การสร้างแผนภูมิ หรือ กราฟ

การสร้างแผนภูมิ หรือ กราฟ

โปรแกรม Microsoft Excel สามารถแปลงข้อมูลตัวเลขต่าง ๆ ในตาราง ให้อยู่ในรูปแผนภูมิแบบต่าง ๆ ได้ โดยง่าย นอกจากนี้ ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล แผนภูมิก็จะปรับเปลี่ยนตามไปด้วย ซึ่งนับว่าสะดวกรวดเร็ว สามารถนำเสนองานได้อย่างดี

การสร้างกราฟแท่ง การสร้างกราฟวงกลม การใช้ภาพในโปรแกรม Excel การใช้กล่องข้อความ (Textbox) การใช้รูปร่างอัตโนมัติ การใช้อักษรศิลป์ (WordArt) การสั่งพิมพ์ การตรวจสอบก่อนพิมพ์

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

เราจะสร้างกราฟแท่ง แสดงการขายตุ๊กตา ดังต่อไปนี้

 

วิธีการสร้าง มีดังนี้
1. เปิดไฟล์ Excel ใหม่ และพิมพ์ข้อมูลให้เหมือนในภาพข้างล่างนี้

   

    

    

2. ลากแถบสว่าง ตั้งแต่ A3 ถึง D6 เพื่อกำหนดขอบเขตของข้อมูลที่จะนำไปทำแผนภูมิ

   

    

    

3. คลิก ไอคอน รูป บนแถบเครื่องมือ หรือ ไปที่เมนู Insert > Chart ... จะเปิด Wizard การสร้างแผนภูมิ ดังภาพ

   

    

    

4. หน้าจอนี้ เป็นหน้าจอสำหรับเลือกประเภทของแผนภูมิ และรูปแบบของแผนภูมิ เราต้องการสร้างกราฟแท่ง ซึ่งถูกเลือกอยู่แล้ว และรูปแบบเป็นแบบแรก ซึ่งเลือกอยู่แล้วเช่นกัน ให้คลิกปุ่ม Next เพื่อไปหน้าจอต่อไป
5. จะเปิดหน้าจอ เพื่อกำหนดขอบเขตของข้อมูล เนื่องจากเราได้ ลากแถบสว่างกำหนดขอบเขตไว้แล้ว จึงเป็นข้อมูลที่ถูกต้องแล้ว ให้คลิกปุ่ม Next

   

    

    

6. จะเปิดหน้าจอ กำหนดรายละเอียดของแผ่นภูมิ เช่น ชื่อแผนภูมิ ชื่อแกนตามแนวนอน และชื่อแกนตามแนวตั้ง เป็นต้น

   

    

    

7. เราต้องการให้แผนภูมิ แสดงข้อมูลเป็นตัวเลขอยู่ในตารางใต้ภาพแผนภูมิ ให้คลิกที่แถบ Data Table และคลิก ที่ Show Data Table

   

    

    

8. เท่านี้ ก็จะได้แผนภูมิแบบแท่ง ตามต้องการ แต่ถ้าภาพที่ได้เล็กเกินไป ให้นำ เคอร์เซอร์ ไปไว้ที่ปุ่มดำที่เส้นของ เมื่อเคอร์เซอร์ เปลี่ยนเป็นรูปลูกศรสองทาง ดังภาพ ให้กดค้างไว้ แล้วลากขยายออกไป และในที่สุดก็จะได้ภาพเหมือนข้างบน

   

    

    

 

การสร้างกราฟวงกลม ก็ทำเช่นเดียวกับการสร้างกราฟแท่ง แต่มีข้อระวังคือ การแสดงข้อมูลของกราฟวงกลม จะมีข้อมูลเพียง 2 มิติ เท่านั้น เช่น ตัวอย่างการขายตุ๊กตา จะแสดงทั้งหมด 3 เดือน ภายในกราฟวงกลมเดียวกัน ไม่ได้ ต้องแยกแสดงเป็นรายเดือน และถ้าจะแสดงทั้ง 3 เดือน ต้องแสดงถึง 3 กราฟ หรืออาจจะรวมข้อมูลทั้ง 3 เดือนเข้าด้วยกัน แล้วแสดงเป็นกราฟเดียว ก็ได้

