ภาวะผู้นำ : เทคนิคการนำที่เหนือชั้น
ที่มา: กระทรวงศึกษาธิการ
http://www.moe.go.th/wijai/leader.htm
ในการสัมมนาเมื่อเร็ว ๆ นี้ ที่วารสาร FORTURE ได้จ้างผู้บริหารบริษัทประมาณ 500 บริษัท เข้าร่วมสัมมนา ผู้บริหาร ได้บ่นถึงงานของเขา”ท่านรู้ไหมว่าที่สัมมนานี้วิเศษสุด เพราะไม่มีบุคลากรบริษัทมาทำงานที่นี่”
ท่านอาจมีความรู้สึกเหมือนกับผู้จัดการเหล่านั้น ทำไมผู้บริหารในโรงงานอุตสาหกรรมที่อยู่ในทุกระดับของสายบังคับบัญชาจึงบ่นเช่นนั้น คำตอบง่าย ๆ ก็คือ ส่วนมากผู้บริหาร ได้รับการเลื่อนตำแหน่ง เพราะมีความสามารถทางเทคนิคในการทำงานดี อย่างไรก็ตามในตำแหน่งปริหารทักษะทางด้านเทคนิคมีความสำคัญน้อยกว่าทักษะทางด้านมนุษยสัมพันธ์ ผู้บริหารที่ขาดทักษะทางด้านมนุษยสัมพันธ์จะรู้สึกอึดอัดกับความซับซ้อนขององค์การปฏิสัม
พันธ์ ท่านต้องพบปะกับคนอื่นทั่วทั้งองค์การ โดยเฉพาะผู้ร่วมงานท่านต้องสร้างสัมพันธ์กับคนอื่นก่อนผู้ที่ก้าวขึ้นมาสู่ตำแหน่งบริหารด้วยความสามารถ งานทางด้านเทคนิค ซึ่งรู้วิธีการทำ
สิ่งต่าง ๆ กับรู้วิธีการใช้คนให้ทำงานนั้น ต้องใช้ทักษะแตกต่างกันมาก ความรู้สึกพึงพอใจในการปฏิบัติงานนั้นหายไป กลายเป็นความอึดอัดใจที่เกิดจากการที่ต้องใช้ผู้อื่นทำงาน บางครั้งก็เกิดความลังเลใจบ้างเหมือนกัน
สองสามปีที่ผ่านมา ลอเรนซ เจ ปีเตอร์ ผู้เขียนหนังสือที่ดีที่สุด มีชื่อเรียกว่า หลักการของปีเตอร์ ได้กล่าวว่า “การขาดทักษะทางด้านมนุษยสัมพันธ์ไม่สามารถทดแทนได้ด้วยทักษะทางด้านเทคนิค”
หลักการมีอยู่ว่าถ้าผู้บริหารได้เลื่อนตำแหน่งสูงขึ้นแล้ว ไม่มีความสามารถเพียงพอจะแก้ปัญหา โดยพื้นฐาน ปีเตอร์ กล่าวว่า เทคนิคทางวิชาชีพมิใช่เป็นหลักประกันการบริหารงานในอนาคตได้ ถ้าเขาก้าวขึ้นสู่ตำแหน่งทางการบริหาร เขาจะไม่สามารถจะจัดการกับสิ่งท้าทาย แนวทางป้องกันการไม่มีความสามารถทางการบริหารจำเป็นต้องเพิ่มทักษะและความสามารถทางการบริหาร จำเป็นต้องเพิ่มทักษะและความสามารถใหม่ ๆ หลายด้านใน
อนาคต
คำนิยามการบริหารและหลักการบริหารทั่วไป การบริหารคือการทำงานให้บรรลุเป้าหมาย โดยอาศัยความร่วมมือของผู้อื่นแต่ละรายการต่อไปนี้ ในการปฏิบัติการบริหารของอท่าน ซึ่งจะช่วยให้ท่านก้าวหน้าตามตำแหน่งที่ได้เลื่อนขึ้น เราจึงเรียกตอนนี้ว่าพฤติกรรมการนำที่เหมาะสม เพราะเรามีความเชื่อว่า การทำงานให้สำเร็จโดยความพยายามของผู้อื่น หมายความว่า ท่านต้องแก้ปัญหามากกว่าที่จะหนีปัญหา ปัญหาบุคคลที่ท่านต้องเผชิญ ท่านหนีคนไม่ได้ ท่านคงไม่เอาศรีษะมุดทรายเพื่อไม่ให้เห็นคน ท่านก็คงไม่สามารถใช้ความก้าวร้าว หรือใช้อำนาจหน้าที่ได้ยาวนาน ให้ท่านทำตามข้อเสนอเหล่านี้
ท่านต้องนำบุคลากรที่เหมาะสม เมื่อท่านทำแบบนี้เขาจะไม่บ่น ที่ทำงานก็จะเป็นดินแดนสวรรค์ที่มีคนทำงานร่วมกันอยู่ด้วย ท่านก็จะมีความสุข สถานที่ทำงานราบรื่น ทุกคนทำงานเพื่องาน อละเพื่อท่าน
ยุทธวิธี 19 ประการสำหรับภาวะผู้นำที่ประสบความสำเร็จ
