EIS - DSS

เนื้อหาการเรียนการสอนของวิชา "ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ"   โดยเนื้อหาหลัก ๆ จะเป็นเรื่องเกี่ยวกับ  " ระบบสารสนเทศสำหรับเพื่อผู้บริหาร "   ซึ่งในปัจจุบันเป็นยุคที่มีการแข่งขันกันสูงในเรื่องของธุรกิจ   ดังนั้น ข้อมูลสารสนเทศ ที่ผู้บริหารได้รับจึงมีความสำคัญมาก ในการทำธุรกิจ จึงต้องอาศัยเครื่องมือเข้ามาช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหาร เพื่อให้การตัดสินใจมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

Executive Information System : EIS

ผู้บริหารกับการตัดสินใจ

             เป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่าผู้บริหาร (Executive) เป็นบุคคลหรือคณะบุคคลที่มีความสำคัญต่อการดำรงอยู่และอนาคตขององค์การ เนื่องจากผู้บริหารมีหน้าที่และความรับผิดชอบต่อการกำหนดทิศทางในอนาคตขององค์การผ่านการตัดสินใจในปัญหาหรือโอกาสสำคัญทางธุรกิจซึ่งการตัดสินใจของผู้บริหารโดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูง (Top Executive)จะมีผลไม่เพียงต่อการดำเนินงานในระยะสั้น แต้ครอบคลุมถึงความอยู่รอด ความมั่นคง และความเจริญเติบโตขององค์การ นอกจากนี้การตัดสินใจของผู้บริหารจะมีคุณลักษณะที่แตกต่างจากการตัดสินใจของบุคลากรอื่นขององค์การ ไม่ว่าผู้จัดการระดับกลาง หัวหน้างาน ตลอดจนพนักงานระดับปฏิบัติการ เพราะผู้บริหารระดับสูงจะต้องปฏิบัติงานเกี่ยวข้องกับปัญหาหรือโอกาสทางธุรกิจที่มีความซับซ้อน หลากหลายและท้าทาย โดยเราสามารถจำแนกการตัดสินใจในการทำงานของผู้บริหารออกเป็น 4 ลักษณะต่อไปนี้

1. การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ (Strategic Decision) เป็นการตัดสินใจที่เกี่ยวกับอนาคตขององค์การ ตั้งแต่การกำหนดวิสัยทัศน์ ทิศทาง และภารกิจในการดำเนินธุรกิจ เพื่อให้องค์การมีตำแหน่งเชิงกลยุทธ์และความได้เปรียบในการแข่งขัน ซึ่งจะเป็นผลต่อความมั่นคงและการเจริญเติบโตขององค์การ โดยการกำหนดแผนกลยุทธ์จะเป็นแนวทางสำหรับการตัดสินใจในด้านสำคัญและแนวทางปฏิบัติสำหรับบุคลากรระดับต่างๆภายในองค์การ
2. การตัดสินใจทางยุทธวิธี (Tactical Decision)เป็นการตัดสินใจว่าองค์การจะทำอะไรที่ไหน เมื่อไร อย่างไร เพื่อให้สามารถบรรลุถึงภารกิจและวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ในแผนกลยุทธ์ แผนยุทธวิธีจะกำหนดยุทธวิธีการดำเนินงานเฉพาะเรื่อง เพื่อสร้างเอกลักษณ์การดำเนินงานและความได้เปรียบต่อคู่แข่งขัน อย่างไรก็ตามผู้บริหารจะไม่เจาะลึกถึงรายละเอียดในการปฏิบัติงานเพียงแต่มุ่งถึงการกำหนดแนวทางการดำเนินงาน เพื่อให้บุคลากรในระดับต่อไปรับมาปฏิบัติให้บรรลุความสำเร็จตามที่ผู้บริหารกำหนดเอาไว
3. การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า (Fire-fighting) เป็นการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือวิกฤตที่เกิดขึ้นเฉพาะหน้า ปัญหาลักษณะนี้เกิดขึ้นกะทันหันโดยผู้บริหารมิได้คาดการณ์ไว้ บางครั้งผู้ผู้บริหารต้องตัดสินใจที่จะดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจต่อไป หรือยุติการดำเนินธุรกิจในส่วนใดส่วนหนึ่งหรือทั้งหมด เช่น บริษัทได้ถูกฟ้องร้องทางกฏหมายในระดับที่อาจต้องปิด กิจการ ผลิตภัณฑ์หรือบริการเกิดปัญหาในมุมกว้าง เป็นต้น หรือผู้บริหารต้องตัดสินใจแก้ปัญหาในกรณีที่ปัจจัยที่สำคัญที่มีผลต่อการดำเนินธุรกิจได้รับความเสียหายอย่างหนักหรือเปลี่ยนแปลงอย่างรุนแรง เช่น การนัดหยุดงาน ภัยธรรมชาติอย่างรุนแรง หรือความผันผวนของระบบเศรษฐกิจ
4. การควบคุม (Control) เป็นหน้าที่สำคัญทางการจัดการ (Management Functions) ที่ผู้บริหารต้องตรวจสอบและควบคุมการปฏิบัติงานของผู้ใต้บังคับบัญชาให้เป็นตามความเหมาะสมและสอดคล้องกับแผนงานและสถานการณ์ เนื่องจากการปฏิบัติงานอาจเบี่ยงเบนจากแผนงานที่กำหนด ซึ่งผลมาจากการวางแผนที่คลาดเคลื่อน ข้อจำกัดของทรัพยากรบุคคลหรือทรัพยากร การดำเนินงานอื่น ตลอดจนความผันผวนของสถานการณ์ ผู้บริหารต้องทำการตัดสินใจเกี่ยวกับผลการดำเนินงานของธุรกิจ หลังจากที่องค์การได้เริ่มปฏิบัติงานตามแผนที่วางไว้ไประยะหนึ่งแล้ว ผู้บริหารย่อมมีความสนใจต้องการจะทราบว่าผลการดำเนินงานนั้นเป็นอย่างไร มีแนวโน้มว่าจะบรรลุความสำเร็จตามที่ต้องการหรือไม่ หรือต้องปรับปรุงอย่างไรให้สอดคล้องกับสถานการณ์จริง ดังนั้นผู้บริหารจะต้องมีการตรวจสอบข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานเป็นระยะๆ แล้วนำมาทำการเปรียบเทียบกับแผนที่วางเอาไว้ เพื่อจะได้แก้ไข ปรับปรุงหรือพัฒนาให้เหมาะสมกับเหตุการณ์ต่อไป

 

 

ผู้บริหารแต่ละคนจะมีสัดส่วนการตัดสินใจในแต่ละลักษณะแตกต่างกันตามงานของตน หรือสถานการณ์ของธุรกิจ แต่ลักษณะร่วมในการตัดสินใจของผู้บริหารที่เหมือนกันคือ ผู้บริหารที่มีศักยภาพภาพต้องสามารถตัดสินใจในปัญหาหรือวิกฤตการณ์ขององค์การได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถนำองค์การฝ่าวิกฤตและดำเนินไปสู่จุดม่งหมายที่ต้องการอย่างราบรื่น

ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร

             นับตั้งแต่การพัฒนาและนำระบบคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ในการดำเนินงานทางธุรกิจ การจัดการระบบสารสนเทศได้รับการยอมรับว่ามีความสำคัญต่อความสำเร็จในการดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยสร้างความแข็งแกร่งเชิงกลยุทธ์ โดยพัฒนาความสามารถในการแข่งขันให้กับองค์การ เทคโนโลยีสารสนเทศถูกนำมาประยุกต์ให้การปฏิบัติงานในระดับต่างๆ ขององค์การมีประสิทธิภาพสูงขึ้น เช่า การผลิต การขาย การตลาด การจัดการทางการเงิน และทรัพยากรบุคคล ประการสำคัญหลายองค์การได้ให้ความสนใจในการพัฒนาระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร เพื่อให้การตัดสินใจในปัญหาหรือโอกาสทางธุรกิจมีประสิทธิภาพสูงขึ้น ซึ่งจะช่วยสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันให้กับองค์การ

