แบบฝึกหัดท้ายบท

ระบบผู้เชี่ยวชาญ ระบบปัญญาประดิษฐ์ ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ระบบสารสนเทศความรู้

ระบบปัญญาประดิษฐ์และระบบผู้เชี่ยวชาญ
ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert Systems-ES)

ES ทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาแก้ผู้ใช้ในการให้คำแนะนำที่ต้องอาศัยความเชี่ยวชาญ ในบางสาขา ES เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่เก็บข้อมูลและกฎเกณฑ์ของความรู้ ซึ่งรวบรวมมาจากสาขาวิชาที่ต้องการความเชี่ยวชาญไว้ในฐานความรู้ (knowledge base) และโปรแกรมจะดำเนินการเมื่อมีการป้อนข้อมูลโดยผู้ใช้ ในลักษณะการถามตอบและประมวลผล คำตอบจากที่ผู้ใช้ป้อนเข้าไปเพื่อหาข้อสรุปหรือคำแนะนำที่ต้องการ
ES เป็นสาขาหนึ่งของปัญญาประดิษฐ์ (Artificial intelligence-AI) ซึ่งศึกษาค้นคว้าเกี่ยวกับ การพัฒนา ความสามารถของคอมพิวเตอร์ในการเลียนแบบการเรียนรู้และพฤติกรรมการให้เหตุผลของมนุษย์
ES
1) ให้คำแนะนำเกี่ยวกับความรู้หรือความชำนาญแก่ผู้ใช้โดยทั่วไป เช่น การให้คำแนะนำสำหรับคนที่ได้รับพิษทางปากว่าควรจะปฏิบัติตัวอย่างไร
2) การให้ความช่วยเหลือแก่ผู้เชี่ยวชาญ ในการศึกษาสถานการณ์ โดยการรวบรวมสารสนเทศ การสังเกตหรือประเมินสถานการณ์ รวมทั้งการแนะนำในการจัดการ การให้ความช่วยเหลือแก่ผู้เชี่ยวชาญนี้เป็นการตรวจสอบซ้ำ (double check) ว่าข้อมูลที่สำคัญ ไม่ได้ถูกละเลยไปในการพิจารณาปัญหาต่าง ๆ เช่น หมอใช้ ES เพื่อวินิจฉัยว่าคนไข้ป่วย ด้วยโรคหัวใจ หรือเป็นเพราะปัญหา Cardiac malfunction
3) ทดแทนผู้เชี่ยวชาญ โดยการใช้ฐานความรู้และความสามารถในการวิเคราะห์เพื่อประเมินสถานการณ์ในกรณีที่ไม่สามารถหาผู้เชี่ยวชาญได้ เช่น ผู้ช่วยหมอใช้ ES ในการตรวจสอบผลการตรวจคลื่นหัวใจ (electro-cardigram printout) เพื่อดูว่าหัวใจของคนไข้ทำงานปกติหรือไม่

ตัวอย่างของ ES ที่นำไปใช้ในงานด้านต่างๆ
1) ด้านการแพทย์ : การให้คำแนะนำแก่หมอในการสั่งยาปฏิชีวนะให้คนไข้ซึ่งต้องคำนึงถึงปัจจัยต่างๆ หลายประการ เช่น ประวัติการเจ็บป่วยของคนไข้ แหล่งติดเชื้อ ราคาของยา
2) ด้านการผลิต : การให้คำแนะนำแก่โรงงานในการผลิตผลิตภัณฑ์ต่างๆ เช่น ชิ้นส่วนเครื่องบิน
3) ด้านธรณีวิทยา : ให้คำแนะนำแก่นักธรณีวิทยาในการวิเคราะห์ดินและน้ำมัน เพื่อพิจารณาในการขุดเจาะน้ำมัน
4) ด้านกระบวนการผลิต : ให้คำแนะนำในการกำหนดตารางเวลาในกระบวนการผลิต (Expert Systems Scheduling) ซึ่งทำให้บริษัทสามารถปรับตารางเวลาการการผลิต ให้สอดคล้องกับความต้องการในการเปลี่ยนแปลงการผลิตหรือเงื่อนไขของโรงงานที่เปลี่ยนไป อย่างรวดเร็วดังที่บริษัท General Motors ได้นำมาใช้
5) ด้านกระบวนการทำงานของบริษัทบัตรเครดิต : ใช้ ES ช่วยในกระบวนการทำงานตั้งแต่การประมวลการสมัครของลูกค้า การอนุมัติเครดิต การรวมบัญชีที่ค้างชำระเกินกำหนด ES ที่ใช้ระบบนี้เรียกว่า Authorization Assistant และทำให้บริษัทประหยัดเงินได้หลายล้านดอลล่าร์ในแต่ละปี (Haag et al.,2000)
6) ด้านกฎหมายระหว่างประเทศ : การออกแบบ ES มาสำหรับช่วยบริษัทที่ทำธุรกิจต่างประเทศในการทำสัญญากับประเทศต่างๆ และใช้เป็นเครื่องมืออบรมพนักงานให้มีความรู้และทักษะในความซับซ้อนของการค้าระหว่างประเทศมากขึ้น (Haag et al.,2000)
7) ด้านการค้าระหว่างประเทศ : บริษัทที่ติดต่อกับกลุ่มประเทศ NAFTA ต้องเผชิญปัญหากับภาษีและกฎระเบียบที่สลับซับซ้อนสำหรับสินค้าต่างๆ ตลอดจน ความเข้มงวดในเรื่องพิธีศุลกากร และการกำหนดโทษของการฝ่าฝืนค่อนข้างรุนแรง ดังนั้น ความเสี่ยงในการทำการค้ากลุ่มประเทศดังกล่าวจึงค่อนข้างสูง บริษัทต่างๆ จึงได้อาศัย ES สำเร็จรูปที่ชื่อว่า “Origin” เป็นเครื่องมือช่วยในการให้คำแนะนำในเรื่องกฎระเบียบต่างๆ

