หน่วยงานนอกมาตรวจ KM

          สัปดาห์นี้มีหน่วยงานเอกชนที่เรียกว่า ทริส มาตรวจการจัดการความรู้ KM ใน PMQA ที่ทำงาน

          ตามที่คณะกรรมการพัฒนาระบบบริหาราชการหรือ กพร ได้กำหนดให้การจัดการความรู้เป็นมิติหนึ่งที่ใช้ในการพัฒนาระบบราชการและได้ให้เงื่อนไขในการจัดการความรู้มาทุกปีนั้น  ปีนี้ มือใหม่.. ก็ได้เข้าไปร่วมสังเกตการณ์ด้วย   ได้ประสบการณ์ที่น่าบันทึกไว้และขอความคิดเห็นจากท่านอื่นๆ ที่มีประสบการณ์เช่นเดียวกันนี้ด้วยนะคะ

          ขั้นเตรียมการ  หลังจากที่ได้ดำเนินการจัดการความรู้มาตลอดปี ด้วยหลักการ KMP CMP การจัดการก็สำเร็จก่อนกันยายน 2552  การเตรียมการเพื่อการตรวจด้านเอกสารทำโดยทำเล่มเอกสารที่เรียกว่า On top คือการรวบรวมแผนและผลการปฏิบัติงานตามแนวทางการจัดการความรู้ไว้ นอกจากนี้เอกสารต่างๆ ในแฟ้ม ต้องมีหางแซงแซวเหน็บไว้ให้ชัดเจน ว่าเป็นเอกสารของขั้นตอนใด ข้อใด  เอกสารที่เรียกตรวจมักเป็นผลการปฏิบัติงานซึ่งต้องแสดงให้เห็นถึงประเด็นหรือโจทย์และผลผลิต  สำหรับผู้ตรวจจะได้ทำความเข้าใจอย่างชัดเจน  เตรียมบุคลากรที่ดำเนินการจัดการความรู้ไว้โดยทบทวนการดำเนินงานที่ผ่านมา สำหรับการตอบข้อซักถาม  เตรียมทีมงานที่เป็นพี่เลี้ยงในการจัดการความรู้ของหน่วยงานไว้เป็นตัวช่วยเวลาความคิดติดขัดด้วย

          ขั้นการตรวจ  กพร ของส่วนราชการจะเป็นแกนหลักและมีการตรวจมิติอื่นๆ ใน PMQA ด้วย เช่น เร่อง IT

          ในส่วนของการจัดการความรู้นั้น  ผู้ตรวจจาก ทริส จะมีเกณฑ์ในการตรวจอยู่และซักถามตามเกณฑ์  โดยตรวจว่าเอกสารครบถ้วนไหม ถูกต้องตามหลักการหรือไม่ เป็นเหตุเป็นผลไหม สอดคล้องกับกิจกรรมอื่นๆ หรือไม่ เนื้อหาออกมาเหมาะสมไหม การตรวจแต่ละปีจะไม่เหมือนกัน มีการเปลี่ยนคนตรวจด้วย

          เริ่มต้นการตรวจจากคำถามที่ว่า ความรู้ที่จัดการเชื่อมโยงหรือผลักดันยุทธศาสตร์ได้อย่างไร  หรือเหตุผลความจำเป็นของการจัดการความรู้ในเรื่องนี้นั่นเอง  (เตรียมผังยุทธศาสตร์ของหน่วยงาน KPI ทุกตัวและองค์ความรู้ที่เกี่ยวข้องไว้ เพื่อเชื่อมโยงให้เห็นว่าถ้าจัดการความรู้นี้แล้วจะส่งผลต่อยุทธศาสตร์ ) หรือกระบวนการนี้ต้องการความรู้เรื่องอะไรบ้าง

          บางกระบวนงานแบ่งเป็นขั้นย่อยๆ ก็ต้องดูด้วยว่า ในการจัดการความรู้นั้น เลือกขั้นตอนที่เล็กหรือง่ายเกินไปหรือเปล่า เพราะความรู้ที่ได้จะส่งผลต่อยุทธศาสตร์น้อยมาก  

          บางเรื่องไม่สามารถจัดการความรู้สู่ยุทธศาสตร์ในปีเดียวได้ ก็ต้องแสดงขั้นตอนหรือ Road map หรือ step ของงานให้เห็นว่า ปีที่แล้วทำขั้นนี้   ปีนี้ต้องขึ้นมาทำขั้นนี้ เพื่อนำไปสู่เป้าหมายปลายทาง  

          นอกจากนี้ definition และขอบเขตของเรื่องที่การจัดการความรู้ก็สำคัญ เรื่องที่จัดการความรู้หมายถึงอะไร  บางครั้งมีความหมายไม่ตรงกับเรื่องที่คนทั่วไปเข้าใจ ขอบเขตแค่ไหน ต้องบอกไว้

 

ต้องชัดเจนเรื่องความเชื่อมโยงของยุทธศาสตร์ + KPI + K1 K2 K3…..

