การจัดองค์การ

ความสำคัญของการจัดองค์การ

                องค์การเป็นที่รวมของคนและเป็นที่รวมของงานต่างๆ  เพื่อให้พนักงานขององค์การปฏิบัติงานได้อย่างเต็มที่และเต็มความสามารถ  จึงจำเป็นต้องแบ่งหน้าที่การงานกันทำ  และมอบอำนาจให้รับผิดชอบตามความสามารถและถนัด  ถ้าเป็นองค์การขนาดใหญ่และมีคนมาก  ก็ต้องจัดหมวดหมู่ของงานที่เป็นอย่างเดียวกัน  หรือลักษณะใกล้เคียงกันมาไว้ด้วยกัน  เรียกว่า  ฝ่าย  ตั้งหัวหน้างานขึ้นรับผิดชอบควบคุม  ดังนั้น  การจัดองค์การจึงมีความจำเป็นและก่อให้เกิดประโยชน์ดังต่อไปนี้

                1.  ประโยชน์ต่อองค์กร

(1)  การจัดองค์การที่ดีและเหมาะสม  จะทำให้องค์การบรรลุวัตถุประสงค์และเจริญก้าวหน้าขึ้นไปเรื่อยๆ

(2)  ทำให้งานไม่ซับซ้อน  ไม่มีแผนงานมากเกินไป  เป็นการประหยัดต้นทุนไปด้วย

(3)  องค์การสามารถปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไปได้ง่ายตามความจำเป็น

                2.  ประโยชน์ต่อผู้บริหาร

(1)  การบริหารง่าย  สะดวก  รู้ว่าใครรับผิดชอบอะไร  มีหน้าที่อะไร

(2)  แก้ปัญหาการทำงานซ้ำซ้อนได้ง่าย

(3)  ทำงานไม่คั่งค้าง  ณ  จุดใด  สามารถติดตามแก้ไขได้ง่าย

(4)  การมอบอำนาจทำได้ง่าย  ขจัดปัญหาการเกี่ยงกันทำงานหรือปัดความรับผิดชอบ

3.  ประโยชน์ต่อผู้ปฏิบัติงาน

(1)  ทำให้รู้อำนาจหน้าที่และขอบข่ายการทำงานของตนเองว่ามีเพียงใด

(2)  การแบ่งงานให้พนักงานอย่างเหมาะสม  ช่วยให้พนักงานมีความพอใจ  ไม่เกิดความรู้สึกว่างานมากเกินไป  หรือน้อยเกินไป

(3)  เมื่อพนักงานรู้อำนาจหน้าที่  และขอบเขตงานของตนย่อมก่อให้เกิดความคิดริเริ่มในการทำงาน

(4)  พนักงานเข้าใจความสัมพันธ์ของตนต่อฝ่ายอื่นๆ  ทำให้เราสามารถติดต่อกันได้ดียิ่งขึ้น (สมคิด  บางโม,   2538 : 126-127)

 

หลักในการจัดองค์การ

                หลักในการจัดองค์การที่ดีจะต้องมีองค์ประกอบและแนวคิดปฏิบัติ  ดังนี้

                1.  หลักวัตถุประสงค์  (Objective)  องค์การทุกระดับจะต้องกำหนดวัตถุประสงค์ไว้ให้ชัดเจนว่าจะทำอะไรและอย่างไร

                2.  หลักความรู้ความสามารถเฉพาะอย่าง  (Specialization)  คนงานควรจะได้รับมอบหมายให้ทำงานตามความถนัดแต่เพียงหน้าที่เดียว  เว้นแต่ในกรณีที่บุคคลนั้นมีความสามารถหลายด้าน  ก็อาจมอบหมายงานให้ตามความถนัดได้

                3.  หลักการประสานงาน  (Coordination)  จะต้องมีการร่วมมือกันในระหว่างผู้ที่เกี่ยงข้องอย่างใกล้ชิด  โดยใช้หลักสามัคคีธรรมเพื่อประโยชน์ขององค์การ

                4.  หลักการบังคับบัญชา  (Authority)  จะต้องมีการกำหนดอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบของแต่ละคนไว้อย่างชัดเจน  ว่าใครมีหน้าที่ต้องรับผิดชอบต่อใคร  หรือใครขึ้นกับใคร  เป็นต้น