ในตัวอย่างต่อไปนี้ จะแสดงข้อมูล การขายตุ๊กตา ทั้ง 3 อย่าง ในเดือน กุมภาพันธ์ ซึ่งทำได้ ดังนี้

 

1. จากข้อมูลเดิม ให้ลากแถบสว่างบริเวณข้อมูลที่จะนำมาทำเป็นกราฟวงกลม คือบริเวณ A3:B6 ดังภาพ

   

    

    

2. คลิกที่ ไอคอน รูป บนแถบเครื่องมือ หรือ ไปที่เมนู Insert > Chart ... จะเปิด Wizard การสร้างแผนภูมิ
3. คลิกเลือก ประเภทกราฟวงกลม หรือ Pie

   

    

    

4. ถ้าไม่ต้องการตกแต่งเพิ่มเติม ให้คลิกปุ่ม Finish จะได้กราฟรูปวงกลม ตามต้องการ

   

    

    

การแต่งกราฟวงกลม

ในกรณีที่เราต้องการเน้นข้อมูลบางอย่าง ของกราฟวงกลม เราจะแยกชิ้นส่วนนั้นออกจากกัน เพื่อให้ดูเด่นชัดขึ้น เช่น จากกราฟวงกลมแสดงการขายตุ๊กตา เดือน กุมภาพันธ์ เราต้องการแยกส่วนของการขายตุ๊กตาหมี ซึ่งขายดีที่สุด เราทำได้ ดังนี้

1. ใช้เมาส์ชี้ที่ส่วนของ ตุ๊กตาหมี

   

    

    

2. คลิก 1 ครั้ง วงกลมจะถูกเลือก

   

    

    

3. คลิกอีก 1 ครั้ง ส่วนของตุ๊กตาหมี จะถูกเลือก

   

    

    

4. ให้กดเมาส์อีกครั้ง คราวนี้กดค้างไว้ แล้วลากออกมา ชิ้นส่วนของตุ๊กตาหมี จะถูกแยกออกมา ดังภาพ

   

   จะเลือกใช้กราฟอะไรกับข้อมูลอะไร

   คำถามนี้หาคำตอบยาก หลักการกว้าง ๆ คือ ข้อมูลของท่าน ถ้าจะนำเสนอด้วยกราฟชนิดใด จึงจะแสดงข้อมูลได้อย่างชัดเจน

   • ถ้าข้อมูลตัดขาดออกจากกัน และต้องการแสดงการเปรียบเทียบ ควรใช้กราฟแท่ง
   • ถ้าต้องการแสดงสัดส่วนของข้อมูล เช่น เปรียบเทียบค่าใช้จ่้าย ด้านต่าง ๆ ว่ามีสัดส่วนเป็นอย่างไร ก็ควรใช้กราฟวงกลม ข้อมูลที่มีหลายมิติ ไม่เหมาะสำหรับกราฟวงกลม เช่น กราฟแสดงน้ำหนักของนักเรียนชายและนักเรียนหญิง เป็นรายภาคเรียน เป็นต้น ข้อมูลลักษณะนี้ ควรแสดงด้วยกราฟแท่งจะดูง่ายกว่า
   • ถ้าต้องการแสดงข้อมูลอย่างต่อเนื่อง มองเห็นการขึ้นหรือลง ควรใช้กราฟเส้นตรง เช่น รายได้เฉลียของคนในหมู่บ้าน เป็นต้น

    

   เราสามารถนำภาพเข้าโปรแกรม Excel ได้ ภาพที่นำมาใช้งาน มีทั้งภาพ Clip Arts อักษรศิลป์ (Word Arts) ภาพถ่าย โครงสร้างแผนภูมิ หรืออาจจะใช้เครื่องมือวาดภาพง่าย ๆ ของ Excel ก็ได้ โดยเฉพาะ ClipArts สามารถหาเพิ่มเติมได้จากเว็บของ Microsoft โดยคลิกเลือกที่ Insert > Pictures > Clip Art... และเลือก Clip art on Office Online

   

    