1. รักษาสัมพันธภาพที่ดีกับนายของท่าน สัมพันธภาพที่ดีมีผลโดยตรงกับความสามารถของท่านที่จะสร้างความพอใจ และผูกใจผู้ใต้บังคับบัญชา ผู้นำที่มีความสามารถได้รับอำนาจจากนายของเขา
2. ทำตัวอย่างที่ดี ในสิ่งที่ท่านอยากให้ผู้ร่วมงานปฏิบัติ เช่น มีความจริงใจ ซื่อสัตย์ ควบคุมอารมณ์ใช้ปัญญา กล้าตัดสินใจ ยีดหยุ่นมีเหตุผล กำหนดวัตถุประสงค์ ริเริ่ม กระตือรือร้น ท่านต้องให้มีคุณสมบัติเหล่านี้ ท่านต้องเป็นแบบอย่าง การเป็นแบบอย่างเป็นยุทธวิธีที่ดีมากสำหรับผู้นำที่มีความสามารถ
3. บอกความคาดหวังท่านชัดเจน ท่านคาดหวังอย่างไรกับผู้ร่วมงานที่เขาจะทำให้เกิดความพึงพอใจกับท่าน อย่าคิดเอาเองว่าเขาจะทราบไม่ต้องกลัวที่จะบอกเขาว่าท่านต้องการอะไร บอกเขาก่อนที่เขาจะทำงาน และเตือนเขาบ่อย ๆ เท่าที่จะทำได้
4. นัดประชุมเพื่อสร้างทีมให้เข้มแข็ง ส่งเสริมการมีส่วนร่วมแลกเปลี่ยนความคิดให้กลุ่มมุ่งเน้นที่เป้าหมาย
5. ให้รางวัลผู้ให้ความร่วมมือและทำงานหนัก ถ้าให้รางวัลเขาแล้ว เขาจะทำงานดีขึ้น
6. ยอมรับความแตกต่างระหว่างบุคคล และหาประโยชน์จากความแตกต่างเหล่านั้น
7. ให้คำชมบางคนที่ให้ความร่วมมือกับทีมดูวัตถุประสงค์ ความจริงใจ และความถี่ ท่านแน่ใจว่าเขาทำตามความคาดหวังของท่าน และสามารถปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้น
8. รับฟังผู้ใต้บังคับบัญชา ผู้ร่วมงานจะรู้สึกว่าสิ่งที่เขาพูดนั้นเป็นสิ่งที่มีความสำคัญ ท่านจะได้รับความนับถือและไดรับความจริงใจมากขึ้น ท่านจะได้ทราบความเป็นไปในเรื่องต่าง ๆ มากขึ้น
9. เลือกบุคคลที่สามารถทำงานกันเป็นทีม ไม่มีการฝึกอบรมชนิดใดที่จะเปลี่ยนแปลงบุคลากรที่แปลกแยกจากทีมของท่านได้มากนัก ให้พิถีพิถันในการเลือกคน อย่าต้องมาจ่ายเงินเพื่อเปลี่ยนแปลงแก้ไขสิ่งผิด ๆ ทิ้งไว้ให้คู่แข่งของท่านจะสวยกว่า
10. ร่วมกันกำหนดเป้าหมายทัศนภาพ สร้างแรงจูงใจ และเหตุผลต่าง ๆ ไม่ต้องบอกว่าเขาต้องทำอะไรในสถานการณ์ต่าง ๆ และให้เขาช่วยตัดสินใจในวิธีการที่ดีที่สุดในการที่จะทำให้บรรลุผลตามความต้องการต่าง ๆ เหล่านั้น
11. ยอมรับความผิดพลาด การยอมรับความผิดพลาดแสดงถึงความเข้มแข็งมากกว่าการแสดงความอ่อนแอ
12. อย่าให้คำมั่นสัญญาอะไรง่าย ๆ มีสองสิ่งที่จะเกิดขึ้น เวลาให้สัญญาไม่เป็นสิ่งที่ดีนัก นั่นก็คือ มีความคาดหวังให้เป็นไปตามสัญญา และถ้าไม่เป็นไปตามสัญญา มิตรภาพก็จะสลาย
ไป
13. บริหารเวลาให้ดี ควรมีเวลาให้เพื่อนร่วมงานของท่านบ้าง
14. มอบหมายงานให้เหมาะสมกับคนสอดคล้องกับความต้องการขององค์กร สิ่งนี้เป็นคำตอบที่ดีสำหรับคำถามที่ว่า “ข้าพเจ้าจะจู.ใจลูกน้องได้อย่างไร”
15. ท่านต้องยอมรับค่าของคนตามความแตกต่างของบุคลากร ท่านก็คงทราบว่าสิ่งใดที่จะทำให้ท่านรู้สึกดีขึ้น คนอื่น ก็เช่นเดียวกับท่าน ทุกคนต้องการมีความรู้สึกว่าตนเองสำคัญ ถ้าท่านยกย่องเขา เขาก็ยกย่องท่าน