             เราสามารถกล่าวได้ว่า ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร ( Executive Information Systems ) หรือที่เรียกว่า EIS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้นโดยเฉพาะ เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการ ทักษะ และความสามารถในการเข้าถึงสารสนเทศสำหรับ ผู้บริหารเนื่องจากผู้บริหารเป็นกลุ่มบุคคลที่ต้องการข้อมูลที่มีลักษณะเฉพาะ โดยเฉพาะด้านระยะเวลาในการเข้าถึงและทำความเข้าใจกับข้อมูล โดยเฉพาะการเปลี่ยนแปลงและการแข่งขันทางธุรกิจที่เกิดขึ้นและปรับตัวอย่างรวดเร็วในปัจจุบันได้สร้างแรงกดดันให้ ผู้บริหารต้องตัดสินใจภายใต้ข้อจำกัดของทรัพยากรทางการจัดการระยะเวลา ข้อมูล และการดำเนินงานของคู่แข่งขัน นอกจากนี้ผู้บริหารหลายคนยังมีความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศที่จำกัด โดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูงที่มีอายุมากและไม่มีโอกาสได้พัฒนาความรู้ ความเข้าใจ และทักษะด้านการใช้งานสารสนเทศ ดังนั้นจึงมีความจำเป็นที่จะต้องพัฒนาและออกแบบระบบสารสนเทศที่สามารถช่วยให้ผู้บริหารปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ ระบบข้อมูลสำหรับผู้บริหารต้องมีพัฒนาการอย่างต่อเนื่อง โดยมีระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารจะมีลักษณะของการใช้งานต่อไปนี้

 

             บางครั้งเราอาจเรียก EIS ว่า "ระบบสนับสนุนผู้บริหาร ( Executive Support system ) หรือ EIS " เนื่องจาก EIS จะมีส่วนสำคัญในการสนับสนุนการปฏิบัติงานของผู้บริหาร แต่หนังสือเล่มนี้จะใช้คำว่า ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารเพียงคำเดียว เพื่อไม่ก่อให้เกิดความสับสนในการกล่าวถึงและการใช้งาน นอกจากนี้เพื่อความสะดวกในการนำเสนอเราจะกล่าวถึงระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารว่า EIS

 

แหล่งข้อมูลสำหรับผู้บริหาร

             คำกล่าวที่ว่า "ผู้ใดมีข้อมูล ผู้นั้นมีอำนาจ" นับว่าเป็นความจริงอยู่ไม่น้อย โดยเฉพาะต่อการแข่งขันในสังคมสารสนเทศที่แต่ละองค์การต้องสามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าและการพลวัตรของสิ่งแวดบ้อมอย่างถูกต้องและทันเวลา ดังนั้นผู้บริหารจึงต้องการการตอบสนองของข้อมูลที่ รวดเร็ว ชัดเจน ทันสมัย สมบูรณ์ ถูกต้องและเชื่อได้ เทคโนโลยีสารสนเทศถูกนำมาใช้เป็นเครื่องเชิงกลยุทธ์ เพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันให้กับองค์การ โดยเทคโนโลยีสารสนเทศถูนำมาประยุกต์ เพื่อให้การปฏิบัติงานและการตัดสินใจของผู้บริหารมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด การเข้าถึงแหล่งข้อมูลเป็นปัจจัยสำคัญในการจัดการสารเสนเทศให้มีความถูกต้อง ชัดเจน เข้าใจง่าย และรวดเร็ว โดดทั่วไปแล้วผู้บริหารจะได้รับข้อมูลจาก 3 แหล่ง ดังต่อไปนี้