   ภาพกราฟฟิก

    

    

    

    

    

    

    

    

   ภาพกราฟฟิกอาจจะแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทคือ bitmaps และ vector ภาพ bitmaps เป็นภาพที่ประกอบไปด้วยจุดเล็ก ๆ ที่เรียกว่า pixel สีต่าง ๆ มาประกอบกันเป็นภาพ ภาพชนิดนี้ ถ้านำมาขยายหรือย่อ จะสูญเสียความคมชัด ในขณะที่ภาพ vector สามารถนำมาย่อหรือขยายได้ และภาพยังคงความชัดอยู่้เหมือนเดิม เพราะภาพเกิดจากการสร้างสมการทางคณิตศาสตร์ ภาพที่เป็น bitmap มีหลายตระกูล เช่น .bmp, .jpg, .gif เป็นต้น ส่วนภาพที่เป็น vector เช่น ตระกูล .wmf, drw เป็นต้น

    

   การใช้ภาพในโปรแกรม Excel จะทำให้โปรแกรมมีขนาดใหญ่ขึ้น ทำให้ต้องใช้หน่วยความจำมากขึ้น และการจัดเก็บไฟล์จะใช้เวลามากขึ้น จึงควรใช้ตามความเหมาะสม และความจำเป็น

    

   การนำภาพเข้า มีขั้นตอน ดังนี้
   1. ไปที่ Insert > Pictures > From files...
   2. จะเกิดเมนูให้เลือกภาพ
   3. ในหน้าจอสำหรับหาภาพ ถ้าคลิกเลือก Preview โปรแกรมจะแสดงภาพให้เห็นด้วย

      

       

       

   4. จากนั้นให้เลือกภาพตามที่ต้องการ

      

       

       

   5. เมื่อคลิก Insert จะได้ภาพเข้ามาในโปรแกรม Excel และสามารถเคลื่อนย้ายได้ ตามต้องการ

      

       

       

   ภาพปรับแต่งภาพ

   Excel มีเครื่องมือสำหรับปรับแต่งภาพ โดยเปิดแผงเครื่องมือสำหรับปรับแต่งภาพได้ที่ View > Toolbars > Picture จะเกิดแถบเครื่องมือให้เลือกใช้ ดังนี้

   

    

    

   ถ้าต้องการพิมพ์ข้อความที่เป็นอิสระจาก Cell ต่าง ๆ และสามารถเคลื่อนย้ายได้ ต้องใช้กล่องข้อความ ซึ่งเป็นรูป บนแถบเมนู Drawing ถ้าไม่เห็นแถบเมนู Drawing ให้ไปที่ View > Toolbars >Drawing วิธีการใช้กล่องข้อความ (Textbox) มีดังนี้

   1. คลิกที่ภาพ บนแถบเมนู Drawing

      

       

       

   2. เคอร์เซอร์จะเปลียนเป็นรูป
   3. ให้นำมาวางไว้บริเวณที่ต้องการสร้างข้อความ

      

       

       

   4. คลิกและวาดสี่เหลี่ยม พอประมาณเท่ากับข้อความที่ต้องการ

      

      ขอใหัสังเกตลักษณะกรอบ จะเป็นเส้นเฉียง ๆ ( ) ซึ่งบอกว่าอยู่ในสถานะการพิมพ์ ไม่สามารถเคลื่อนย้ายกล่องข้อความได้
      ที่กรอบรอบ ๆ จะมีวงกลมเล็ก ๆ จำนวนทั้งสื้น 8 วง ซึ่งสามารถลากขยาย หรือหดได้ โดยการใช้เมาส์คลิกค้างไว้ แล้วลากเข้าหรือออก ดังภาพ

      

       

       

       

       

   5. ให้พิมพ์ข้อความที่ต้องการลงใน Textbox ดังภาพ

      

       

       

   การปรับแต่งกล่องข้อความ

   กล่องข้อความสามารถปรับแต่งได้ เช่น ลักษณะตัวอักษร สีและลวดลายพื้นหลัง สีและเส้นขอบ ตลอดจนสามารถเคลื่อนย้ายไปยังที่ต่าง ๆ ได้