16. แก้ปัญหาความขัดแย้งอย่างซื่อตรง และยุติธรรม ให้ตระหนักถึงสไตล์การแก้ปัญหาความขัดแย้งของท่าน เรียนรู้ที่จะแก้ปัญหาความขัดแย้งอย่างสร้างสรรค์
17. ให้ข้อมูลในการทำงานก่อนที่เขาจะทำงาน เพื่อนร่วมงานต้องการข้อมูลที่จำเป็นในการทำงาน เมื่อท่านมอบหมายงานท่านต้องให้ข้อมูลเขา
18. ทำเป็นไม่รู้ไม่เห็นจากแรงกดดันของแต่ละวันบ้าง ท่านต้องมีเวลาคิดว่าจะทำอย่างไรดีให้เป้าหมายบรรลุผล ควรจะวางแผนอย่างไร มิฉะนั้นท่านก็จะต้องต่อสู้กับปัญหาต่าง ๆ โอกาสที่ท่านจะประสบความสำเร็จยากมากต้องปล่อยวางบ้าง
19. อย่าเป็นคนที่เคร่งเครียดจนเกินไป ร่าเริงและเป็นกันเองกับลูกน้องบ้าง
9 วิธีการทำงานในการพัฒนาผู้ร่วมงาน
1. มอบงานที่สำคัญและงานที่ท้าทายความสามารถ มอบโครงการที่ต้องเสี่ยงให้โอกาสเขาได้แสดงความสามารถ
2. มอบงานที่ท่านเคยทำให้เขารับผิดชอบทีละน้อย ๆ เป็นการพัฒนาเขาในขณะที่ท่านมีอิสระมากขึ้น เพื่อให้สิ่งที่ท้าทายเพิ่มขึ้น
3. ยกย่องบุคคลเมื่อเขาปฏิบัติงานดี เขาจะประทับใจ และมีแรงจูงใจมากขึ้น เมื่อเขาทราบว่าท่านพอใจผลงานเขา
4. ให้เพื่อนร่วมงานได้มีโอกาสตัดสินใจ หรือขอคำแนะนำบางอย่างจากเขา
5. ส่งเขาไปฝึกอบรมการบริหารหรือสัมมนาอย่างน้อยปีละครั้ง การส่งไปสัมมนาจะทำให้บุคลากรมีความรู้สึกว่า เขามีความสำคัญ และสอนทักษะใหม่ในการทำงาน
6. ให้ข้อมูลย้อนกลับอย่างมีวัตถุประสงค์ จริงใจ และบ่อย ๆ ในช่วงของการประเมินผลการปฏิบัติ จะได้ไม่เกิดความประหลาดใจกับข้อมูล อย่ายกย่องหรือตำหนิจนกว่าจะทำสิ่งดังกล่าว
7. อย่าแก้ปัญหาให้เขา ให้เขาได้แก้ปัญหาเขาด้วยตัวพวกเขาเอง
8. ให้สิ่งอำนวยความสะดวกในการแก้ปัญหา หรือตอบคำถามต่าง ๆ ใช้นโยบายเปิดประตูและเปิดใจ
9. ฝึกฝนให้ผู้ร่วมงานได้ทำงานและสามารถรับช่วงงานต่อจากท่านได้ เมื่อท่านได้มีโอกาสไปรับตำแหน่งใหม่ที่สูงขึ้น การทำงานรับช่วงต่อควรได้รับการฝึกฝนตั้งแต่เดี๋ยวนี้
หลักเกณฑ์ 10 ข้อ ในการมอบหมายงาน
1. ต้องแน่ใจผู้ใต้บังคับบัญชามีทักษะ มีความสามารถ ความสามารถพิเศษและสามารถที่
จะทำงานได้
2. ให้ตรวจสอบกับเจ้านายของท่าน จะไม่มีประโยชน์อะไรเลย ถึงแม้ท่านจะได้รับการอธิบายอย่างถี่ถ้วน นอกจากจะต้องแน่ใจว่า เจ้านายตกลงที่จะให้คุณเลิกความรับผิดชอบในเรื่องนั้น
3. อย่ามอบหมายงานที่ต่ำต้อย แต่ต้องเป็นงานที่สำคัญ ผู้ใต้บังคับบัญชาจะได้เห็นว่าท่านมั่นใจในตัวเขา
4. มั่นใจว่า ผู้ใต้บังคับบัญชาเข้าใจงานอย่างชัดเจน ผู้ใต้บังคับบัญชาเข้าใจว่า ท่านต้องการให้เขาทำงานนั้นให้สำเร็จ
5. ยอมให้ผู้ใต้บังคับบัญชา ปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานได้ มิใช่เพียงวิธีการของท่านเท่านั้น
อย่างไรก็ตาม ถ้ามีกฎเกณฑ์หรือข้อจำกัดที่อาจจะต้องปฏิบัติตามท่านต้องแน่ใจว่าได้มีการสื่อสารกันอย่างดี
6. จัดหาให้มีทรัพยากรที่จำเป็นในการปฏิบัติงาน ถ้าท่านมอบหมายงานจำเป็นต้องให้ความช่วยเหลือที่จำเป็นด้วย
7. ให้สิ่งอำนวยความสะดวก จัดให้มีเครือข่ายช่วยเหลือผู้ใต้บังคับบัญชา อย่ามีการตรวจตราอย่างเข้มงวดเกินไป
