การสื่อสารในองค์การ ( Communication )

 

การสื่อสารในองค์การ ( Communication )
……………………………………………………………………………………………………….
              มีเรื่องเล่าเรื่อง เป็นเรื่องตลกกันในภาคใต้บ้านเกิดของผู้เขียน ว่านานมาแล้วมีครูคนหนึ่งเป็น
คนภาคกลางมาบรรจุในภาคใต้ไม่ถึงปียังไม่เข้าใจวัฒนธรรมและประเพณีชาวใต้ รวมทั้งภาษาท้องถิ่นด้วย วันหนึ่ง มีวัวชนของชาวบ้านหนีเจ้าของเข้ามากินผักในแปลงผักนักเรียน นักเรียนไม่กล้าไล่วัวเพราะวัวชนดุมาก จึงหนีมายืนรวมกันอยู่ใกล้อาคารเรียน ครูใหญ่และครูหนุ่มมาเห็น เดินไปหานักเรียน ครูใหญ่รีบพูดทันทีว่า “ หยิกตา “ หยิกตา “ เด็กก็ยืนตัวสั่น ครูใหญ่จึงตะโกนย้ำว่า “หยิกตา “ “ หยิกตา “อีกครั้ง ครูหนุ่มคิดในใจว่า ครูใหญ่ทำไมใช้เด็กไปหยิกตาวัว ถ้าวัวขวิดจะเกิดอันตรายกับเด็กจึงตัดสินใจ เดินไปหาวัว แล้วใช้มือหยิกตาวัว อย่างแรง เพื่อให้วัวหนีไป แต่วัวไม่หนีขวิดครูหนุ่มจนกางเกงขาด บังเอิญว่า เจ้าของวัวมาช่วยดึงเชือกไว้ทัน มิฉะนั้นครูหนุ่มต้องโดนวัวขวิด ไส้ทะลักเป็นแน่แท้ นักเรียนเองก็งงไปตาม ๆ กัน ว่าครูทำอะไรแผลง ๆ ส่วนครูใหญ่นึกได้ทั้งสงสารและกลั้นหัวเราะครูหนุ่มที่เดินกะเผลกมาหา แล้วกล่าวว่า “ ครูใหญ่ครับผมเป็นห่วงเด็ก เลยหยิกตาวัวแทนเด็ก ไม่เห็นวัวมันกลัวหนีไปเลย กลับขวิดผมจนกางเกงก้นขาด “ ครูใหญ่จึงกล่าวว่า “ ครูผมขอโทษจริง ๆ ผมไม่ได้ได้สั่งให้เด็กหยิกตาวัว ผมสั่งเด็กว่า หยิกต้ะ หยิกต้ะ เป็นภาษาถิ่นใต้ แปลว่า ไล่ออกไป ไล่ออกไป มาจากคำว่า ขยิก โถเอ๋ย ไม่น่าเลยครู”
               จากเหตุการณ์ข้างต้น แสดงให้เห็นถึงความสำคัญของการสื่อสาร ถ้าครูใหญ่รู้ว่าครูน้อย มีประสบการณ์แค่ไหน เป็นใครมาจากไหน ครูใหญ่ก็จะสื่อสารต่อครูหนุ่มได้อย่างถูกต้อง การสื่อสารของผู้บริหาร ย่อมสร้างความเข้าใจที่ถูกต้องในการพัฒนางานและกระบวนการในการทำงานการพูด การเขียน การประชาสัมพันธ์ ผู้บริหารต้องทำให้มีความเข้าใจอย่างกระจ่างแจ่มแจ้ง

ประโยชน์ของการสื่อสาร

1. การสื่อสารช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานเข้าใจบทบาทของแต่ละคน และทำให้แต่ละหน่วยงานในองค์การมีความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน

2. เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้บริหารนำมาใช้ในการตัดสินใจ การติดตามงาน แล ะการแก้ไขงาน

ความสำคัญของการสื่อสารในองค์การ
1. การสื่อสารทำให้เกิดความหมาย
2. การสื่อสารทำให้คาดคะเนความคิดกันได้
“การเรียนรู้จากประสบการณ์ทางการสื่อสารจะสามารถคาดคะเนพฤติกรรมและแนวความคิดของคนอื่นได้”
3. การสื่อสารทำให้มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลกัน วัตถุประสงค์เพื่อสร้างความเข้าใจระหว่างกัน
ในองค์การ : ระหว่างบุคคลในที่ทำงานเดียวกันเพื่อประโยชน์ในการ ประสานงาน การปรึกษาหารือ การประชุมเพื่อแก้ปัญหานอกองค์การ :การติดต่อกับลูกค้า ผู้ผลิต ผู้จำหน่าย ตัวแทน