องค์ประกอบของ ES
องค์ประกอบที่สำคัญของ ES ได้แก่ (Stairs & Reynolds, 1999)
1) ฐานความรู้ (Knowledge base) ซึ่งเก็บรวบรวมกฎเกณฑ์ต่างๆ (rules) ที่เกี่ยวข้องกับความรู้ ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน กฎเกณฑ์นี้จะช่วยให้ ES สามารถให้ข้อสรุปในเรื่องที่เกี่ยวข้องแก่ผู้ใช้
2) โปรแกรมที่จะนำฐานความรู้ไปใช้เพื่อพิจารณาเสนอแนะแก้ปัญหาหรือโครงสร้างการตัดสินใจ (Inference engine) โดย Inference engine จะทำหน้าที่ในการจัดระบบและควบคุมกฎเกณฑ์ โดยจะให้เหตุผลต่างๆ เพื่อจะนำไปสู่ข้อสรุปหรือ ข้อเสนอแนะแก่ผู้ใช้
3) อุปกรณ์ช่วยในการอธิบาย (Explanation facility) อุปกรณ์ช่วยในการอธิบายช่วยทำให้ผู้ใช้เข้าใจกฎเกณฑ์ที่ใช้ในการตัดสินใจ
4) อุปกรณ์ในการหาความรู้ (Knowledge acquisition facility) เป็นอุปกรณ์ในการรวบรวมและเก็บความรู้ที่สะดวกและมีประสิทธิภาพ
5) การเชื่อมโยงกับผู้ใช้ (User interface) เป็นการทำให้การพัฒนาและการใช้ ES ทำได้ง่ายขึ้น ปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ซึ่งผู้ใช้สามารถนำไปช่วยในการสร้าง ES โดยใช้รูปภาพที่ผู้ใช้ต้องการ (เช่น จะใช้เมนูฟอร์ม)

ข้อจำกัดของ ES
ES มีข้อจำกัดดังนี้ (Haag et al.,2000)
1) การนำความรู้ความเชี่ยวชาญมาใช้ใน ES ในบางครั้งอาจทำได้ยากเนื่องจากผู้เชี่ยวชาญอาจจะไม่สามารถอธิบายได้ว่าตนเองรู้อะไรบ้าง และบางครั้งก็ไม่สามารถอธิบายเหตุผลของความรู้ได้อย่างชัดเจน
2) แม้ว่าผู้เชี่ยวชาญจะสามารถอธิบายองค์ความรู้และกระบวนการการให้เหตุผลอย่างชัดเจน แต่กระบวนการในการสร้างกฎเกณฑ์อาจจะสลับซับซ้อนมากเกินไป จนไม่สามารถเสนอแนะคำตอบได้อย่างแน่ชัด
3) การใช้ ES จะใช้แก้ปัญหาที่ได้รับการออกแบบและใส่ข้อมูลในโปรแกรมแล้วเท่านั้น ดังนั้น ES จึงไม่สามารถจัดการปัญหาที่เกิดขึ้นใหม่ นอกจากนี้ ES ไม่สามารถเรียนรู้จากประสบการณ์ที่ผ่านมาและไม่สามารถใช้ความเชี่ยวชาญที่มีอยู่เพื่อจัดการกับปัญหาใหม่ๆ แบบที่มนุษย์ทำได้
4) ES ไม่มีวิจารณญาณในการเสนอแนะ ดังนั้นในบางกรณีอาจจะนำไปสู่อันตรายได้

ลักษณะความแตกต่างระหว่าง DSS และ ES
ผู้ใช้ DSS จะต้องมีความรู้ หรือความเชี่ยวชาญเกี่ยวกับสถานการณ์ต่างๆ ที่ตนเองเผชิญอยู่และต้องจัดการกับสถานการณ์นั้น แม้ว่า DSS จะช่วยสนับสนุนในการตัดสินใจแต่ผู้ใช้ต้องทราบว่าควรจะตั้งคำถามอย่างไร เพื่อจะได้คำตอบในการช่วยการตัดสินใจ และจะหาคำตอบได้อย่างไร รวมทั้งจะต้องดำเนินการต่ออย่างไร ส่วนระบบ ES ผู้ใช้เพียงแต่ให้ข้อเท็จจริงหรืออาการของปัญหาที่ต้องการคำตอบ ส่วนความรู้และความเชี่ยวชาญที่จะช่วยในการแก้ปัญหาจะมาจากระบบ ES