1. ข้อมูลที่ได้จากกระบวนการดำเนินงาน (Transaction Processing Data) เป็นข้อมูลที่แสดงผลการปฏิบัติงานขององค์การ หน่วยงาน หรือระบบที่สนใจ ข้อมูลจากการดำเนินงานช่วยสร้างความเข้าใจและสะท้อนปัญหาที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานที่ผ่านในอดีต โดยข้อมูลที่ได้จะเป็นประโยชน์ต่อการตรวจสอบ การควบคุม และการแก้ปัญหาการดำเนินงานโดยทั่วไป ตลอดจนสามารถนำมาประกอบการวางแผนทั้งในระยะสั้นและระยะยาว
2. ข้อมูลจากภายในองค์การ (Internal Data) เป็นข้อมูลที่จัดทำขึ้นภายในองค์การ เพื่อแสดงให้เห็นถึงเป้าหมายหรือผลการดำเนินงานของกิจกรรม และ/หรือโครงการในด้านต่าง ๆ ขององค์การได้แก่ งบประมาณ แผนรายจ่าย การคาดการณ์ยอดขายและรายได้ และแผนทางการเงิน เป็นต้น ซึ่งข้อมูลส่วนใหญ่จะครอบคลุมช่วงเวลาตั้งแต่ 6 เดือนจนถึงหลายปี โดยข้อมูลจะแสดงอดีต ปัจจุบัน และทิศทางในอนาคตขององค์การ เพื่อกำหนดแนวทางและจัดส่วนผสมของทรัพยากรในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ
3. ข้อมูลจากภายนอกองค์การ (External Data) ปัจจัยภายนอกมีผลกระทบต่อองค์การโดยเฉพาะในสถานการณ์ปัจจุบันที่การเปลี่ยนแปลงปัจจัยทางเศรษฐกิจ การเมือง สังคม แลวิทยาการในประเทศหนึ่งจะมีเกี่ยวเนื่องไปทั่วโลก ผู้บริหารระดับสูงมักใช้ข้อมูลที่มาจากแหล่งภายนอกมาประกอบในการตัดสินใจของผู้บริหารในด้านต่าง ๆ เช่น การวางแผนกลยุทธ์ การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า หรือการตัดสินใจที่จะดำเนินธุรกิจหรือล้มเลิก เป็นต้น

 

 

แหล่งข้อมูลที่มีประสิทธิภาพจะเป็นประโยชน์ต่อการจัดการสารสนเทศขององค์การ ส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพในการบริหารงานขององค์การ ดังนั้นองค์การที่จะประสบความสำเร็จในอนาคตต้องสามารถจัดการข้อมูลให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการแข่งขันทางธุรกิจ โดยเฉพาะข้อมูลสำหรับผู้บริหารที่ต้องตอบสนองต่อความต้องการอย่างถูกต้อง ชัดเจน รวดเร็ว และตามความต้องการ ตลอดจนสามารถปรับตัวเข้ากับรูปแบบของปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างเหมาะสม

 

