กระดาษทำการ

การตรวจสอบเงินทดรองราชการ

                 เงินทดรองราชการมีเพื่อช่วยให้ส่วนราชการมีเงินสดในการบริหารจัดการให้เกิดสภาพคล่อง  ในขณะเดียวกันก็ต้องควบคุมให้เพียงพอเหมาะสมที่จะไม่เกิดการทุจริตรั่วไหล  หน่วยงานจึงต้องบริหารจัดการให้มีประสิทธิภาพ  และควบคุมให้เงินทดรองราชการที่มีอยู่ถูกต้อง  ครบถ้วน  ในการตรวจสอบจึงได้กำหนดวัตถุประสงค์การตรวจสอบไว้  ดังนี้

 วัตถุประสงค์การตรวจสอบ

                เพื่อให้มั่นใจว่าระบบการควบคุมเงินทดรองราชการมีความเพียงพอ  เหมาะสมและการบริหารจัดการมีประสิทธิภาพ

                1.  เพื่อให้มั่นใจว่า  ระบบการควบคุมเงินทดรองราชการมีความเพียงพอ  เหมาะสม สิ่งที่จะทำให้มั่นใจว่า  หน่วยงานมีการควบคุมเงินทดรองราชการที่เพียงพอเหมาะสม  มีดังนี้

                     1.1  จัดทำทะเบียนคุมเงินทดรองราชการถูกต้อง

                     1.2  ตรวจสอบความเคลื่อนไหวเงินทดรองราชการตามที่กรมบัญชีกลางกำหนด

                     1.3  มีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบ

                     1.4   มีการควบคุมการรับ-จ่ายเงินทดรองราชการรัดกุม

                     1.5  เก็บรักษาเงินทดรองราชการที่คงเหลือเป็นเงินสดถูกต้อง

                     1.6  รายงานเงินทดรองราชการถูกต้องครบถ้วน

                2.  เพื่อให้มั่นใจว่า  การบริหารจัดการเงินทดรองราชการมีประสิทธิภาพ  สิ่งที่จะใช้วัดความมีประสิทธิภาพในการบริหารจัดการเงินทดรองราชการของหน่วยงาน คือความสามารถในการหมุนเวียนใช้จ่ายเงินทดรองราชการของหน่วยงาน

 แนวทางการปฏิบัติงานตรวจสอบ

วัตถุประสงค์  1.  เพื่อให้มั่นใจว่า  ระบบการควบคุมเงินทดรองราชการมีความเพียงพอเหมาะสม

               

ประเด็นการตรวจสอบ	ตัวชี้วัด	วิธีการตรวจสอบ	แหล่งข้อมูล	กระดาษทำการ
1. ทะเบียนคุมเงินทดรองราชการถูกต้อง	เงินทดรองราชการมีอยู่จริง ครบถ้วนตรงกับยอดคงเหลือตามทะเบียนคุมเงิน ทดรองราชการ	1. สอบทานความมีอยู่จริงของเงินทดรองราชการ ณ วันที่ตัดยอดที่เป็นเงินสด เงินฝากธนาคาร ลูกหนี้และใบสำคัญว่าถูกต้องครบถ้วน  ตรงตามยอดคงเหลือที่ปรากฏในทะเบียนคุมเงินทดรองราชการหรือไม่  โดยดำเนินการ ดังนี้    - ตรวจนับเงินสด    - ตรวจสอบสัญญายืมเงินที่ยังไม่ได้        ส่งใช้    - ตรวจสอบใบสำคัญ   - ตรวจสอบยอดเงินฝากธนาคารคงเหลือตามทะเบียนคุมเงินทดรองราชการเปรียบเทียบกับยอดคงเหลือตามสมุดคู่ฝาก  หากไม่ตรงกันให้จัดทำงบเทียบยอดเงินฝากธนาคาร  (ออมทรัพย์)	1. ทะเบียนคุมเงินทดรองราชการ 2. สมุดบัญชีเงินฝากธนาคาร 3. สัญญายืมและทะเบียนคุมลูกหนี้ (ถ้ามี) 4. สำเนาใบรับใบสำคัญ 5. สำเนาใบเสร็จ รับเงิน 6. ใบสำคัญค้างเบิก 7. รายงานงบเทียบยอดเงินฝากธนาคารเงินทดรองราชการ	1. รายละเอียดฐานะเงินทดรองราชการ ณ วัน ตัดยอด 2. งบเทียบยอดเงินฝากธนาคารเงิน ทดรองราชการ ณ วันตัดยอด
2. จัดให้มีการตรวจสอบรายการเคลื่อนไหวเงิน ทดรองราชการ	1. คำสั่งแต่งตั้งผู้ทำหน้าที่ตรวจสอบรายการเคลื่อนไหว	2. สอบทานว่า    2.1 มีการแต่งตั้งผู้ตรวจสอบรายการเคลื่อนไหวในทะเบียนคุมเงินทดรองราชการ หรือไม่  หากมีการแต่งตั้งผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งต้องไม่เป็นบุคคลเดียวกับเจ้าหน้าที่ผู้จัดทำทะเบียนคุมเงินทดรองราชการ (ดูคำสั่งประกอบ)	1. คำสั่งมอบหมายผู้ควบคุมเงินทดรองราชการ 2. ทะเบียนคุมเงินทดรองราชการ	แบบเก็บข้อมูล
	2. ลายมือชื่อของผู้ตรวจสอบ กำกับรายการที่ตรวจสอบในทะเบียน	2.2 ผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งให้เป็นผู้ตรวจสอบรายการเคลื่อนไหวในทะเบียนคุมเงินทดรองราชการได้ทำการตรวจสอบเป็นประจำทุกวันหรือไม่  โดยดูร่องรอยการปฏิบัติงาน (ลงชื่อกำกับในทะเบียนคุมเงินทดรองราชการ)