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

http://elearning.northcm.ac.th/mis/content.asp?ContentID=76&LessonID=11  

ค้น ณ วันที่ 25 เมษายน 2553

ปัญญาประดิษฐ์

(Artificial Intelligence)

ความหมายอย่างสั้น

ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence) เป็นแนวคิดที่มนุษย์คิดค้นขึ้นมาโดยมี จุดประสงค์ที่ต้องการให้คอมพิวเตอร์สามารถคิดหรือทำตามที่มนุษย์คิดหรือทำเองได้ โดยมุ่งเน้นที่การลอกเลียนแบบความคิดของมนุษย์และป้อนข้อมูลเข้าไปให้กับคอมพิวเตอร์ให้มีปัญญา เช่น การเรียนรู้ การพัฒนาปรับปรุง การคิดหาเหตุผล ฯลฯ เพื่อให้สามารถทำงานแทนมนุษย์ได้มากกว่าที่เป็นอยู่

ความสำคัญของเรื่อง

คอมพิวเตอร์ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อเป็นเครื่องมือให้กับมนุษย์ สามารถนำไปใช้งานได้อย่างสะดวกสบาย แต่เนื่องจากคอมพิวเตอร์เป็นกลไกที่ถูกสร้างขึ้นจึงมีแนวคิดที่จะพัฒนาเครื่องคอมพิวเตอร์ให้สามารถที่จะอำนวยความสะดวกได้มากขึ้น อีกทั้งยังต้องการพัฒนาให้คอมพิวเตอร์สามารถสื่อสารกับคนได้โดยใช้ภาษาธรรมชาติ สิ่งเหล่านี้จึงนำมาสู่แนวคิด ปัญญาประดิษฐ์ เพื่อตอบสนองความต้องการเหล่านั้น

ความหมายอย่างละเอียด

ปัญญาประดิษฐ์ เป็นเทคโนโลยีสาขาหนึ่งทางคอมพิวเตอร์ซึ่งมุ่งเน้นในการที่จะพัฒนาให้คอมพิวเตอร์มีความสามารถคล้ายกับมนุษย์ มุ่งเน้นไปในด้านพัฒนาคอมพิวเตอร์ให้มีความสามารถเลียนแบบวิธีการดำรงชีวิตของมนุษย์หรือการคิดค้นหาคำตอบของมนุษย์ โดยในปัจจุบันนั้นยังไม่มี แม้ว่าคอมพิวเตอร์สามารถที่จะประมวลผลได้เร็วกว่ามนุษย์หลายเท่า แต่ยังไม่ปรากฏว่ามีคอมพิวเตอร์เครื่องใดสามารถลอกเลียนกระบวนการคิดของมนุษย์ได้ เป็นผลสืบเนื่องมาจากกระบวนการคิดของมนุษย์นั้นซับซ้อนและพลิกแพลงอยู่ตลอดเวลา

ตัวอย่างหนึ่งในความสำเร็จของปัญญาประดิษฐ์ คือ การที่มนุษย์พัฒนาความสามารถของปัญญาประดิษฐ์ ให้คอมพิวเตอร์สามารถพูดโต้ตอบกับคนได้หรือคนสามารถสั่งการคอมพิวเตอร์ให้ทำงานตามที่ต้องการ โดยใช้ภาษาพูดธรรมดาเป็นภาษาในการสั่งงานคอมพิวเตอร์ แต่การที่จะทำให้คอมพิวเตอร์สามารถที่จะรับรู้และเข้าใจภาษาธรรมชาติที่มนุษย์ใช้นั้นไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะวิธีการที่มนุษย์ออกเสียงของแต่ละคนนั้นไม่เหมือนกัน ดังนั้นจึงต้องมีการป้อนข้อมูลให้คอมพิวเตอร์ใช้ระบบจดจำเสียง แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าระบบจดจำเสียงนี้จะสามารถทำให้คอมพิวเตอร์เข้าใจคำพูดทั้งหมดได้ เพียงแต่เข้ามาช่วยให้คอมพิวเตอร์สามารถที่จะเข้าใจได้ ถาหากพูดช้าและชัดเจน

ปัญญาประดิษฐ์นั้นยังถูกนำไปใช้ในหลายๆ ด้านและหลายระบบ โดยที่หวังว่าระบบ เหล่านั้นจะเป็นตัวที่ช่วยผลักดันปัญญาประดิษฐ์ให้ก้าวหน้าในอนาคต ไม่ว่าจะเป็นการนำไปใช้ในระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert System) หรือนำไปใช้กับระบบเครือข่ายใยประสาท (Neural Network) ซึ่งระบบใยประสาทนี้ก็เหมือนกับการเลียนแบบโครงข่ายใยประสาทของมนุษย์ โดยการนำหน่วยประมวลผลขนาดเล็กติดตั้งเป็นระบบใยประสาทขึ้นมาจึงทำให้ระบบใยประสาทนั้นเปรียบเสมือนสมองสั่งงานของมนุษย์

ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert System) ก็เป็นอีกหนึ่งระบบที่ใช้แนวคิดของปัญญาประดิษฐ์ โดยที่ระบบผู้เชี่ยวชาญนี้เป็นโปรแกรมที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อให้มีความสามารถในการที่จะทำการตัดสินใจเกี่ยวกับเรื่องใดๆเหมือนกับผู้เชี่ยวชาญ โดยอาศัยหลักและวิธีการที่ผู้พัฒนาป้อนข้อมูลและจัดเก็บไว้ในตัวโปรแกรม

ข้อพิจารณาในการนำความรู้ไปประยุกต์ใช้

เป็นเพราะปัญญาประดิษฐ์สามารถที่จะคิดเลียนแบบได้เหมือนมนุษย์ ดังนั้นเราสามารถที่จะนำมาใช้ในงานหลายด้าน เช่น

1. สามารถนำมาใช้เพื่อควบคุมการผลิต แต่ควรที่จะใช้กับงานที่ไม่จำเป็นต้องมีการตัดสินใจที่ซับซ้อนมาก

2. นำมาใช้กับระบบช่วยเหลือการตัดสินใจ (Decision Support System) เราสามารถที่จะใช้ระบบช่วยเหลือการตัดสินใจมาช่วยในการเลือกวิธีในการดำเนินงาน เพราะระบบช่วยเหลือการตัดสินใจนั้นจะใช้วิธีการเหมือนกับการตัดสินใจของมนุษย์ โดยการนำข้อมูลที่ผ่านมา มาประมวลผลร่วมในการตัดสินใจในการดำเนินงาน

 

คำไข (Keywords) : ปัญญาประดิษฐ์ / Artificial Intelligence / คอมพิวเตอร์ / เทคโนโลยีสารสนเทศ / ความรู้อ้างอิง / นิยามธุรกิจ

แหล่งข้อมูล :

นภดล เวชสวัสดิ์. แรกเริ่มเรียนรู้เรื่อง PC. กรุงเทพฯ: ซีเอ็ดยูเคชั่น.

พิเชษฐ ศิริรัตนไพศาลกุล. ระบบปฏิบัติการ : Operation System. กรุงเทพฯ: ซีเอ็ดยูเคชั่น.

จรณิต แก้วกังวาล. การออกแบบและจัดการฐานข้อมูล. กรุงเทพฯ: ซีเอ็ดยูเคชั่น.

จากเว็บไซต์ http://www.ismed.or.th/SME2/src/upload/knowledge/118915185846e10472d7dfe.pdf

ค้น ณ วันที่ 25 เมษายน 2553

 

 

 

 

ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence:AI)

             ความเจริญก้าวหน้าของคอมพิวเตอร์เป็นไปในทุกด้าน ทั้งทางด้านฮาร์ดแวร์และซอฟแวร์การที่มีพัฒนาการเจริญก้าวหน้า จึงทำให้นักคอมพิวเตอร์ตั้งความหวังที่จะทำให้คอมพิวเตอร์มีความฉลาด และช่วยทำงานให้มนุษย์ได้มากขึ้น โดนเฉพาะวิทยาการด้านปัญญาประดิษฐ์(Artificial Intelligence : AI) ซึ่งเชื่อกันว่าจะเป็นวิทยาการที่จะช่วยให้มนุษย์ใช้คอมพิวเตอร์แก้ปัญหาต่าง ๆ ที่สำคัญ เช่นการให้คอมพิวเตอร์เข้าใจภาษามนุษย์ รู้จักการใช้เหตุผล การเรียนรู้ตลอดจนการสร้างหุ่นยนต์

             ปัญญาประดิษฐ์มีความหมายถึงการสร้างเครื่องจักรให้สามารถทำงาน ได้เหมือนคนที่ใช้ปัญญา หรืออาจกล่าวได้ว่าเป็นการประดิษฐ์ปัญญาให้คอมพิวเตอร์ เพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถจำลองการทำงานต่าง ๆ เลียนแบบพฤติกรรมของคน โดยเน้นแนวคิดตามแบบสมองมนุษย์ที่มีการวางแผนการเรียนรู้ การให้เหตุผล การตัดสินใจ การแก้ปัญหา ตลอดจนการเลือกแนวทางดำเนินการในลักษณะคล้ายมนุษย์

             ความรู้ทางด้านปัญญาประดิษฐ์จึงรวมไปถึง การสร้างระบบที่ทำให้คอมพิวเตอร์สามารถมองเห็นและจำแนกรูปภาพหรือสิ่งต่าง ๆออกจากกัน ในด้านการฟังเสียงก็รับรู้และแยกแยะเสียง และจดจำคำพูดและเสียงต่าง ๆได้ การสัมผัสและรับรู้ข้อมูลข่าวสารจะต้องมีกระบวนการเก็บความรอบรู้ การถ่ายทอด การแปลความ และการนำเอาความรู้มาใช้ประโยชน์  หากให้คอมพิวเตอร์รับรู้ข่าวสารและเหตุการณ์ต่าง ๆ แล้ว ก็สามารถนำเอาความรู้ต่าง ๆเหล่านั้นมาประมวลได้ก็จะมีประโยชน์ได้มาก เช่นถ้าให้คอมพิวเตอร์มีข้อมูลเกี่ยวกับคำศัพท์ มีความเข้าใจในเรื่องประโยคและความหมายแล้ว สามารถประมวลผลเข้าใจประโยคที่รับเข้าไป การประมวลผลภาษาในลักษณะนี้จึงเรียกว่า การประมวลผลภาษาธรรมชาติ โดยจุดมุ่งหมายที่จะทำให้คอมพิวเตอร์มีความสามารถในการใช้ภาษา เข้าใจภาษา และนำไปประยุกต์งานด้านต่าง ๆ เช่น การตรวจสอบตัวสะกดในโปรแกรมประมวลคำ ตรวจสอบการใช้ประโยคที่กำกวน ตรวจสอบไวยากรณ์ที่อาจผิดพลาด และหากมีความสามารถดีก็จะนำไปใช้ในเรื่องการแปลภาษาได้

