OA

สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation)

ความหมาย

                ระบบปฏิบัติการสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึงสำนักงานซึ่งได้รับการพิจารณาคัดสรรงานต่างๆ ที่มีคุณสมบัติ เหมาะสมมาจัดการเปลี่ยนแปลงวิธีการปฏิบัติงานเดิม ซึ่งมักจะเป็นการปฏิบัติด้วยมือมาเป็นแบบกึ่งอัตโนมัติ หรือ แบบอัตโนมัติสมบูรณ์แบบ นอกจากนั้นยังครอบคลุมรวมถึงการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติที่พัฒนาขึ้นให้สามารถบริหารการสืบค้นเอกสาร ภาพ หรือข้อมูลจากแหล่งจัดเก็บต่างๆ ในสำนักงาน - แผนกต่างๆ เพื่อส่งมอบให้แก่ ผู้ร้องขอซึ่งมีสิทธิ์ นำไปประมวลผลให้ได้ข่าวสารที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน หรือบริหารงานของสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วัตถุประสงค์ของระบบสำนักงานอัตโนมัติ

                การจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้เวลา ทรัพยากรมากมาย แต่หลายหน่วยงานก็มีความคาดหวัง
ที่จะพัฒนาองค์กรให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติทั้งนี้เพื่อประโยชน์ดังนี้

• - เป็นเครื่องมืออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานต่างๆ ของสำนักงานให้มีความสะดวก เป็นระบบต่อเนื่อง มีรูปแบบที่ชัดเจนเป็นมาตรฐานสากล
  - ช่วยลดเวลาการจัดการงานในสำนักงานลง
  - ช่วยลดค่าใช้จ่ายการปฏิบัติงาน สำนักงานลง ในด้านแรงงาน เครื่องมือ สถานที่จัดเก็บเอกสาร
  - เพิ่มความสะดวกในการสืบค้นข้อมูล และการบูรณาการข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ภายใต้เงื่อนไขที่
  เปลี่ยนแปลงได้ไม่คงที่
  - เพิ่มโอกาสในการแข่งขันกับคู่แข่งขัน
  - ปรับปรุงวิถีปฏิบัติสำนักงานเป็นแบบโลกาวิวัฒน์หรือสำนักงานแบบเทียม (Virtual office)

ภารงานในสำนักงาน
            ในสำนักงานต่างๆ มักจะมีลักษณะงานที่คล้ายคลึงกัน (Common หรือ Generalization) และงานบาง
ประเภทที่แตกต่างกันออกไปแล้วแต่ลักษณะความพิเศษของหน่วยงาน (Specialization)
สำหรับภารกิจซึ่งปฏิบัติคล้ายๆกัน ในสำนักงานสามารถจำแนกได้ดังนี้

• การจัดการด้านเอกสาร
  - การผลิตเอกสารเพื่อจัดส่งสู่ภายนอก หรือ เวียน แจ้ง จัดส่ง ภายในสำนักงาน
  - การรับ/ส่ง เอกสารที่ผลิตจากแหล่งภายนอก เพื่อจัดการ ส่ง เวียน แจ้ง หน่วยงาน หรือบุคคล ภายในหน่วยงาน
• การควบคุมการเข้า-ออก เพื่อใช้รวบรวมข้อมูลการเข้าออกปฏิบัติงานของแต่ละบุคคล และเพื่อรักษาความ
  ปลอดภัยสำนักงาน
• การนัดหมาย บุคคล/หน่วยงาน ภายในและภายนอกหน่วยงาน
• การจัดทำดูแล หมายกำหนดการ ปฏิทินงานที่ต้องปฏิบัติ
• การติดต่อสื่อสารโดยวิธีโทรศัพท์/แฟลก/ฝากข้อความ ระหว่างบุคคล/หน่วยงานทั้งภายใน และภายนอก
  องค์กร
• การจัดเก็บเอกสารที่จำเป็นต้องใช้ประกอบเป็นหลักฐานทางกฎหมาย การสืบค้นหาเอกสารมาใช้งาน
  การจัดทำสำเนารับรองหลักฐานต่างๆ และการพิจารณาทำลายเอกสารที่จัดเก็บ
• การจัดการเกี่ยวกับการประชุม เช่น การจัดทำหนังสือเชิญ การดำเนินการประชุม การบันทึกการประชุม
  การนำเสนอข้อมูลในการประชุมทั้งการประชุมภายในและภายนอกหน่วยงาน
• การจัดเตรียมงานในการนำเสนองานของบุคคล/หน่วยงานโดยใช้ระบบสื่อประสม (Multimedia)
• การจัดการระบบการประชาสัมพันธ์ และติดต่องานอัตโนมัติโดยบุคคลหรือปราศจากบุคคลทั้งในเวลาและ
  นอกเวลาปฏิบัติงาน