 

ประเด็นการตรวจสอบ	ตัวชี้วัด	วิธีการตรวจสอบ	แหล่งข้อมูล	กระดาษทำการ
3. มีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบ	ผู้จ่ายเงินทดรองราชการไม่เป็นเจ้าหน้าที่วางเบิกเงินงบประมาณชดใช้	3. ให้ตรวจสอบ  โดยดูคำสั่งและสังเกตการปฏิบัติงาน  ว่ามีการมอบหมายผู้รับผิดชอบควบคุมเงินทดรองราชการโดยเฉพาะ ซึ่งผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้จ่ายเงินทดรองราชการต้องไม่เป็นบุคคลเดียวกับเจ้าหน้าที่ผู้วางเบิกเงินงบประมาณชดใช้เงินทดรองราชการ	คำสั่งมอบหมายงาน	แบบเก็บข้อมูล
4. การควบคุมการรับจ่ายเงินทดรองราชการรัดกุม	1. มีใบเสร็จรับเงินและหรือใบรับใบสำคัญเมื่อรับเงินสดและหรือใบสำคัญ 2. หลักฐานการจ่ายได้รับอนุมัติจากผู้มีอำนาจ     3. หลักฐานการจ่ายประทับตรา (จ่ายเงินแล้ว)	4. ให้สอบทานว่า    4.1 การส่งใช้สัญญายืมเงินเป็นเงินสด  มีการออกใบเสร็จรับเงินหรือไม่  และกรณีส่งใช้เป็นใบสำคัญ  ออกใบรับใบสำคัญหรือไม่    4.2  ก่อนการจ่ายเงิน มีการตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วนของหลักฐาน ได้แก่ ใบสำคัญรองจ่าย  สัญญายืม  และเอกสารประกอบ ฯลฯ แล้วเสนอขออนุมัติจากผู้มีอำนาจ หรือไม่    4.3 เมื่อจ่ายเงินให้ตรวจสอบหลักฐานประกอบการจ่ายที่เป็นใบเสร็จรับเงินทุกฉบับ ว่ามีการประทับตรา “จ่ายเงินแล้ว” หรือไม่	1. ใบเสร็จรับเงิน 2. ใบสำคัญรับเงิน 3. หลักฐานการส่งใช้เงินยืม	แบบเก็บข้อมูล
5. การเก็บรักษาเงินสดถูกต้อง	เงินสดคงเหลือเก็บรักษาในตู้นิรภัย	5.1 ให้ตรวจนับจำนวนเงินสดเก็บรักษา ณ ที่ทำการเกินวงเงินที่กระทรวงการคลังอนุญาตหรือไม่ 5.2 มีการเก็บรักษาเงินสดในมือคงเหลือไว้ในตู้นิรภัย และระบุจำนวนเงินไว้ในรายงานเงินคงเหลือประจำวันในช่อง “หมายเหตุ” หรือไม่	1. รายงานเงินคงเหลือประจำวัน 2. เงินสด	แบบเก็บข้อมูล

 

ประเด็นการตรวจสอบ	ตัวชี้วัด	วิธีการตรวจสอบ	แหล่งข้อมูล	กระดาษทำการ
6. การรายงานประจำเดือน ครบถ้วน  ถูกต้อง	1. รายงานฐานะเงินทดรองราชการ 2. รายละเอียดลูกหนี้เงินทดรองราชการคงเหลือ 3. รายละเอียดใบสำคัญเงินทดรองราชการ 4. งบเทียบยอด เงินฝากธนาคาร (ออมทรัพย์)	6. สอบทานว่าหน่วยงานจัดให้มีการรายงาน     1. ทุกสิ้นเดือน ได้จัดทำรายงานครบถ้วน ทั้ง 4 รายการเป็นประจำทุกเดือน 2.  ส่งรายงานให้ คลังจังหวัดทุกสิ้นปีงบประมาณ	1. รายงานฐานะเงินทดรองราชการ 2. รายละเอียดลูกหนี้เงินทดรองราชการคงเหลือ 3. รายละเอียดใบสำคัญเงินทดรองราชการ 4. งบเทียบยอดเงินฝากธนาคาร (ออมทรัพย์)	รายละเอียดลูกหนี้ค้างนานเกินกำหนด