ผู้บริหารกับเทคโนโลยีสารสนเทศ

              ความรวดเร็วในการเข้าถึงและแพร่กระจายข้อมูลข่าวสารจากที่หนึ่งไปยังอีที่หนึ่งตลอดจนการกระจายโอกาสในการเข้าถึงข้อมูลขอคนหมู่มาก ส่งผลให้ผู้บริการองค์การทั้งภาครัฐบาลและภาคธุรกิจต้องสามารถทำการตัดสินใจทางเลือกของการแก้ปัญหาและโอกาสอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เทคโนโลยีสารสนเทศถูกนำมาประยุกต์ให้การดำเนินงานและปัญหาทางธุรกิจที่ซับซ้อนใหมีควมชัดเจนและเป็นรูปธรรมซึ่งจะช่วยลดความไม่แน่นอนและความผิดพลาดในการตัดสินใจลง แต่ความสัมพันธ์ระหว่างผู้บริหารระดับสูงกับเทคโนโลยีสารสนเทศยังมิได้เป็นความสัมพนธ์เชิงบวกทั้งด้านความเข้าใจ ทักษะ และทัศนคติที่มีต่อเทคโนโลยีสารสนเทศเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อการส่งเสริมการนำระบบสารสนเทศมาช่วยงานทางธุรกิจด้วย ดังตัวอย่างจากผลการศึกษาต่อไปนี้ บริษัทที่ปรึกษา Andersen ( Andersen Consulting ) ในประเทศสหรัฐอเมริกา ซึ่งทำธุรกิจให้คำแนะนำด้านธุรกิจแก่องค์การอื่น ได้ทำการศึกษาเกี่ยวกับการตื่นตัวของผู้บริหารระดับสูงในธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีต่อเทคโนโลยีสารสนเทศ โดยทำการเก็บรวบรวมข้อมูลจากผู้บริหารกว่า 200 คน จากบริษัทที่มียอดขาย 250 ล้านถึง 2 หมื่นล้านเหรียญสหรัฐ โดยกลุ่มผู้บริหารจะดำรงตำแหน่งในคณะผู้บริหารด้านการปฏิบัติการ ( Chief Operating Officers ) หรือ COOs และหัวหน้าคณะผู้บริหารด้านการเงิน (Chief Financial Officers ) หรือ CFOs ผลการศึกษาสรุปว่า ผู้บริหารระดับสูงกว่าร้อยละ 80 ใช้คอมพิวเตอร์ในงานประจำวัน ซึ่งนับเป็นข้อมูลที่ดีต่อพัฒนาการด้านสารสนเทศในสหรัฐอเมริกา เนื่องจากเป็นอัตราส่วนที่สูงกว่าในอดีตมากและน่าจะสูงกว่าอัตราส่วนในประเทศไทย โดยผู้บริหารส่วนใหญ่มีความรู้สึกว่า เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันขององค์การ แต่ปัญหาสำคัญคือ ผู้บริหารกว่าครึ่งหลับมีความรู้สึกว่าระบบสารสนเทศในองค์การของตนยังให้ผลตอบแทนไม่คุ้มค่ากับเงินที่บริษัทลงทุนไป จากการศึกษาทำให้เราสามารถกล่าวได้ว่า ผู้บริหารระดับสูงในประเทศสหรัฐอเมริกามีความรู้และนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ในการทำงานมากขึ้น แต่ภาพรวมของความเข้าใจและการใช้งานของระบบสารสนเทศของผู้บริหารระดับสูง โดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูงในประเทศไทยยังมิได้พัฒนาทักษะทางสารสนเทศสู่ระดับที่ต้องการ และความเข้าใจอย่างแท้จริงในศักยภาพของเทคโนโลยีสารสนเทศต่อการดำเนินธุรกิจ ดังนั้นผู้บริหารรุ่นใหม่ที่เติบโตขึ้นในช่วงเวลาของการตื่นตัวด้านคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศควรมีความเข้าใจและทักษะมากขึ้น โดยเฉพาผู้ที่เติบโตในยุคของคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ในทางปฏิบัติผู้บริหารไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านสารสนเทศ แต่ผู้บริหารต้องเข้าใจถึงประโยชน์ของการนำสารสนเทศมาส่งเสริมศักยภาพในการดำเนินงานขององค์การ ซึ่งจะส่งผลให้องค์การสามารถดำเนินงานโดยไม่เสียเปรียบคู่แข่งขันนอกจากนี้การประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินงานของธุรกิจต้องได้รับความสำคัญและการสนับสนุนจากผู้บริหาร มิเช่นนั้นพัฒนาการของระบบสารสนเทศจะไม่สามารถเกิดขึ้นในทิศทางที่เหมาะสมและเกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์การได้

คุณสมบัติของ EIS

             ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการถูกนำมาประยุกต์เพื่อเพิ่มศักยภาพในการดำเนินงานของธุรกิจ แต่ระบบสารสนเทศมิใช่แก้วสารพัดนึกที่รวบรวมข้อมูลทุกประเภทที่ผู้ใช้สามารถนำมาใช้งานได้ตลอดเวลา เนื่องจากข้อจำกัดของเทคโนโลยีและต้นทุนการพัฒนา ดังนั้นการพัฒนาระบบสารสนเทศแต่ละชนิดจะต้องเข้าใจความต้องการของผู้ใช้ เพื่อกำหนดคุณสมบัติของสารสนเทศแต่ละรูปแบบอย่างเหมาะสม เพื่อให้การใช้งานเกิดประโยชน์สูงสุด โดยที่ EIS มีคุณสมบัติที่สำคัญ 5 ประการ ดังต่อไปนี้