การพิจารณาคุณลักษณะของระบบงานในหน่วยงาน

จากการศึกษาลักษณะงานที่กระทำในสำนักงานจากที่อธิบายข้างต้น พบว่ามีคุณลักษณะทางเทคนิคที่จำเป็นต้องใช้ดังนี้

- โปรแกรมอ่านรหัสบาร์โค้ด และเครื่องรูดบัตรบาร์โค้ด
- โปรแกรมแปลงเสียงอนาลอคเป็นดิจิตอล
- เครือข่ายชุมสายโทรศัพท์ (PABX)
- โปรแกรมจัดการสื่อประสม ภาพ เสียง
- อุปกรณ์ FAX, MODEM
- แอลซีดีโปรเจคเตอร์
- วงจรควบคุมการเปิด ปิดประตู
- โปรแกรมเรียกใช้ฐานข้อมูล (SQL)
- โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล (DB)
- โปรแกรมควบคุมการบีบ/อัดขยายข้อมูล
- โปรแกรมจัดการ/นำเสนอข้อมูลผ่านระบบเครือข่ายอินเทอร์เนต

แฟ้มข้อมูลที่ใช้งานในระบบสำนักงานอัตโนมัติ

ในระบบสำนักงานอัตโนมัติพื้นฐานควรจะมีแฟ้มข้อมูลที่ใช้ร่วมกันในเรื่องต่างๆ ดังต่อไปนี้

1. แฟ้มข้อมูลหลัก

- แฟ้มพนักงาน
- แฟ้มเก็บข้อความ/ฝากข้อความ/เรียก-ฟัง การโทรศัพท์
- แฟ้มการนัดหมาย การพบปะเจรจา
- แฟ้มผลการประชุมและการนัดหมายการประชุม
- แฟ้มจัดเก็บ เอกสารรับ/ส่ง
- แฟ้มข้อมูลนำเสนอผลงาน/รายงาน
- แฟ้มข้อมูลเกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์

2. แฟ้มควบคุมต่างๆ

- แฟ้มข้อมูลควบคุมการรับ/ส่ง เรื่องต่าง ๆ (Logging file)
- แฟ้มบัญชีคุม (Directory)
- แฟ้มควบคุมสิทธิ์การใช้งานแฟ้มข้อมูลหลักต่าง ๆ

3. แฟ้มข้อมูลคุม/ช่วยการบูรณาการข้อมูลองค์กร

- แฟ้มข้อมูลที่ใช้ในการจัดเก็บรายการข้อมูล (field) ต่าง ๆ ที่มีใช้ในหน่วยงาน
สถานที่ติดตั้ง ชื่อแฟ้มข้อมูล (ฐานข้อมูล) โครงสร้างข้อมูล และสิทธิ์ในการให้ใช้งาน (Rights) ต่อบุคคล

ปัญหาของการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ

          การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติจะประสบปัญหาในหลายเรื่องเนื่องจากต้องใช้เทคนิค วิธีการหลากหลายใน
การพัฒนา และใช้งานร่วมกันแบบผสมผสาน พอสรุปประเด็นแห่งปัญหาเพื่อเป็นข้อพิจารณาแก่ผู้พัฒนาระบบในการดำเนินการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติให้สำเร็จดังพึงประสงค์