8. ถ้าผลงานดีก็ยกย่องเขา
9. ถ้าผลงานไม่ดี บอกวิธีการที่จะปรับปรุงให้ด้วย
10. มอบหมายงานให้บ่อยขึ้น ทุกคนก็จะชนะ
ข้อแนะนำ 7 ประการในการสื่อสารสู่เบื้องบน
1. จัดการบบริหารแบบ MBWA (Managing by Walking Around) การบริหารแบบเดินไปรอบ ๆ ค้นหาว่าอะไรเกดขึ้นกับคนของท่าน อย่าคุยให้ถามคำถามเขาและฟังเขาพูด
2. ใช้นโยบาย เปิดประตู ให้ผู้ร่วมงานทราบว่าถ้าท่านมีปัญหาเขาสามารถมาพบท่านได้
3. บอกให้เพื่อนร่วมงานทราบว่าไม่ควรปกปิดข่าวร้ายให้หน่วยงานทราบ
4. อย่าแสดงปฏิกิริยาที่ไม่ดีเมื่อได้ยินบางสิ่งที่ผิดพลาด อย่าตำหนิคนที่นำข่าวมาบอก
5. จัดให้มีช่วงระยะเวลาเพื่อรวบรวมข้อมูล กิจกรรมสังคม เช่น อาจมีการไปปิคนิคจัดงานปาร์ตี้ รับประทานอาหารกลางวันร่วมกัน พื่อนร่วมงานของท่านอาจให้ข้อมูลบางอย่างในสำนักงานเวลาจัดปิคนิค หรือมีกิจกรรมทางสังคมท่านอาจได้รับความสะดวกในการรับข้อมูล
6. ในการประชุมผู้ร่วมงานสถานภาพปรกติ อย่าประเมินค่าสูงเกินไปกับรายงานที่ได้ยิน
7. แสดงให้เห็นว่า ท่านคือปุถุชนธรรมดา หัวเราะเยาะตัวเองบ้าง ยอมรับว่าตัวเองก็ทำผิดได้ ขอโทษผู้ร่วมงานเมื่อทำผิดหรือทำร้าายจิตใจผู้อื่น ถ้าท่านคิดว่าท่านเป็นเพียงมนุษย์ธรรมดา ท่านต้องศึกษาให้มากขึ้น
9 วิธีในการสอนงาน
1. กำหนดเวลาและสถานที่ที่จะสอน ห่างจากสถานที่บันเทิงเริงรมณ์อย่าให้เขาดำเนินการกันเอง เราต้องจัดการให้เป็นขั้นตอน
2. คาดการณ์ ความรู้สึก ความต้องการ ความสนใจของผู้ร่วมงาน ให้นึกถึงตอนที่ท่านรับงานนึกถึงความรู้สึกและปัญหาต่าง ๆ ที่ท่านต้องทำความเข้าใจกับการสอนงานที่ซับซ้อนจากนายของท่าน
3. ขอร้องให้ผู้ร่วมงานบอกกับท่านว่า เขารู้อะไรเกี่ยวกับงานมาบ้างแล้ว เติมเต็มในช่องว่างในการสอนงานให้เข้าใจ
4. ให้ยกตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมใช้ภาษาให้ชัดเจน หลีกเลี่ยงภาษากำกวมถ้าเป็นไปได้ พูดภาษาเดียวกันกับผู้ร่วมงานเพื่อความเข้าใจ
5. อย่าพูดมากเกินไปในสิ่งที่เห็นชัดแจ้ง พูดในสิ่งที่เขาไม่รู้ ไม่ใช่พูดในสิ่งที่เขาทำ
6. ถ้าเป็นไปได้ให้สาธิตการทำงาน แสดงให้เพื่อนร่วมงานดูว่าควรทำงานอย่างไร ถ้าไม่สามารถสาธิตได้ ต้องพยายามบรรยายให้เห็นภาพของงานอย่างสมบูรณ์หรือยกตัวอย่าง
7. ให้ผู้ร่วมงานทดลองทำดู สอนงานและให้คำปรึกษาพร้อมทั้งให้ข้อมูลป้อนกลับ ถ้าการปฏิบัติมีการผิดพลาดต้องบอกได้ว่าทำไมผิดพลาด และทำตัวอย่างให้ดู ถ้าเขาทำถูกก็ชมเชยเขา
8. ขอร้องให้เพื่อร่วมงานซักถามถ้าเขามีปัญหา ตอบคำถามอย่างสุภาพ อย่าดูถูกว่าเขาถามคำถามโง่ ๆ
9. บอกเพื่อนร่วมงานว่าท่านจะให้สิ่งอำนวยความสะดวกเมื่อมีปัญหาหรือมีคำถาม ท่านต้องทำตัวให้เพื่อนร่วมงานแน่ใจว่า สามารถพบได้ง่า ถึงแม้เพื่อนร่วมงานคนนั้นจะเป็นคนที่มีความละอาย หรือไม่เชื่อมั่นตนเองก็ตาม
11 ขั้นตอนกับการประเมินผลการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิผล
1. เตรียมผู้ใต้บังคับบัญชาของท่าน ก่อนประเมินผลการปฏิบัติงาน 1 สัปดาห์ บอกให้เขารับทราบล่วงหน้า เพื่อวิเคราะห์ตนเองอย่างถี่ถ้วนของผลการปฏิบัติงาน ในช่วงก่อนการประเมินผลงาน
2. ใช้เวลาประเมนผลอย่างน้อย 45 นาที
3. ในระยะเริ่มต้นการประเมินให้เพื่อนร่วมงานรู้สึกสบาย ๆ การประเมินผลการปฏิบัติงานควรปฏิบัติต่อเพื่อนร่วมงานอย่างดีที่สุด ลดปัญหาอุปสรรค หรือการปกป้องตนเองให้ทบทวนการปฏิบัติงานที่ได้ทำมาด้วยคำพูดง่าย ๆ
4. มุ่งเน้นในการประเมินผลการปฏิบัติงานและพฤติกรรม ตัดสินเฉพาะเรื่องบุคลิกภาพ ผู้ใต้บังคับบัญชาทำงานดี หรือไม่ดีอะไรต้องทราบชัดเจนอย่าลืมยกตัวอย่างให้ชัดเจน
5. อย่าเน้นระดับคะแนนตัวเลขในแบบฟอร์มมากนัก จะทำให้เพื่อนร่วมงานขยาดในตอนที่จะออกจากห้องคุณโดยใช้วิธีการสอนงาน 4 แบบ การให้คำปรึกษาและแผนเฉพาะในการพัฒนามีความสำคัญมากกว่าตัวเลขที่กรอกไว้ในแบบฟอร์มนั้น จงคุยและทำความเข้าใจเกี่ยวกับความหมายของตัวเลขมากกว่าตัวเลขล้วน ๆ
6. ขอร้องให้เพื่อนร่วมงงงานรับรู้การปฏิบัติงานของเขาถ้าการรับรู้ของท่านกับการประเมินผลแตกต่างกัน ปัญหาก็คือจะต้องวินิจฉัยว่าทำไมอีก ขอร้องให้เพื่อนร่วมงานมีจุดมุ่งเน้นไปที่การปฏิบัต
ิงานและพฤติกรรม (ไม่ใช่ความตั้งใจหรือความพยายาม)
7. เปรียบเทียบความสัมพันธ์ระหว่างการปฏิบัติงานกับมาตราฐานและความคาดหวัง ถ้า
ท่านไม่ได้กำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงานหรือความคาดหวัง ท่านต้องแก้ไขทันที ต้องแน่ใจว่าการประเมินผลได้มาตรฐานสำหรับโอกาสต่อไป
8. ต้องแน่ใจว่าเพื่อนร่วมงานใช้ภาษาเดียวกับท่านในการประเมินผล ขอร้องให้เพื่อนร่วม
งานให้คำนิยามและตีความหมายในรูปแบบฟอร์มการประเมินถ้าท่านใช้แบบฟอร์มกับทุกคน
9. มีการสอนแนะนำและให้คำปรึกษาในการใช้แบบประเมินผล ท่านจะทำอะไรที่จะช่วยให้เพื่อนร่วมงานของท่านปฏิบัติงานได้ดีขึ้นในอนาคต
10. สร้างสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงาน พัฒนาแผนปฏิบัติการเพื่อลดปัญหาของการปฏิบัติงาน ท่านจะขจัดช่องว่างของพฤติกรรมที่เป็นอยู่กับพฤติกรรมที่คาดหวังได้อย่างไร อะไรที่เพื่อนร่วมงานมีพฤติกรรมที่เบี่ยงเบนไปเมื่อไร
11. สรุปการสัมภาษณ์ให้ชัด ทำความเข้าใจให้ตรงกัน เพื่อร่วมงานได้บอกท่านว่าได้ทำอะไรนั่นคือผลการประเมินและทำไมต้องทำเมื่อเสร็จกระบวนการก็ให้เพื่อนร่วมงานลงนามในแบบฟอร์มการประเมิน
เหตุผล 8 ประการที่หัวหน้างานไม่ให้คำยกย่องที่เขาควรจะให้
1. ผู้บริหารบางคนคาดหวังสูงสุดไม่จำเป็นที่จะต้องให้รางวัล
2. ผู้บริหารที่ประสบความสำเร็จสูงอาจจะยากที่จะยอมรับความสำเร็จของเพื่อนร่วมงาน ซึ่งไม่ได้ศึกษามาตรฐานส่วนตัวของเพื่อนร่วมงานเลย
3. ผู้บริหารบางคนมีความเชื่อว่าการลงโทษสร้างแรงจูงใจได้มากกว่าการให้รางวัล
4. ผู้ที่ได้รับการเลี้ยงดูในแบบเด็ก ไม่มีโอกาสเป็นตัวของตัวเอง เมื่อโตขึ้นก็จะประสบความยุ่งยากในการปรับตัว