1. สนับสนุนการวางแผนกลยุทธ์ (Strategic Plannig Support ) ผู้บริหารระดับสูงส่วนใหญ่มักจะให้ความสำคัญต่อการวางแผนกลยุทธ์ขององค์การ ดังนั้นผู้พัฒนา EIS สมควรจะมีความรู้ในเรื่องกลยุทธ์ธุรกิจ (Business Strategy ) และปัจจัยสำคัญในการวางแผนกลยุทธ์ (Strategic Factors) เพื่อให้สามารถประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการกำหนดแผนทางกลยุทธ์ที่สมบูรณ์
2. เชื่อมโยงกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การ ( External Environment Focus ) ปกติสิ่งที่ผู้บริหารต้องการจากระบบสารสนเทศคือ การที่จะสามารถเรียกสารสนเทศที่ต้องการและจำเป็นต่อการตัดสินใจออกมาจากฐานข้อมูลขององค์การได้อย่างรวดเร็วโดยเฉพาะข้อมูลและข่าวสารที่เกิดขึ้นกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การเป็นสิ่งที่ผู้บริหารต้องการประกอบการตัดสินใจ โดยส่วนมาก EIS จะถูกออกแบบให้สามารถเชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลที่มาจากภายนอกองค์การ เพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลที่สำคัญที่จำเป็นต่อการตัดสินใจของผู้บริหาร
3. มีความสามารถในการคำนวณภาพกว้าง (Broad- based Computing Capabilities ) การตัดสินใจของผู้บริหารส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับปัญหาที่มีโครงสร้างไม่แน่นอนและขาดความชัดเจน โดยส่วนใหญ่จะมองถึงภาพโดยรวมของระบบแบบกว้างๆ ไม่ลงลึกในรายละเอียด ดังนั้นการคำนวณที่ผู้บริหารต้องการจึงเป็นลักษณะง่าย ๆ ชัดเจน เป็นรูปธรรม และไม่ซับซ้อนมาก เช่น การเรียกข้อมูลกลับดู การใช้กราฟ การใช้แบบจำลองแสดงภาพเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น เป็นต้น
4. ง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน (Exceptional Ease of Learning and Use ) เนื่องจากผู้บริหารจะมีกิจกรรมที่หลากหลายทั้งภายในและภายนอกองค์การ ผู้บริหารจึงมีเวลาในการตัดสินใจในแต่ละงานน้อยหรือกล่าวได้ว่าเวลาของผู้บริหารมีค่ามาก ดังนั้นการพัฒนา EIS ควรที่จะเลือกรูปแบบการแสดงผล หรือการตอบโต้กับผู้ใช้ในแนวทางที่ง่ายต่อการใช้งานในเวลาที่สั้น เช่น ตารางแสดงผล กราฟ ภาษาที่ง่าย และการตอบโต้ที่รวดเร็ว เป็นต้น
5. พัฒนาเฉพาะสำหรับผู้บริหาร (Customization ) การตัดสินใจของผู้บริหารส่วนใหญ่จะมีความสัมพันธ์ต่อพนักงานอื่นและต่อการดำเนินธุรกิจขององค์การ ซึ่งเป็นสิ่งที่นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ (System Analyst and Designer ) ต้องคำนึงถึงในการพัฒนา EIS เพื่อให้สามารถพัฒนา EI S ที่มีศักยภาพสูงมีประสิทธิภาพดีเหมาะสมกับการใช้งานและเป็นแบบเฉพาะสำหรับผู้บริหารที่จะเข้าถึงข้อมูลได้ตามต้องการ เช่น ข้อมูลใดที่เป็นที่ต้องการของผู้บริหารอย่างมาก หรือมีการเรียกมาใช้บ่อยควรออกแบบให้มีขั้นตอนการเข้าถึงที่ง่าย สะดวก และรวดเร็ว เช่น โดยการกดปุ่มบนแป้นพิมพ์เพียงไม่กี่ปุ่ม หรือการเคลื่อนที่และการใช้งานเมาส์ท (Mouse )บนจอภาพ หรือการสั่งงานด้วยเสียงพูด ซึ่งต่างจากนระบบสารสนเทศสำหรับบุคลากรระดับอื่นในองค์การที่ต้องมีขั้นตอนที่ซับซ้อนมากกว่าในการเข้าถึงข้อมูลลักษณะเดียวกัน เป็นต้น

