เมื่อเดือนก่อนได้มีอาจารย์จาก พรพ.มา Resurveilanceที่โรงพยาบาลบ้านตากเนื่องจากได้รับการรับรองHAมาครบ 1 ปี ก็มีอาจารย์สมศักดิ์กับอาจารย์สงกรานต์ มาเป็นSurveyorซึ่งทั้งสองท่านเป็นผู้ที่มีความสามารถในการเยี่ยมสำรวจและเป็นกัลยาณมิตรของโรงพยาบาลบ้านตากที่เจ้าหน้าที่ของโรงพยาบาลบ้านตากยอมรับและไม่รู้สึกเครียดเมื่ออาจารย์มาตรวจเยี่ยม ขณะรับประทานอาหารกลางวันก็ได้เล่าให้อาจารย์ฟังว่าโรงพยาบาลบ้านตากเข้ารอบ 5 ทีม สุดท้ายของการประกวดรางวัล Thailand 5S Award ครั้งที่ 4 ของสมาคมส่งเสริมเทคโนโลยีไทยญี่ปุ่น โดยเราทำ 5 ส แบบง่ายๆเป็น 5 ส เพื่อพัฒนาคุณภาพโรงพยาบาล เป็น 5 ส ไปสู่HA อาจรย์สงกรานต์ได้สนใจและให้ผมลองเขียนเป็นบทความเล่าให้ฟัง ก็ทำให้ได้บทความ 5 สกับการพัฒนาคุณภาพโรงพยาบาล ดังนี้ครับ

หากพูดถึงกิจกรรม 5 ส คงมีน้อยคนที่จะบอกว่าไม่รู้จักและถ้าถามเกือบทุกหน่วยงานว่าทำหรือยัง ก็มักจะตอบว่าทำแล้ว หลายที่ทำแล้วจริงๆคือทำแล้วและเลิกไปแล้วขณะนี้กำลังทำเรื่องอื่นอยู่ เพราะเหตุนี้บางแห่งจึงยังคงหลงเหลือร่องรอยแห่งความรุ่งเรืองในอดีตของกิจกรรม 5 ส ให้เห็นอยู่  ยิ่งถ้าเราทำอะไรตามกระแสมีอะไรผ่านมาก็ทำหมด พอเลิกฮิตก็เลิกทำไปทำสิ่งใหม่ๆไปเรื่อยๆเราก็จะไม่ได้ประโยชน์จากเครื่องมือนั้นอย่างแท้จริง กิจกรรม 5 ส เป็นกิจกรรมเพื่อพัฒนาคุณภาพและเพิ่มผลผลิต(Productivity)อย่างง่ายๆ บางทีง่ายจนคนไม่ให้ความสำคัญและไม่เข้าใจแนวคิดเป้าหมายที่แท้จริงของกิจกรรม 5 ส และหลายแห่งเลยยึดติดกับรูปแบบที่มองดูเห็นชัด ดูสวยงามไป อย่างเช่นการขีดสีตีเส้น ติดป้าย ทำป้ายกันเต็มหน่วยงานโดยไม่รู้ว่าทำไมต้องทำอย่างนั้น ตู้เย็นก็ติดป้ายชื่อว่าตู้เย็น เหมือนกลัวว่าคนจะไม่รู้จักตู้เย็น  บางแห่งบนโต๊ะขีดเส้นจนเต็มถ้าเอาของออกก็นั่งเล่นหมากรุกหมากฮอสได้เลย  บางแห่งก็ถูกปลูกฝังอย่างผิดๆให้ยึดติดรูปแบบต้องทำอย่างนั้นอย่างนี้ ต้องมีนั่นมีนี่ ไม่มีไม่ได้ ทำให้เกิด 5 ส แบบแข็งกระด้าง ไม่ยืดหยุ่น ไม่เปิดโอกาสให้คนทำได้ใช้ความคิดสร้างสรรค์ที่เป็นประโยชน์ต่องานของตนเองภายใต้การทำกิจกรรม 5 ส   เมื่อไม่เข้าใจว่าทำไปทำไม คนก็เบื่อไม่อยากทำ อึดอัด ไม่เห็นความสำคัญ  จะประเมินทีก็เลยทำที นอกจากจะเป็นลักษณะทำแล้ว ยังเป็นทำหลอก ไปอีก 5 ส ที่แท้จริงต้องทำเรื่อยๆ อย่าปลูกผักชี เพราะผักชีไม่มีทางกลายเป็นไม้ยืนต้นเพราะมันคนละพันธุ์กันและ 5 ส