5. ผู้บริหารอาจไม่มีเวลาพอที่จะทำความเข้าใจกับความสำเร็จครั้งสำคัญ ของเพื่อนร่วมงาน
6. วัฒนธรรมดั้งเดิมขององค์การหรือบรรยากาศ อาจไม่ส่งเสริมการยกย่องกัน
7. บุคลากรบางคนสักแต่ว่าทำงานไม่เคยทำงานไห้ดีขึ้นเลยในสายตาของผู้บริหารที่จะให้
การยกย่อง
8. คำพูดแก้ตัวของผู้บริหารที่ให้การยกย่องลูกน้องน้อยก็คือ ผมมีงานมากไม่มีเวลา
10 สถานการณ์ที่การยกย่องไม่สร้างแรงจูงใจ
1. ผู้รับคำยกย่องไม่นับถือคนให้คำชม
2. ผู้รับคำยกย่องไม่ไว้เนื้อเชื่อใจคำชมของผู้ให้ ถ้าผู้ให้คำยกย่องไม่มีประวัติในการให้คำ
ยกย่อง ผู้รับอาจสงสัยในพฤติกรรม
3. การทำงานดี ไม่มีความสำคัญกับผู้รับ (หรือผู้ให้)
4. ผู้ให้คำยกย่อง ยกย่องมากเกินไป ถ้าชมมากเกินไป คำชมก็ไม่มีความหมาย
5. ผู้ให้คำยกย่อง ยกย่องบ่อยเกินไป ถ้าท่านยกย่องทุกคนหรือทุกวันคุณค่าก็น้อยลง
6. ผู้ให้คำยกย่องไม่เต็มใจ ดังนั้นจึงเป็นลักษณะไม่จริงใจ
7. การให้คำชมจะเกิดผลหรือเกิดผลลบก็ได้ ถ้าชมบ่อย ๆ ในลักษณะเดิม “ต้องให้ได้อย่างนี้ซิ”
8. ยกย่องในสถานที่อันไม่พึงควร ยกย่องไม่เหมาะกับสถานที่ บางคนรู้สึกละอายที่จะได้รับคำยกย่องในที่สาธารณชน คนอื่นอาจรู้สึกผิดหวังที่ได้รับคำชมในที่ลับ บางครั้งเพื่อนร่วมงานอิจฉาเมื่อคนอื่นได้รับการยกย่อง ท่านต้องรู้วิธีการว่าคนไหนต้องการให้ยกย่องแบบไหน
9. พฤติกรรมที่ผิดได้รับการยกย่อง อย่ายกย่องการปฏิบัติงานของผู้ใต้บังคับบัญชาที่ไม่ได้คาดคิดมาก่อน
10. ผู้รับไม่พึงพอใจกับเงื่อนไขต่าง ๆ ของการจ้าง การยกย่องอาจไม่สร้างความประทับใจกับบุคลากรเมื่อเขารู้สึกว่าเขาได้เงินเดือนน้อยทำงานหนัก หรือได้รับการดูแลที่ไม่ดี การยกย่องชมเชย
จะได้รับผลถ้าได้ปรับบรรยากาศในองค์การไม่มีสิ่งใดที่ทดแทนได้เท่ากับค่าจ้างที่เป็นธรรม และการปฏิบัติต่อกันด้วยความเอื้ออาทร
คำถาม 11 ข้อกับปัญหาการปฏิบัติงาน
1. บุคลากรทราบแน่ชัดไหมว่าเขาต้องทำงานอะไรบ้าง? ท่านทราบได้อย่างไรว่าเขาไม่รู้
2. บุคลากรทราบถึงคุณภาพของการปฏิบัติงานที่คาดหวังไหม?ท่านทราบว่าเขารู้ได้อย่างไร
3. บุคลากรได้ปฏิบัติงานได้ถูกต้องไหมในอดีตที่ผ่านมา ? ถ้าตอบคำถามนี้ว่าใช่ คำตอบข้อ 1 ข้อ 2 ก็อาจตอบว่าใช่ด้วย คำตอบว่าใช่เป็นข้อแนะนำว่าเหตุการณ์บางอย่างอาจเป็นสาเหตุของปัญหา
4. มีบางสิ่งบางอย่างในสภาพแวดล้อมการทำงานของบุคลากรเป็นสิ่งที่ต้องห้ามในในการปฏิบัติงานไหม ?
5. โดยสภาพของงาน มีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น บุคคลลากรต้องเปลี่ยนวิธีการปฏิบัติงาน
ไหม ? ท่านจำเป็นต้องมีการฝึกอบรมบุคลากรในการทำงานไหม ? ท่านาราบไหมว่ามีความแปลกแยกเกิดขึ้นกับบุคลากร
6. บุคลากรต้องการทำงานให้ดีขึ้นไหม ? โดยแท้จริงบุคลากรส่วนมากต้องทำงานที่ดีมากกว่าที่ผู้บริหารคิด
7. บุคลากรมีทรัพยากรพอเพียงในการปฏิบัติงานไหม ? ถามตัวเองว่า “บุคลากรมีข้อมูลและสิ่งอำนวยความสะดวกพอเพียงที่จะทำงานให้ท่านไหม ?