                5.  หลักความรับผิดชอบ  (Responsibility)  ผู้บังคับบัญชาจะต้องกล้ารับผิดชอบในการกระทำของผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาของตนอย่างเต็มที่  เพราะสมาชิกในองค์การจะปฏิบัติหน้าที่ในสนามขององค์การ  ผิดชอบชั่วดีจะตกอยู่แก่องค์การทั้งสิ้น

                6.  หลักความสมดุล  (Balance)  จะต้องมอบหมายให้หน่ายงานย่อยในการทำงานให้สมดุลกัน  กล่าวคือปริมาณงานควรจะมีปริมาณใกล้เคียงกัน  รวมทั้งความสมดุลระหว่างงานกับอำนาจหน้าที่ที่จะมอบหมายด้วย

                7.  หลักความต่อเนื่อง  (Continuity)  ในการจัดองค์การเพื่อการบริหารงานควรจะเป็นการกระทำที่ต่อเนื่องกัน  ไม่ใช่ทำๆ  หยุดๆ  หรือปิดๆ  เปิดๆ  ยิ่งถ้าเป็นบริษัทหรือห้างร้านคงจะไปไม่รอดแน่

                8.  หลักการโต้ตอบและการติดตาม  (Correspondenc)  ตำแหน่งทุกตำแหน่งจะต้องมีการโต้ตอบระหว่างกันและติดต่อสื่อสารกัน  องค์การจะต้องอำนวยความสะดวกจัดให้มีเครื่องมือและการติดต่อสื่อสารที่เป็นระบบ

                9.  หลักขอบเขตของการควบคุม  (Span  of  control)  เป็นการกำหนดขีดความสามารถในการบังคับบัญชาของผู้บังคับบัญชาคนหนึ่งๆ  ว่าควรจะควบคุมดูแลผู้ใต้บังคับบัญชา  หรือจำนวนหน่วยงานย่อยไม่มากจนเกินไป  โดยปกติหัวหน้างานจะดูแลงานไม่เกิน  6  หน่วยงาน  (ตนัย  บุนนาค,  2524 :115)

                10.  หลักเอกภาพในการบังคับบัญชา  (Unity  of  command)  ในการจัดองค์การที่ดีควรให้เจ้าหน้าที่รับคำสั่งจากผู้บังคับบัญชา  หรือหัวหน้าหน่วยงานเพียงคนเดียวเท่านั้น  เพื่อให้เกิดเอกภาพในการบังคับบัญชา  จึงถือหลักการว่า  “One  man  one  boss”

                11.  หลักตามลำดับขั้น  (Ordering)  ในการที่นักบริหารหรือหัวหน้างานจะออกคำสั่งแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา  ควรปฏิบัติการตามขั้นตอนของสายการบังคับบัญชา  ไม่ควรออกคำสั่งข้ามหน้าผู้บังคับบัญชา  หรือผู้มีหน้าที่รับผิดชอบโดยตรง  เช่น  อธิการจะสั่งการใดๆ  แก่หัวหน้าภาควิชาก็ควรจะได้แจ้งหัวหน้าคณะนั้นๆ  ทราบด้วย  เพื่อป้องกันความเข้าใจผิด  และอาจจะเป็นการทำลายขวัญและจิตใจในการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชาโดยไม่ตั้งใจ

                12.  หลักการเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง  (Promotion)  ในการพิจารณาความดีความชอบและการเลื่อนตำแหน่งควรถือหลักว่า  ผู้บังคับบัญชาโดยตรงย่อมเป็นผู้ที่ปฏิบัติงานเกี่ยวกับผู้ใต้บังคับบัญชาของตนอย่างใกล้ชิด  และย่อมทราบพฤติกรรมในการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชาได้ดีกว่าผู้อื่น  ดังนั้นการพิจารณาให้คุณและโทษแก่ผู้ที่อยู่ใต้บังคับบัญชาของผู้ใดก็ควรให้ผู้นั้นทราบ  และมีสิทธิมีเสียงในการพิจารณาด้วย  เพื่อความเป็นธรรมแก่ผู้ใต้บังคับบัญชาของเขา  และเพื่อเป็นการสร้างขวัญในการทำงานของบุคคลในองค์กรด้วย  (ศิริอร  ขันธหัตถ์,  2536 : 82-83)

                โดยทั่วๆ  ไปอาจใช้หลัก  “OSCAR”

-             Objective

-            Specialization,  Span  of  control

-            Centralization,  Chain  of  Command,  Coordination

-            Authority

-            Responsibility