การวางแผนทรัพยากรองค์กร

 Enterprise Resource Planning

 

   ERP ย่อมาจากคำว่า Enterprise Resource Planning คือ เป็นระบบบริหารทรัพยากรองค์กร ใช้ในการจัดการและวางแผนการใช้ทรัพยากรต่างๆ ขององค์กร โดยเชื่อมโยงระบบต่างๆ ขององค์กรเข้าด้วยกัน ตั้งแต่ระบบงานทางด้านบัญชีและการเงิน ระบบงานทรัพยากรบุคคล ระบบบริหารการผลิต รวมถึงระบบการกระจายสินค้า โดยที่มีฐานข้อมูลเก็บข้อมูลทุกอย่างไว้ที่เดียวกัน เพื่อป้องกันความซ้ำซ้อนของข้อมูล และเพิ่มประสิทธิภาพการจัดสรรข้อมูลให้ได้ประโยชน์

ERP มีการทำงานแบบ Real time และ การไหลของข้อมูลเป็นไปในทิศทางเดียวกัน การเชื่อมโยงกันของข้อมูลในระบบที่เป็นเส้นทางเดียวกันนี้เอง การไหลของข้อมูลจึงทำให้สามารถรับรู้สถานการณ์และปัญหาของงานต่างๆ ได้ทันที มีผลสำคัญในการตัดสินใจแก้ปัญหาองค์กรได้อย่างรวดเร็วการไหลของข้อมูลการ เชื่อมต่อข้อมูลทำให้เกิดความรวดเร็ว สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้

 

อีกทั้ง ERP ยังเป็นเครื่องมือสำหรับพยากรณ์การดำเนินงาน การลงทุน หรือการจัดการบริหารงานด้านต่างๆ เช่น การบริหารยอดขายหรือรายจ่ายในอนาคต การบริหารระบบการผลิตต่างๆ ฯลฯ

 

บทบาทของ ERP  สภาพ ธุรกิจที่มีขนาดใหญ่และมีการขยายตัวอย่างต่อเนื่อง เป็นผลทำให้เกิดการเชื่อมโยงของกิจกรรมสร้างมูลค่าให้กับลูกค้า ของแผนกต่างๆที่เกี่ยวข้อง

 

ดังนั้น ERP ก็ คือเครื่องมือที่นำมาใช้ในการบริหารธุรกิจเพื่อแก้ปัญหาต่างๆ ในเชิงบริหารที่เกิดขึ้นดังกล่าวอีกทั้งจะช่วยให้สามารถวางแผนการลงทุนและ บริหารทรัพยากรขององค์กรโดยรวมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 

 

การวางแผนความต้องการของวัตถุดิบ (Material Requirement Planning)

     การวางแผนความต้องการใช้วัตถุดิบ มีการพัฒนาในปี ค.ศ. 1960 สมัยที่คอมพิวเตอร์เริ่มแพร่หลายในอุตสาหกรรม การวางแผนและความต้องการวัตถุดิบช่วยให้บริษัทควบคุมสินค้า จัดการกับสินค้าคงคลังให้เพียงพอต่อความต้องการของลูกค้า  วัตถุดิบนั้นมีการใช้เทคนิคมากมาย เช่น ใบรายการวัสดุและปริมาณวัตถุดิบที่จะต้องการผลิตสินค้าในอนาคต ตากรางการผลิตหลัก 

       ระบบวางแผนจะพิจารณาวัตถุดิบเพื่อนคำนวณ ส่วนประกอบของผลิตภัณฑ์ของช่วงเวลา เพื่อจัดการสั่งซื้อส่วนประกอบ ข้อมูลที่จำเป็นต่อการผลิตสินค้า สรุป ประโยชน์ชองการวางแผนความต้องการวัตถุดิบ สินค้าคงคลัง

 

 

การวางแผนทรัพยากรในการผลิต (Manufacturing Resource Planning: MRP ll) 