8. บุคลากรขาดความสามารถในการปฏิบัติงานไหม ? ถ้าบุคลากรขาดความสามารถในการปฏิบัติงานต้องฝึกอบรมหรือมอบหมายงานให้เหมาะสมกับความสามารถบางอย่าง
9. มีปัญหาเรื่องเข้มงวดในเรื่องคุณสมบัติที่เหมาะสมหรือไม่ ? สถานการณ์ที่จะทำลายงานอีกอย่างก็คือบุคลากรไม่ได้รับสิ่งที่ท้าทายในการทำงานการเข้มงวดในเรื่องคุณสมบัติบางอย่างอาจทำให้เกิดการเบื่อหน่ายหรือละทิ้งงาน
10. บุคลากรทราบว่า เขาทำงานไม่ได้ตามความคาดหวังของนายไหม ? ท่านได้พูดถึงความคาดหวังไว้ชัดเจนไหม ไม่ใช่คิดเอาเองว่าบุคลากรจะทราบหรือเข้าใจว่าเขาจะต้องคิดเอาเอง
11. ท่านควรมีส่วนร่วมในการแก้ปัญหาอะไรบ้าง ? ถ้ามีเพื่อนสนิทหรือผู้ทราบสถานการณ์ว่าใครควรจะบอกความจริงกับท่านได้
ข้อเสนอแนะ 15 ประการ สำหรับให้คำวิจารณ์ซึ่งเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม
1. วิจารณ์ในที่ลับ อย่าเสี่ยงโดยการทำให้เขาเกิดความละอาย หรือทำให้เขาเกิดมีความรู้
สึกว่าถูกลดศักดิ์ศรี
2. แน่ใจว่าผู้รับคำวิจารณ์มีความสนใจและมีอารมณ์พร้อมที่จะรับฟัง ข้อมูลย้อนกลับมิใช่การได้ยินมา
3. คอยให้ผู้รับคำวิจารณ์หายโกรธหายเจ็บใจหรือไม่มีความยุ่งยากใจก่อน
4. อย่าพูดออกไปด้วยอารมณ์โกรธ สงบอารมณ์ต้องวิจารณ์อย่างมีวัตถุประสงค์ชัดเจน
5. ไม่ยอมรับพฤติกรรมที่แสดงออกมิใช่ตัวบุคคล มุ่งเน้นไปถึงพฤติกรรมที่เขาได้ทำมากกว่าบทบาทบุคคลที่เขาเป็น
6. วิจารณ์ให้ชัดเจน และตรงประเด็น ยกตัวอย่างที่เป็นจริง เสนอเขาก่อนที่เขาจะต้องขอจากท่าน เพื่อท่านจะได้ไม่ถูกโจมตีมากกว่าการป้องกันตนเอง
7. ตอบคำถามให้เข้าใจ ให้แน่ใจว่าผู้รับคำวิจารณ์เข้าใจสิ่งที่ท่านพูด เขาเข้าใจคำวิจารณ์ของท่านอย่างไร ท่านแน่ใจว่าข้อมูลและสมมติฐานที่ท่านให้ใหม่สด คำวิจารณ์เขาถูกต้องเป็นจริง
8. ให้คำวิจารณ์ในขณะที่พฤติกรรมต่าง ๆ ยังใหม่สด ประทับอยู่ในใจทั้งสองฝ่ายจะมีผลกระทบสูงที่สุด
9. ซื่อสัตย์ต่อตนเองกับเป้าหมายที่ตั้งไว้ ถ้าความตั้งใจของท่านต้องการลงโทษผู้รับจะเข้าใจได้เอง (ถึงแม้ท่านจะไม่) และกลายเป็นการปกป้อง
10. เข้าใจและเห็นใจสถานการณ์ของผู้รับคำวิจารณ์ สิ่งนี้จะทำให้ผู้รับคำวิจารณ์เกิดความไว้เนื้อเชื่อใจ
11. หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่แสดงถึงจุดยืนที่เหนือกว่า ทั้งทางความรู้ อำนาจ ไม่ควรมีข้อมูลในลักษณะที่จะบอกถึง “ผมเหนือกว่าคุณ”
12. หาสิ่งสนับสนุนและพยายามสังเกตอย่างถี่ถ้วน อย่าสักแต่ว่าพูดโดยไม่มีความคาดหวังอะไร เช่น แทนที่คุณจะพูดว่าคุณมาสาย ก็ให้พูดเจาะจงไปเลย คุณมาถึงโต๊ะคุณเวลา 9.00 น. เป็นเวลา 3 ครั้งในเดือนที่ผ่านมา
13. อย่ามอบงานาโดยมุ่งเน้นแก้เผ็ดคน คุณไม่อยากทำงานให้มันดีขึ้นเลยนะ การพูดเช่นนี้รังแต่จะก่อให้เกิดการต่อต้าน ดังนั้น ควรเฉพาะเจาะจงต่อพฤติกรรมนั้น เช่น คุณใช้วิธีนี้ผมรับไม่ได้
14. มุ่งเน้นไปที่พฤติกรรมต่าง ๆ ที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ถ้าท่านสามารถเปลี่ยนแปลงได้ก็อย่าไปให้คำวิจารณ์
15. อย่าวิจารณ์มากเกินไปจนรับไม่ได้ จะทำให้เกิดความเครียด
10 ขั้นตอนเพื่อการวิจารณ์ที่ประสบความสำเร็จ
1. บอกกับเขาถึงเหตุการณ์พฤติกรรมหรือการปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับตัวคุณ “เมื่อเช้านี้ตอนที่ประชุมคณะทำงาน เมื่อเจ้านายถามผมเกี่ยวกับการปฏิบัติงานของพวกเรา คุณก็พูดสอดขึ้นมาในขณะที่ผมกำลังจะตอบคำถามเจ้านาย”
