จัดชิดซ้าย | |
จัดชิดขวา | |
จัดกึ่งกลาง | |
กำหนดตัวหนา | |
กำหนดตัวเอียง | |
กำหนดสีตัวอักษร สามเหลี่ยมเล็ก ๆ คลิกเลือกสีได้ |
ลองทำดู
การจัดตัวหนังสือเอียง
หลายครั้งที่เราต้องการพิมพ์ตัวหนังสือเอียง หรือเรียงตามแนวตั้ง สามารถทำได้จากหน้าต่าง Format Cells ของ Excel ดังนี้ การการจัดทำตาราง หรือ การรวมเงิน ตามรายการต่าง ๆ มักจะต้องมีการตีเส้น เช่น ตีเส้นตาราง ขีดเส้นใต้จำนวนเงิน ขีดเส้น สองเส้น ใต้จำนวนเงินรวมทั้งสิ้น เป็นต้น สิ่งเหล่านี้ Excel ได้อำนวยความสะดวกไว้ให้เรียบร้อยแล้ว เพียงแต่เรามาเรียนรู้การใช้งาน ก็จะใช้ได้สะดวกรวดเร็วขึ้น (ในกรณีที่ต้องการตีเส้นหลาย cell ให้ลากแถบสว่าง ให้ครอบคลุมทุก cell ที่ต้องการ) ถ้าเราต้องการให้พื้นสีของคำว่า "รายงานค่าใช้จ่ายประจำเดือน" มีสีพื้น ก็สามารถทำได้โดยง่าย ดังนี้ เส้นตารางถึงแม้ว่าเวลาพิมพ์จะไม่ปรากฎออกมาให้เห็น แต่ถ้าบางครั้งที่จะต้องนำเสนองานด้วยแผ่น Excel ถ้ามีเส้นตารางอยู่ อาจจะดูไม่สวยงาม การลบเส้นตาราง ทำได้ 2 ลักษณะ คือ ลบเฉพาะบาง Cell และ ลบหมดทั้ง Sheet การจัดรูปแบบตัวเลข การจัดข้อความให้ขึ้นบรรทัดใหม่ใน Cell
การพิมพ์ตัวอักษรในช่อง cell บางครั้งยาวมาก ถ้า ช่อง cell ถัดมามีข้อความอยู่ ก็จะทำให้ข้อความใน ข่อง cell แรกถูกตัดหายไป ดังภาพ จะเห็นว่า นามสกุล ของนายวิทยาถูกตัดออกไป เนื่องจาก ช่อง cell ถัดมา มีข้อมูลอยู่ ถ้าเราต้องการดูข้อมูลทั้งหมดใน cell เราต้องจัดรูปแบบ cell ให้มีการขึ้นบรรทัดใหม่ หรือ Wrap text ซึ่งมีวิธีการดังนี้ ความคิดเห็น หรือ Comments เป็นข้อความที่เราบันทีกไว้ในแต่ละ Cell เพื่อแสดงความคิดเห็นต่อข้อมูลของ Cell นั้น ๆ หรือ เพื่อเตือนความจำ เกี่ยวกับข้อมูลนั้น ๆ การเขียนความคิดเห็นในแต่ละ Cell ทำดังนี้ บางครั้ง เราต้องการให้ ข้อความครอบคลุมไปหลายช่อง cell พร้อมทั้งจัดกึ่งกลางให้ด้วย เช่น ต้องการให้ชื่อเรื่อง อยู่กลางหน้ากระดาษพอดี ในลักษณะนี้ เราต้องมีการรวม cell และจัดข้อความให้อยู่กึ่งกลาง ซึ่งมีวิธีการดังต่อไปนี้ โดยปกติ เมื่ออยู่ใน Worksheet และมีการกดปุ่ม Enter กรอบสี่เหลี่ยมที่แสดงการเลือก cell จะเลื่อนลงมา 1 ช่อง อย่างไรก็ตาม