คำว่า competency นั้นปัจจุบันเริ่มใช้กันอย่างแพร่หลายมากขึ้นในการบริหารทรัพยากรบุคคลของ องค์กร ปัญหาก็คือ เราใช้งานมันมากน้อยเพียงใด หรือมีไว้เพื่อเป็นเครื่องประดับตามแฟชั่น คนอื่นมี เราก็น่าจะมีไว้บ้าง
จากประสบการณ์ที่ผ่านเรื่องนี้มาบ้าง คำว่า Competency นั้นเป็นเครื่องมือในการบริหารและพัฒนาทรัพยากรบุคคลได้อย่างดี ถ้าเราใช้มันให้ถูกต้องนะครับ แต่ในทางปฏิบัติจะมีสักกี่องค์กรที่นำเครื่องมือนี้ไปใช้ได้อย่างมี ประสิทธิผลสูงสุด
คำว่า competency ก็คือ ความรู้ ทักษะ และพฤติกรรมที่องค์กรต้องการให้พนักงานมี เพื่อให้พนักงานมีพฤติกรรมที่ส่งเสริมให้องค์กรบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้
ในการสร้าง competency นั้น ปกติเราจะสร้างจากวิสัยทัศน์ และพันธกิจขององค์กรเป็นหลักเลย โดยทั่วไปเรามักจะกำหนด Core competency กันก่อน ซึ่งก็คือรายการพฤติกรรมหลักที่พนักงานทุกคนในองค์กรจะต้องมีเหมือนกัน แต่อาจจะมีระดับที่ไม่เท่ากันได้ ย้ำครับ พนักงานทุกคนในองค์กรจะต้องมีพฤติกรรมหลักเหล่านี้
เช่นองค์กรที่เน้นเรื่องของการให้บริการนั้น core competency ตัวหลักเลยก็คือ service mind ซึ่งจะต้องเป็นพฤติกรรมหลักที่พนักงานทุกคนจะต้องมี ไม่ว่าจะเป็นพนักงานที่พบปะกับลูกค้าโดยตรง หรือพนักงานที่อยู่เบื้องหลังก็ตาม ก็ต้องมีพฤติกรรมหลักแบบเดียวกัน เพื่อนำพาองค์กรให้ไปสู่การบริการที่เป็นเลิศ
ในการกำหนด core competency นั้นไม่ใช่สักแต่ว่ากำหนดขึ้นมาว่าองค์กรอยากให้พนักงานมีพฤติกรรมอะไรนะ ครับ สิ่งสำคัญก็คือ ปรัชญาขององค์กรนั้นคืออะไร และในการบรรลุปรัชญาขององค์กรได้นั้น พนักงานจะต้องมีพฤติกรรมหลักอย่างไรบ้าง ดึงออกมาสัก 3-4 ตัวก็พอ เยอะไปก็ไม่มีประโยชน์ เพราะพนักงานไม่สามารถจะเปลี่ยนพฤติกรรมได้มากมาย
พอสร้าง core competency ได้แล้ว สิ่งต่อไปที่จะต้องทำกันก็คือ สร้าง Functional competency ซึ่งก็คือ ความรู้ ทักษะ และพฤติกรรม ย่อยที่มีความแตกต่างกันออกไปตามลักษณะงานในแต่ละสายวิชาชีพ เพื่อใช้เป็นพื้นฐานในการพัฒนาคนให้มีความรู้ และทักษะในการทำงานที่ดีขึ้นเรื่อยๆ
ตอนที่สร้างระบบอาจจะมีความยุ่งยากอยู่บ้าง เพราะต้องอาศัยผู้บริหารระดับสูง และเหล่าพนักงานระดับบังคับบัญชาเกือบทุกคนเข้ามามีส่วนร่วมในการกำหนดสิ่ง เหล่านี้
แต่พอสร้างเสร็จ สิ่งที่ยากตามมาก็คือ เรื่องของการนำไปใช้งานจริงนั่นเอง เพราะเรื่อง competency นั้น จะกลายเป็นงานของบรรดาผู้จัดการตามสายงานทันที เพราะเขาเองที่จะต้องพัฒนาลูกน้องของเขาเพื่อให้ได้ตาม competency ที่กำหนดไว้
องค์กรที่เริ่มใช้งาน competency นั้น จะประสบกับปัญหาหลักก็คือ บรรดาผู้จัดการไม่ค่อยให้ความร่วมมือในเรื่องของการพัฒนาคน และอาจจะไม่ค่อยมีความรู้ในเรื่องนี้เลยด้วยซ้ำว่า พอมี competency แล้วจะต้องทำอย่างไรต่อไปเพื่อให้คนของเราได้รับการพัฒนาอย่างเป็นระบบ สิ่งที่เกิดขึ้นก็คือ ทำงานเหมือนเดิมทุกอย่าง แล้วก็ทิ้งเรื่องการพัฒนาให้เป็นหน้าที่ของฝ่ายบุคคล
ผมถามหน่อยเถอะว่า ฝ่ายบุคคลรู้จักจุดแข็ง จุดอ่อนของพนักงานทุกอย่างดีหรือไม่ คำตอบก็คือ ไม่มีทางเลยครับ ดังนั้น การที่เราจะใช้ competency ให้ได้ผลในทางปฏิบัตินั้น HR จะต้องให้ความรู้แก่บรรดาผู้บริหารทุกระดับ และส่งเสริมให้เกิดการใช้งานอย่างจริงจัง โดยอาจจะมีการผูกกับระบบการประเมินผลงาน ในเรื่องของการพัฒนาลูกน้อง กล่าวคือ หัวหน้างานคนใด ที่มีการใช้งาน competency ในการพัฒนาลูกน้องของตนอย่างจริงจัง ก็จะได้คะแนนผลงานในช่องนี้ไปด้วย
ถ้าเราทำแต่ระบบขึ้นมาแล้ว แต่ไม่มีการสนับสนุนให้หัวหน้างานนำไปใช้งานอย่างจริงจังแล้ว สิ่งที่เราลงทุนลงแรงไปทั้งหดก็จะเหมือนกับเสาตอม่อโครงการโฮปเวลล์ ที่ปัจจุบันยังคงตั้งตระหง่านอยู่ และไม่สามารถใช้ประโยชน์อะไรได้เลย มันน่าเสียดายนะครับ