ส่งงาน อาจารย์ประวิทย์

                                         EIS และ DSS

 

ในปัจจุบัน สารสนเทศคืออำนาจทุกองค์การจึงต้องจัดหาและจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพแต่บุคลากรบางกลุ่มในองค์กรจะมีความต้องการสารสนเทศที่เฉพาะ  ผู้บริหารเป็นบุคคลที่สำคัญที่สุดในองค์กรที่ต้องการข้อมูลสารสนเทศที่แตกต่างจากจากผู้ใช้ข้อมูลในระดับอื่น ที่ต้องการข้อมูลที่ชัดเจน ง่ายต่อการตัดสินใจ ไม่ต้องเสียเวลาประมวลผลอีก  EIS และ DSS จึงถูกพัฒนาขึ้นเพื่อเป็นโปรแกรมสำหรับผู้บริหารที่ใช้สำหรับประกอบการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ โดย

ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Executive Information System : EIS) เป็นระบบที่ทำงานบนพื้นฐานของคอมพิวเตอร์ให้บริการข้อมูลข่าวสารที่จำเป็นต่อผู้บริหารที่จะใช้ในการทำงาน โดยสามารถเข้าถึงข้อมูล ข่าวสารได้อย่างรวดเร็ว ทุกที่ทุกเวลา บริหารสามารถเข้าจัดการรายงานได้โดยตรง ง่ายต่อการใช้งานและแสดงผลในรูปกราฟฟิก นอกจากนี้ยังสามารถออกรายงานพิเศษได้ และเพิ่มความสามารถแบบเจาะลึกข้อมูลเฉพาะส่วนที่ต้องการดูได้ และเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตได้ง่าย เพื่อที่ผู้บริหารจะได้นำข่าวสารนั้นไปใช้ในการวางแผนนโยบายการทำงานขององค์กร

คุณลักษณะของระบบ EIS (Characteristics of EIS )และการประยุกต์ใช้

1. การเจาะลึกข้อมูล (Drill down)   สามารถดูข้อมูลโดยเจาะลึกเฉพาะส่วนที่ต้องการได้

2. ปัจจัยวิกฤตสำเร็จ (Critical success Factors  : CSF)   เป็นการติดตามข่าวสารในองค์กรที่คิดว่าสามารถเป็นจุดวิกฤตขององค์กร และสามารถนำจุดวิกฤตนั้นมาทำให้ประสบความสำเร็จ   อาจเก็บข้อมูลข่าวสารได้จาก  3 แหล่ง ได้แก่ ข้อมูลระหว่างการดำเนินงาน   ข้อมูลการผลิต    และข้อมูลสภาวะแวดล้อม  เพื่อช่วยกำหนดเป้าหมายขององค์กร ในการวางแผนกลยุทธ์  แผนควบคุมการทำงานภายในองค์กรได้

3. สถานะการเข้าถึงข้อมูล (Status access)  สามารถเข้าข่าวสารถึงผ่านเครือข่ายได้ทุกที่ทุกเวลา

4.  การวิเคราะห์ข้อมูล (Analysis)   ข้อมูลในอดีตและปัจจุบันจะต้องสามารถนำมาวิเคราะห์ในลักษณะต่าง ๆ ได้   เพื่อนำผลการวิเคราะห์ไปใช้สร้างประสิทธิภาพในการบริหารงานและสร้างจุดแข็งให้กับองค์กร

5.  การสร้างรายงานพิเศษ  (Exception reporting)  เช่น รายงานที่ได้จากการวิเคราะห์ หรือรายงานที่ผู้บริหารต้องการให้จัดทำขึ้นเฉพาะ    ดังนั้นรายงานจะต้องมีความยืดหยุ่น 

6. ความสามารถในการใช้สีและเสียง (Colors and audio)  ระบบ EIS จะเน้นในเรื่องของรายงาน (Report) เพราะการนำเสนอข้อมูลต่อผู้บริหารนั้น รูปแบบของข้อมูลจะสรุปไว้แล้ว แต่ผู้บริหารจะต้อง Drill down ได้เช่นกัน  ดังนั้นรายงานที่จัดทำควรมีการเน้นสีและใช้ระบบเสียงเข้ามาช่วย

7. มีระบบนำร่องข่าวสารหรือปุ่มชี้  (Navigation of  information)  จะใช้ย่นระยะเวลาในการใช้งาน ทำให้ผู้บริหารไม่สับสนในการใช้งาน

8. การสื่อสาร  (Communication)   ต้องมีการติดต่อสื่อสารที่รวดเร็วทันใจ   สะดวก  เช่นระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-mail)  ระบบการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data interchange : EDI)  หรืออินเตอร์เน็ต (Internet) ซึ่งในองค์กรมีระบบอินเตอร์เน็ตที่เข้าถึงง่ายอยู่แล้วจึงสะดวกในการนำโปรแกรมนี้ไปใช้งาน เป็นต้น

 

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System:DSS) คือระบบสารสนเทศที่สามารถโต้ตอบกับผู้ใช้ที่ระบบนี้จะรวบรวมข้อมูล และแบบจำลองในการตัดสินใจที่สำคัญ เพื่อช่วยผู้บริหารในการตัดสินปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง

 

 DSS ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจของผู้บริหารโดย ประมวลและเสนอข้อมูลการตัดสินใจแก่ผู้บริหาร เพื่อทำความเข้าใจและเป็นแนวทางในการตัดสินใจ พร้อมทั้งประเมินทางเลือกที่เหมาะสม ภายใต้ข้อจำกัดของสถานการณ์ ซึ่งช่วยให้ผู้บริหารวิเคราะห์ประเมินทางเลือกให้สอดคล้องกับปัญหามากที่สุด

 

การประยุกต์ใช้ DSS กับบทบาทผู้บริหารองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น

หน้าที่หลักของผู้บริหาร (Executive)  คือ การตัดสินใจแก้ไขปัญหา  ซึ่งกระบวนการตัดสินใจของผู้บริหารจะต้องใช้ข่าวสารทั้งภายในและภายนอกองค์กร   ดังนี้

1. บทบาทผู้บริหารทางด้านการตัดสินใจ มี 2 ด้านคือ 1) การระบุปัญหาและโอกาสในการแก้ไข  2) การตัดสินใจแก้ไขปัญหา  และพิจารณาว่ามีปัจจัยอะไรที่เกี่ยวข้องในปัญหานั้น 

2. กระบวนการใช้สารสนเทศเพื่อตัดสินใจ มีขั้นตอนดังนี้

                1. เก็บรวบรวมข่าวสารทั้งจากภายในและภายนอกองค์กร

                2. จำแนก   แยกแยะ   และประเมินประเภทของข่าวสาร

                3. นำข่าวสารไปวิเคราะห์เชิงคุณภาพและปริมาณ

                4. นำข่าวสารเข้าตรวจสอบเงื่อนไขว่าข่าวสารนั้นสามารถใช้แก้ปัญหาได้หรือไม่  (หากใช้ไม่ได้ให้ย้อนกลับไปทำในขั้นตอนที่ 1  ใหม่อีกครั้ง) หากใช้ได้ให้ไปทำขั้นตอนที่ 5

                5. ป้อนข่าวสารนั้นเข้าสู่ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (DSS)

                6. นำข้อมูลที่ได้มาประกอบการตัดสินใจ