หากมีการไปปรับแต่ง กรอบสี่เหลี่ยมก็อาจจะเคลื่อนที่ไปตามทิศทางอื่นได้ เมื่อมีการกดปุ่ม Enter เราสามารถกำหนดทิศทาง ให้ไปทางซ้าย ขวา บน หรือ ล่าง ได้ ดังนี้ โปรแกรม Excel ที่เปิดขึ้นมาเปรียบเสมือนเป็นหนังสือ 1 เล่ม ใน Worksheet แต่ละแผ่น เปรียบเสมือนเป็นหนังสือแต่ละหน้า เราสามารถไปทำงานในหน้าอื่น ๆ หรือ worksheet อื่น ๆ ได้ โดยการคลิกที่ชื่อของ Worksheet ซึ่งอยู่ที่แถบด้านล่าง ดังภาพ เราสามารถเปลี่ยนชื่อ Worksheet ได้ โดยการคลิกขวาที่ชื่อ และเลือก Rename การกรองข้อมูล (ไฟล์ filter.xls)
ในกรณีที่ มีการกรอกข้อมูล ที่เป็นข้อมูลเฉพาะ เช่น กรอกข้อมูลจากการตอบแบบสอบถามแสดงความคิดเห็น ซึ่งมีคำตอบอยู่ระหว่าง 1-5 ดังนั้น การกรอกข้อมูลก็จะมีเพียงตัวเลข 1-5 เท่านั้น ตัวเลขอื่น ไม่สามารถกรอกได้ ในกรณีเช่นนี้ เราสามารถกำหนดให้ Excel ตรวจสอบได้ว่า สิ่้งที่พิมพ์ในช่อง หรือ Cell นั้น ๆ เป็นไปตามเงื่อนไขที่กำหนดหรือ ไม่ ถ้าไม่เป็นไปตามนั้น เช่น กรอก เลข 5 โปรแกรม Excel ก็จะแสดงให้ทราบทันทีว่า กรอกข้อมูลไม่ถูกต้อง เราสามารถกำหนดให้ Excel ตรวจสอบข้อมูลในการพิมพ์ได้ ดังนี้ หลักการ ให้กำหนดช่องที่จะกรอกข้อมูลเสียก่อน แล้วจึงไปกำหนดเงื่อนไขให้ตรวจสอบการพิมพ์ วิธีการ สมมุติว่า ท่านได้ถามความคิดเห็นเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ที่ให้ผู้ตอบแสดงความคิดเห็น ดังนี้ ให้ท่านเตรียมแผ่นข้อมูลสำหรับกรอกข้อมูล ดังภาพข้างล่้าง เราจะกำหนดให้เติมข้อมูลในคอร์ลัมน์ ความคิดเห็น โดยให้เติมได้เฉพาะ 1-5 และ 99 เท่านั้น ในกรณีที่มีข้อมูลจำนวนมาก และเราต้องการเลือกดูข้อมูลเ้ฉพาะบางอย่าง เช่น มีข้อมูลคน จำนวน 500 คน ต้องการดูข้อมูลคนที่มีอายุ ระหว่าง 20-29 ปี เราสามารถทำได้ โดยใช้การกรองข้อมูล การกรองข้อมูล จะช่วยให้เราเลือกดูข้อมูล เฉพาะเรื่องที่ต้องการได้ Excel มีเมนูสำหรับการกรองข้อมูลให้แล้ว สามารถเลือกดูได้ สมมติ ว่า เรามีข้อมูลชื่อคน และอายุ ตามข้างล่้างนี้ จะสังเกตเห็นได้ว่า ข้อมูลจัดเรียงอยู่ในรูปของตาราง โดยในแถวที่ 1 เป็นชื่อของแต่ละคอร์ลัมน์ ซึ่งเราเรียกว่าเป็น heading และถ้าสังเกตดูจะเห็นว่า ข้อมูลมีทั้งหมด 8 แถว เรียงจาก 