            ปัญญาประดิษฐ์จึงเป็นเรื่องที่นักวิจัยได้พยายามดำเนินการและสร้างรากฐานไว้สำหรับอนาคต มีการคิดค้นหลักการ ทฤษฎีและวิธีการต่าง ๆ เพื่อทำให้คอมพิวเตอร์สามารถทำงานอย่างมีเหตุผล มีการพัฒนาโครงสร้างฐานความรอบรู้

            ปัญญาประดิษฐ์เป็นวิชาการที่มีหลักการต่าง ๆ มากมาย และมีการนำออกไปใช้บ้างแล้ว เช่นการแทนความรอบรู้ด้วยโครงสร้างข้อมูลลักษณะพิเศษ การคิดหาเหตุผลเพื่อนำข้อสรุปไปใช้งาน การค้นหาเปรียบเทียบรูปแบบ ตลอดจนกระบวนการเรียนรู้ที่เป็นประโยชน์อย่างมีขั้นตอน เพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์สะสมความรู้ได้เอง

            งานประยุกต์ทางด้านปัญญาประดิษฐ์ที่กำลังได้รับความสนใจมากในขณะนี้ เช่น งานประมวลผลภาษาธรรมชาติ ที่ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์เข้าใจภาษามนุษย์ได้มากขี้น งานระบบผู้ชำนาญการ เป็นการประยุกต์หลักการปัญญาประดิษฐ์ที่เก็บสะสมความรู้ของผู้เชียวชาญเพื่อเรียกมาใช้ประโยชน์ได้ งานหุ่นยนต์เป็นวิชาการทางด้านคอมพิวเตอร์ที่ต้องการสร้างเครื่องจักรให้ทำงานแทนมนุษย์ การมองเห็นและการรับความรู้สึก เป็นระบบที่จะสร้างให้เครื่องจักรรับรู้กับสิ่งแวดล้อมต่างๆ เหมือนมนุษย์

             งานวิจัยด้านปัญญาประดิษฐ์เป็นงานที่น่าสนใจมาก เพราะมีบางเรื่องที่แปลกใหม่ท้าทายความสามารถของมนุษย์ และเป็นงานที่รอนักวิทยาศาสตร์และนักคอมพิวเตอร์รุ่นใหม่ที่จะเข้ามาช่วยกันคิด ช่วยกันพัฒนาให้เกิดประโยชน์ต่อไป

อ้างอิง   http://www.skr.ac.th

ณ วันที่ 25 เมษายน 2553

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ

บทที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน

ตอนที่

1.1 สำนักงานทั่วไป

1.2 สำนักงานอัตโนมัติ

แนวคิด

 1. สำนักงานมีความจำเป็นสำหรับหน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชน   สำนักงานเป็นที่รวมของการปฏิบัติงานต่างๆที่ต้องใช้เอกสาร การสื่อสารติดต่อข้อมูลและสารสนเทศของหน่วยงาน หากสำนักงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่ดี  หน่วยงานก็จะมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

2. สำนักงานอัตโนมัติเป็นแนวคิดในการนำระบบคอมพิวเตอร์และระบบโทรคมนาคมเข้ามาใช้เป็นเครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน  โดยเฉพาะการทำงานเกี่ยวกับเอกสาร ข้อมูล สารสนเทศ การสื่อสารติดต่อ และการประชุม การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติจึงต้องเลือกวิธีที่เหมาะสม วางแผนการพัฒนาอย่างละเอียด และดำเนินการพัฒนาตามขั้นตอนที่กำหนดไว้อย่างเหมาะสม

วัตถุประสงค์

1. บอกความสำคัญ  รูปแบบการจัดการสำนักงาน สภาพแวดล้อมและเทคโนโลยีในสำนักงานได้

2. อธิบาย ความหมาย ความสำคัญ และประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติได้

3. บอกแนวทางพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติได้

 

ตอนที่ 1.1 สำนักงานทั่วไป

เรื่องที่ 1.1.1 ความหมายและองค์ประกอบของสำนักงาน

1.ความหมายของสำนักงาน

สำนักงานคือ สถานที่แห่งหนึ่งซึ่งอาจเป็นห้องเดียวหรือหลายห้อง จะมีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ก็ได้ อาจเป็นสถานที่สำหรับทำธุรกรรมต่างๆ หรือเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานหรือควบคุมการดำเนินงานโดยอาศัยสารสนเทศเป็นเครื่องมือ โดยมีหน้าที่รับข้อมูลจากผู้หนึ่งมาประมวลผลแล้วส่งไปให้อีกผู้หนึ่ง