2. บอกกับเขาว่า เหตุการณ์และพฤติกรรม หรือการปฏิบัติงาน ทำให้เกิดปัญหาอย่างไร
ผมสามารถบอกกับคุณได้ว่าใบหน้าของเจ้านายดูแปลกประหลาดใจที่ผมทำไมจึงยอมให้ผู้ใต้บังคับ
บัญชาตอบคำถามแทน นอกเหนือจากนั้นผมไม่ต้องการให้คุณใช้รูปแบบของการรายงานแบบนั้น
3. บอกว่าท่านรู้สึกอย่างไรกับสถานการณ์นั้น ผมรู้สึกละอายใจต่อนายของผมและรู้สึกผิด
หวังในตัวคุณด้วย เราไม่ได้ประสานกันเลย ไม่ได้ป้องกันสิ่งที่เกิดขึ้น
4. ถามบุคคลที่เสนอข้อมูล ให้เขาชี้แจงบางสิ่งที่ท่านรู้มาไม่ตรงกัน แทนที่ผมควรจะต้อง
พูด “ทำไมคุณพูดอย่างนั้น คุณควรพูดแทนที่จะเป็นผมพูด” ฟังคำตอบจากเขา
5. เสนอแนะการกระทำที่ถูกต้องเริ่มแรกให้เราตกลงร่วมกันว่า การรายงานการปฏิบัติงานที่จะจัดขึ้นเมื่อพวกเราได้วางแผนไว้สำหรับการประชุมให้เรานั่งตรงข้ามโต๊ะกันในการประชุม เราจะได้
ส่งสัญญากันได้ในสถานการณ์ต่าง ๆ
6. ถ้าเป็นไปได้ ควรให้ผู้ร่วมงานมีส่วนร่วมในกระบวนการแก้ปัญหา “ท่านมีความคิดอื่นอีกไหม หรืออย่างน้อยเราสามารถแก้ไขสิ่งที่เกิดขึ้นได้อย่างไร”
7. มีความมุ่งมั่นในการปฏิบัติงานในอนาคต “ท่านเห็นด้วยว่าเป็นวิธีการที่ดีที่สุดในการปรึกษาหารือในที่ประชุมผู้ร่วมงานไหม ? ท่านทราบปัญหาในการดำเนินการไหม ?
8. บอกถึงประโยชน์ที่ท่านได้รับ “คุณได้มาร่วมประชุมกับผมปีครึ่งแล้ว และครั้งนี้เป็นครั้งแรกที่ผมมีความรู้สึกบางอย่าง แต่ก็ประทับใจคุณมากที่คุณให้ข้อมูล ผมมั่นใจว่าคุณจะให้ประโยชน์กับเราอีกในอนาคต”
9. ปล่อยให้คำพูดของท่านฝังแน่นในความทรงจำ อย่าพูดอะไรอีก ปล่อยในความทรงจำ อย่าพูดอะไรอีก ปล่อยให้เขาอยู่คนเดียว ให้เสียงของท่านก้องอยู่ในหูและความทรงจำ ถ้าท่านไม่มีความคำถามอย่างอื่นหรือข้อเสนอแนะอื่นใดท่านควรกลับไปทำงานต่อ
10. ติดตามพฤติกรรม ติดตามว่าสิ่งที่เขาให้คำมั่นไว้นั้นได้นำไปสู่การปฏิบัติ หาโอกาสชมเชยเขาที่เขาเปลี่ยนพฤติกรรมใหม่
กฎ 9 ข้อสำหรับการตำหนิ
1. ท่านต้องแน่ใจว่าข้อมูลถูกต้อง อย่าตำหนิผู้ร่วมงาน ถ้าไม่มีข้อมูลที่ถูกต้อง
2. ตำหนิทันทีหลังจากที่มีการฝ่าฝืนเกิดขึ้น การตำหนิจะไม่มีประสิทธิผล ถ้าปล่อยเวลาให้ผ่านไปนานหลังจากที่มีการฝ่าฝืน
3. ท่านต้องแน่ใจว่า ท่านใจสงบก่อนที่จะตำหนิ การตำหนิควรเป็นการแก้ปัญหาไม่ใช่เป็นการกล่าวหาหรือฟ้อง ระวังน้ำเสียง
4. ตำหนิในที่ลับ อย่าเพิ่มความเจ็บช้ำให้กับเขา เป้าหมายของท่านคือการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมไม่ควรทำให้เขาได้รับความอายหรือโกรธแค้น
5. ชี้พฤติกรรมผิดที่ชัดเจน ไม่ใช่เรื่องทั่ว ๆไปสิ่งใดที่ผู้ร่วมงานทำผิดข้อมูลอะไรที่ท่านต้องมี 6. อย่าวินิจฉัยหรือปฏิบัติต่อเขาอย่างไม่เป็นธรรม การตำหนิต้องมั่นคง ยุติธรรมเสมอต้นเสมอปลายกับทุกคน
6.มีการสอนแนะและให้คำปรึกษา ผุ้ร่วมงานอาจจะทำอะไรที่เปลี่ยนแปลงไปในอนาคต
7. สร้างแรงจูงใจและส่งเสริมผู้ร่วมงาน ชี้นำในทางที่ดี มองโลกในแง่ดี ผู้ร่วมงานจะได้ปรับปรุงการทำงานและทุกคนสามารถปฏิบัติงานได้บรรลุวัตถุประสงค์
8.. สร้างความเข้าใจอันดีด้วยกันทั้งสองฝ่าย อะไรเกิดขึ้น ทำไมจึงเกิดขึ้น จะมีการเปลี่ยนแปลงอะไร เมื่อไร เหตุผลอะไรที่จะไม่เปลี่ยนแปลง
9. หยุดการตำหนิ ให้ปฏิบัติต่อผู้ร่วมงานคนนี้เหมือนกับคนอื่น อย่าพยายามจับผิดนอกเสียจากการกระทำนั้นได้รับการแก้ไขแล้ว