   • การเคลื่อนย้ายกล่องข้อความ
     1. นำเมาส์ไปวางที่เส้นขอบ จนเคอร์เซ่อร์เปลี่ยนเป็นรูปลูกศร สี่ทิศทาง

        

         

         

     2. กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากไปยังตำแหน่งที่ต้องการ

        

         

         

   • การเปลี่ยนลักษณะตัวอักษร
     เมื่อมีการพิมพ์ข้อความลงในกล่องข้อความและต้ิองการเปลี่ยนลักษณะของข้อความ ทำดังนี้
     1. ให้ลากดำ หรือ highlight ข้อความที่ต้องการเปลี่ยนลักษณะ

        

         

         

     2. นำเมาส์ไปไว้ในกล่องข้อความแล้วคลิกขวา จะเห็นเมนูเกิดขึ้น

        

         

         

     3. เลือก Format Text Box...

        

         

         

     4. จะเกิดหน้าจอ ให้ตั้งค่าต่าง ๆ เกี่ยวกับตัวอักษร

        

         

         

     5. ให้คลิกเลือก font ขนาด และลักษณะต่าง ๆ ตามต้องการ ในตัวอย่้างเลือก CordiaUPC ขนาด 20 และกำหนดให้เป็นตัวหนา (Bold)

        

         

         

     6. เมื่อคลิก OK จะกลับมาที่เดิม และจะเห็นข้อความใน Text Box เปลี่ยนไปตามที่กำหนด

        

         

         

     7. ถ้าตัวใหญ่ไปออกนอกกรอบ เหมือนในตัวอย่างข้างล่้าง ก็ให้ลากดึงกรอบให้ใหญ่ หรือ ยาว ขึ้น เพื่อให้สามารถบรรจุตัวอักษรที่ใหญ่ขึ้นได้

        

         

         

   • การกำหนดพื้นหลัง
     1. นำเมาส์ไปไว้ที่เส้นของกล่องข้อความแล้วคลิกขวา จะเห็นเมนูเกิดขึ้น
     2. เลือก Format Text Box... หรือ จัดรูปแบบกล่องข้อความ

        

         

         

     3. จะเกิดหน้าจอเล็ก ให้เลือกแถบ Color and Lines

        

         

         

     4. เปลี่ยนสีพื้นหลัง โดยคลิกที่ปุ่มสามเหลี่ยม ในช่อง Color ในส่วน Fill เพื่อเปิดเมนูย่อย ถ้าไม่ต้องการพื้นหลัง ให้คลิก No Fill จะทำให้มองเห็นภาพ หรือ ข้อความที่อยู่หลังกรอบ แต่ถ้าต้องการสีพื้นหลังสีใดสีใดสีหนึ่ง ก็ให้คลิกสีนั้น

        

         

         

     5. ถ้าสีที่ต้องการไม่มี สามารถคลิกดูสีเพิ่มเติมได้ คลิกที่ More Colors...

        

         

         

     6. จะมีสีให้เลือกเพิ่มเติมอีกมาก ให้คลิกเลือกได้ตามต้องการ

        

         

         

     7. ถ้าต้องการเติมลวดลายบนพื้นหลัง ให้คลิก Fill Effects จะพบหน้าจอ ดังนี้

        

         

         

     8. จะเกิดหน้าจอ ให้เลือกลักษณะต่าง ๆ บนพื้นหลัง

        

         

         

     9. ให้คลิกแถบ Texture เพื่อเลือกลักษณะของพื้นผิว

        

         

         

     10. ตัีวอย่างข้างล่้างนี้ เป็นการเลือกพื้นผิวแบบลายหินอ่อน

         

          

          

   • การกำหนดเส้นขอบ
     ถ้าต้องการลบกรอบของข้อความ หรือ
     1. นำเมาส์ไปไว้ที่เส้นของกล่องข้อความแล้วคลิกขวา จะเห็นเมนูเกิดขึ้น
     2. เลือก Format Text Box... หรือ จัดรูปแบบกล่องข้อความ
     3. จะเกิดหน้าจอเล็ก ให้เลือกแถบ Color and Lines
     4. ถ้าไม่ต้องการเส้นขอบ ให้คลิก No Lines ถ้าต้องการให้สีของเส้นเป็นสีใด ก็ให้คลิกสีนั้น