รูปแบบของการสื่อสาร
1. การสื่อสารด้วยการใช้คำ ได้แก่ พูดหรือเขียน เช่น ผู้บริหารออกคำสั่งกับบุคลากรในโรงเรียน การสัมภาษณ์งาน การเขียนรายงาน การบันทึก การประชุม
2. การสื่อสารที่ไม่ใช้คำพูด เช่น การแสดงออกทางสีหน้า น้ำเสียง กิริยาท่าทาง การแต่งตัว การใช้เครื่องประดับ การจัดโต๊ะเก้าอี้ในที่ทำงาน
การสื่อสารกับกิจกรรมขององค์การ
1. การตัดสินใจ ผู้บริหารต้องอาศัยข้อมูลที่ถูกต้องเพื่อให้เกิดการผิดพลาดน้อยที่สุด
2. ความเจริญและพัฒนา การพัฒนาบุคลากรควรหาแหล่งข้อมูลข่าวสารที่เป็นประโยชน์ต่อ บุคลากร
3. ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ต้องสร้างความเข้าใจด้วยสื่อสาร จูงใจให้เกิดความรู้สึกที่ดี เต็มใจและยินดีที่จะทำงานที่ตนมีความถนัด
4. เทคโนโลยี จัดให้มีคู่มือ การแนะแนว โครงการฝึกอบรมให้มีความรู้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงเครื่องมือเครื่องใช้สมัยใหม่
5. การควบคุมและการประสานงาน สร้างบรรยากาศและช่องทางการสื่อสารให้ทั่วถึงทั่งองค์การ
6. สภาพแวดล้อม เศรษฐกิจ เทคโนโลยี การเมือง สังคม ต้องติดตามข่าวสารต่างๆเพื่อให้สามารถปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมได้

ลักษณะการสื่อสารในองค์การ

1. ระบบรวม (Macro Approach) ภาพรวมทั้งองค์การ
1.1 การติดตามรายงานและวิเคราะห์ข้อมูลที่เกิดขึ้นภายนอก กำหนดให้พนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบติดตามข้อมูล รายงาน วิเคราะห์ถึงผลกระทบจากข้อมูลภายนอก
1.2 การพิสูจน์ให้เห็นจริง ทำได้ตามที่ตกลงไว้หรือไม่
1.3 การติดต่อกับองค์การอื่น โดยหาข้อมูลทางวารสารหนังสือพิมพ์ อินเตอร์เน็ท - การแสดงความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญอื่นๆ แลกเปลี่ยนข้อมูลในกลุ่มเครือข่ายเดียวกัน
1.4 การกำหนดวัตถุประสงค์ พิจารณาจากการวิเคราะห์ข้อมูลจากภายนอก ขีดความสามารถของลูกค้า และติดต่อกับสถาบันอื่นก่อน
2. ระบบย่อย (Micro Approach) หน่วยงานย่อยในองค์การ
2.1 การเป็นสมาชิกของกลุ่ม สื่อสารสร้างความเข้าใจ มีเป้าหมายร่วมกัน
2.2 การปฐมนิเทศและการฝึกอบรม ให้บุคลากรมีความรู้ ความสามารถในการปฏิบัติงาน
2.3 การสร้างบรรยากาศในการทำงาน พุดคุยปรึกษากันอย่างเสรี การเปิดเพลงเบาๆ
2.4 การควบคุมและการสั่งงาน ต้องอาศัยเครื่องมือทางการสื่อสารที่ดี และมีประสิทธิภาพ เช่น การประชุมภายใน หนังสือเวียน วิทยุสื่อสาร Internet Fax โทรศัพท์ เป็นต้น
2.5 การสร้างความพอใจ สร้างระบบการสื่อสารในองค์การที่เหมาะสม เช่นเสียงตามสาย วารสาร บอร์ดประชาสัมพันธ์ อีเมล์ จุดนัดพบ (Meeting Point)
3. ระบบเฉพาะบุคคล (Individual Approach) เป็นพฤติกรรมทางการสื่อสารแต่ละบุคคล
3.1 การพูดกันในกลุ่มที่ทำงานด้วยกัน เพื่อสร้างความเข้าใจ แลกเปลี่ยนทัศนคติ ความคิดเห็นซึ่งกันและกัน
3.2 การเข้าร่วมประชุม :การนำเสนอข้อมูล การแก้ปัญหา การโน้มน้าวให้บุคคลอื่นยอมรับ
3.3 การเขียนคู่มือ แนวทางการปฏิบัติงาน และเป็นการสื่อสารระหว่างองค์การกับบุคคลภายนอก
3.4 การร่างจดหมาย ใช้เวลาที่จำกัด และต้องทำให้ผู้อ่านเกิดความประทับใจ
3.5 การทำสัญญาขาย มีความยึดหยุ่นตอบสนองความต้องการของลูกค้า
3.6 การโต้แย้ง ผู้ที่จะประสบผลสำเร็จในการโต้แย้งจะต้องเป็นที่ผู้ชักนำให้บุคคลอื่นคล้อยตาม

