PRINCE2 ภาค2
8 ขั้นตอนของ PRINCE2
1. Starting up a project (SU)
กระบวนการนี้ มีการแต่งตั้ง Project Team และจัดทำ Project Brief เพื่อเป็นข้อมูลนำเสนอผู้บริหารเพื่อตัดสินใจการดำเนินโครงการ กระบวนการนี้ ประกอบด้วย กระบวนการย่อย ดังนี้
1.1 SU1 แต่งตั้ง Project Board Executive และ Project Manager พร้อมกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบให้ชัดเจน Management Product หรือ Output ในกระบวนการนี้ คือ Project Organization
1.2 SU2 กำหนดโครงสร้างทีมจัดการโครงการ (Project Management Team) และกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของ Project Management Team ...Management Products ของกระบวนการนี้ คือ Project Appointments
1.3 SU3 แต่งตั้ง Project Management Team
1.4 SU4 จัดทำ Project Brief ซึ่งเป็นเอกสารซึ่งอธิบายความสำคัญของปัญหาหรือหลักการและเหตุผลของโครงการ ซึ่งประกอบด้วย วัตถุประสงค์ เป้าหมาย ผลผลิตของโครงการ ผลกระทบการเขียน Project Brief เพื่อเป็นแนวทางในการเขียน Business Case Business Case เป็นเอกสารเพื่อการตัดสินใจหรือเป็นจุดเริ่มต้นในการทำงาน โดยการตัดสินในภายใต้ Cost time risk และ expected benefit ผู้รับผิดชอบ คือ Project Executive โดยนำเสนอเหตุผล ผลที่คาดว่าจะได้รับ นำเสนอทางเลือกต่อผู้บริหาร ความเสี่ยง งบประมาณ ระยะ เวลา และการประเมินผล โดย Management Products ของกระบวนการ SU4 นี้คือ Project Brief Outline ของ Business Case และ Risk log การประเมินความเสี่ยง
1.5 SU5 หากโครงการไม่สามารถดำเนินการโดยคนในองค์กรได้ จะต้องหาองค์กรหรือหน่วยงานอื่นมารับผิดชอบงานในส่วนนั้นแทน Management Products ของกระบวนการนี้คือ Project Approach กระบวนการนี้ เหมือนการหา Outsourcing
1.6 SU6 การวางแผนที่เป็นการเริ่มต้นโครงการ (The initiating Stage Plan)
2. Initiating a Project (IP)
วัตถุประสงค์ในขั้นตอนนี้ คือ เพื่อสร้างความเข้าใจให้ตรงกันระหว่าง Project Board และ Project Manager ในเรื่องของโครงการ ความจำเป็นของโครงการ วัตถุประสงค์ของโครงการ วิธีการดำเนินโครงการ โดยแบ่งขั้นตอนย่อย ดังนี้
2.1 IP1 Planning Quality โดยการจัดทำเอกสาร Quality Log เอกสารประกอบด้วย รายชื่อ ผลิตภัณฑ์, วิธีการประเมินคุณภาพ ผู้รับผิดชอบ แผนการประเมินคุณภาพ ผลที่จะได้รับจากการประเมินคุณภาพ ซึ่งจะถูกจัดทำ และ update โดย Project Manager โดยผู้ที่ใช้ Quality Log คือ Project Manager และ Project Assurance ที่เป็นการวัดผลตามวัตถุประสงค์และประเมินความก้าวหน้าของโครงการ
2.2 IP2 Planning Quality โดยจัดทำ Project Plan ซึ่งอาศัยข้อมูลจาก Project Brief (ในขั้นตอน SU4) Project Approach (ในขั้นตอน SU5) Risk Log (ในขั้นตอน SU4 และ IP3) โดย Project Manager จะต้องพิจารณาถึงงบประมาณของโครงการ การเปลี่ยนแปลงงบประมาณ และมีการจัดงบประมาณสำรองเพื่อการจัดการในแผนรองรับ ความเสี่ยงด้วย หากมีความจำเป็น
2.3 IP3 Refining the Business Case and Risks เป็นการกลั่นกรอง Business Case โดยดูข้อมูลจาก Project Brief Project Plan และข้อมูลการประเมินความเสี่ยง ขั้นตอนนี้เป็นการupdate Business Case และ Risk Log
