การเขียนคู่มือปฏิบัติงาน

การเขียนคู่มือ        

คู่มือการปฏิบัติงาน คือ เอกสารที่หน่วยงานจัดทำขึ้น เพื่อใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานของหน่วย หรือเพื่อให้บุคลากรอื่นๆใช้ศึกษาให้สามารถปฏิบัติงานแทนกันได้

องค์ประกอบของคู่มือ

คู่มือที่ดีควรมีรูปแบบการนำเสนอที่เหมาะสม ไม่สั้นหรือยาวจนเกินไป แต่ควรเขียนให้ครบถ้วน ใช้ภาษาเข้าใจง่าย  ชัดเจน ควรมีบทต่างๆ ดังนี้

บทนำ

กล่าวถึงวัตถุประสงค์ของการทำคู่มือ ประวัติความเป็นมาของการจัดทำคู่มือ ความสำคัญ ประโยชน์ ที่คาดว่าจะได้รับ 

หน้าที่ความรับผิดชอบของผู้เขียน

ผู้จัดทำคู่มือ ควรกล่าวถึง บทบาท หน้าที่ความรับผิดชอบของ ตน ตลอดจนแสดงแผนภูมิองค์กร เพื่อให้ทราบว่า ผู้ปฏิบัติงานทำอะไรบ้างในองค์กร

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

ก่อนกล่าวถึง ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ควรนำทฤษฎีที่เกี่ยวข้องกับงานมานำเสนอก่อน เช่น คำจำกัดความ หรือความหมายของคำ เพื่อให้ผู้อ่านมีความเข้าใจในงานที่จะทำอย่างถูกต้อง ควรเขียนเป็นความเรียง มีแบบฟอร์ม หรือตัวอย่างประกอบ หากเป็นการทำหัตถการ ควรถ่ายภาพการปฏิบัติจริงประกอบทีละขั้นตอน เพราะการอธิบายด้วยภาพจะเข้าใจง่ายกว่าการอ่าน

เมื่อจบควรมีการสรุป หรือมีแผนภูมิขั้นตอน (Flow Chart) ประกอบด้วย

ควรมีการค้นหนังสือ เอกสาร หรืออินเทอร์เน็ต เพิ่มเติม และมีการอ้างอิงอย่างถูกต้อง เพื่อป้องกันปัญหาเรื่องการถูกฟ้องร้อง (ลิขสิทธิ์)

เอกสารอ้างอิง

รูปแบบการเขียนเอกสารอ้างอิงมี  2  วิธี คือ ระบบ APA และ Vancouver ควรเลือกใช้ระบบใดระบบหนึ่ง เพื่อไม่เกิดความสับสน หากจำวิธีการเขียนไม่ได้  เข้าไปที่ Web site ห้องสมุดคณะแพทยศาสตร์ ที่ library.md.kku.ac.th > Citation Styles แล้วเลือกรูปแบบที่ต้องการ จะทราบวิธีการเขียนเอกสารอ้างอิงที่ต้องการ  

 

ตัวอย่างการเขียนอ้างอิง

ปรีชา ช้างขวัญยืน,  บรรณาธิการ.  เทคนิคการเขียนและผลิตตำรา. พิมพ์ครั้งที่3. กรุงเทพฯ:สำนักพิมพ์แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย; 2548.

การเขียนอ้างอิงในเนื้อหามีหลายวิธี เช่น กองเทพ เคลือบพณิชกุล และคณะ (2539:75)  หรือ ข้อความที่นำมาแล้วบอกที่มาในวงเล็บ เช่น (กองเทพ เคลือบพณิชกุล และคณะ, 2539)  ดังนั้นท้ายเล่มต้องมีเอกสารของผู้แต่งที่กล่าวไว้ด้วย

แบบ Vancouver

กองเทพ เคลือบพณิชกุล และคณะ. ภาษาไทย.  กรุงเทพฯ :  ภูมิบัณฑิต; 2539.

รูปแบบ

ชื่อผู้แต่ง, บรรณาธิการ.  ชื่อหนังสือ.  ครั้งที่พิมพ์.  เมืองที่พิมพ์ :  สำนักพิมพ์; ปีพิมพ์.

แบบ APA

กองเทพ เคลือบพณิชกุลและคณะ.  (2539). ภาษาไทย. กรุงเทพฯ ภูมิบัณฑิต.

รูปแบบ

ชื่อผู้แต่ง.  (บรรณาธิการ).  (ปีพิมพ์).  ชื่อหนังสือ.  ครั้งที่พิมพ์.  เมืองที่พิมพ์ : สำนักพิมพ์.

หมายเหตุ

         ชื่อผู้แต่งชาวต่างชาติ ต้องกลับชื่อสกุล และชื่อหนังสือที่เป็นภาษาอังกฤษ ตัวใหญ่เฉพาะคำแรก และชื่อเฉพาะเท่านั้น ส่วนคำในประโยคต้องเป็นตัวเล็กทั้งหมด

          ดังนั้นเมื่อค้นเอกสารอ้างอิงได้ต้องจดรายละ-เอียดของสิ่งที่ได้มาให้ครบถ้วน ถ้าอ้างอิงจาก Web site ให้ดูวันที่จัดทำ Web site (Copyright) วันที่สืบค้น      ชื่อเรื่องก่อนคลิกเข้าดูเนื้อหา และ URL  ของ Web site ซึ่งต้อง Copy จากช่อง URL ของ Web site นั้นๆ มา

          ถ้าเป็นวิทยานิพนธ์ ต้องดูว่าเป็นวิทยานิพนธ์ หรือปริญญานิพนธ์ หรือรายงานการศึกษาอิสระ ชื่อปริญญา.... สาขาวิชา... คณะ และชื่อสถาบัน ด้วย

ภาคผนวก

 ภาคผนวก คือ รายละเอียดเพิ่มเติมที่เกี่ยวกับคู่มือการปฏิบัติงาน เช่น แบบฟอร์มต่างๆ ที่ใช้ในการปฏิบัติงาน  แผ่นพับแนะนำการให้บริการ ภาพกิจกรรม วัสดุอุปกรณ์ต่างๆ ที่ใช้ทำงาน ถ้าเป็นภาพถ่ายได้จะดีมาก ซึ่งรูปภาพ ต้องมีชื่อรูปภาพ บอกแหล่งอ้างอิง หรือแหล่งที่ถ่ายภาพมาด้วย

ปัญหาและข้อเสนอแนะ

ควรเสนอปัญหาที่พบในการทำงาน และแนวทางการแก้ไขปัญหาด้วย คล้ายกับการจัดทำวิทยานิพนธ์ ซึ่งต้องศึกษาแนวทางการทำงานลักษณะเดียวกันจากหน่วยงานอื่นๆ แล้วนำมาแสดงแนะเพิ่มเติมด้วย จะทำให้คู่มือมีน้ำหนักมากขึ้น

                                 *  *   *   *   *   *   *   *