 

 

ปัจจุบันมีชุดคำสังสำเร็จรูปสำหรับประมวลข้อมูลและสนับสนุนการตัดสินใจให้ผู้บริหารออกวางจำหน่ายตามท้องตลาดมากขึ้น นอกจากนี้ EIS ได้ถูกสร้างขึ้นเพื่อตอบสนองวัตถุประสงค์ของการใช้งานที่หลายหลายของผู้บริหาร เช่น การเงิน การตลาด การผลิต การวิเคราะห์สถานการณ์และการวางแผนกลยุทธ์ เป็นต้น รวมทั้งมีความสามารถที่จะเชื่อมต่อกับระบบข้อมูลภายนอกองค์การที่จะสามารถดึงเอาสารสนเทศที่สำคัญ และจำเป็นสำหรับผู้บริหารที่ใช้ในการวิเคราะห์ ทำความเข้าใจ และตัดสินใจในปัญหาได้อย่างสมบูรณ์ขึ้น

 

 

ความสัมพันธ์ระหว่าง EIS กับ DSS

             EIS ช่วยสนับสนุนให้ผู้บริหารสามารถทำความเข้าใจปัญหาอย่างชัดเจนและสามารถตัดสินใจเลือกแนวทางแก้ไขอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะเหตุการณ์วิกฤตที่มีผลกระทบต่อองค์การในระดับกว้าง เราจะเห็นได้ว่า EIS มีหลักการคล้ายกับ DSS ที่กล่าวถึงในบทที่ผ่านมา ดังนั้นการจำแนก EIS กับ DSS ต้องเข้าใจความแตกต่างระหว่างทั้งสองระบบ ดังต่อไปนี้

1. EIS ได้รับการออกแบบและพัฒนาขึ้นสำหรับจัดเตรียมสารสนเทศที่เหมาะสมในการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง ขณะที่ DSS ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจของผู้จัดการระดับกลาง หรือนักวิชาชีพ เช่น วิศวกร นักการตลาด และนักการเงิน เป็นต้น ให้มีประสิทธิภาพขึ้น
2. EIS ได้รับการออกแบบและพัฒนาให้ง่ายต่อการใช้งาน โดยมีตาราง รูปภาพ แบบจำลอง และระบบสื่อผสมที่อธิบายข้อมูลอย่างชัดเจนและเป็นรูปธรรม ขณะที่ DSS จะให้ข้อมูลการตัดสินใจตามลักษณะของงาน โดยผู้ใช้อาจต้องปรับแต่งข้อมูลที่ตนสนใจให้อยู่ในลักษณะที่เหมาะสมกับการใช้งาน
3. EIS ได้รับการออกแบบและพัฒนาให้สามารถนำสารสนเทศมาใช้งานโดยตรง ขณะที่ผู้ใช้ DSS อาจต้องนำสารสนเทศมาจัดการให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมกับการตัดสินใจ หรือใช้เทคนิคในการประมวลผลข้อมูลบ้าง ดังนั้นผู้ใช้ DSS สมควรต้องมีทักษะด้านคอมพิวเตอร์และสารสนเทศในระดับที่สามารถใช้งานให้จัดการข้อมูลที่ต้องการอย่างมีประสิทธิภาพ

             EIS และ DSS ต่างถูกพัฒนาขึ้น เพื่อจัดการกับข้อมูลให้อยู่ในลักษณะที่เป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจของผู้ใช้ แต่ทั้งสองระบบจะมีความแตกต่างกันในระดับของการใช้งาน การนำเสนอข้อมูล และความยากง่ายในการใช้ โดยที่เราสามารถกล่าวได้ว่า EIS เป็น DSS ที่ถูกพัฒนาขึ้นเป็นพิเศษ เพื่อตอบสนองความต้องการด้านสารสนเทศในการตัดสินใจแก้ปัญหา และการดำเนินงานของผู้บริหารที่ไม่ต้องการข้อมูลที่ละเอียดและมีความถูกต้องสมบูรณ์ แต่สร้างความเข้าใจและให้ภาพรวมของระบบหรือปัญหาที่ผู้บริหารสนใจ โดย EIS อาจได้รับการออกแบบและพัฒนาจากฐานของ DSS เพื่อให้ผู้บริหารสามารถเรียนรู้ ทำความเข้าใจ และใช้งานระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตลอดจนคณะที่ปรึกษาและผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องใน DSS ถ้าผู้บริหารเกิดความต้องการข้อมูลมากกว่าที่ EIS ถูกพัฒนาขึ้น