        

         

         

     5. ถ้าต้องการเปลี่ยนลักษณะของเส้น (Style) ลักษณะเส้นประ (Dashed) ความหนาของเส้น (Weight) ก็ สามารถเลือกได้ โดยคลิกเลือกในแต่ละหัวข้อข้่างต้น ตัวอย่างข้างล่าง เป็นการเลือกให้กรอบเป็นเส้นประ

        

         

         

    

   Excel มีี้รูปร่างเค้าโครงอัตโนมัติให้เลือกหลายรูปแบบ รูปร่างเหล่านี้ จะอยู่บนแถบเครื่องมือ Drawing ถ้าไม่เปิดแถบเครื่องมือนี้ ก็จะไม่เห็น

   การใช้รูปร่างอัตโนมัติ มีดังนี้
   1. ถ้ายังไม่ได้เปิดแถบเครื่องมือ Drawing ให้ปิดแถบเครื่องมือู Drawing โดยไปที่ View > Toolbars > Drawing
   2. เลือก Auto Shapes > Stars and Banners > Down Ribbon

      

       

       

   3. เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนเป็นรูป กากบาท ให้ลากวาดสี่เหลี่ยม จะเกิดเป็นภาพ ดังรูป

      

       

       

    

   Excel มีี้ตัวอักษรที่ตกแต่งแล้วหลายรูปแบบซึ่งสามารถเลือกมาใช้ได้ ในที่นี้เราจะนำตัวอักษรมาวางบนพื้นริบบิ้น ที่สร้างจากขั้นตอนที่แล้ว

   การใช้อักษรศิลป์ มีดังนี้
   1. ไปที่เมนู Insert > Picture > WordArt...
   2. จะเกิดหน้าจอแสดงรูปแบบอักษรศิลป์แบบต่าง ๆ ให้เลือกแบบที่ชอบ

      

       

       

   3. คลิกเลือกรูปแบบที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม OK
   4. จะมีหน้าจอให้พิมพ์ข้อความ โดยมีข้อความ YOUR TEXT HERE หมายถึงให้พิมพ์ข้อความที่นี่

      

       

       

   5. ให้พิมพ์คำว่า สวัสดี ท่านสามารถเลือกรูปแบบอักษรได้ตามต้องการ เสร็จแล้วกดปุ่ม OK
   6. ท่านสามารถปรับข้อความโดยการดึงจุดต่าง ๆ ได้

      

       

       

   7. นอกจากนี้ ท่านยังสามารถเคลือนย้ายตัวอักษรที่พิมพ์ ไปยังที่ต่าง ๆ ได้ตามต้องการ แต่จะย้ายได้ก็ต่อเมื่อ เคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นรูปลูกศรชี้ 4 ทิศทาง ดังภาพ

      

       

       

   8. ให้ท่านลากและปรับภาพให้ได้ ดังภาพข้างล่างนี้

      

       

       

    

   วิธีสั่งพิมพ์ที่ง่ายที่สุด คือการคลิกที่ภาพ ซึ่งอยู่บน Toolbar ก่อนที่จะสั่งพิมพ์จริง ควรขอดู Print Preview เสียก่อน เพื่อให้แน่ใจว่า สิ่งที่จะพิมพ์ อยู่ในหน้าที่ต้องการ ซึ่งจะสังเกตเห็นเส้นประขีดล้อมรอบหน้าแต่ละหน้า ถ้าข้อความเลยออกไปจากเส้นประ ก็จะไม่พิมพ์ในหน้านั้น ๆ จึงต้องตรวจสอบเสียก่อน ก่อนที่จะสั่งพิมพ์จริง

    

   การตรวจสอบก่อนพิพม์ ใข้เมนู Print Preview โดยไปที่เมนู File > Print Preview เมื่อเปิดเมนู จะเห็นหน้าที่จะพิมพ์ทั้งหน้า พร้อมทั้งมีปุ่มด้านบน เพื่อให้สามารถปรับแต่ง ได้ตามต้องการ เช่น

