การบรรยายเรื่อง แนวคิดและหลักการ: การบริหารทรัพยากรมนุษย์/ การสื่อสารกับงานห้องสมุด และสร้างทีมสร้างสุข

การบริหารทรัพยากรมนุษย์ การสื่อสาร และการทำงานเป็นทีม

วันที่ 4-5 กุมภาพันธ์ 2553 คณะทำงานฝ่ายบริการสารนิเทศ ห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษาได้จัดประชุมและบรรยายวิชาการ ณ สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ โดยมีบุคลากรสำนักหอสมุดเข้าร่วมประชุมและฟังการบรรยายจำนวน 2 คน คือ คุณอ้ชนา แสงกระจ่าง และคุณปทุมทิพย์ ลิ้มพงศานุรักษ์  ดังนี้

วันที่ 4 กุมภาพันธ์ 2553  สรุปโดยคุณปทุมทิพย์ ลิ้มพงศานุรักษ์ ดังนี้

เมื่อวันที่ 4-5 ก.พ. ที่ผ่านมา ดิฉันได้มีโอกาสเข้าร่วมประชุมกลุ่มคณะทำงานบริการที่สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ ซึ่งนอกจากจะมีการประชุมแล้ว ยังมีการบรรยายด้วย ซึ่งหัวข้อการบรรยายในช่วงเช้า เวลา 9.00-12.00 น. วันที่ 4 ก.พ.  ชื่อว่า “แนวคิดและหลักการ: การบริหารทรัพยากรมนุษย์"   โดย รศ.ดร.มณีวรรณ ฉัตรอุทัย  ซึ่งเนื้อหาของการบรรยายเยอะ แต่อาจารย์สามารถบรรยายให้เข้าใจและเห็นภาพได้ โดยการยกตัวอย่างเปรียบเทียบ เนื้อหาบรรยายหลักๆ กล่าวถึงการบริหารทุนมนุษย์และการนำพาองค์การไปสู่ความสำเร็จ

                ทุนมนุษย์ (Human Capital) หมายถึง ผลรวมของทักษะ ความรู้และประสบการณ์ของพนักงานที่ปัจจุบันได้รับการยอมรับว่าเป็นปัจจัยเพิ่มมูลค่าให้กับองค์การ หากได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม อาจารย์ได้ยกตัวอย่างแนวคิดของ Gary Stanley Becker ซึ่งเป็นผู้สร้าง Human Capital Investment Model อันประกอบด้วย Acquire – Manage – Optimise – Restructure ซึ่งสรุปให้เข้าใจแบบไทยๆ ได้ว่า สร้าง พัฒนาความสามารถคนทำงานในทุกระดับและสายงาน  สงวน เก็บรักษาให้คงอยู่  สั่งสม ความสามารถชั้นเลิศ สนับสนุน ให้มีการจัดการ Human Capital อย่างเป็นระบบ ไม่ใช่งานเสริม

                ไฮไลท์ที่สำคัญที่อาจารย์เน้นย้ำให้พวกเราผู้เข้าบรรยายได้นำไปใช้ในการทำงาน คือ หลักการคิดแก้ปัญหา โดยอาจารย์ยกตัวอย่างจากหนังสือ How will your organization achieve process excellence? ของ Rummler & Brache มี 6 ข้อ ได้แก่

1. Output - เป้าหมายผลงาน ผู้ปฏิบัติงานรู้เกี่ยวกับผลลัพธ์ที่ต้องการและมาตรฐานงาน

2. Input - โครงสร้างสนับสนุนการทำงาน มีทรัพยากรเหมาะสมกับการทำงาน (เวลา เครื่องมือ จำนวนคน ข้อมูล)

3. Consequences - ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นสอดคล้องสนองตอบภารกิจองค์กร ความต้องการของผู้รับบริการ

4. Feedback - ข้อมูลป้อนกลับ ผู้ปฏิบัติงานได้รับรู้ผลการทำงานเพื่อการปรับปรุง (เมื่อเกิดปัญหา ผู้ปฏิบัติงานต้องรับรู้ทันที จะได้แก้ปัญหาได้เร็ว)

5. Performer - ทักษะ ความรู้ที่จำเป็นในการทำงาน (Competency)

6. คุณลักษณะส่วนบุคคล  กายภาพและวิธีคิด

ประเด็นสุดท้าย อาจารย์บรรยายถึง Competency บอกว่า เป็นเหมือนเสื้อสามารถ ที่แต่ละองค์การจะต้องตัดเย็บเอง คิดเอง ออกแบบเองให้เหมาะสมกับงาน (Key Job) อย่าลอกเลียนแบบเด็ดขาด  ถ้าองค์การใดมี Competency จะทำให้กำหนดการฝึกอบรมได้ว่า พนักงานแต่ละตำแหน่งจะต้องรู้อะไรบ้างตามลำดับก่อน-หลัง Competency ทำให้องค์การดำเนินงานไปได้ตรงตามวัตถุประสงค์  ทำให้องค์การสะกดคำว่า Success ได้ถูกต้อง หากเกิดเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝัน อันเนื่องมาจากการทำงาน ต้องกลับมาทบทวนว่า ณ ขณะนั้น Competency ของคนทำงานหายไปไหน ทำไมถึงเกิดปัญหาขึ้นได้ และที่สำคัญ Competency จะต้องไม่หยุดนิ่ง จะต้องตอบโจทย์ปัญหาใหม่ๆ ได้ตลอดเวลา

