เรียนรู้เรื่องคลังความรู้ ของภาคราชการ จากงานมหกรรม KM ภาคราชการ

                ที่ห้อง KM กับกระบวนการเรียนรู้  ซึ่งหน่วยงานที่ขึ้นเวทีเรียนรู้คือ กรมอนามัย กรมชลประทาน และสำนักงานปลัดกระทรวงแรงงาน  โดยพบว่า กรมอนามัยมีแฟ้มภูมิปัญญา ซึ่งเป็นการหยิบยกให้เห็นความสำคัญในการสร้างความรู้จากงานประจำ และแฟ้มภูมิปัญญานี้คล้ายกับ portfolio แต่มีcomment ที่เป็นการกระตุ้นให้เจ้าของแฟ้มอยากจะเขียนความรู้ของตนที่เกิดขึ้นจากงานประจำ  

                นอกจากนี้ยังมี K center  เป็นคลังความรู้ส่วนกลางของกรมอนามัย ซึ่งเป็นความรู้เก่ยวกับ KM ฐานข้อมูล ผลผลิตของกรมอนามัย เวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้ สื่อส่งเสริมสุขภาพ การประชุมวิชาการ การรณรงค์สร้างกระแสต่างๆ และยังมีการแลกเปลี่ยนความรู้กันใน gotoknow.org/planet km-anamai

 

ส่วนกรมชลประทาน มีความหลากหลายของความรู้ จึงทำฐาข้อมูลความรู้ว่าคนในกรมชลประทาน มีความรู้อะไร เพื่อให้คนเข้าถึงความรู้ได้สะดวก ว่าใครอยากได้ความรู้อะไร มีความรู้อะไร อยู่ที่ใคร และเอาความรู้ไปใช้ประโยชน์ได้อย่างไร และเป็นความรู้ที่สนองยุทธศาสตร์ตัวไหนของกรม

                ซึ่งขั้นตอนในการท K fileของกรมชลประทาน เริ่มจาก

-          มีการฝึกอบรมนำร่องว่า ความรู้ที่สำคัญและจำเป็นของกองฝึกอบรมมีอะไรบ้าง พอได้บัญชีตัวบ่งชี้ความรู้แล้ว ก็ให้ทุกคน กรอก (เพื่อสำรวจความรู้รายบุคคล) แต่เพื่อป้องกันการถ่อมตน และผู้อวดรู้มากเกินไปจึงให้ เครือข่าย KM ทีม ซึ่งเป็นคณะทำงานจาก สำนัก และกอง พิจารณาความรู้ของบุคลากรในหน่วยงานของตนเอง ซึ่งทีมงานตรงนี้จะเป็นผู้กรองแบบฟอร์มสุดท้าย แยกตามหมวดความรู้ หมวดย่อย มีคำในการสืบค้นความรู้ และบอกว่าความรู้นั้นสอดคล้องกับยุทธศาสตร์อะไรของกรมชล แล้วส่งผ่านมายังระบบอินเตอร์เน็ตให้ทีมKM กลาง  เพื่อรวบรวม

-                          ซึ่งจากการทำ K file นี้ทำให้บุคลากรของกรมชลประทานทราบว่าความรู้ที่พวกเขาอยากรู้อยู่ที่ไหน ฝ่ายไหน ใคร เบอร์ติดต่อเบอร์อะไร และเป็นความรู้ระดับไหน สามารถสืบค้นได้ทั้งจากชื่อคน และจากความรู้ที่ต้องการทราบ อีกทั้งยังเลือกที่สอบถามไปยังบุคคลด้วยการตัดสินใจจากระดับความรู้ที่ประเมินตนเองไว้ 1-4 ระดับ ทราบว่าความรู้ที่มีอยู่เป็นความรู้ภายในตัวคน หรือภายนอกตัวคน  ทำให้เข้าถึงความรู้ได้รวดเร็ว

-          นอกจากนี้ยังมี Learning Center  คือเอกสารที่เป็นEK ออกมาจัดบอร์ดรวมรวมเอกสาร ตำราต่างๆ ที่เกิดจากการปฏิบัติงาน เพื่อเป็นการนำเอาความรู้ในตำมามาใช้ให้เกิดการนำไปใช้ได้จริง

ส่วนสำนักปลัดกระทรวงแรงงานนั้น มีการทำ CAI ที่เป็นความรู้อันได้จากการสกัดความรู้จากผู้รู้ในสำนัก ปลัดปละกระทรวงแรงงานทั้งในอดีตและปัจจุบันรวมรวมไว้ เพื่อเผยแพร่ นอกจากนี้ยังมีระบบอินเตอร์เน็ตที่มีช่องทางในการแลกเปลี่ยนความรู้หลากหลายรูปแบบ เช่น แชท และ แหล่งข้อมูลที่จำเป็นของสำนักปลัดกระทรวงแรงงานที่ทำไอคอนให้น่ารักน่าสนใจทำให้ข้าราชการที่อาวุโส และอายุน้อยในสป.แรงงานเกิดความสนใจและอยากที่จะเข้ามาใช้ IT ของ สป.แรงงาน

        สำหรับความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นหลังจากทำ KM ของทั้ง 3 องค์กรคือ

-          กรมอนามัย บอกว่า ทำให้คนของกรมอนามัยกล้าพูดกล้าคิด กล้าทำในสิ่งที่สร้างสรรค์ เปลี่ยนจากบทบาทนักวิชาการ ที่คิดว่าตนเองเก่งอยู่เสมอ เป็นการลดตัวตนลงมาเปิดรับความคิดเห็นของคนอื่น และทำให้ความรู้ในตัวคนไหลออกมาอยู่บนเว็บไซด์เรียนรู้แลกเปลี่ยนได้ง่ายขึ้น

-          กรมชลประทาน ทำให้บรรยาศแลกเปลี่ยนเรียนรู้มากขึ้น มีการสอนงานกันมากขึ้น ทั้งสอนแบบ F2F และสอนผ่านเว็บไซด์ มีการทำคลิปวีดีโอเผยแพร่การสอนงานซึ่งแทนที่จะสอนหน่วยเดียวก็ทำเผยแพร่ไว้บนเว็บไซด์ให้กองอื่น สำนักอื่น โหลดวีดีโอไปใช้ได้ และมีสื่อการสอนงานเพิ่มขึ้นอีกด้วย

-          สป.แรงงาน มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ทำให้เกิดการถ่ายโอนความรู้ ไม่มี KM ก็จะทำให้องค์กรต่างฝ่ายต่างทำงานของนเอง โดยไม่เรียนรู้งานของเพื่อน ทำให้มีความรู้แคบเป็นอุปสรรคต่อการทำงาน นอกจากนี้ยังทำให้เกิดเครือข่าย คนนอกสป.แรงานก็เริ่มอยากจะเข้ามาเรียนรู้ในวงKM อย่างไม่เป็นทางการ ทำให้ได้ใจ ได้ความผูกพันธ์ เกิดความรู้จักเห็นหน้าเห็นตา รู้หน้าที่เพื่อน เห็นความเก่งและความรู้เฉพาะทางของเพื่อนร่วมงาน ทำให้ในอดีตที่เวลาติดต่อประสานงานหรือขอความร่วมมือจะต้องทำหนังสือ คุยกันทางโทรศัพท์ไม่ค่อยได้รับความร่วมมือ แต่ปัจจุบัน แค่โทรหากันหรือพบหน้าตากันก็ขอความร่วมมือกันได้โดยไม่ต้องทำหนังสืออย่างเป็นทางการ ทำให้ลดภาระงาน และขั้นตอนการทำงานลง