ก็ไม่ได้อยู่ที่ป้าย ไม่ได้อยู่ที่ปาก แต่อยู่ที่ใจของเจ้าหน้าที่ทุกคนและแสดงออกด้วยการกระทำที่เกิดผลงานอย่างมีคุณภาพ คนที่รู้ดีที่สุดว่าเราได้ถึง ส 5 สร้างนิสัยหรือไม่ก็คือตัวเราเอง โดย 3 ส แรกจะได้สิ่งของแต่ 2 ส หลังจะได้คน ถ้ามองตามแนวทางบริหารจะพบว่า 3 ส แรกเป็นวิธีการ(Mean)ส่วน 2 ส หลังเป็นเป้าหมาย(End)   ถ้าได้ศึกษาแนวทางกิจกรรม 5 ส ของอาจารย์ฮิราโน่ จะแบ่งการทำ 5 ส ออกเป็น 3 ระยะคือระยะแรกเป็นแบบ 5 ส ภาคบังคับ ทำที่ทำงานให้เป็นระเบียบให้เจริญหูเจริญตา  ระยะที่สอง เป็นระยะของการสร้างนิสัยให้ทำให้เป็นระเบียบโดยอัตโนมัติเป็นลักษณะเกิดวินัยในตัวเอง ระยะที่สาม เป็นระยะที่จะพัฒนาไปสู่ขั้นที่สูงขึ้นโดยการบอกให้หาที่มา ต้นตอ ของการไม่เป็นระเบียบ  สกปรก ไม่สะดวก ความผิดพลาดต่างๆแล้วคิดหาวิธีการใหม่หรือนวัตกรรมเพื่อขจัดต้นตอซึ่งไคเซ็นจะช่วยได้มาก(ก็คล้ายๆCQIนั่นแหละ)  การทำ 5 ส ตามแนวทางนี้จะเป็นพื้นฐานจริงๆ เพราะถ้ายังทำ 5 ส ได้ไม่ดีแล้ว การก้าวไปสู่เครื่องมืออื่นๆที่สูงขึ้นจะไปแบบลุ่มๆดอนๆ องค์กรส่วนใหญ่จึงทำ 5 ส ได้แค่ระยะแรกเท่านั้น มักเกิดจากApproach 5 ส ผิดทางโดยทำ 5 ส แยกกับงานประจำ แล้วก็หาคนไปบอกไม่ได้ว่าควรมองอย่างไร ทำอย่างไร  ขาดการประเมินที่ดี ตลอดจนขาดทิศทางในการพัฒนาองค์การ ทำให้ 5 ส ไม่ก้าวหน้า ติดแหง็กอยู่กับที่ นานๆเข้าคนทำก็เลยเบื่อแล้วก็เลิกทำ
การทำกิจกรรม 5 ส สำคัญมากคือต้องเข้าใจวัตถุประสงค์ของ ส ทั้ง 5 ตัวอย่างแท้จริง ส สะสางเพื่อลดความสูญเปล่า  ส สะดวกเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ  ส สะอาดเพื่อตรวจสอบข้อบกพร่องสิ่งของและแก้ไขก่อนใช้งาน ส สุขลักษณะหรือสร้างมาตรฐานเพื่อลดความผันแปร ทำงานแทนกันได้ ลูกค้าได้งานที่คงเส้นคงวา ส สร้างนิสัยเพื่อทำให้ระบบที่วางไว้ได้รับการปฏิบัติและพัฒนาให้ดีขึ้น  หากเราทราบเราก็สามารถจะคิดวิธีการ รูปแบบขึ้นมาเพื่อตอบสนองวัตถุประสงค์ดังกล่าวได้โดยไม่ต้องไปห่วงว่าจะผิดไปจากคนอื่น โดยมีเครื่องมือสำคัญเช่นไคเซ็นเป็นการหาวิธีการใหม่ๆเพื่อให้งานดีขึ้น ประหยัดขึ้น ปลอดภัยมากขึ้น เร็วขึ้น ง่ายขึ้น และVisual Control ก็คือการใช้การควบคุมหรือป้องกันการผิดพลาดด้วยการมองเห็น เช่นสี สัญลักษณ์ รูปภาพ Flow Chart  ในเรื่องสะสาง  เราต้องมองไปถึงสะสางในส่วนของเอกสารต่างๆ แฟ้มประวัติและบันทึกต่างๆของผู้ป่วย,ครุภัณฑ์ สิ่งก่อสร้าง