 วันที่ 5 กุมภาพันธ์ 2553 เวลา 9.00-12.00 น. บรรยายเรื่อง การสื่อสารกับงานห้องสมุด โดย อ.ดร.กำพล แสวงบุญสถิต และเวลา 13.00-16.00 น.  บรรยายเรื่อง สร้างทีมสร้างสุข โดย รศ.ดร.วิชัย อุตสาหกิจ

สรุปโดยคุณอัชนา ดังนี้

เรื่อง การสื่อสารกับงานห้องสมุด

           ในมุมมองของอาจารย์  ห้องสมุดในปัจจุบันควรจะเป็น Library for change  คือต้องมีการปรับตัวให้เหมาะสมกับการเปลี่ยนแปลง   และเป็นผู้นำของการเปลี่ยนแปลงบนพื้นฐานของคุณลักษณะที่มีเพื่อการสร้างสรรค์       ห้องสมุดส่วนใหญ่ในขณะนี้ โดยเฉพาะห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษามุ่งบริการเพื่อให้ได้ 5คะแนนในการประกันคุณภาพ   แต่ผลลัพธ์กับผู้ใช้จะเป็นแบบผิวเผิน  จึงควรนำวัฒนธรรมของบ้านเรามาผสมผสานกับการให้บริการด้วย  

                 

           อาจารย์ได้ให้ความรู้เกี่ยวกับหลักการสื่อสารที่สามารถนำไปใช้กับการดำเนินงานได้  ดังนี้

1.  สื่อสารอัตตลักษณ์    คือห้องสมุดเป็นผู้ทำหน้าที่ในการแนะนำ   แบ่งปัน

                                เสริมสร้างสติปัญญา   ความรู้และคุณธรรม

2.  สื่อสารกับใคร          หากเป็นห้องสมุดในสถาบันอุดมศึกษาจะเป็นนักศึกษา  อาจารย์

                                เจ้าหน้าที่   นักวิจัย  และนักวิชาการ

3.  สื่อสารผ่านสื่ออะไร   E-mail  SMS  จดหมายข่าว  แผ่นปลิว  โปสเตอร์ และ Web

4.   สื่อสารอย่างไร        อาจจะเป็นภาพลักษณ์/อัตลักษณ์ใหม่  การประกวดตั้งชื่อ

                                ห้องสมุด   หรือการจัดกิจกรรมต่างๆ

         ในส่วนบริการของห้องสมุดโดยเฉพาะห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษา  อาจารย์ให้ข้อเสนอแนะ    ดังนี้

1.  สร้างอัตลักษณ์

2.  แสดงวิทยานิพนธ์/สารนิพนธ์ดีเด่น  หนังสือใหม่  จัดทำbook review ฯลฯ

3.   อบรมการทำบรรณานุกรม  การใช้ฐานข้อมูล  การเขียนวิทยานิพนธ์  การนำเสนอผลงานวิชาการ

4.   แนะนำและดูแลนักศึกษาที่ทำวิทยานิพนธ์เป็นรายบุคคล

เรื่อง สร้างทีมสร้างสุข   

            สำหรับหัวข้อนี้อาจารย์ใช้วิธีการบรรยายกับการทำกิจกรรม 1 อย่างโดยมีเป้าหมายให้เห็นชัยชนะ  หากทำงานเป็นทีมคือการแข่งขันทำอาหารเป็นกิจกรรมที่สนุกสนาน  โดยแบ่งผู้ร่วมสัมมนาเป็นกลุ่ม  แต่ละกลุ่มจะได้รับเครื่องปรุง 1 อย่าง ซึ่งจะต้องเอาไปแลกกับกลุ่มอื่นเพื่อนำมาประกอบอาหารให้ได้มากอย่างที่สุด  และใช้เสียงโหวตของผู้ร่วมสัมมนาว่าเป็นอาหารที่รับประทานได้หรือไม่ได้  เนื่องจากจำนวนผู้ร่วมสัมมนามีมากเกิน 100 ราย จึงทำให้เสียเวลากับกิจกรรมนี้ค่อนข้างนานเกินไป

            ส่วนเนื้อหาของการบรรยายแยกเป็นประเด็นได้   ดังนี้

1. องค์กรที่มีประสิทธิภาพสูง จะมีส่วนประกอบที่สำคัญ  3 ประการ  ได้แก่

                 1.  การทำงานเป็นทีม

                 2.  ประสิทธิภาพของการดำเนินงาน

                 3.  โครงสร้างของการบริหารงาน

2.  การทำงานเป็นทีม  ทีมงานที่ดีมีลักษณะ ดังนี้

                 1.  มีวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายชัดเจน เป็นที่เข้าใจร่วมกัน

                 2.  สื่อสารตรงไปตรงมา  ซื่อสัตย์

                 3.  ตัดสินใจโดยใช้มติกลุ่ม

                 4.  มีความคิดสร้างสรรค์

                 5.  มีทิศทางชัดเจน

3.  ความไว้วางใจที่เป็นปัจจัยทำให้ทีมงานเข้มแข็งมีมิติสำคัญ  ได้แก่

                 1.  ความซื่อสัตย์

                 2.  ความสามารถ

                 3.  ความสม่ำเสมอ

                 4.   ความภักดี

                 5.   ความเปิดเผย ตรงไปตรงมา

ในตอนท้ายของการบรรยายอาจารย์ได้ให้สูตรลับของความสำเร็จในการทำงาน  คือ

 การทำงานแบบ  3 ส  ได้แก่ใช้สติ   มุ่งความสำเร็จ   และสร้างความสุข