- การจัดซื้อซอฟต์แวร์ ในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติอาจใช้วิธีการพัฒนาขึ้นเองในทุกๆ เรื่อง หรืออาจใช้วิธีเลือกจัดหาซอฟต์แวร์เฉพาะเรื่องที่มีผู้พัฒนาอยู่แล้วมาใช้งาน เช่นโปรแกรมประชุมทางไกล (eg.Proshare) ซึ่งจะมีข้อดีในด้านเวลา ค่าใช้จ่าย ตลอดจนประสิทธิภาพของซอฟต์แวร์ จะดีกว่าการเลือกพัฒนาเอง แต่ข้อเสียที่พบคือ หากมีโปรแกรมจัดซื้อมากมายในหลายเรื่อง การใช้งานร่วมกันอาจมีปัญหาความไม่สอดคล้องกันของรหัส สัญญาณ มาตรฐานอื่นๆ ฮาร์ดแวร์ ระบบซอฟต์แวร์ปฏิบัติการ ต่างกัน เป็นต้น
- ความต้องการของหน่วยงานเปลี่ยนแปลงไป มีการเพิ่มหรือลดจากที่ได้กำหนดไว้ในแผนแม่บทสารสนเทศ
- การเปลี่ยนแปลงด้านวิทยาการเทคโนโลยีฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ในเรื่องที่เกี่ยวข้องมีอยู่อย่างต่อเนื่อง ตลอดเวลาล
- ยังไม่มีการกำหนดมาตรฐานสากลในการเชื่อมต่อ แลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน (protocol) เช่นระบบฮาร์ดแวร์ ระบบซอฟต์แวร์ ระบบการสื่อสาร รหัสข้อมูลฯลฯ ผู้อื่น/หน่วยงานภายนอกที่ต้องติดต่อด้วยอาจใช้มาตรฐานต่างกัน
- ความสามารถในการบีบอัดแฟ้มข้อมูลภาพ และเสียงยังไม่มีประสิทธิภาพพอ ยังคงใช้เนื้อที่จัดเก็บสูง และใช้เวลาในการบีบอัด/ขยาย-คืนรูป
- ระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้ระบบสื่อสารข้อมูลซึ่งหากต้องการประสิทธิภาพ หมายถึง ค่าใช้จ่ายซึ่งสูงขึ้นและยากต่อการควบคุมยิ่งขึ้น (กรณี Virtual - Office Automation)
- การสังเคราะห์เสียงจากข้อความตัวอักษรในแฟ้มข้อมูล ยังขาดความถูกต้องและสมบูรณ์พอโดยเฉพาะภาษาไทย
- การวิเคราะห์ตัวอักษรไทย (Optical Thai Character Recognition) ยังอยู่ในระยะการพัฒนา อัลกอลิทึมให้สามารถเข้าใจตัวอักษรไทยได้ถูกต้องยิ่งขึ้น ทั้งการตัดคำ การพิจารณาคำผิดฯลฯ
- ความแตกต่างของระบบซอฟต์แวร์ประยุกต์ และซอฟต์แวร์ปฏิบัติการ แต่ละภาษาจะมีรายละเอียดปลีกย่อยด้านข้อมูล หน่วยความจำ หรือแม้แต่ฮาร์ดแวร์พิเศษ แตกต่างกันไป ทำให้การพัฒนาโปรแกรมซึ่งเลือกใช้ซอฟต์แวร์ทั้งสองต่างกัน อาจมีข้อขัดแย้งไม่สามารถทำงานร่วมกัน หรือแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันได้ดีพอ

ข้อเสนอแนะในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ

จากข้อปัญหาที่มักจะพบในการพิจารณาระบบสำนักงานอัตโนมัติเพื่อแบ่งเบาข้อปัญหาข้างต้นจึงควรพิจารณา
แนวทางในการพัฒนาให้