เครื่องมืออุปกรณ์ต่างๆ  เวชภัณฑ์,ทบทวนอัตรากำลังคน  ความรู้ความสามารถของบุคลากร ,ระบบงาน ขั้นตอนของการทำงาน กระบวนการหลัก,การทบทวนความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในโรงพยาบาล,ข้อมูลและสารสนเทศ ข้อร้องเรียน,ทบทวนผู้ป่วย โรคสำคัญๆที่พบบ่อย,โครงสร้างองค์กรและคณะกรรมการชุดต่างๆ,ระบบการคัดแยก จัดเก็บและทำลายขยะสิ่งปฏิกูลโดยเฉพาะขยะติดเชื้อ,ระบบบำบัดน้ำเสีย,งบประมาณ การจัดทำแผนตามปัญหาสำคัญ  ในเรื่องสะดวกเป็นการจัดหมวดหมู่และการจัดวางผัง การจัดเก็บเครื่องมืออุปกรณ์ต่างๆ ความพร้อมใช้ของเครื่องมือต่างๆโดยเฉพาะเครื่องมือช่วยชีวิตฉุกเฉิน มีการซ้อมแผนรองรับอุบัติเหตุหมู่เพื่อความพร้อม การซ้อมแผนรองรับอัคคีภัย  ระบบประปา  ระบบไฟฟ้าสำรอง การจัดอัตรากำลังเจ้าหน้าที่  การจัดผังอาคารสถานที่ ผังทางเดินในอาคาร  ส่วนสะอาด ไม่มองแค่การปนเปื้อนที่เห็นได้ง่ายทางสายตา ต้อไปถึงปราศจากการติดเชื้อหรือแพร่กระจายเชื้อ  ทำความสะอาดพร้อมกับการตรวจสอบเชิงป้องกันเพื่อให้พร้อมใช้ตลอดเวลา  มีการตรวจสอบอุปกรณ์สำคัญๆเป็นประจำตามตารางเวลาที่กำหนด  ดังนั้นกิจกรรม 5 ส ของจริงจะต้องช่วยให้เราลดเวลา ลดเงิน ลดของ ลดคน ลดอันตราย ลดความเสี่ยง ลดขั้นตอน ลดความยุ่งยากในการทำงาน ลดความขัดแย้งและเพิ่มความพึงใจให้แก่ประชาชนที่มารับบริการได้
กิจกรรม 5 ส สามารถพัฒนาคุณภาพโรงพยาบาลไปสู่การรับรองHAได้เลย ถ้าทำอย่างถูกทางและจะยั่งยืนด้วยเพราะได้สร้างนิสัยให้เจ้าหน้าที่ทุกคนแล้ว โดยเฉพาะการมุ่งไปสู่ความปลอดภัยของผู้ป่วย (Patient safety) ญาติและเจ้าหน้าที่   ผมจะลองเสนอวิธีที่จะนำไปสู่ความปลอดภัยของผู้ป่วยอย่างง่ายๆซึ่ง ส่วนใหญ่จะเป็นหลักการใช้Visual controlและ Kaizen เช่น
1.   หอผู้ป่วย ใช้บัตรสีเขียนชื่อคนไข้ติดในแฟ้ม ตามความรุนแรงเช่นสีแดง สีเหลือง สีเขียว สีขาว เมื่อแพทย์หรือพยาบาลดูแลผู้ป่วยจะทราบได้ง่ายว่ามีผู้ป่วยเตียงไหนบ้างที่ต้องดูแลใกล้ชิด เราละเลยไปบ้างหรือเปล่า หรือสะสางข้อมูลในแฟ้มผู้ป่วยว่าที่มีอยู่เพียงพอไหม มีที่ใช้แต่ไม่เป็นประโยชน์ไหม จะได้ตัดออก มีระบบงานตรงไหนที่ยุ่งยากซับซ้อน ไม่เกิดประโยชน์แก่ใครก็ลดขั้นตอนนั้นไป  มีรายงานอะไรที่เก็บแล้วไม่ได้ใช้ประโยชน์ก็สะสางออกไป จะได้ลดเวลาทำเอกสารเอาเวลามาดูผู้ป่วยมากขึ้นได้  
2.    ห้องอบสมุนไพร ในกรณีที่ผู้ป่วยอบสมุนไพร ห้ามเกินกี่นาที ก็ใช้ตัวตั้งเวลาเตือนเพื่อให้รูว่าจะเกินเวลาไปหรือไม่เพราะอาจเกิดอันตรายได้
