคต่างๆที่นำมาใช้ เช่น การเปิดประชุมควรให้ตรงเวลา สำหรับประเทศไทยเรามักมีปัญหาเรื่องการเปิดประชุมไม่ตรงเวลาอยู่บ่อยๆ เนื่องจากผู้เข้าร่วมประชุมมาสาย มาไม่ครบองค์ประชุม ประธานควรกล่าวเปิดประชุมโดยสร้างบรรยายกาศในห้องประชุม ควรเตรียมการประชุมให้พร้อม ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเครื่องเสียง ความสะอาด โต๊ะ เก้าอี้ ควรเตรียมวาระการประชุมให้พร้อมโดยมีการตรวจสอบวาระการประชุมให้ดี
เวลาประชุมควรตัดบทบ้างสำหรับการแสดงความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมประชุมที่ยาว เยิ่นเย้อ แต่ควรทำด้วยความระมัดระวัง นุ่มนวลเพื่อไม่ให้เกิดอาการ “ เสียหาย ” ต้องรู้จักควบคุมเวลาในการประชุม สำหรับคำศัพท์ที่มักได้ยินในที่ประชุมอยู่บ่อยๆ เช่น
- ประธานในที่ประชุม คือ ผู้ที่จะต้องทำหน้าที่ในการควบคุมการประชุมทั้งหมด เช่น เป็นผู้กล่าวเปิด การควบคุมเวลา
- ผู้เข้าร่วมประชุม คือ คนที่ร่วมแสดงความคิดเห็นในที่ประชุม - เลขานุการ คือ คนที่ออกจดหมายเชิญประชุม จัดเตรียมเอกสารต่างๆ วาระต่างๆในการประชุม บันทึกการประชุม อำนวยความสะดวกต่างๆ แก้ปัญหาต่างๆในการประชุม
- เหรัญญิก คือ คนที่ดูแลเรื่องการเงิน รับผิดชอบเรื่องการเงิน
- องค์ประชุม คือ ข้อบังคับว่าการประชุมในแต่ละครั้งต้องมี สมาชิกจำนวนเท่าไรจึงจะสามารถเปิดการประชุมและดำเนินการประชุมได้ - มติในที่ประชุม คือ ข้อตกลงกันในที่ประชุม เราจะเห็นได้ว่า การประชุมมีความสำคัญมาก โดยเฉพาะผู้ที่เป็นผู้บริหาร มักจะต้องเป็นประธาน เป็นผู้เข้าร่วมประชุมอยู่บ่อยๆ
ดังนั้นการประชุมที่ดี ที่ประสบความสำเร็จ เรามักจะได้ความคิดที่ดี เรามักจะได้ความรักความสามัคคี ความสนิทสนม ความเป็นมิตร แต่ถ้าการประชุมที่ล้มเหลว มักจะทำให้เกิดความแตกแยก สิ้นเปลื้องเวลา จนบางคนเคยกล่าวว่า “ ประชุมมากจนไม่มีเวลาทำงาน ”