          การพัฒนาด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ทำให้ระบบการวางแผนความต้องการวัตถุดิบ (MRP) ไม่สามารถตอบความต้องการของบริษัทต่าง ๆ ได้อีก นำไปสู่การพัฒนาเป็นระบบการวางแผนทรัพยากรในการผลิต (Manufacturing Resource Planning: MRP II)  ได้เชื่อมโยงกับระบบบัญชีและการเงินด้วยการรายงานตัวเลขทางด้านบัญชีและด้านการเงิน การวางแผนการผลิตเพื่อให้ทรัพยากรทั้งหมดถูกใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ ในการผลิตผสมผสานกับกระบวนการวางแผนการทำงานกับการวางแผนธุรกิจ การวางแผนด้านการขาย การวางแผนการผลิต การวางแผนความต้องการวัตถุดิบ การผสมผสานการทำงานอื่นขององค์กรการบวนการดำเนินธุรกิจ การขนส่งสินค้า กระบวนการจัดหาสินค้า และการเงิน ผสมผสานกับการวางแผนทรัพยากรเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

 

การวางแผนทรัพยากรองค์กร (Enterprise Resource Planning: ERP)

       การวางแผนทรัพยากรองค์กร (Enterprise Resource Planning: ERP) หมายถึง ระบบงานที่ควบคุมการบริหารทรัพยาการภายในบริษัท ของการผสมผสานมีการเชื่อมโยงกระบวนการของธุรกิจอย่างเป็นระบบ ระบบจัดซื้อ การวางแผนการผลิต ระบบต้นทุน ระบบบัญชี การจัดการสินค้าคงคลัง การกระจายสินค้า การจัดการสินทรัพย์ การบริหารบุคคล

 

  

 

มีการใช้ระบบซอฟต์แวร์ครอบคลุมการทำงานขององค์กร ถือเป็นปัญหาที่สำคัญ ไม่มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลการทำงานซึ่งกันและกัน หรือการประสานงานและติดต่อสื่อสารกันผิดพลาด ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานในภาพรวมลดน้องลงไป 

     ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรไม่ได้เป็นการเชื่อมโยงกระบวนการธุรกิจในเรื่องการกระจายข้อมูลในองค์กร ระบบการวางแผนทรัพยากรรวมซอฟต์แวร์ระบบเดียวที่ทำงานบนฐานข้อมูลเดียว ทำให้แผนกทั้งหลายสามารถแบ่งปันข้อมูลสารสนเทศซึ่งกันและกันได้ทุกฝ่ายทุกแผนกจากฐานข้อมูลเดียวกัน ข้อมูลเหล่านั้นจะเผยแพร่ไปทั่วทุกแผนก หน่วยงานรวมทั้งการปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา

 

ส่วนประกอบของระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (Components of ERP System)

     ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรเป็นการเชื่อมโยงแผนกและกระบวนการทำงานต่าง ๆ โดยสามารถแบ่งประเภทระบบการวางแผนจัดการทรัพยากรเป็นสามกลุ่มที่สำคัญดังต่อไปนี้

  • การเงิน

  • การผลิตและระบบโลจิสติกส์

  • การขายและการจำหน่าย

  • การบริหารทรัพยากรบุคคล

 

 

การเงิน (Financials)

        การเงินเป็นการทำบัญชี เกี่ยวข้องกับการบันทึก การสรุป การจำแนกประเภท การรายงานวิเคราะห์ข้อมูลด้านการเงินของธุรกิจ อย่างไรก็ตามระบบการทำบัญชีแบบดั้งเดิมไม่สามารถสนับสนุนการดำเนินธุรกิจได้อย่างสมบูรณ์เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยีสารสนเทศขององค์กรที่เปลี่ยนรูปแบบไป คู่ค้าทางธุรกิจ ผู้ผลิตและผู้จำหน่ายต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปเช่นกัน การทำบัญชีในรูปแบบใหม่ ต้องเชื่อมโยงกระบวนการดำเนินธุรกิจต่าง ๆ เพื่อให้กระบวนการต่าง ๆ มีประสิทธิภาพ ตั้งแต่การขนส่ง เข้าถึงข้อมูลทางบัญชีพื้นฐานของการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP-Based Accounting system) ไม่ได้เชื่อมโยงภายในบริษัทเท่านั้น แต่ยังเชื่อมโยงไปด้านต่าง ๆ รวมไปถึงสถาบันการเงินต่าง ๆ ด้วยเช่นกัน