3.   ห้องคลอด ทำกราฟแสดงจำนวนคลอด อัตราการเกิดBirth asphyxia หรือการทำบัตรสีติดที่เตียงคนไข้เพื่อเป็นการเตือนว่าผู้ป่วยคนไหนต้องดูแลถี่ห่างแค่ไหน หรืออย่างในกรณีที่เวรบ่ายดึกไม่มีพยาบาลประจำห้องรอคลอด ก็อาจทำผังเตียงผู้ป่วยไว้ที่ERถ้ามีผู้ป่วยก็ให้ใส่บัตรสีตามเตียงเพื่อเตือนว่ามีคนไข้ และต้องดูแลถี่ห่างมากน้อยแค่ไหน
4.   ห้องฉุกเฉิน ก็สามารถใช้บัตรสีในการติดที่เตียงเวลามีผู้ป่วยเข้ามา เช่นถ้าได้ดูแลเบื้องต้นแล้วต้องดูอีกภายใน 10 นาที ใช้สีหนึ่ง หรือดูแล้วและรอแพทย์ ใช้อีกสีหนึ่ง เป็นต้น หรือการเก็บสต๊อกของไว้จะเก็บน้ำเกลือไว้เท่าไหร่ เก็บชุมทำแผลไว้เท่าไหร่ เก็บเครื่องมืออุปกรณ์ไว้เท่าไหร่จึงจะปลอดภัยและเพียงพอต่อการใช้งาน ถ้าเก็บมากเกินไปก็เป็นภาระในการจัดเก็บ ตรวจเช็ค ถ้าเก็บไว้น้อยเกินไปก็ไม่พอใช้เกิดความเสี่ยงแก่ผู้ป่วย
5.   ห้องผ่าตัด ใช้สัญลักษณ์รูปเครื่องมือที่ผ้าปูวางเครื่องมือเพื่อช่วยตรวจสอบว่ามีเครื่องมือชิ้นไหนหายไปบ้าง เพื่อลดการลืมเครื่องมือไว้ในร่างกายผู้ป่วย
6.    งานวิสัญญี สามารถใช้ป้ายสีสื่อสารกับแพทย์ขณะกำลังดมยาผ่าตัดได้ ว่าคนไข้อยู่ในสภาวะไหน
7.   ผู้ป่วยนอก สามารถใช้แถบสีหรือการกำหนดเก้าอี้นั่งสำหรับผู้ป่วยที่จำเป็นต้องเฝ้าระวังขณะรอตรวจหรือคนที่จำเป็นต้องลัดคิวได้ เช่นกันไว้สัก 3-5 เก้าอี้
8.   ห้องสุขภาพจิต สามารถใช้ป้ายสีแขวนหน้าห้องขณะให้คำปรึกษาเพื่อให้เพื่อนร่วมงานได้สังเกตว่าคนไข้คนไหนที่อาจมีอันตรายต่อผู้ให้คำปรึกษาได้
9.   เวชปฏิบัติครอบครัว สามารถใช้สัญลักษณ์สีแดง เหลือง เขียว ขาว กับหมู่บ้านที่มีไข้เลือดออก หรือการแบ่งพื้นที่รับผิดชอบหมู่บ้านเป็นรายคนชัดเจนเพื่อง่ายต่อการติดตามงาน และจัดทำกราฟแสดงผลงานของแต่ละหมู่บ้านซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการติดตามงาน วัดผลงานหรือหาTraining needsได้ เช่นอัตราการเยี่ยมบ้านหรือผลงานHealthy Thailand เป็นต้น
ดังนั้นถ้าใช้กิจกรรม 5 ส อย่างเข้าใจถูกต้องแท้จริงก็จะได้เห็นอิทธิฤทธิ์ของกิจกรรม 5 ส ที่จะสามารถผลักดันไปสู่โรงพยาบาลคุณภาพสร้างสุขภาพโดยมีผู้ป่วยและประชาชนเป็นศูนย์กลางได้ ลองลืมเครื่องมือพัฒนาคุณภาพยากๆหันกลับมาใช้เครื่องมือง่ายๆอย่างกิจกรรม 5 ส ดู  นี่แหละครับสูงสุดคืนสู่สามัญ เพราะคุณภาพทำไม่ยากถ้าทำให้ง่าย...