   	สั่งพิมพ์ ได้จากที่นี่
   	ปรับแต่ง เช่นกำหนดขนาดกระดาษ กำหนดข้อความหัวกระดาษ ท้ายกระดาษ เป็นต้น
   	กำหนดขอบเขตการพิมพ์ สามารถปรับแต่งระยะระหว่างคอร์ลัมน์ได้ เพื่อให้ข้อความมาอยู่ในหน้าเดียวกัน
   	สำหรับปิด การดู Print Preview

    

   การกำหนดให้พิมพ์ตามแนวตั้ง หรือตามแนวนอน

   โดยปกติ โปรแกรมจะตั้งให้พิมพ์กระดาษตามแนวตั้ง แต่ถ้าจำเป็นต้องพิมพ์ตามแนวนอน สามารถปรับได้จาก Print Preview ได้เลย โดยกดปุ่ม และเลือกแถบ Page และ คลิกเลือก Landscape ดังภาพ

   

   การกำหนดความกว้างของคอร์ลัมน์

   เมื่อดู Print Preview บางครั้งจะเห็นว่า ข้อความในคอร์ลัมน์สุดท้าย ขาดหายไป ไม่สมบูรณ์ เพราะตกขอบกระดาษ เราสามารถที่จะปรับความกว้างของ คอร์ลัมน์ เพื่อให้ข้อความมาอยู่ในหน้าเดียวกันได้ เมื่อเข้าไปที่ Print Preview แล้วให้กดปุ่ม จะเห็นหน้าจอสำหรับปรับ คอร์ลัมน์ ให้ นำเคอร์เซอร์ ไปไว้ที่จุดสี่เหลี่ยมสีดำ ด้านบน เคอร์เซอร์ จะเปลี่ยนเป็นรูปดังภาพ ให้กดเมาส์ค้างไว้ แล้วเลื่อนเข้าหรือออก ก็จะเป็นการหด หรือขยายขอบเขตของคอร์ลัมน์นั้น ๆ และสังเกตดูข้อควมที่ต้องการว่ามาอยู่ในหน้าเดียวกัน หรืออยู่ในลักษณะที่ต้องการแล้วหรือยัง

   

   การพิมพ์หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ

    

   1. การสั่งพิมพ์หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ สามารถทำได้หลายแห่ง เช่น ไปที่ เมนู View > Header and Footer... หรือ จะสั่งจาก Print Preview โดยกดปุ่ม แล้วเลือกแถบ Header/Footer ก็ได้ เช่นเดียวกัน จะเปิดหน้าจอ ดังนี้

      

   2. คลิกปุ่ม 1 เพื่อเลือกข้อความสำหรับพิมพ์หัวกระดาษ
   3. คลิกปุ่ม 2 เพื่อเลือกข้อความสำหรับพิมพ์ท้ายกระดาษ
   4. คลิกปุ่ม 3 เพื่อเลือกข้อความสำหรับพิมพ์หัวกระดาษแบบอื่น ๆ
   5. คลิกปุ่ม 4 เพื่อเลือกข้อความสำหรับพิมพ์ท้ายกระดาษแบบอื่น ๆ

   ลำดับการพิมพ์

   การสั่งพิมพ์ โดยปกติ Excel จะพิมพ์ทีละหน้า จากด้านบนลงไปหาด้านล่าง แต่ถ้าเราต้องการให้พิมพ์หน้า เรียงจากด้านซ้ายไปด้านขวา เราต้องตั้งค่าเสียใหม่ ซึ่งสามารถตั้งได้จาก Print Preview ดังนี้

   1. คลิก File > Print Preview
   2. คลิกเลือกปุ่ม แล้วเลือกแถบ Sheet
   3. ที่ส่วน Page order ให้คลิกเลือก ลำดับการพิมพ์ที่ต้องการ

      

       

      • Down, then over คือ พิมพ์จากบนลงล่าง เมื่อหมดแล้ว จึงขึ้นหน้าที่อยู่ถัดไปทางขวา
      • Over, then down คือ พิมพ์จากซ้ายไปขวา แล้วจึงพิมพ์หน้าถัดลงมา