ข้อดีและข้อจำกัดของ EIS

             ในทางปฏิบัติไมมีระบบสารสนเทศใดที่มีความทันสมัยและสมบูรณ์อยู่ตลอดเวลา ดังนั้นเพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับ EIS เราจะกล่าวถึงข้อดีและข้อจำกัดของ EIS ดังต่อไปนี้

 

นอกจากข้อดีและข้อจำกัดของ EIS ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพต้องได้รับการตรวจสอบ ประเมินผล และพัฒนาอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะ EIS เนื่องจากความต้องการสารสนเทศของผู้บริหารมีความละเอียดอ่อน ยือหยุ่น ตรงตามความต้องการ และทันเวลา โดยเฉพาะ EIS จะเป็นระบบที่ต้องการในองค์การต่างๆ มากขึ้นในอนาคต แม้ว่าในปัจจุบันการพัฒนาระบบจะต้องเสียค่าใช้จ่ายมากก็ตาม แต่ถ้าได้รับการวางแผนและดำเนินงานอย่างรัดกุม EIS ก็จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการตัดสินใจของผู้บริหาร ซึ่งจะสร้างประโยชน์ทั้งทางตรงและทางอ้อมแก่องค์การได้เป็นอย่างมาก มิเช่นนั้นการใช้ EIS อาจจะก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายทั้งโดยทางตรงและทางอ้อมและการสูญเสียหรือการเสียเปล่าในการลงทุนขององค์การ



สรุป

             การดำเนินธุรกิจที่ซับซ้อนและทั้งความรุนแรงในการแข่งขัน ทำให้ผู้บริหารต้องสามารถตัดสินใจอย่างถูกต้อง รวดเร็ว จึงต้องอาศัยสารสนเทศที่เหมาะสมดังที่มีผู้กล่าวว่า สารสนเทศ คือ อำนาจทุกองค์การจึงต้องจัดหาและจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพแต่บุคลากรบางกลุ่มในองค์การจะมีความต้องการสารสนเทศที่เฉพาะ เช่น ผู้บริหารจะมีความแตกต่างจากผู้ใช้ข้อมูลในระดับอื่นที่ต้องการข้อมูลที่ชัดเจน ง่ายต่อการตัดสินใจ ไม่ต้องเสียเวลาประมวลผลอีก ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร หรือ EIS ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อจัดการสารสนเทศของผู้บริหารมีความต้องการข้อมูลที่มีความแตกต่างจากบุคลากรกลุ่มอื่นขององค์การ โดยเฉพาะลักษณะของงานของผู้บริหารในปัจจุบันที่มีความสำคัญกับองค์การและมีระยะเวลาจำกัดในการตัดสินใจแก้ปัญหา เมื่อมีเหตุการณ์หนึ่งเกิดขึ้นซึ่งมีผลกระทบต่อองค์การ ปัจจุบันมีผู้เข้าใจผิดเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ โดยเฉพาะบุคคลที่เข้ารับการสัมมนาระยะสั้น หรือผู้ที่รับข้อมูลเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างไม่สมบูรณ์ โดยคิดว่าระบบสารสนเทศเป็นแก้วสารพัดนึกที่ผู้ใช้สามารถเรียกข้อมูลทุกประเภท โดยเฉพาะ EIS ประการสำคัญเนื่องจากผู้บริหารระดับสูงในหลายองค์การยังมีความเข้าใจที่ไม่สมบูรณ์ ซึ่งทำให้เกิดความคาดหวังที่คลาดเคลื่อนจากความสามารถของระบบสารสนเทศ ซึ่งจะมีผลต่อความประทับใจ ความเชื่อมั่นและการสนับสนุนต่อการพัฒนาระบบในอนาคต