หน้าที่ด้านบัญชีในระบบการวางแผนทรัพยากร แก้ปัญหาเฉพาะด้านต่าง ๆ เช่น บัญชีเจ้าหนี้ บัญชีลูกหนี้ บัญชีแยกประเภททั่วไป การวางบิล การแจ้งหนี้

  • บัญชีเจ้าหนี้  (Account Payable) ระบบที่เกี่ยวกับการควบคุมเจ้าหนี้

  • บัญชีลูกหนี้ (Account Receivable) ระบบจัดการด้านลูกหนี้ของกิจการ

  • การวางบิล (Billing) และการแจ้งหนี้ (Invoicing) การจัดทำเอกสารทางการค้าที่ออกโดยผู้ขายหรือผู้ซื้อ

  • บัญชีแยกประเภททั่วไป (General ledger) ข้อมูลด้านบัญชีอื่น ๆ

 

 

  ระบบบัญชีที่อยู่บนพื้นฐานของการวางแผนทรัพยากร (ERP-Based Accounting System) ผู้จัดจำหน่ายธุรกิจเจ้าของสินค้าสามารถกำหนดเงื่อนไขที่เป็นประโยชน์ได้

            สรุประบบบัญชีที่อยู่บนพื้นฐานของการวางแผนทรัพยากรองค์กร งานด้านบัญชีช่วยสนับสนุนกระบวนการตัดสินใจ เพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากรทางการเงินของบริษัท

 

การผลิตและระบบโลจิสติกส์ (ManuFacturing and Logistics)

          เกี่ยวข้องกับกิจกรรมการไหลเวียนวัตถุดิบ สินค้ากึ่งสำเร็จและสินค้าสำเร็จ รวมถึงระบบโลจิสติกส์ ถือเป็นกระบวนการขับเคลื่อนกิจกรรมในห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain)

 

  ตั้งแต่การจัดซื้อวัตถุดิบไปจนถึงการผลิตและจากการผลิตไปจนถึงการขาย และกิจกรรมอื่น ไม่ว่าจะเป็นการซื้อวัตถุดิบ การขนส่งสินค้า การบริหารคลังสินค้า การจัดการการวางแผนและการขายล้วนเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมการขนส่งสินค้า โดยจุดมุ่งหมายอย่างหนึ่งของการจัดการขนส่งสินค้านั้นเพื่อลดต้นทุนในปัจจัยการดำเนินธุรกิจต่าง ๆ บริษัทได้รับประโยชน์ที่สำคัญจากการใช้ระบบขนส่งสินค้าที่อยู่บนพื้นฐานจากการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP-Logistics Modules) ซึ่งทำให้ต้นทุนลดลงและเพิ่มกำไรให้แก่บริษัทในที่สุด การใช้ระบบขนส่งสินค้าที่มีประสิทธิภาพจะสามารถลดเวลาในการกักเก็บสินค้า กำหนดการส่งสินค้าที่รวดเร็วขึ้นและความผิดพลาดจากการผลิตสินค้าลดน้อยลง

 

 

การวางแผนการผลิต (Production Planning)

          แนวโน้มนี้ได้มุ่งไปสู่แนวคิดการยึดลูกค้าเป็นศูนย์กลาง (Customer-Oriented Approach) เหมือนกับการขายและการจัดจำหน่าย ดังนั้นการวางแผนการผลิตจะต้องมีความยืดหยุ่นและตัวบริษัทเองต้องมีความพร้อมที่จะปรับตัวและเปลี่ยนแปลงเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการของลูกค้า ส่งผลให้การพัฒนาสินค้าใหม่ ๆ เป็นสิ่งสำคัญหลักของบริษัท อย่างไรก็ตามบริษัทจะสามารถรักษาระดับความได้เปรียบทางธุรกิจได้ก็ต่อเมื่อพวกเขาสามารถผลิตสินค้าที่มีคุณภาพสูงเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าอย่างต่อเนื่องด้วยต้นทุนการผลิตสินค้าที่ต่ำ โดยต้องใช้ระบบการวางแผนการผลิตที่เหมาะสม