- เลือกซื้อซอฟต์แวร์หรือพัฒนาซอฟต์แวร์ ซึ่งสามารถใช้งานได้บนระบบซอฟต์แวร์ปฏิบัติการ และระบบฮาร์ดแวร์ (Platform) ได้หลากหลาย
- ค่าใช้จ่ายของซอฟต์แวร์ที่จะพัฒนาจะต้องเสียค่าใช้จ่ายซอฟต์แวร์ควบคุม (Runtime) หรือไม่ เนื่องจากหน่วยปฏิบัติการอาจมีหลายจุดติดต่อ การเลือกซื้อ/พัฒนาซอฟต์แวร์สำนักงานอัตโนมัติโดยปราศจากค่าใช้จ่ายดังกล่าว จะเป็นการบรรลุวัตถุการประหยัดในระยะยาวที่แท้จริง ในปัจจุบันมีภาษาโปรแกรมภาษาใหม่ๆ ที่ส่งเสริมความสามารถด้านนี้ เช่น JAVA, VB.Net เป็นต้น
- ควรมีเทคนิค/โปรแกรม ช่วยการพัฒนาระบบงาน (CASE-Tool) เพื่อช่วยในการสร้างต้นแบบระบบ สำนักงานอัตโนมัติ ทั้งนี้เพื่อให้ตอบสนองความต้องการ และจัดการกับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป ตัวอย่างของโปรแกรมช่วยการพัฒนาระบบงานได้แก่ ROSE-UML, CAFE-UML ฯลฯ

สรุปข้อดีและข้อเสียของระบบสำนักงานอัตโนมัติ

            ในการจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติจะมีทั้งผลดีและผลเสีย ซึ่งผู้บริหารจะต้องพิจารณาผลประโยชน์ที่จะได้รับ
เมื่อตัดสินใจดำเนินการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติแล้ว จะต้องพยายามตระหนักถึงปัญหา และหาทางแก้ไขไว้ล่วงหน้า ทั้งนี้เพื่อให้การดำเนินการบรรลุวัตถุประสงค์ได้ผลสำเร็จ ภายใต้ เวลา ทรัพยากร งบประมาณ และหมายกำหนดการของหน่วยงาน

• ข้อดี
  - ประหยัดสถานที่จัดเก็บเอกสาร
  - เพิ่มความสะดวก รวดเร็วในการจัดเก็บ รวบรวมค้นคว้าข้อมูล ข่าวสารของหน่วยงาน
  - ลดขั้นตอน/เจ้าหน้าที่ในการจัดทำสืบค้น สำเนาและการทำลายเอกสาร
  - ลดภารกิจในการเดินทางไปประชุมด้วยวิธีการเดิมมาเป็นการประชุมฝ่ายคอมพิวเตอร์ เป็นต้น
  - ลดปัญหาการจัดทำ จัดเก็บ เอกสารซ้ำซ้อนโดยใช้หลักการสำนักงานปราศจากเอกสาร (Paperless office/Turn around documentation)
  - สามารถช่วยในการตรวจสอบ ติดตาม สั่งงานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
  - ป้องกันการทุจริต
  - ช่วยสอบทานเอกสาร การปฏิบัติงานได้โดยง่าย
• ข้อเสีย
  - การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องเกี่ยวข้องกับบุคคล/หน่วยงาน หลายฝ่าย การประสานงาน
  ประสานข้อมูล ประสานข้อตกลง ต้องใช้เวลา และความพยายามในการกำหนด เปลี่ยนแปลง แก้ไข
  ให้ยอมรับ โดยส่วนรวมค่อนข้างยากและใช้เวลา
  - การพัฒนาระบบงานต้องใช้เวลาอันยาวนาน ซึ่งเทคโนโลยีซอฟต์แวร์ และฮาร์ดแวร์เปลี่ยนแปลงไป
  ตลอดเวลา
  - ต้องใช้เงิน งบประมาณ ทรัพยากรต่างๆ อย่างต่อเนื่องและยาวนาน อาจก่อให้เกิดผลกระทบต่อ
  สถานภาพการเงิน แรงงานของหน่วยงานได้
  - ข้อมูลที่รวมไว้เป็นหมวดหมู่ และบางส่วนกระจัดกระจายไปอยู่ที่หน่วยต่างๆ (Distributed database) เป็นเป้าหมายต่อการโจมตีเพื่อล้วงความลับ การควบคุม ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสิ่งที่ต้องคำนึงถึงในขั้นตอนการออกแบบ และกระทั่งขั้นตอนการปฏิบัติงานประจำ
  - ระบบการทำงานในระบบสำนักงานอัตโนมัติ จะเปลี่ยนวิถีปฏิบัติงานไปสู่วิธีการใหม่ อาจต้องมี การฝึกอบรมความรู้ บุคลากรเปลี่ยนตำแหน่งงาน หรือถึงมีการเปลี่ยนแปลงหน่วยงานใหม่ (reorganization) ซึ่งการดำเนินการดังกล่าวมักจะพบกับการต่อต้าน ต้องใช้เวลาในการนำเสนอเพื่อให้บุคลากรยอมรับ นานยิ่งขึ้น ยิ่งมีการเปลี่ยนแปลงมากเท่าใด โอกาสเสี่ยงในความล้มเหลวจะสูง แต่จะได้ผลตอบแทน (Benefit) สูงเช่นกัน