2.4 IP4 Setting Up Project Controls โดยการจัดทำเป็น milestone และระบุกิจกรรมในการควบคุมกำกับใน Project Plan และมีการจัดทำ Communications Plan ซึ่งจะระบุถึงข้อมูลที่ต้องการสื่อสาร บุคคลที่เกี่ยวข้องในการรับข้อมูลข่าวสาร ข้อมูลข่าวสารใดที่ต้องการสื่อ ใครจะเป็นผู้สนับสนุนข้อมูลข่าวสาร ความถี่ วิธีการ และรูปแบบการนำเสนอ เป็นต้น
2.5 IP5 Setting Up Project Files สำหรับ Project File ได้แก่ Project Initiation Document (PID), Project Organization Plans, Business Case, Risk Log, Control, Communication Plan ซึ่งทั้งหมดเป็นข้อมูลของโครงการโดยรวม อีกส่วนคือ Stage Files ซึ่งเกิดขึ้นในระหว่างขั้นตอนการทำงาน เช่น แผนของทีม (Team Plan) Daily Log (ซึ่งเป็นเอกสารของProject Manager) และส่วนสุดท้าย คือ Quality File ได้แก่ แผนการประเมินคุณภาพ รายงานการประเมินคุณภาพ ความคาดหวังของลูกค้า นอกจาก Project File แล้วในขั้นตอนนี้ ยังมีการทำ Lessons Learned Log และ Issue Log
2.6 IP6 Assembling the PID ซึ่งประกอบด้วย ความเป็นมา คำจำกัดความ Project Approach,Project Controls Business Case , Project Plan , Risk Log, Project Organization ,Communication Plan และ Project Quality Plan
3. Planning (PL)
ขั้นตอนนี้ เป็นขั้นตอนที่มีการระบุผลิตภัณฑ์ และวิธีการที่จะทำให้งานประสบผลสำเร็จ โดยมีการระบุผลิตภัณฑ์ กิจกรรมและทรัพยากรที่จำเป็นขั้นตอนการดำเนินงาน รวมไปถึงกิจกรรมการจัดการที่จำเป็นและเหมาะสม เช่น วิธีการจัดการความเสี่ยง วิธีการควบคุมคุณภาพ และวิธีการติดต่อสื่อสาร ขั้นตอนนี้ประกอบด้วยขั้นตอน ดังนี้
3.1 PL1 Designing a Plan การวางแผนการนำเสนอแผนเครื่องมือที่ใช้ในการวางแผน การนำเสนอรายละเอียดของสินค้า การควบคุมคุณภาพ การประเมินความเสี่ยง ทำอย่างไร ขั้นตอนการวางแผนมีกี่ขั้นตอน เป็นต้น
3.2 PL2 Defining and Analysis Products โดยระบุถึงเทคนิคในการวางแผนผลิตภัณฑ์ จุดการควบคุมการพัฒนาผลิตภัณฑ์ เป็นต้น
3.3 PL3 Identifying Activities and Dependencies ระบุกิจกรรม
3.4 PL4 Estimating ระบุถึงทรัพยากรที่ใช้ในโครงการ ได้แก่ บุคคล เครื่องมือ งบประมาณ
3.5 PL5 Scheduling จัดทำตารางรายงานกิจกรรม ทรัพยากร
3.6 PL6 Analysis Risks ซึ่งเป็น ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นใหม่ และกิจกรรมควบคุมกำกับความเสี่ยง
3.7 PL7 Complicating the Plan โดยระบุว่ามีการวางแผนควบคุมคุณภาพหรือไม่ มีการควบคุมกำกับกิจกรรมของแผนหรือไม่
4. Directing a Project (DP) เป็นขั้นตอนที่แสดงถึงทิศทางความสำเร็จของโครงการ ประกอบด้วย
4.1 DP1 Authorizing Initiation เป็นข้อมูลการเริ่มต้นโครงการ การประกาศแจ้งการเริ่มต้นโครงการ
4.2 DP2 Authorizing a Project สื่อสารผ่าน PID และมีการรายงานความก้าวหน้าในการปรับปรุง PID
4.3 DP3 Authorizing a Stage ขั้นตอนการจัดทำ Stage Plan รายงานข้อมูลความก้าวหน้า และวางแผนการดำเนินงานในขั้นตอนต่อไป
4.4 DP4 Giving Ad Hoc Direction จัดทำ Highlight Reports และ Exception Reports นำเสนอต่อ Project Board