1-8 สำหรับคอร์ลัมน์อายุ มีข้อมูลตั้งแต่ 16 จนถึง 60 ปี เราต้องการดูข้อมูลของคนที่มีอายุ ตั้งแต่ 20 ถึง 50 ปี หลักการ วิธีการ จากตัวเลือกจะเห็นว่า เราสามารถกำหนดเงื่อนไข ต่าง ๆ ได้หลายอย่าง จะเห็นว่า มีการเรียงข้อมลใหม่ คนแรกจากเดิม ขนิษฐา กลายเป็น สมหมาย และเรียงกันตามอายุ จากน้อยไปหามาก หน้าจอนี้ เราสามารถเลือกให้นำข้อมูล จากมากสุด หรือน้อยสุด จำนวนกี่รายการ และจะให้เอามาเป็นรายการ หรือเป็นร้อยละ ก็ได้ ตัวอย่างข้างล่างนี้ ให้เอาข้อมูลของผู้ที่มีอายุน้อยสุดมา 3 คน (เลือก Bottom 3 และ Item) จะเห็นว่า มีบางรายการที่ถูกซ่อนไว้ คือ ราการที่ 2, 6,7 และ 8 ทั้งนี้เพราะไม่เป็นไปตามเงื่อนไขที่เรากำหนด ในช่องแรก จะมีตัวเลือก ดังนี้ ในตัวเลือกที่ 2 จะเป็นการกำหนดค่า สำหรับสิ่งที่กำหนดในช่องที่ 1 ในกรณีที่ต้ัองการเงื่อนไขเพิ่ม เช่น ต้องการข้อมูลของผู้ที่มีอายุ มากกว่าหรือเท่ากับ 20 และ อายุน้อยกว่า หรือเท่ากับ 40 นั่นคือ ต้องการข้อมูลของผู้ที่มีอายุระหว่าง 20 ถึง 40 ปี นั่นเอง เราต้องกำหนดเงื่อนไข ดังนี้ ซึ่งจะได้ข้อมูล ดังนี้
การตีเส้น
การตีเส้นขอบ มีวิธีการ ดังนี้
การใส่สีพื้นหลัง
การเขียนความคิดเห็นุ หรือ Comments
การรวม Cell และการจัดกึ่งกลาง
การตั้งทิศทางเมื่อกดปุ่ม Enter
มีขั้นตอน ดังนี้
Edit > Clear > All
ใช้การกรอง หรือ filter ที่ห้วตาราง หรือ heading และกำหนดเงื่อนไข ให้อายุมากกว่าหรือเท่ากับ 20 และ อายุ น้อยกว่าหรือเท่ากับ 50 ดังนั้น ข้อมูลอายุที่ต่ำกว่า 20 หรือ มากกว่า 50 ก็จะไม่อยู่ในขอบเขตนี้
ถ้าต้องการยกเลิกการเรียง ให้คลิก Edit > Undo Sort หรือ คลิกที่
ปุ่มนี้เมื่อกดแล้ว ไม่สามารถขอกลับคืน หรือ Undo ได้อีก
เราใช้ตัวเลือกในช่องที่ 1 และช่องที่ 2 ในการกำหนดเงื่อนไขแบบเงื่อนไขเดียว เช่น อายุ มากกว่า 20 ก็จะได้ข้อมูลของคนที่มีอายุ มากกว่า 20 ปีขึ้นไป (ไม่รวมผู้ที่มีอายุ 20 ปี) เป็นต้น
เราสามารถจัดรูปแบบตัวเลขที่พิมพ์เข้าใน Excel 1ได้หลายอย่าง เช่น จะให้มีเครื่องหมาย คอมม่า คั่นระหว่างหลักร้อยและหลักพัน หรือ จะให้มีทศนิยม 2 ตำแหน่ง ก็ได้ และยังสามารถจัดรูปแบบอื่น ๆ ได้อีกมาก ซึ่งมีวิธีการ ดังนี้
ไม่มีความเห็น