ddress>ddress>ddress>ddress style="text-align: center">หนังสือประทับตราddress> หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าหน่วยงาน
โดยใหหัวหน้าหน่วยงานหรือผูที่ไดรับมอบหมายจากหัวหน้าหนวยงาน เป็นผูรับผิดชอบลงชื่อย่อกํากับตรา
หนังสือประทับตรา  ให้ใช้ไดทั้งระหว่างหน่วยงานและระหว่างบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไม่ใชเรื่องสําคัญ ได้แก
1. การขอรายละเอียดเพิ่มเติม
2. การส่งสําเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร
3. การตอบรับทราบที่ไมเกี่ยวกับงานสําคัญหรือการเงิน
4. การแจ้งผลงานที่ไดดําเนินการไปแล้วใหหน่วยงานที่เกี่ยวของทราบ
5. การเตือนเรื่องที่ค้าง
6. เรื่องซึ่งหัวหน้าหน่วยงานกําหนดโดยเป็นคําสั่ง ใหใชหนังสือประทับตรา
หนังสือประทับตรา ใหใชกระดาษที่มีหัววิทยาลัย โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
1. ที่ ให้ลงรหัสพยัญชนะมหาวิทยาลัยรหัสพยัญชนะหน่วยงาน เลขประจําของเจาของเรื่องตามที่กําหนด และเลขทะเบียนหนังสือสงทับ พ.ศ. เชน (มกค.สงอ 01/2548)
2. ถึง ใหลงชื่อหน่วยงานหรือบุคคลที่หนังสือนั้นมีถึง
3. ข้อความ ใหลงสาระสําคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย
4. หน่วยงานที่ออกหนังสือ ใหลงชื่อหน่วยงานที่ส่งหนังสือออก
5. ตราหน่วยงาน ใหประทับตรามหาวิทยาลัยด้วยหมึกแดง และใหผู้รับผิดชอบลงลายมือ ชื่อย่อกํากับตรา
6. วัน เดือน ปี ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มเดือน และตัวเลขของปพุทธศักราชที่ออก หนังสือ
7. หน่วยงานเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อหน่วยงานเจ้าของเรื่องหรือหนวยงานที่ออกหนังสือ 8. โทร.หรือโทรสาร ให้ลงหมายเลขโทรศัพท และโทรสารของหน่วยงานเจ้าของเรื่องและชื่อผู้ประสานงาน(ถ้ามี)

ddress>ddress>ddress>ddress>ddress>ddress>ddress>ddress>ddress>ddress>ddress>ddress>ddress>ddress>
  ตัวอย่าง หนังสือแบบประทับตรา

                                                                    ชั้นความลับ (ถ้ามี)
                                                                          ตราครุฑ
ชั้นความเร็ว (ถ้ามี) ที่................................... ถึง.................................
ddress>ddress> (ข้อความ)                                        …………………………………………………………………………………………………………………………ddress>…………………………………………………………………………………………………………………………ddress>…………………………………………………………………………………………………………………………ddress>…………………………………………………………………………………………………………………………ddress>…………………………………………………………………………………………………………………………ddress>…………………………………………………………………………………………………………………………ddress>…………………………………………………………………………………………………………………....  ddress>
ddress>                                                      
ddress> (ชื่อหน่วยที่ออกหนังสือ)                                                                  
ddress>                                                                      
ddress>(ตราชื่อมหาวิทยาลัย)                                                                             ddress> (ลงชื่อยอกํากับตรา)                                                                 ddress>  (วัน เดือน ป)ddress>(หน่วยงานเจ้าของเรื่องชื่อผู้ประสานงาน) ddress>โทร............................ ddress>โทรสาร........................                                                                    ddress>ชั้นความลับ (ถ้ามี)