  ระบบการวางแผนการผลิตหลายแบบอยู่บนพื้นฐานของการวางแผนทรัพยากรในการผลิต (MRP ll)โดยมีข้อแตกต่างที่ว่าหน้าที่การผลิตจะบูรณาการเข้ากับส่วนงานอื่น ๆ ในบริษัท การใช้ระบบแบบนี้ช่วยให้บริษัทสามารถผลิตสินค้าของพวกเขาตามความต้องการของลูกค้าเป็นสำคัญ ซึ่งสามารถอธิบายได้ว่าเป็นการผลิตตามความต้องการ (Made-to-Order Productions) ในทางตรงกันข้ามการผลิตที่เน้นความสำคัญไปที่ผลิตภัณฑ์ (Project-Oriented Production) ในการผลิตเครื่องจักรแบบพิเศษยังสามารถสำเร็จลุล่วงด้วยการใช้ระบบนี้เช่นกัน

 

        สรุปถ้าปราศจากระบบเหล่านี้ การผลิตสินค้าก็จะไม่มีความยืดหยุ่นพอที่จะตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าอย่างแท้จริงได้

 

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างสินค้า (Procurement)

          ในแง่ของการวางแผนทรัพยากรองค์กรแนวคิดเรื่องกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างสินค้านั้นครอบคลุมรวมถึงการซื้อสินค้า การควบคุมสินค้าคงคลัง การควบคุมสินค้า การคัดเลือกผู้สรรหาวัตถุดิบหรือสินค้า และการควบคุม ประเมินผลงานผู้สรรหาวัตถุดิบหรือสินค้า ระบบสรรหาสินค้าของบริษัทช่วยให้การไหลเวียนสินค้าได้รับอรรถประโยชน์สูงสุด

 

การขายและการจัดจำหน่าย(Sale and Distribution)

           รูปแบบการทำงานของฝ่ายขายได้ส่งผลให้มีความจำเป็นต้องใช้ระบบขาย การจัดจำหน่าย ต้องมีการเปลี่ยนแปลง มุ่งเน้นความสำคัญที่ลูกค้าเป็นหลักในเชิงแข่งขัน ระบบการขายและการจัดจำหน่ายก็มีความสำคัญมากขึ้น สรุปแล้วหน้าที่การทำงานในระบบการขายและการจัดจำหน่าย ช่วยส่งเสริมงานขายต้านต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการออกใบเสนอราคา การสั่งซื้อสินค้า การตรวจสอบเครดิต การขนส่งสินค้า การเรียกเก็บเงินและการทำสัญญาการขาย เห็นได้ว่าระบบมีส่วนสนับสนุนแนวทางการยึดลูกค้าเป็นศูนย์กลาง

 

ทรัพยากรบุคคล (Human Resource)

          ระบบจัดการงานบุคคล (Human Resource System) เพื่อใช้ทรัพยากรบุคคลในบริษัทให้เกิดประโยชน์และมีประสิทธิภาพสูงสุด หน้าที่การทำงานแยกจากหน่วยงานหลักอื่น ๆ เมื่อการจัดซื้อจัดจ้างและรักษาพนักงานที่มีคุณภาพสูง ทวีความสำคัญมากขึ้น ส่งผลให้ระบบจัดการงานบุคคลกลายเป็นส่วนสำคัญสำหรับหลายบริษัท

          หน้าที่การทำงานของระบบจัดการงานบุคคล (Human Resource System Functional) ประกอบไปด้วยการว่าจ้าง (Recruitment) การบริหารงานทั่วไป (Administration) การฝึกอบรมและการพัฒนา (Training and Development) และการจ่ายค่าตอบแทน (Compensation) ระบบจะถูกใช้เป็นเพียงการทำรายงานเงินเดือน บันทึกข้อมูลงานบุคคลเท่านั้น

          ระบบจัดการงานบุคคลจำเป็นในการว่าจ้างพนักงานใหม่ โดยใบสมัครงานที่ได้รับจะถูกส่งไปเก็บไว้ในแฟ้มผู้สมัครงาน คัดเลือกผู้สมัครงานที่เหมาะสมที่สุดจากใบสมัครงานที่รวบรวมในแฟ้ม

          หน้าที่การทำงานอย่างหนึ่งของระบบจัดการงานบุคคล การใช้เครือข่ายอินเทอร์เน็ต สามารถเข้าไปดูข้อมูลของตนในเครือข่ายอินเทอร์เน็ต เช่น ตรวจสอบข้อมูลเงินเดือน ตรวจสอบชั่วโมงการทำงาน ปรับปรุงข้อมูลส่วนบุคคล

