Chaecklist ความพร้อมก่อนทำงาน
ทุกสัปดาห์ศูนย์บริการวิชาการจะเปิดวงการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ทีมงาน ทั้งในห้องประชุม หรือผ่านระบบIT จากการประเมินการจัดกิจกรรมการอบรม หรือสัมมนา จะมีข้อผิดพลาด ต้งแต่เล็กๆ จนถึงเรื่องใหญๆที่ทีมงานนำไปปรับปรุง/แก้ไข จึงขอสรุปแนวทางการตรวจสอบความพร้อม37 รายการ คือก่อนอบรม ระหว่างการอบรม และกิจกรรมหลังจบการอบรม
การตรวจสอบความพร้อม(Checklist) ในการอบรม
เรียน ทีมงาน/บุคลากรศูนย์บริการวิชาการ
จากการ AARภายหลังจบการอบรมแต่ละครั้ง พบว่าประเด็นที่มีปัญหา จะเป็นปัญหาเดิมๆทั้งสิ้น เช่นการประสานวิทยากร/เอกสาร/สถานที่ ฯ เป็นต้น ดังนั้น จึงเสนอรายการตรวจสอบความพร้อมในการทำกิจกรรม อบรม เสนอทีมงานศูนย์บริการวิชาการ โดยขอความร่วมมือ ผู้เกียวข้องตรวจสอบกิจกรรมตามรายการ กำหนดผู้รับผิดชอบแต่ละกิจกรรม วันกำหนดเสร็จ ทุกครั้งเมื่อเริ่มปฏิบัติโครงการอบรม (ข้อ1ถึงข้อ 23 เป็นตรวจก่อนการอบรม ข้อ24ถึงข้อ 30 เป็นการตรวจระหว่างการอบรม และข้อ 31ถึงข้อ 37 เป็นการตรวจสอบหลังจบการอบรม)
1.กำหนดวันอบรม/จัดประชุมเพื่อเตรียมการ 2.ขออนุมัติโครงการและค่าใช้จ่าย
3.เตรียมเอกสารคู่มือการฝึกอบรม 4.จองสถานที่/ห้องอบรม
5.คัดเลือกวิทยากร 6.จองที่พัก
7.รวบรวมรายชื่อแขก ผู้มีเกียรติ ที่จะเข้าร่วมในพิธีเปิด/ปิด 8.ทำหนังสือเชิญ/ตอบรับผู้เข้าอบรม
9.สรุปจำนวนผู้เข้าอบรม 10.ส่งหนังสือเชิญวิทยากร/แขกรับเชิญ ..ฯ
11.จัดเตรียมกระเป๋า/ของที่ระลึก 12.สรุปจำนวนห้องพัก/ผู้เข้าพัก
13.วางแผนเรื่องอาหาร/เครื่องดื่ม 14.เตรียมทำประกาศนียบัตร
15.เตรียมยานพาหนะ 16.เอกสารที่จำเป็นต้องใช้
17.วางแผนและเตรียมพิธีเปิด/ข่าว ปชส. 18.เตรียมพร้อมสถานที ยานพาหนะ อาคาร(ห้องประชุม)
19.เตรียมห้องกิจกรรมย่อย 20.ดูแลความสะอาดห้องประชุมแต่ละวัน
21.เตรียมAgenda พิธีเปิด รายชื่อผู้อบรม 22.เตรียมคำกล่าว
23.เตรียมแบบประเมินผล 24.ดูแลงบประมาณให้เป็นตามแผน
25.ดูแลการฝึกอบรมให้เป็นตามแผน 26.จัดให้มีผู้ช่วยวิทยากรประจำห้องอบรมในแต่ละวัน
27.จัดรถรับส่งวิทยากร/ยานพาหนะดูงาน 28.ผู้ประสานผู้บริหารแวะเวียนตรวจความพร้อม
29.ตรวจข้อมูลจำเป็นผู้อบรม(ที่อยู่/โทรฯ) 30.จัดการดูแลผู้เข้าอบรมขากลับให้เรียบร้อย/ประทับใจ
31.ประชุมระหว่างทีมวิทยากร/ทีมบริหารAAR 32.ส่งวัสดุ/อุปกรณ์คืนต้นสังกัด
33.ทำรายงานการเงิน 34.ทำรายงาน/ประเมิน ส่งเจ้าของทุน(หรือผู้จ้าง)
35.จดหมายขอบคุณ 36.นำAAR/ผลประเมินมาปรับปรุง
37.สรุปรายงานเสนอผู้บังคับบัญชา
ทั้งนี้ ได้มอบหมายให้ หัวหน้ากลุ่มอำนวยการร่างแบบมอบหมายงาน / กิจกรรม สำหรับหัวหน้าทีม/โครงการ มีการทำบันทึกการมอบหมายงาน เป็นคราวๆไป และติดประกาศ ณ.จุดลงเวลาการปฏิบัติงานศูฯย์ฯ(หากทีมงานฯมีข้อเสนอแนะโปรดแจ้งที่คุณเอียงฟ้า)
พิชัย เล่งพานิชย์
ขอให้อบรมบล็อกเพิ่ม อีกนะครับมีประโยชน์มาก