 

          เมื่อคำถามหลักผ่านไป ก็เป็นการตรวจกระบวนการจัดการความรู้  ตามแนวทาง KMP CMP  เช่น

          - บางเรื่องเป็นเรื่องยาก ต้องคิดว่า ต้นทุนความรู้คืออะไร  อยู่ที่ไหน ไปเก็บมาหรือไม่ วิเคราะห์ให้เห็นทั้ง TK EK

          - กิจกรรมอะไรที่บ่งชี้เรื่องการเตรียมการปรับพฤติกรรม  บางหน่วยจัดการแต่งตั้งคณะทำงานจัดการความรู้ไว้ในเรื่องเตรียมการปรับพฤติกรรมก็ต้องอธิบายให้ได้ เช่น  เพราะคนที่เป็นคณะทำงานจะได้รู้ว่า ปีนี้ต้องพัฒนาศักยภาพตัวเองในเรื่องนี้ เป็นการบ่งชี้ตัวบุคคลให้ได้รู้ขอบเขตของงาน

 

ต้องรู้ Concept KMP CMP ชัดเจน เชื่อมโยงกันทุกขั้นตอนให้ได้

เล่ากระบวนการได้ และเก็บหลักฐานครบถ้วน

         

          - CMP วัดการเปลี่ยนแปลงโดยเฉพาะการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม /ความรู้ของคน  ผลการจัดการความรู้เกิดอะไรบ้างกับทีมงาน

           นอกจากนี้ก็จะเป็นการถามถึงความชัดเจนของแต่ละขั้นตอนของการจัดการความรู้  เช่น การสื่อสารแผน ทำอย่างไร  แล้วใครได้รับข้อมูลบ้าง การเรียนรู้ทำอย่างไร เกิดอะไรขึ้นหลังจากการเรียนรู้  บางครั้งถามถึง  ข้อมูลดิบ  ผู้ตอบบางคนจึงเตรียม Flipchart  การแลกเปลี่ยนเรียนรู้มาด้วย  หลักฐานที่ดีอย่างหนึ่งคือรูปภาพซึ่งควรมีทั้งภาพและตัวหนังสือ บุคคลในภาพก็ต้องบ่งชี้ได้ว่าคือใคร  ดังนั้นการถ่ายรูปไม่ต้องถ่ายมากมายเพียงเก็บภาพ Key Person มาก็ OK นะคะ  

          ข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ หากอธิบายได้ผู้ตรวจก็ยกให้นะคะ เช่น วางแผนว่าจะสัมภาษณ์ผู้บริหารคนนี้ เขียนไว้ในแผนด้วย  แต่ผู้บริหารไม่มีเวลาก็เลยไปสัมภาษณ์คนอื่นแทนซึ่งพอจะได้ความรู้ที่ต้องการ

          เนื่องจากแผนการจัดการความรู้นั้น ส่วนราชการเป็นผู้เขียนเอง การดำเนินการไม่เสร็จสิ้นตามแผนจึงเป็นเรื่องที่อาจจะทำให้ถูกหักคะแนนได้ ระวังเน้อ

 

อย่าเขียนแผนให้เจาะจงมากไปหรือกำหนดขั้นตอนมากจนทำไม่สำเร็จตามแผน

 

          คำถามที่ได้ยินจากผู้ตรวจบ่อยคือ  การแลกเปลี่ยนเรื่องนี้กำหนดประเด็นว่าอะไร  ประเด็นนี้นำไปสู่ความรู้ที่ต้องการหรือไม่  การตั้งประเด็นจึงเป็นสิ่งสำคัญ  บางเรื่องเมื่อจัดเรียบเรียงแล้วปรากฏว่าใช้  EK มากกว่า TK ก็อาจจะต้องอธิบายให้ได้ว่าเป็นเพราะอะไร

การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ :  

- ประเด็นคืออะไร /ตรงกับความรู้ที่ต้องการหรือไม่

- ถามใครบ้าง ต้องหลากหลาย stake holder คือใครบ้าง เก็บมาให้ครบถ้วน โดยเฉพาะคนที่เป็น Key person ในเรื่องนั้น ๆ

- ผลการจัดการความรู้ได้อะไร ตรงกับยุทธศาสตร์หรือไม่

- ได้ประโยชน์อะไรบ้าง

- เอกสารที่ได้สรุปและจัดหมวดหมู่ไว้ด้วย

การจัดทำเอกสารแลกเปลี่ยนเรียนรู้เพื่อการตรวจ ควรเขียนประเด็นเหล่านี้ให้ครบถ้วนไว้จะได้ส่งให้ผู้ตรวจอ่านได้

มีคำถามที่สงสัยคือ  บางเรื่องเราต้องการทอดเวลาเพื่อเก็บผลผลิตที่ต้องการให้ได้ผลที่จริงจังและดี  เช่น  การทำแผนก็ต้องรอเวลาที่หน่วยทำแผนจริง  การแลกเปลี่ยนความรู้ในกลุ่มนักเรียนก็ต้องดูเวลา ใกล้สอบ / ปิดเทอม ทำไม่ได้  แต่เงื่อนไขการจัดการความรู้กำหนดให้ต้องมีผลผลิตสุดท้าย  ปี 53  ให้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้หลักจากเผยแพร่ผลผลิตด้วย สรุปปัญหาคือเวลา 1 ปีของการจัดการความรู้ทำให้คุณภาพงานอาจจะด้อยไป

คำตอบคือ อยู่ที่ส่วนราชการจะเลือกความรู้อะไร ใหญ่โตมากก็จะไม่เสร็จนะคะ บางเรื่องต้องทำ 3 ปีจึงจะได้ความรู้ที่ดี และวางแผนให้มีความสำเร็จเกิดขึ้น ตามเงื่อนไขที่กำหนด  

หากส่วนราชการเลือกความรู้เดิม และต้องการขยายผล ก็ต้องมาเข้าวงจรการจัดการความรู้ใหม่ มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ จัดระบบ เรียนรู้ .. ตาม KMP CMP

ท่านใดที่มีประสบการณ์เช่นเดียวกันหรือมีข้อคิดอะไร  ร่าวมเสนอข้อคิดบ้างนะคะ  เพื่อความสำเร็จของการจัดการความรู้ค่ะ

มือใหม่