การจำแนกข้อมูลหรือเอกสารในสำนักงานตามลักษณะและประเภท

1.1 ลักษณะ

                        1.1.1 คำสั่ง  เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า ใบขอถอนเงิน

                        1.1.2 รายงาน เช่น  รายงานผลประกอบการ รายงานโครงการ  รายงานความคืบหน้าโครงการ

                        1.1.3 บันทึกช่วยจำ

                        1.1.4 ข่าว

1.2 ประเภท

                        1.2.1 เอกสารพิมพ์

                        1.2.2 เสียง  เช่น โทรศัพท์

                        1.2.3 ภาพลักษณ์ เช่น แผนภูมิ

                        1.2.4 สื่อที่คอมพิวเตอร์อ่านได้

2. องค์ประกอบของสำนักงาน

องค์ประกอบสำคัญ 3 ประการ ได้แก่

- อาคารสถานที่หรือห้องที่ใช้เป็นสำนักงาน

                        - ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน

                        - เครื่องใช้สำนักงาน

2.1 ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน  งานสำคัญที่ทำในสำนักงานแบ่งเป็น 7 ด้าน

2.1.1 ด้านบริการผู้บริหาร เป็นงานสำคัญด้านการวางแผน การจัดกำลังคนและองค์การ การจัดการทรัพยากรมนุษย์ การจัดการการเงิน การจัดการการผลิตและการบริการ การควบคุมการดำเนินงาน และการจัดทำรายงาน นอกจากนี้ยังมีงานสนับสนุนจากพนักงานอื่นๆ เช่น การรับและสนทนาทางโทรศัพท์ การจัดตารางนัดหมาย การรับส่งเอกสารการจัดเก็บและค้นหาเอกสาร และการจัดการการเดินทาง

2.1.2 ด้านข้อมูลและเอกสาร จำแนกเป็นงานการรับและการบันทึกการรับ การส่งเอกสาร การจัดทำเอกสาร การจัดส่งและการบันทึกการจัดส่งเอกสาร การจัดเก็บและการค้นคืนเอกสาร

2.1.3 ด้านอาคารสถานที่ พัสดุ และอุปกรณ์

2.1.4 ด้านจัดการบุคลากร

2.1.5 ด้านการเงินและบัญชี

2.1.6 ด้านการจัดการประชุม

2.1.7 งานประชาสัมพันธ์

2.2 เครื่องใช้สำนักงาน เครื่องใช้สำคัญนอกจากโต๊ะ เก้าอี้ ยังประกอบด้วย เครื่องพิมพ์ดีด โทรศัพท์ โทรสาร ตู้เก็บเอกสาร เครื่องถ่ายเอกสาร คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลพร้อมเครื่องพิมพ์

 

เรื่องที่ 1.1.2 การจัดการสำนักงาน

การจัดการสำนักงานให้ได้ผลประกอบด้วยกิจกรรมด้านต่างๆ 6 ประการ ดังนี้

 1.การวางแผนสำนักงาน ซึ่งที่เหมาะสมประกอบด้วย

- การวางแผนการจัดสถานที่และสภาพแวดล้อม

- การวางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานกับการรับส่งและการจัดทำเอกสาร

- การวางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน

- การวางแผนการจัดหาบุคลากรตลอดจนการพัฒนาบุคลากรสำนักงาน

- การวางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร ข้อมูล ทรัพย์สิน และพนักงานในสำนักงาน

- การวางแผนการติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกด้วยระบบโทรศัพท์และโทรสาร

- การวางแผนการจัดซื้อ อุปกรณ์ เครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน

- การวางแผนค่าใช้จ่ายในสำนักงาน

2.การจัดสายงาน การจัดสายงานและจัดพนักงานเข้าทำงานในสำนักงาน การปฏิบัติงานที่นอกเหนือจากการบริหารใน สำนักงาน อาจจัดแบ่งได้เป็น 3 กลุ่มด้วยกัน ดังนี้

2.1 งานวิชาชีพ เช่น การทำบัญชี การตรวจสอบบัญชี สถาปนิก วิศวกร

2.2 งานสายสนับสนุน เช่น พนักงานขายสินค้า ช่าง นักเทคนิค

2.3 งานสายสำนักงาน เช่น เลขานุการ พนักงานเดินสาร เจ้าหน้าที่สารบรรณ

3.การควบคุมการปฏิบัติงาน เช่นการควบคุมค่าใช้จ่าย การควบคุมการใช้ทรัพยากร การควบคุมการเบิกจ่ายวัสดุสำนักงาน การควบคุมการเข้าออกบริเวณ

4.การแก้ปัญหา เพื่อเป็นวิธีการปฏิบัติงานเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

5.การสร้างขวัญและกำลังใจ การพิจารณาเพิ่มเงินเดือน การพิจารณารางวัลการทำงาน

6.การอำนวยการ เพื่อระดมทรัพยากรในการทำให้การดำเนินงานเป็นไปตามปกติ และช่วยให้การทำงานบรรลุวัตถุประสงค์ลุล่วงไปด้วยดี