สรุป

           ในบทบรรยายข้างต้นได้นำเสนอภาพรวมของการปฏิบัติงานในสำนักงานทั่วๆ ไป พร้อมเสนอแนะวิธีการ และเทคนิคพัฒนาระบบปฏิบัติการสำนักงานอัตโนมัติโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ จากนั้นได้สรุปประเด็นปัญหา และ ข้อพึงระวังในการดำเนินการพัฒนาระบบงานฯ การนำเสนอข้างต้นเป็นเพียงระบบปฏิบัติการในสำนักงานทั่วๆ ไป (Common Procedure) หากในสำนักงานจะยังมีงานบางประเภทที่อาจจะมีคุณลักษณะเฉพาะลงไป (Specialization) งานนั้นๆ ก็ยังใช้เทคนิคและวิธีการพัฒนาในวิธีการเช่นเดียวกันได้

การพิจารณาคุณลักษณะของระบบงานในหน่วยงาน

จากการศึกษาลักษณะงานที่กระทำในสำนักงานจากที่อธิบายข้างต้น พบว่ามีคุณลักษณะทางเทคนิคที่จำเป็นต้องใช้ดังนี้

- โปรแกรมอ่านรหัสบาร์โค้ด และเครื่องรูดบัตรบาร์โค้ด
- โปรแกรมแปลงเสียงอนาลอคเป็นดิจิตอล
- เครือข่ายชุมสายโทรศัพท์ (PABX)
- โปรแกรมจัดการสื่อประสม ภาพ เสียง
- อุปกรณ์ FAX, MODEM
- แอลซีดีโปรเจคเตอร์
- วงจรควบคุมการเปิด ปิดประตู
- โปรแกรมเรียกใช้ฐานข้อมูล (SQL)
- โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล (DB)
- โปรแกรมควบคุมการบีบ/อัดขยายข้อมูล
- โปรแกรมจัดการ/นำเสนอข้อมูลผ่านระบบเครือข่ายอินเทอร์เนต

แฟ้มข้อมูลที่ใช้งานในระบบสำนักงานอัตโนมัติ

ในระบบสำนักงานอัตโนมัติพื้นฐานควรจะมีแฟ้มข้อมูลที่ใช้ร่วมกันในเรื่องต่างๆ ดังต่อไปนี้

1. แฟ้มข้อมูลหลัก

- แฟ้มพนักงาน
- แฟ้มเก็บข้อความ/ฝากข้อความ/เรียก-ฟัง การโทรศัพท์
- แฟ้มการนัดหมาย การพบปะเจรจา
- แฟ้มผลการประชุมและการนัดหมายการประชุม
- แฟ้มจัดเก็บ เอกสารรับ/ส่ง
- แฟ้มข้อมูลนำเสนอผลงาน/รายงาน
- แฟ้มข้อมูลเกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์

2. แฟ้มควบคุมต่างๆ

- แฟ้มข้อมูลควบคุมการรับ/ส่ง เรื่องต่าง ๆ (Logging file)
- แฟ้มบัญชีคุม (Directory)
- แฟ้มควบคุมสิทธิ์การใช้งานแฟ้มข้อมูลหลักต่าง ๆ

3. แฟ้มข้อมูลคุม/ช่วยการบูรณาการข้อมูลองค์กร

- แฟ้มข้อมูลที่ใช้ในการจัดเก็บรายการข้อมูล (field) ต่าง ๆ ที่มีใช้ในหน่วยงาน
สถานที่ติดตั้ง ชื่อแฟ้มข้อมูล (ฐานข้อมูล) โครงสร้างข้อมูล และสิทธิ์ในการให้ใช้งาน (Rights) ต่อบุคคล