4.5 DP5 Confirming project Closure โดยการจัดทำ Project Closure document
5. Controlling a Stage (CS) เป็นขั้นตอนที่จะทำให้มั่นใจว่า ผลิตภัณฑ์ที่สร้างขึ้นมีคุณภาพอยู่ภายใน Cost Time โดยวัดจากทรัพยากรที่ใช้ในการดำเนินงาน ความเสี่ยงที่สามารถจัดการได้ การวางแผนและควบคุมกำกับความก้าวหน้าการขับเคลื่อน Product Delivery (MP) สนับสนุนการเตือนภัยของปัญหา
5.1 CS1 Authorizing a Work Package จัดทำ work package
5.2 CS2 Assessing Progress ประเมินความก้าวหน้าของการดำเนินงาน
5.3 CS3 Capture Project Issues
5.4 CS4 Examining Project Issues วิเคราะห์ผลกระทบของโครงการ โดยการประเมิน cost time Benefit Quality standard
5.5 CS5 Reviewing Stage Status การทบทวนความก้าวหน้าในการทำงาน การใช้ทรัพยากร ทบทวนสถานการณ์การประเมินคุณภาพผลิตภัณฑ์
5.6 CS6 Reporting Highlights จัดทำ Highlight Report เสนอผู้บริหาร ทบทวนแผนการสื่อสารในการรายงานความก้าวหน้า
5.7 CS7 Taking Corrective Action หากเกิดเหตุการณ์ไม่เป็นไปตามแผน มีการพิจารณาข้อมูลที่เบี่ยงเบน ระบุสาเหตุและผลกระทบ เลือกทางเลือกที่จะจัดการอย่างเหมาะสม หรือขอคำนะนำจาก Project Board
5.8 CS8 Escalating Project Issues จัดทำ Exception Report
5.9 CS9 Receiving a Completed Work Package ตรวจสอบความคาดหวังของลูกค้า การประเมินและบันทึกการประเมินคุณภาพ
6. Managing Product Delivery (MP)
เป็นขั้นตอนการบริหารจัดการทีมงานที่เป็นผู้ผลิตผลงาน โดยมีการวางแผนการทำงานของทีมงาน การควบคุมกำกับความก้าวหน้า รายงานผลความก้าวหน้า ต่อ Project Manager การควบคุมคุณภาพ ประกอบด้วยขั้นตอนย่อย ดังนี้
6.1 MP1 Accepting a Work Package จัดทำ Work Package
6.2 MP2 Executing a Work Package
6.3 MP3 Delivering a Work Package
7. Managing Stage Boundaries (SB)
7.1 SB1 Planning a Stage จัดทำ Next Stage Plan ทบทวนโครงสร้างของทีมงาน
7.2 SB2 Updating a Project Plan จัดทำ End Stage Report
7.3 SB3 Updating a Project Business Case ทบทวน Project Plan
7.4 SB4 Updating the Risk Log ทบทวน Risk Log และ Communication Plan
7.5 SB5 Report Stage End รายงาน
7.6 SB6 Producing an Exception Plan ทบทวน Quality Log
8. Closing a Project เป็นขั้นตอนการเปิดโครงการ มีการวิเคราะห์ถึงความสำเร็จของโครงการ ข้อเสนอแนะในการทำงานครั้งต่อไป เป็นข้อมูลสนับสนุนให้กับ Project Board ประกอบด้วย
8.1 CP1 Decommissioning a Project โดยการจัดทำข้อเสนอแนะจากการปิดโครงการ การยอมรับของลูกค้า ข้อเสนอแนะในการทำงานครั้งต่อไป
8.2 CP2 Identifying Follow – On Actions โดยการทำ Post Project Review Plan
8.3 CP3 Evaluating a Project ประเมินผลโครงการ และรายงานผลการเรียนรู้จากโครงการ
อ่านจบอย่าเพิ่ง มึนไปซะก่อนนะคะความเห็น (3)
ขอถามนิดนึงค่ะ ว่าprince 2 ต่างกับPM อื่นๆ หรือ project skeleton อย่างรบ้างคะ
ขอบคุณค่ะ
ขอบคุณมากครับได้ความรู้ขึ้นเยอะเลย
Thank you for the knowledge you posted.
I will be fan and follow your article. ^_^
Good job.