เรื่องที่ 1.1.3 สภาพแวดล้อมและเทคโนโลยีสำนักงาน

1.สภาพแวดล้อมของสำนักงาน ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 ด้าน ดังนี้

1.1 ที่ตั้งสำนักงาน ซึ่งมักคำนึงถึงการเดินทาง การขยายและปรับปรุงในอนาคต

1.2 การคมนาคม เป็นการพิจารณาเพื่อให้ผู้ทำงานบริการเวลาในการเข้าและออกจากสำนักงาน ตลอดจนผลกระทบสิ่งแวดล้อมขณะเดินทางมาทำงาน

1.3 สภาพจิตใจ พนักงานควรมีสภาพจิตใจที่พร้อมจะทำงาน และสามารถแก้ไขปัญหาภายในสำนักงานจากระบบงาน ระบบการบังคับบัญชาด้วย

2.เทคโนโลยีสำนักงาน  การปฏิบัติงานกับเอกสารอาจประยุกต์เทคโนโลยีมาใช้ได้ดังนี้

2.1 ระบบงานพิมพ์

2.2 ระบบโทรคมนาคม

2.3 ระบบการจัดส่งและจัดเก็บเอกสาร

2.4 คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล

2.5 ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต

 

ตอนที่ 1.2 สำนักงานอัตโนมัติ

เรื่องที่ 1.2.1 พัฒนาการของสำนักงานอัตโนมัติ

1. ที่มาของสำนักงานอัตโนมัติ สิ่งสำคัญที่ทำให้เกิดสำนักงานอัตโนมัติ คือ 

1.1 เศรษฐกิจ ค่าใช้จ่ายทางด้านเอกสาร เงินเดือนพนักงานที่จัดการเอกสาร ทำให้เกิดการปรับเปลี่ยนมาเพื่อลดต้นทุน โดยการใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยจัดการงานเอกสาร

1.2 สารสนเทศ ข้อมูลข่าวสารเกิดขึ้นตลอดเวลา การพัฒนาเพื่อรองรับ และการหาระบบเพื่อสำรองข้อมูลและสื่อในการรับรู้ ทำให้เกิดสำนักงานอัตโนมัติ การเปลี่ยนแปลงสำนักงานธรรมดาไปสู่สำนักงานอัตโนมัติ มีรากฐานอยู่ที่การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศอันประกอบด้วยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีโทรคมนาคม

เรื่องที่ 1.2.2 ความหมายและองค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ

 1 ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ

กอร์ดอน บี เดวิส   “สำนักงานอัตโนมัติ คือ การประยุกต์คอมพิวเตอร์และการสื่อสารในงานสำนักงานงานซึ่งประกอบด้วย พนักงาน นักวิชาชีพ และผู้จัดการ”

เดวิด บารคอมบ์  “ในภาพกว้างแล้ว สำนักงานอัตโนมัติก็คือ การใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมในการช่วยให้ผู้คนจัดการสารสนเทศ  สำนักงานอัตโนมัติเป็นหลักการ เป็นวิธีการใหม่สำหรับคิดและดำเนินงานกับสารสนเทศ สำนักงานอัตโนมัติเป็นของจริง เป็นระบบที่ใช้งานได้ในทางปฏิบัติและมีอยู่จริง สำนักงานอัตโนมัติไม่ได้เป็นสิ่งที่เรียกว่า “สำนักงานในอนาคต” ซึ่งยังเป็นเพียงแนวคิดผสมทฤษฎีเท่านั้น”

2. องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติแบ่งเป็น 5 ประเด็น

2.1 บุคลากร อาจแบ่งได้หลายกลุ่ม เช่น ผู้บริหาร นักวิชาชีพ นักเทคนิค เลขานุการ เสมียน และพนักงานอื่นๆ

2.2 กระบวนการปฏิบัติงาน

2.2.1 การรับเอกสารและข้อมูล

2.2.2 การบันทึกเอกสารและข้อมูล

2.2.3 การสื่อสารเอกสารและข้อมูล

2.2.4 การจัดเตรียมข้อมูลข่าวสารต่างๆ

2.2.5 การกระจายข่าวสาร

2.2.6 การขยายรูปแบบเอกสาร

2.2.7 การค้นคืนและการจัดเก็บเอกสารข้อมูล

2.2.8 การกำจัดและการทำลายเอกสาร

2.2.9 การดูแลความมั่นคงปลอดภัย

2.3 เอกสาร ข้อมูล สารสนเทศ

2.4 เทคโนโลยี

2.5 การบริหารจัดการ

 

เรื่องที่ 1.2.3 ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ

1. ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะการจัดเตรียมเอกสารกระดาษ การจัดส่ง การรับ การจัดเก็บและการทำลาย รวมทั้งงบประมาณในการจัดจ้างผู้ดำเนินการในแต่ละขั้นตอน

2. การเพิ่มประสิทธิภาพในสำนักงาน ลดขั้นตอนเวลาในการพิมพ์ผิด การตรวจสอบแก้ไข ปรับปรุง

3. ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องรวดเร็วขึ้น เนื่องจากความถูกต้องแม่นยำ และความรวดเร็วในการสืบค้น

4. ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น เนื่องจากมีสำนักงาน เครื่องมืออุปกรณ์ที่ทันสมัย รวดเร็วประหยัดเวลาในการทำงาน

5. หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ที่ดี   สำหรับหน่วยงานภายใน  ที่ได้รับการบริการและการติดต่อสื่อสารที่ถูกต้องรวดเร็วทันสมัย

 

เรื่องที่ 1.2.4 เทคโนโลยีเพื่อสำนักงานอัตโนมัติ

1.เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์

1.1 ซูเปอร์คอมพิวเตอร์ มีสมรรถนะสูง ราคาแพง เหมาะสำหรับงานวิจัยทางวิทยาศาสตร์

1.2 เมนเฟรม บันทึกและจัดเก็บฐานข้อมูลขนาดใหญ่ เหมาะสำหรับหน่วยงานธุรกิจขนาดใหญ่

1.3 ไมโครคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล มีขนาดเล็ก นิยมใช้เป็นลูกข่ายในระบบเครือข่าย

2.เทคโนโลยีโทรคมนาคม

2.1 เทคโนโลยีโทรคมนาคมพื้นฐาน

2.1.1 ระบบโทรศัพท์ ปัจจุบันมีโทรศัพท์พีซีที เป็นโทรศัพท์ไร้สายซึ่งสามารถถือติดตัว โทรศัพท์มือถือ รวมไปถึงการใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาควบคุมการใช้โทรศัพท์ ที่เรียกว่า เทเลโฟนี (telephony)

2.1.2 ระบบโทรสาร เป็นอุปกรณ์สำหรับส่งภาพลักษณ์ของเอกสารในสำนักงานผ่านระบบโทรศัพท์จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง

2.1.3 ระบบประชุมทางไกล

2.2 ระบบสื่อสารข้อมูล เป็นการส่งข้อความ หรือข้อมูลผ่านระบบโทรคมนาคมระหว่างสถานที่สองแห่ง ประกอบด้วยอุปกรณ์สำคัญ 3 ส่วน คือ

2.2.1 ส่วนรับ/ส่งข้อมูล

2.2.2 ส่วนแปลงสัญญาณ

2.2.3 ส่วนการสื่อสาร

3.เทคโนโลยีสำนักงาน

3.1 เครื่องพิมพ์ดีด

3.2 เครื่องถ่ายเอกสาร

3.3 เครื่องบันทึกเอกสารลงบนไมโครฟิล์มและเครื่องอ่านไมโครฟิล์ม

3.4 เครื่องบันทึกเอกสารลงสื่ออิเล็กทรอนิกส์

 4. เทคโนโลยีภาพกราฟิก งานประมวลภาพกราฟิกเป็นงานที่เกี่ยวกับการนำเอกสารมาสแกนเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์เพื่อนำมาบันทึกบนสื่อบันทึก หรือแสดงบนจอภาพ หรือส่งไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นเช่นเดียวกับโทรสาร บางกรณีต้องการเปลี่ยนภาพกราฟิกให้เป็นข้อความสำหรับนำไปใช้งานอื่นๆ จึงจำเป็นจะต้องใช้โปรแกรมประเภทโปรแกรมรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR)

 5. ระบบอินเทอร์เน็ต ซึ่งเป็นวิธีการสื่อสารที่เป็นมาตรฐานง่ายๆ ซึ่งสามารถจัดสร้างขึ้นให้ผู้ใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์เข้าถึงได้ และมีการกำหนดการทำงานกับเอกสารที่เป็นมาตรฐานและใช้กันอย่างกว้างขวาง ยังมีการนำแนวคิดและเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตไปใช้กับการจัดระบบเครือข่ายอื่นๆ ได้แก่ ระบบอินทราเน็ต และระบบเอกซ์ทราเน็ต

เรื่องที่ 1.2.5 แนวทางการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ

1. ลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติที่มีประสิทธิผล ควรมีลักษณะดังนี้

- ผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องล้วนใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อกันเป็นระบบเครือข่ายแลน

- มีการวางแผนระบบแฟ้มข้อมูลอัตโนมัติเพื่อผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลและเอกสารได้อย่างสะดวกรวดเร็ว

- ซอฟต์แวร์ต่างๆใช้ง่าย และเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร

- อุปกรณ์ต่างๆเป็นมาตรฐานและทำงานร่วมกันได้

-ระบบงานประยุกต์ต่างๆ ได้รับการติดตั้งหรือพัฒนาขึ้นให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้

2. บุคลากรที่มีบทบาทในการริเริ่มนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้

2.1 ผู้บริหารระดับสูง

2.2 ผู้บริหารระดับกลางและผู้ปฏิบัติงานระดับต่างๆ

2.3 นักคอมพิวเตอร์และนักเทคโนโลยีอื่นๆ

3.ประเด็นสำคัญในการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ

3.1 การเลือกแนวทางการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ

3.2 การวางแผนการพัฒนา

3.3 การพัฒนาและจัดระบบสำนักงานอัตโนมัติ

3.4 การประเมินผลการปฏิบัติงานและการปรับเปลี่ยน

4.สิ่งสำคัญในการวางแผน ข้อมูลพื้นฐานที่จะต้องทรา