          ระบบจัดการงานบุคคลมีจุดมุ่งหมายเพื่อเปลี่ยนจากการเป็นศูนย์กลางต้นทุน (Cost Center) มาเป็นคู่ค้าเชิงกลยุทธ์ (Strategic Partner) และช่วยขยายขีดความสามารถในการดึงดูด การพัฒนาทรัพยากรบุคคล

 

 

ระบบอื่น ๆ (Other Modules)

         นอกจากที่กล่าวมาแล้วยังมีระบบอื่น ๆ ที่ช่วยสนับสนุนการทำงานของระบบวางแผนจัดการทรัพยากรขององค์กร ซึ่งได้แก่ การจัดการห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain Management) การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (Customer Relationship Management) การจัดการความสัมพันธ์กับผู้จัดหาสินค้า (Supplier Relationship Management) และการจัดการวงจรชีวิตของสินค้า (Product Life Cycle Management) ระบบต่าง ๆ เหล่านี้ช่วยเพิ่มขีดความสามารถของ ERP

 

 

การจัดการห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain Management)

         ช่วยให้การไหลเวียนของสินค้าภายในห่วงโซ่อุปทานเป็นไปย่างมีประสิทธิภาพและก่อให้เกิดประโยชน์ต่อบริษัทมากที่สุด ควบคุมกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นโดยเป็นการจัดการความสัมพันธ์ระหว่างบริษัทกับลูกค้าของการจัดการห่วงโซ่อุปทานรวมอยู่ในระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร ระบบการจัดการห่วงโซ่อุปทานจึงช่วยส่งเสริมสนับสนุนการทำงานของระบบวางแผนจัดการทรัพยากรขององค์กร

 

  

 

 

การจัดการความสัมพันธ์กับผู้จัดหาสินค้า (Supplier Relationship Management)

         การจัดการความสัมพันธ์กับผู้จัดหาสินค้าเป็นแนวทางในการจัดการกับความสัมพันธ์ที่จัดหาสินค้าหรือบริการ จุดมุ่งหมายเพื่อให้กระบวนการดำเนินงานระหว่างบริษัทและผู้จัดการสินค้ามีประสิทธิภาพมากขึ้น

 

ระบบจัดการวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์ (Product Lifecycle Management: PLM)

         ระบบจัดการวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์ คือ ระบบสนับสนุนส่งเสริมวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์ทั้งหมด จนถึงการทำการตลาดสินค้า อาจรวมถึงการนำสินค้าเก่ากลับมาผลิตใหม่ ระบบจัดการวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์จะพบในโรงงานผลิตสินค้าเป็นหลัก ระบบจัดการวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์จะใช้คอมพิวเตอร์เพื่อส่งเสริมกับการพัฒนาสินค้า ผลิตภัณฑ์ถูกรวมไว้ในระบบการวางแผนจัดการทรัพยากรของบริษัทเข้ากับระบบในองค์ในระดับที่สูง

 

ผังงาน (Work Flow)

         ผังงาน ใช้ในการออกแบบการวางแผนจัดการทรัพยากร อธิบายให้ทราบถึงหน้าที่รับผิดชอบผังงาน ในการกำหนดว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบการจัดซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบ อาจจะได้ข้อมูลส่วนบุคคลมาจากระบบทรัพยากรบุคคล ระบบผังงานยังประกอบไปด้วยระบบการจัดการเอกสารโดยสามารถช่วยลดจำนวนเอกสารที่ต้องมีการส่งถึงกันระหว่างแผนก ช่วยประหยัดเวลาได้มาก รวมถึงยังช่วยกำหนดนโยบายและวิธีปฏิบัติงานอื่น ๆ ที่จำเป็นฯ และสำคัญอีกด้วย

 

"@"~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~"@"

 

 เอกสารอ้างอิง อ.กันยารัตน์ ศรีวิสทิยกุล.เอกสารประกอบการสอนวิชา BCS 426 ธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์เบื้องต้น.  มหาวิทยาลัยศรีปทุม