การสื่อสารในองค์การ

1. การสื่อสารจากบนลงล่าง ( Downward Communication )
คือการสื่อสารจากบุคคลที่อยู่ในตำแหน่งสูงกว่าไปยังบุคคลที่มีตำแหน่งต่ำกว่า หรือการสื่อสารจากผู้บริหารไปยังผู้ปฏิบัติ เช่น ผู้บังคับบัญชาสั่งงานไปยังผู้ใต้บังคับบัญชา
2. การสื่อสารจากล่างขึ้นบน ( Upward Communication )
คือการส่งข้อมูลจากบุคคลที่อยู่ในตำแหน่งต่ำกว่าไปยังบุคคลที่อยู่ในตำแหน่งสูงกว่าหรือการส่งข้อมูลจากผู้ปฏิบัติไปยังผู้บริหาร เช่น กล่องแสดงความคิดเห็น การสำรวจความคิดเห็นของพนักงาน เป็นต้น
3. การสื่อสารในแนวนอน ( Horizontal Communication )
คือการสื่อสารที่เกิดขึ้นระหว่างบุคคลที่ดำรงตำแหน่งอยู่ในระดับเดียวกันในองค์การ และสำหรับบุคคลที่อยู่ในหน่วยงานเดียวกันมีผู้บังคับบัญชาคนเดียวกัน
4. การสื่อสารในแนวไขว้ ( Cross – Channel Communication )
คือการสื่อสารระหว่างบุคคลที่อยู่คนละหน่วยงานกันหรือระหว่างหน่วยงานซึ่งเป็นการติดต่อข้ามแผนกของหน่วยงาน บุคคลที่ติดต่อกันอาจอยู่ในตำแหน่งเท่ากันหรือระดับตำแหน่งต่างกันก็ได้ เช่น บุคคลที่ทำงานอยู่ในฝ่ายผลิตติดต่อกับบุคคลที่อยู่ในฝ่ายตลาด
หน้าที่ของการสื่อสารในองค์การ
1. การจัดหาข้อมูลเพื่อสามารถแข่งขันกับองค์การอื่น
2. ใช้ข้อมูลเป็นเครื่องมือในการตัดสินใจ
3. สร้างความสัมพันธ์ภายในและภายนอกองค์การ
บทบาทของการสื่อสารในองค์การ
1. มีระบบที่การติดต่อสื่อสารที่เหมาะสม
2. มีสายการบังคับบัญชา และการแบ่งงานที่ชัดเจน
3. บุคลากรมีความรู้ความเข้าใจในเรื่องการติดต่อสื่อสารเป็นอย่างดี
การสื่อสารกับการบริหาร
1. เป็นเครื่องมือสำคัญของฝ่ายบริหารในการบริหารงาน
2. เป็นเครื่องช่วยสร้างความสัมพันธ์อันดีแก่ทั้งสองฝ่าย
3. ช่วยให้เกิดความเข้าใจระหว่างกันดีขึ้น การสื่อสารนำมาซึ่งความไว้วางใจ
4. การสื่อสารมีส่วนอย่างมากในการประสานงาน
5. ช่วยให้เกิดการพัฒนาและการทำงานที่มีประสิทธิภาพ
              สรุปการสื่อสารของผู้บริหารต้องมีความถูกต้องแน่นอน มีข้อมูลสั้น กระชับ กระจ่างชัดเจนตรงเป้าหมายผู้รับเข้าใจง่ายมีผลย้อนกลับทบทวน หรือ Two – way communication

[ฉสุภ ตั้งเลิศลอย]

ผมฮา ตั้งแต่ตอนแรกแล้วครับ ขอยืมไปเล่าเป็นกุสโลบายในการสอนแล้วกันนะครับ...

ส่วนล่าง ๆ ผมเป็นคนชอบการเขียนลักษณะเป็น Bullet อย่างนี้มากเลยครับ มันเป็นข้อ ๆ อ่านง่ายดี แล้วก้ได้ประโยชน์ในเนื้อหามากครับ

[ศานติศุกร์ ตุลา]

ขอบคุณครับ ผมพึ่งเข้ามาใหม่

ช่วยแนะนำด้วยครับ บางอย่างยัง ใช้ไม่เป็น

เกี่ยวกับการสร้างบล็อก

[S.O.]

ขอยืมไปเล่าบ้างนะครับ ^_^